Особое место в деятельности Посольского приказа занимала организация посольств за рубеж. До начала XVIII в. Россия не имела за границей постоянных дипломатических представительств, хотя отдельные попытки создания и были (Швеция – 1666 г.; Дания – 1672 г.; Польша – 1673 г.; Голландия – 1678 г.). Посольства посылались по мере надобности (заключение мира, избрание на престол, торговые связи и т. д.). Послами избирались люди, пользовавшиеся доверием царя и Боярской думы. В XVI–XVII вв. среди послов чаще встречались представители среднего московского и выборного городового (провинциального) дворянства, а не столичного. Последнее говорит о том, что желавших стать дипломатами было не так уж много.

Думные дьяки до середины XVII в. не принимали участия в посольствах. Впоследствии, когда их количество увеличилось, они также включались в состав наиболее представительных посольств, занимали места «товарищей послов», участвовали в посольских съездах. Так, в 1697 г. думный дьяк П.Б. Возницын сопровождал Петра I в составе Великого посольства в страны Западной Европы.

Дипломатический статус главы посольства зависел от важности и характера миссии. В XVI–XVII вв. существовали «послы великие», «легкие послы», «посланники», «гонцы», «посланцы» и «посланные». Каждому дипломатическому рангу соответствовали определенные денежные выдачи и поместные пожалования. Послы назначались, как правило, из бояр. Будучи доверенными лицами царя, они имели право вести переговоры, подписывать соглашения, вырабатывать проект договора, окончательное утверждение которых зависело, однако, от верховной власти. Посланники назначались из числа дворян, дьяков, реже –– подьячих и посылались по менее важным делам. Гонцы обязаны были доставить отданную им грамоту или передать поручение устно, не вступая в дипломатические переговоры. Их назначали из подьячих, толмачей, стольников.

Все дипломатические представители должны были добиваться приема у монарха или главы правительства и категорически отказываться вступать в переговоры с советниками. Иногда посылались люди с тайными поручениями. Они могли принадлежать к самым разным сословиям. Так, в архиве Посольского приказа имеется следующее свидетельство: «Отпущен тайно к цесарю с грамотой московский торговый человек Тимоха Выходец».

В зависимости от страны назначения и важности посольства формировался его состав. Оно могло состоять из двух, трех, четырех человек, а иногда это число возрастало до нескольких сотен. Так, в 1578 г. в Польшу выехало посольство М.Д. Карпова, П.И. Головина и дьяка К.Г. Грамотина, «а с ними дворян и людей 282 человека».

Среди ближайших помощников послов и посланников могли быть приказные дьяки и подьячие различных государственных учреждений (Поместного, Разрядного, Челобитного приказов, Казенного двора, Владимирской и Галицкой четверти). Будучи «товарищами» послов или посланников, приказные дьяки являлись главами посольских походных канцелярий («шатров»).

На них в основном ложилась подготовительная работа при составлении текстов международных договоров во время посольских съездов. Непосредственными исполнителями были подьячие, которые вели все посольское делопроизводство, переписку, оформление статейных списков и т. д. Из них назначался особый «подьячий для письма», что свидетельствовало о внимании, которое уделялось ведению посольской документации. Переводчики и толмачи выполняли свою работу во время переговоров. Особую роль осведомителей при послах играли подьячие приказа Тайных дел, которые «над послы и над воеводами подсматривают и царю, приехав, сказывают».

Во время своего пребывания за границей послы содержались за счет государства, на территории которого они находились.

Их материальное обеспечение в России состояло из денежного жалованья, натуральных выдач и поместных окладов. Последние давались за приказную, военную и дипломатическую службу. Размер денежного и поместного жалованья устанавливался исходя из предшествовавшей дипломатической практики. Когда посольство отправлялось за рубеж, просматривались материалы предыдущих посольств в ту или иную страну, делались выписки «на пример», по которым определялись оклад и размер вознаграждения по возращении дипломата в соответствии с его рангом. Денежное жалованье равнялось прежнему окладу за два года и добавочной сумме «на подмогу», равной годовому окладу.

Система материального обеспечения посольств основывалась на занимаемой должности и зависела от размера предыдущего оклада и чина в большей мере, чем от результата посольства. Показательна в этом отношении челобитная «дворян больших и из городов» (1621) с просьбой не посылать их в разные государства в чине меньшем, если они или их предки до этого имели на посольской службе звание большее по рангу. Обычным явлением были натуральные выдачи жалованья за посольскую службу. Выдавались дорогие иностранные ткани для изготовления верхней одежды, меха, за особые заслуги жаловалась серебряная посуда – братины и ковши.

Чтобы привлечь дворян к столь непопулярной и нелюбимой ими дипломатической службе, правительство предлагало значительные льготы и привилегии. В награду за участие в посольстве выборных городовых дворян из отдаленных мест переводили в чин московских, назначали на более высокие должности, например, воеводами, освобождали от налогов, увеличивали оклады. Так, Д.Г. Оладьин, вернувшись из Польши, из выборных городовых дворян перешел в чин дворян московских; подьячий П. Данилов после посольства к крымскому хану Джанибек-Гирею был пожалован в дьяки; а посланник С.М. Ушаков после возвращения из Империи получил назначение воеводой в Кострому. О существовании определённых привилегий относительно налогов свидетельствовали многочисленные челобитные дипломатов, которые они подавали царю перед выездом за границу с просьбой освободить их от подписных и печатных пошлин.

Лица, выезжавшие за границу впервые, после успешного возвращения неоднократно посылались вновь.

За выполнение отдельных дипломатических поручений выдавались единовременные значительные вознаграждения – «наддачи». В 1664 г. индивидуальные «наддачи» подьячим за выполнение дипломатических заданий составляли 5-6 руб., в то время как за делопроизводственную работу внутри приказа прибавлялось «рубли по два, по три на человека». Кроме того, все дипломаты и служащие приказа получали так называемые «праздничные деньги». Денежные выдачи приурочивались к церковным праздникам (Пасха, Рождество Христово, Крещение и т. п.) и именины членов царской семьи (день ангела царицы, наследников и т. п.). Так, в 1626 г. на Рождество и Пасху старые подьячие Посольского приказа получили по 7,5 и 9 руб., молодые – по 2-3 руб.

И, конечно, все служащие Посольского приказа в соответствии со служебным положением приносили присягу на кресте, т.е. брали на себя различные обязательства – хранить государственные тайны, не красть государевой казны, «переводить вправду» и т. д. Без этого не разрешалось приступать к работе: «в приказех не сидеть и никаких дел не делать».