Время – самый ценный капитал, которым мы располагаем. От того, как мы им распорядимся, во многом зависит то, как сложится наша жизнь. У каждого свое отношение ко времени – сознательное или неосознанное. Именно оно определяет, как мы им распоряжаемся.

Можно выделить четыре типа отношений. Каждый из них соответствует определенному образу жизни.

 

Пловец по течению

Для таких людей времени вообще не существует. Они предпочитают совершенно неорганизованный образ жизни. Ветер гоняет их, словно перекати-поле по степи. Они радуются неопределенности и непредсказуемости событий.

Если они где-то и работают, то, как правило, недолго, потому что им претит всякая организованность и необходимость соблюдать временны́е рамки. От них часто можно услышать: «Я всю жизнь опаздывал, потому что не умею контролировать свое время, да и не хочу этого. Надо быть проще. Когда захочу, тогда и приду».

Хорошо это или плохо? Не мне судить. Это ваша жизнь. Но если вы являетесь приверженцем такого стиля, то учтите, что такое отношение ко времени будет постоянным препятствием на вашем пути к прогрессу. К хорошей жизни нельзя доплыть по течению.

 

Работник с девяти до пяти

Есть еще одна категория людей (и таких, пожалуй, большинство), отношение которых ко времени занимает некое среднее положение между пловцами по течению и трудоголиками. Похоже, они могут эффективно трудиться, только испытывая легкий стресс. На работе они успешно выполняют несколько заданий одновременно, но не позволяют, чтобы по вечерам кто – то посягал на их свободное время.

Предположим, такой человек работает в компании, а потом решает открыть собственный бизнес. Степень ответственности возрастает, и он понимает, что теперь ему надо приходить на работу раньше всех, а уходить после того, как уйдет последняя уборщица. В его голову начинают закрадываться мысли: «Лучше бы я работал на кого-нибудь другого. Пусть у начальства голова болит».

Прав ли он? В общем-то да, если у него есть только две альтернативы: работать круглые сутки или только с девяти до пяти (когда мы будем рассматривать четвертый тип отношения ко времени, вы увидите, что существуют и другие варианты). Начиная собственное дело, такой человек превышает максимальный лимит времени, которым ему удается распоряжаться без посягательств на свой душевный комфорт. Поэтому он стремится уйти от трудностей, считая, что такая плата за успех для него слишком высока.

Не каждый способен платить за успех такую высокую цену. И это относится не только к предпринимателям, работающим на себя, но и к руководителям различного уровня. В качестве примера я хочу привести небольшую историю о том, что следует все-таки в определенной степени ограничивать эту цену.

Маленькая девочка спрашивает мать:

– Почему папа со мной не играет? Он приходит с работы и сразу идет к себе в комнату, а после ужина снова садится за свои бумаги. А мне так хочется с ним поиграть. Папа меня больше не любит?

Мать, которая тоже страдает от одиночества, объясняет ей, едва сдерживая слезы:

– Дорогая, папа очень занят. Он тебя любит, поэтому ему и приходится так много работать. У него слишком много дел, поэтому ему приходится брать работу на дом.

Девчушка некоторое время обдумывает сказанное, а потом у нее вдруг загораются глаза, и она говорит:

– Так если он не справляется с работой, почему его не переводят в группу для отстающих, как в детском саду?

И действительно, почему? Существует определенный предел цены, которую человек может заплатить за свой финансовый или карьерный успех. Этот предел наступает, когда в жертву материальному благополучию приходится приносить другие важные ценности.

Мне это хорошо известно… Я и сам находился в подобном положении до тех пор, пока не понял, что цена слишком высока. Если бы я знал это раньше, можно было бы обойтись без жертв.

 

Трудоголик

Устаревшая ныне концепция успеха, воплощенная в образе Вилли Ломана, главного героя пьесы «Смерть коммивояжера», заставляет человека работать на износ. Для трудоголика не бывает слишком много работы. Он может трудиться по десять, двенадцать, четырнадцать часов в день и совмещать два места работы. Удовлетворение наступает лишь в том случае, если он, отказываясь от сна и отдыха, выполняет порученное задание.

Итог хорошо известен. Хотя порой трудоголик вызывает восхищение окружающих, его образ жизни приводит к отчуждению от семьи, потере здоровья и кризису личностных ценностей.

Как ни парадоксально, трудоголики далеко не всегда принадлежат к категории самых высокооплачиваемых сотрудников. Все дело в том, что зачастую они ориентируются на сам процесс работы, а не на результат.

Если бы мне в молодые годы пришлось делать выбор между тремя описанными выше моделями поведения, я бы, пожалуй, склонился к трудоголику. Но, к счастью, существует еще один тип отношения ко времени, который я считаю идеальным.

 

Мастер управления временем

Четвертый и самый оптимальный подход сочетает в себе элементы первых трех. Подлинный мастер управления временем может отвести время на то, чтобы плыть по воле волн и ничего не делать. Он ограничивает часы своей работы, чтобы времени хватило и на другие важные вещи, в том числе на семью. В то же время, подобно трудоголику, он не боится и переработать, но только если это действительно необходимо.

Его мастерство в распоряжении временем заключается в том, что он работает столько же часов, сколько и все остальные, но при этом успевает сделать больше, чем трудоголик. Как ему это удается? Дело в том, что работает он не только руками, но и головой. Он повышает производительность вместо того, чтобы удлинять рабочее время.

Он ищет новые оптимальные способы работы и находит их за счет использования эффекта рычага, позволяющего многократно увеличить отдачу от вложенных ресурсов. Например, за кредитные средства можно приобрести недвижимость или открыть собственное дело. С помощью нанятых специалистов можно увеличить объем производства и продажи, а делегирование полномочий компетентным профессионалам позволяет сократить затраты времени.

 

Вам необходимо понять основной принцип тайм-менеджмента: либо вы распоряжаетесь временем, либо оно вами. Решать вам. Мы слишком часто идем по пути наименьшего сопротивления, перестаем контролировать ситуацию, перекладываем ответственность на чужие плечи и лишь выполняем указания.

Чтобы восстановить утраченный контроль над временем, надо усвоить самый эффективный прием тайм-менеджмента. Знаете, в чем он заключается? В умении говорить «нет». Учитесь отказывать.

Мне это до сих пор дается с некоторым трудом. Ведь так велико искушение со всеми соглашаться и быть хорошим для всех. Но результатом такого соглашательства являются долгие часы, потраченные на дела, которые нам не нужны и за которые в обычных условиях мы бы никогда не взялись. Это одна из главных причин потери времени.

В конце концов я научился вежливо отказывать людям. Каким образом? Я просто говорю: «Не думаю, что могу помочь вам. Но если обстоятельства изменятся, я вам позвоню». Согласитесь, намного лучше, когда вы потом звоните человеку с хорошими новостями и говорите, что у вас появилась возможность оказать ему помощь. Попробуйте сами: этот способ работает. Мой друг Рон Рейнольдс выражает эту мысль следующим образом: «Не позволяй языку взваливать на твои плечи лишнюю ношу».

Еще один способ, предоставляющий возможность эффективно распоряжаться временем, состоит в том, чтобы никогда не смешивать работу и отдых. Делать одновременно то и другое невозможно. В этом случае вы просто обманываете сами себя. Вы не сможете ни толком поработать, ни как следует отдохнуть.

Я знаю, о чем говорю. Как-то я пообещал жене и детям, что отвезу их на пляж. Сидя на работе, я все время думал: «Что они подумают обо мне, если я не выполню свое обещание?» В конце концов я убежал с работы и повез их на берег моря, но при этом из головы у меня не выходила мысль: «Я же должен быть у себя в кабинете. Какой тут может быть пляж? У меня куча работы. Надо как-то побыстрее вернуться в офис». Каков результат? Я испортил семье чудесный отдых на море, потому что все время думал о работе.

Бывало и наоборот. Я еще с утра принимал решение уйти с работы пораньше, чтобы вдоволь погонять на мотоцикле по пустым проселочным дорогам. И что же получалось в результате? Весь рабочий день шел насмарку, потому что я не мог думать ни о чем другом, кроме мотоцикла.

Сегодня, если я отправляюсь с лекциями куда-нибудь в Испанию, Африку или Австралию, то это чисто деловая поездка. Весь день заполнен лекциями, интервью и конференциями. Но если я выполнил все свои обязанности и у меня осталось свободное время, я посвящаю его исключительно развлечениям и познавательным экскурсиям. Поверьте, это ценный урок.

Один мой друг, успешно занимающийся строительством, разработал для себя схему, в которой за неделей работы следует неделя отдыха. Фактически, если посчитать выходные дни, он девять дней отдыхает и только пять трудится. Не слишком ли роскошно? Уверяю вас, что нет. Дело в том, что на протяжении пяти рабочих дней мой друг действительно работает. Вы себе представить не можете его кипучей энергии и активности в это время. На непрерывных встречах и переговорах с секретарями, консультантами, архитекторами и подрядчиками пыль столбом стоит. Эти пять дней он использует по максимуму и без передышки, а потом полностью отстраняется от дел и посвящает неделю семье. Замечательный подход!

 

Проанализируйте себя

Одно из главных правил в умении распоряжаться временем гласит: ПОЗНАЙ СЕБЯ. У каждого из нас есть уникальные биологические часы, которые день за днем отмечают пики и спады нашей производительности. Определите время своей максимальной энергичности. Если вам лучше всего работается рано утром, отводите это время для самых важных проектов. Например, если в вашей профессии важную роль играет умение беседовать с людьми и убеждать их, назначайте встречи с ними за завтраком.

Но если вы с утра медленно раскачиваетесь и до обеда не можете даже вспомнить, как вас зовут, переносите все важные дела на вторую половину дня и вечер.

Далее, проанализируйте свои привычки. Например, если у вас вечно беспорядок в бумагах или если вы годами безрезультатно обещаете себе тщательнее вести баланс своей чековой книжки, просто примите это как факт и воспользуйтесь помощью со стороны. Похоже, вас уже не изменить.

Ваши слабые стороны не причинят вам вреда, если вы научитесь делегировать полномочия. Это тоже часть творческого подхода к тайм-менеджменту.

Несколько лет назад мои сотрудники пришли к выводу, что просить меня что-то кому-то передать – абсолютно бесполезное дело. Поскольку я постоянно нахожусь в деловых поездках, они раньше просили меня отвезти какие-то бумаги людям в тех городах, куда я направлялся. «Конечно, никаких проблем», – рассеянно отвечал я, засовывая документ в карман пальто. И уже не раз бывало, что эти так и не доставленные бумаги возвращали мне потом из химчистки.

Спустя некоторое время сотрудники стали обращаться со мной, как с пятилетним ребенком. Они говорили: «Этот документ надо отвезти в Нью-Йорк. Хоть на этот раз вы не забудете?» Я отвечал: «Ну конечно, нет! Можете на меня положиться. Я ведь не идиот, в конце концов». Излишне говорить, что по возвращении документ все так же лежал у меня в папке.

Теперь каждому новому сотруднику с первых дней внушают: «Никогда не проси шефа что-нибудь кому-нибудь передать. Он многое знает и умеет, но курьер из него никудышный. Поищи какую-нибудь другую оказию».

Я говорю это к тому, что не надо стыдиться своих слабостей. Их надо просто признать и сделать так, чтобы они не мешали вам двигаться к цели. Не разобравшись в себе, вы не сможете эффективно распоряжаться своим временем.

 

Телефон

Мы уже давно считаем телефон чем-то само собой разумеющимся. Мы настолько привыкли к нему, что теперь вы найдете его не просто в каждом доме, а в каждой комнате, а вскоре он будет и в каждом автомобиле. Но мало кто задумывается о том, чтобы использовать телефон с максимальной эффективностью. Необходимо признать, что, оказывая нам колоссальную помощь в работе, телефон может стать одной из главных причин потери времени.

Да, с помощью телефона вы можете в течение нескольких секунд связаться с кем угодно. Но и другие люди точно так же могут разыскать вас в любой момент. Это обстоятельство может внести хаос в ваши планы и распорядок дня.

Поэтому надо раз и навсегда решить, что телефон предназначен для вашего удобства. Вы должны сами определить, кто и когда может вам позвонить. Если у вас есть секретарь, научите его отсеивать все ненужные звонки. Или используйте автоответчик, чтобы у вас была возможность перезвонить в удобное для вас время.

Не забывайте также, что телефон позволяет другим людям тратить ваше личное время, в том числе и дома. Если вы не примете меры, любой сможет оторвать вас от семейных дел или от отдыха. Не допускайте этого. Проводя время с семьей или друзьями, не подходите к телефону. Используйте автоответчик или голосовой почтовый ящик либо просто отключите телефон. Ваши родные и друзья слишком важны для вас, чтобы отвлекаться от общения с ними на постоянные звонки.

Помимо контроля над входящими телефонными звонками, вы должны научиться разумно тратить время, когда звоните сами. Составьте план предстоящего разговора. Все мы грешим тем, что тратим свое и чужое время и деньги из – за того, что не продумываем как следует содержание беседы. Ведь вы не раз слышали или говорили сами: «Постойте, я хотел еще что-то сказать, но что именно, вылетело из головы. Перезвоню, когда вспомню». Такое случалось с каждым. Мало того что в данном случае попусту тратится драгоценное время, это еще и демонстрирует ваш непрофессионализм.

Что делать? Перед каждым телефонным звонком записывайте ключе-вые темы, которые хотели бы обсудить. Это делает разговор эффективнее, короче и профессиональнее. Кроме того, у вас останется «протокол» состоявшейся беседы.

Если возникнет необходимость вспомнить, о чем вы говорили, вся информация будет у вас под рукой. Например, вы можете спросить: «Джон, как обстоят дела с теми четырьмя пунктами, которые мы обсуждали?» Если он удивится и скажет, что ни про какие четыре пункта разговора не было, вы можете молча протянуть ему листок, на котором записаны вопросы, затронутые в ходе беседы.

 

Эффективная организация труда

Многие наши действия объясняются устоявшимися привычками, но зачастую являются непозволительной роскошью с точки зрения эффективного использования времени. Поэтому тщательно проанализируйте все свои рабочие операции. Можно ли назвать современным ваш метод делопроизводства? Как вы осуществляете финансовый учет? Сегодня существует множество эффективных способов повышения производительности с помощью электронных устройств. У нас появились невероятные возможности быстрой обработки информации, и ими надо пользоваться.

У меня в кабинете стоит компьютер, который позволяет делать самые удивительные вещи и экономить массу времени. Кроме того, находясь в поездках, я пользуюсь мобильными средствами, всю информацию с которых можно моментально передать через модем в главный компьютер. Потрясающая экономия времени!

Но все эти электронные чудеса могут не только сберечь время, но и привести к его непроизводительным затратам. Миллионы людей покупают компьютеры только для того, чтобы поддерживать баланс своих чековых книжек или хранить телефонные номера. Это все равно что купить машину только для поездок к друзьям в соседний дом. Внимательно проанализируйте, как вы используете свою электронную технику. Если у вас сложный бизнес, наймите для помощи специалиста. Помните, что человек не может знать все. Если вы чувствуете, что плохо разбираетесь в каких-то вопросах, не отказывайтесь от помощи.

 

Задавайте правильные вопросы

 

Руководя людьми, вы можете сэкономить массу времени, если будете задавать вопросы. Главное, чтобы эти вопросы были по делу. Из поведенческой психологии нам известно, что ничего не бывает без причины. Если возникают какие-то очевидные неполадки, это обычно говорит о том, что в их основе лежит более глубокая, скрытая проблема.

Самый лучший способ добраться до истины заключается в том, чтобы не делать скоропалительных выводов, а задавать вопросы…

Если у Мэри не идут дела с продажами, можно, конечно, прочитать ей лекцию о принципах торговли, но лучше, наверное, спросить у ее непосредственного начальника: «Почему Мэри так плохо продает?» Возможно, он скажет: «Она мало общается с клиентами». В этом случае продолжайте копать дальше: «А почему она не уделяет этому внимания?» – «Потому что поздно начинает рабочий день». На этом можно было бы закончить расспросы и постараться убедить Мэри, что начинать работу надо раньше. Но давайте зададим еще один вопрос: «Почему Мэри поздно начинает работать?» Вот тут-то мы и можем докопаться до истины. Возможно, все дело не в отсутствии дисциплины, а в том, что у нее какая-то личная проблема.

Подлинные причины важных проблем обычно скрыты в глубине. Научившись задавать нужные вопросы, вы сможете быстрее добраться до истины и избежать бесполезных затрат времени.

 

Четыре способа мыслить в письменной форме

Одно из самых действенных средств, позволяющих умело распоряжаться временем, – это изложение своих мыслей на бумаге. Создать успешный бизнес – это все равно что построить дом. Мало представлять себе общий замысел. Необходимо еще перенести его на бумагу и досконально проверить. У нас в компании существует девиз: ДЕЙСТВУЙ, ИСХОДЯ ИЗ ДОКУМЕНТА, А НЕ ИЗ ИДЕИ.

Чтобы выработать план действий на предстоящий день, необходимо также мыслить в письменной форме. Если вы просыпаетесь утром и начинаете думать, что вам предстоит сделать в течение дня, то это уже слишком поздно. Лучшее, что вы можете предпринять, – это распланировать предстоящий день еще с вечера. А еще лучше в свободное время составить такие планы на следующую неделю и месяц.

Изложение мыслей на бумаге – это творческий процесс, а не просто перечисление дел, которые необходимо выполнить. Существует четыре различных метода, которые следует использовать в планировании.

 

Дневник

На своих лекциях и семинарах я уделяю много времени необходимости ведения дневника. Я говорю об этом, так как глубоко убежден, что дневник представляет собой незаменимый инструмент построения счастливой жизни.

В дневнике вы можете собирать любую информацию, ставшую вам доступной, и мысли, которые вас посетят. Хорошие идеи порой возникают словно ниоткуда. Может быть, вы услышали в церкви проповедь, которая тронула вашу душу, или прочитали статью, которую можно использовать, а может быть, пока вы сидели за рулем, вам в голову пришла великолепная мысль.

Главное, чтобы все это не потерялось и не забылось. Хорошая идея может изменить вашу жизнь, если вы ее не упустите. Дневник всегда должен быть при вас, где бы вы ни находились.

 

Журнал проектов

Если вы амбициозный и занятой человек, у вас наверняка есть несколько проектов, над которыми вы работаете и по поводу которых вам приходится общаться с самыми разными людьми. Иногда бизнесмены чувствуют себя жонглерами, которым приходится одновременно подбрасывать в воздух и ловить несколько мячей. Это не так-то просто.

Чтобы постоянно контролировать ситуацию, вам придется завести журнал проектов – обычный блокнот на пружине с разделителями. Если вы работаете с людьми, то каждому из них надо выделить особый раздел, куда будет вноситься вся имеющая значение информация: отношение к работе, данные о семье, цели, сильные стороны, потребности и все остальное, что вы посчитаете нужным. Если речь идет о подчиненных, то это могут быть данные об их производительности, отношении к работе и т. д. Таким образом, когда вам понадобится оценить работу того или иного сотрудника, у вас под рукой будет конкретная информация.

В зависимости от сферы деятельности или профессии вы можете отвести в своем блокноте раздел, посвященный отдельным подразделениям или прорабатываемым проектам. Решение принимаете вы сами. Главное, чтобы все данные находились в одном месте и вы могли их сразу найти, не тратя попусту время на поиск информации в бесчисленных разрозненных папках.

Журнал проектов вполне уместен и в быту…

Например, вы можете отвести в нем раздел для каждого из детей. Вам кажется, что вести досье на детей – это уж слишком? Тогда позвольте спросить: помните ли вы, какие оценки были у вашего ребенка за последние контрольные работы? А если нет, то как же вы будете сравнивать их с предыдущими результатами? Какое школьное мероприятие ребенок просил вас посетить? Вы помните, о чем в последний раз говорили с ним по душам? Что его тогда больше всего беспокоило?

Дело в том, что дети помнят все разговоры с родителями. Мы же, к сожалению, зачастую бываем слишком заняты и невнимательны. Записи в журнале помогут вам не упустить из виду важные вещи.

Ведение систематических записей в журнале, разумеется, пойдет на пользу и вашим финансам, так как вы сможете сразу найти нужную информацию о своих инвестициях, страховых полисах и т. д.

Нужен ли вам дневник или журнал проектов, если вы ни к чему не стремитесь и вас все устраивает? Конечно, нет! Но тем, кто ищет свой путь к богатству и счастью, эти инструменты позволят существенно ускорить прогресс.

 

Ежедневник

Еще один инструмент, позволяющий организовать свой рабочий день, – это ежедневник. Помимо мероприятий, которые вы наметили на тот или иной день, в нем фиксируются все ваши деловые расходы, результаты встреч и телефонных переговоров, а также список неотложных дел.

В ежедневник можно записывать и все идеи, которые посещают вас в течение дня. Впоследствии их можно перенести в дневник или журнал проектов. В целом же ежедневник – это место, где сосредоточена вся рабочая информация за день, неделю, месяц и даже год.

 

План игры

От того, насколько качественно составлен план, может зависеть исход игры. Слово «игра» употреблено здесь сознательно, поскольку мы, как правило, понимаем важность разработки стратегии на футбольный или баскетбольный матч, но лишь немногие находят время, чтобы составить план своей жизни.

Первое и главное правило планирования: НЕ НАЧИНАЙТЕ ДЕНЬ, ПОКА У ВАС НЕТ ПЛАНА ТОГО, КАК ОН ЗАКОНЧИТСЯ. Поскольку каждый день представляет собой бесценный фрагмент мозаики вашей жизненной стратегии достижения богатства и успеха, всегда планируйте его заранее. И это надо делать постоянно. Да, я знаю, что писанина утомляет, но не забывайте, что к результату ведут усилия, а не надежды.

Научившись составлять план на день, можно переходить на следующий уровень. Второе правило гласит: НЕ НАЧИНАЙТЕ НЕДЕЛЮ, ПОКА У ВАС НЕТ ПЛАНА ТОГО, КАК ОНА ЗАКОНЧИТСЯ.

Планируйте неделю заранее. Вы только представьте себе, какой может стать ваша жизнь, если в воскресенье вечером вы спросите себя: «Чего я хочу достичь на этой неделе?» Я, конечно, понимаю, что немного утрирую, но если вы добьетесь того, чтобы ваши ежедневные планы согласовывались с недельным, то все части мозаики будут складываться значительно легче. В результате каждый день будет прожит эффективнее.

Освоив составление недельных планов, вы будете способны планировать свою жизнь на месяц вперед. Поэтому я хочу познакомить вас с третьим правилом: НЕ НАЧИНАЙТЕ МЕСЯЦ, ПОКА У ВАС НЕТ ПЛАНА ТОГО, КАК ОН ЗАКОНЧИТСЯ.

Если вы будете ему следовать, то ваши дни и недели станут частями общей картины. Вы сможете взглянуть на свою жизнь по-новому, потому что теперь она будет строиться на основе перспективного планирования.

А потом вы научитесь координировать свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные планы с квартальными, полугодовыми и годовыми.

Конечно, от вас потребуется большая дисциплина. Но если вы с этим справитесь, то сможете с полным правом назвать себя мастером управления временем. Путь к этому непрост, но я уверен, что вам понравится образ и вкус такой жизни в компании других таких же мастеров!