Координация общения в команде

Компании по всему миру подталкивают своих сотрудников к тому, чтобы работать по-новому. Частично эта страсть к переменам объясняется желанием увеличить производительность каждого сотрудника, а частично сократить расходы на командировки, а также на аренду и материальное обеспечение больших офисов. В области экономии существуют две тактики, доказавшие свою эффективность, — виртуализация (работа на дому) и так называемый «хотелинг» — офис, в котором сотрудник занимает любое свободное рабочее место.

Виртуальные команды, члены которых раскиданы по разным часовым поясам, постоянно сталкиваются с разными сложностями в организации работы. Сколько бы они ни пользовались электронной почтой, Skype и т.д., всегда остается чувство неполного контакта. Бывает сложно понять, действительно ли человек занят работой, потому что границы самого понятия «быть на работе» сильно стерлись.

Чтобы помочь виртуальным рабочим коллективам оставаться на связи и общаться с большей эффективностью, я разработал совместно с компанией — производителем офисной мебели Steelcase прототип системы под названием Team Tile. Она представляет собой панель, состоящую из ячеек 3 × 3, которая встраивается в модульную систему рабочего места от Steelcase. Каждая из панелей связана с членом команды, работающим удаленно, и меняет цвет и яркость в зависимости от его статуса — «(не) работает», «не беспокоить», «ведет переговоры». В чем-то это похоже на настенные часы семьи Уизли. Прототип аналогичной системы Team Garden был разработан в МТИ, она выполняет те же функции, но для индикации используется дисплей, меняющий форму. Он представляет собой базу с набором «стеблей». Каждый стебель закреплен за одним из членов команды, чья фотография или визитка венчает его, как цветок. Когда коллега доступен, его фотография подсвечивается, а если он отсутствует или «не в сети», его стебель постепенно увядает в течение 10 минут. Биомимикрия здесь задействована не только для развлечения — такой дисплей меньше отвлекает, чем свечение дополнительного экрана.

 

Поддержание баланса дискуссии

Любое предприятие заинтересовано в том, чтобы коллективная работа его сотрудников была максимально продуктивной, и волшебные вещи могут в этом помочь.

Любой модератор встреч (да и всякий умный человек вообще) понимает, что некоторые люди от природы склонны подминать дискуссию под себя, в то время как другим требуется дополнительный стимул, чтобы принять в ней активное участие. Интроверты также способны генерировать хорошие идеи, как экстраверты, но не столь часто их высказывают и потому нередко оказываются оттеснены. В итоге от их низкой производительности страдает вся команда. Книга Сьюзан Кейн «Интроверты»[44] (Quiet) заставила меня задуматься об этой проблеме. Кейн пишет: «Если допустить, что у скромных и у самоуверенных людей примерно равное количество верных и ошибочных идей, то постоянное превосходство вторых должно вызывать некоторые опасения»[45].

Чтобы помочь с решением этой проблемы, я изобрел волшебный стол, который визуализирует асимметрию диалога экстраверта и интроверта при помощи фоновой системы с обратной связью. Под тонким слоем шпона в столешницу вмонтировано множество диодов, невидимых в выключенном состоянии. Когда один из сидящих за столом начинает говорить, диоды перед ним начинают светиться, не все сразу, а постепенно разгораясь в течение 15 секунд, чтобы не отвлекать на себя внимание. После 10 минут разговора любому хватит одного взгляда, чтобы понять, насколько дискуссия сбалансирована. Кто говорил больше всех? Кто помалкивал? В процессе разработки стола я сотрудничал с командой дизайнеров музейных экспозиций из компании Tellart, расположенной в городе Провиденс, штат Род-Айленд. Они помогли подобрать нужную яркость диодов и подходящий темп ее нарастания. Если огоньки загораются слишком быстро и ярко, они отвлекают людей от беседы, если же, напротив, слишком медленно, то обратный отклик приходит поздно и не может повлиять на ход дискуссии.

После лабораторного тестирования множеством дискуссий и переговоров, долгих перенастроек параметров и сбора откликов от интровертов и экстравертов мы заметили, что люди, использующие Balance Table, постепенно и едва заметно меняют свое поведение. Они начинают избегать долгих монологов. Каждый чаще подталкивает коллег улыбкой, кивком или другим жестом к тому, чтобы те тоже сделали свой вклад. Мы провели повторное исследование, установив несколько столов в Salesforce — компании, где по большей части работают одаренные, но нередко чуть замкнутые программисты, которых легко может подавить напористый болтун-одиночка. Как выяснилось, столы и правда работают. Они заставляют людей прислушиваться друг к другу. Они подталкивают к соблюдению равновесия и очередности в беседе без какого-либо психологического давления. Сотрудники предпочитают переговорные комнаты, оборудованные волшебными столами. Мягкий свет огоньков, рассеянных по столешнице, чем-то напоминает люминесцентный лес из фильма «Аватар».

 

Наука спонтанности

В 1940-х гг. МТИ (как и многие другие университеты) построил жилые комплексы для студентов-ветеранов и их семей. Один из таких жилых комплексов под названием Westgate West станет площадкой научной деятельности трех профессоров МТИ — Леона Фестингера, Стенли Шахтера и Курта Бека. Их исследование фундаментально изменит давно устоявшиеся взгляды на человеческие взаимоотношения, близость и важность физического расстояния между людьми.

Фестингер и Шахтер психологи, а Бек — социолог. Их исследование опиралось на теорию психоанализа Фрейда и утверждение, что способность индивидуума выстраивать дружеские отношения базируется на его детских впечатлениях, хранящихся в подсознании. В поисках подтверждения этой теории Фестингер, Шахтер и Бек отправились в Westgate West через несколько месяцев после заселения студентов и, вооружившись лишь общим планом здания, попросили каждого жильца перечислить трех ближайших друзей.

В 42% случаев жильцы назвали своего ближайшего соседа. Одновременно выяснилось, что жильцы комнат 1 и 5, расположенных на противоположных концах холла и возле спусков лестничных пролетов, оказались самыми популярными в здании. Результаты эксперимента привели исследователей к выводу о том, что человеческие взаимоотношения и дружба формируются отнюдь не всегда на основании общих интересов и взглядов, но скорее как результат соседства1. Чем ближе люди живут, тем более близкие, дружеские отношения у них складываются.

Кафетерий — это особое место для сотрудников любого офиса или предприятия. Несмотря на то, что кафетерий часто воспринимают просто как место отдыха, где люди собираются поболтать за жизнь, в то время как работа стоит, мне кажется, что кофе-машина или столовая являются одной из причин, по которой люди могут ехать на работу с охотой. Неформальные разговоры помогают завязать знакомство, наладить контакт с окружающими и почувствовать к ним доверие. Движение от разобщенности к полному и взаимному доверию происходит быстрее в сопровождении напитков и еды.

Как волшебные объекты могут подстегнуть социализацию? Один из способов — это использование длинных общинных столов, как в ресторанах Wagamama и Le Pain Quotidien или как в столовой Хогвартса. Сидение за такими огромными столами пробуждает чувство локтя и подталкивает нас к участию в спонтанных разговорах. В кафетерии Колледжа святого Олафа, где я учился, столы выставлялись длинными рядами, что препятствовало образованию маленьких групп, так как рассадка вынуждала притираться друг к другу.

Вопрос в том, могут ли компании добиться того же эффекта в своих кафетериях. А если компания международная, то как можно стимулировать этот тип общения между различными подразделениями и филиалами без разорительных трат на командировки?

Здесь могут помочь порталы для бесед. Под этим я подразумеваю систему видеоконференции высокого разрешения, экран которой закрепляется у края стола, визуально продолжая его таким же виртуальным столом. Садясь за свой стол, люди видят сидящих «на другом конце стола» сотрудников, которые физически находятся в другом месте. С обеих сторон экрана можно поставить стул, чтобы присоединиться к разговору. Освещение и цвет столов одинаковы, что создает иллюзию цельной поверхности, устраняя чувство разобщенности. Общение «по диагонали» понижает барьер для вступления в межличностный контакт. Люди с большей охотой завязывают разговор, если у них нет ощущения физической оторванности от собеседника.

Согласование вида и общего ощущения от виртуального и реального столов является ключевым моментом для этой технологии. Мы уже знаем благодаря Cisco TelePresence, как именно создать эффект совместного присутствия для большого количества людей, выходящих на связь с разных концов земли. В число директив Cisco входят единообразное освещение, цвет стола и даже одинаковый оттенок краски на стенах по атласу цветов Pantone, и все это для поддержания эффекта присутствия в одном месте для участников видеоконференции, физически находящихся в разных странах и часовых поясах. Портал для беседы задействует весь волшебный потенциал технологий, создавая условия, в которых люди спонтанно генерируют прекрасные идеи. Интроверты взаимодействуют с помощью этой технологии так же успешно, как экстраверты.