SWOT-анализ

При организации стратегического планирования полезно пользоваться таким инструментом, как SWOT-анализ. Он представляет собой таблицу, анализирующую возможности компании с учетом перспектив развития рынка. SWOT – это аббревиатура четырех английских слов: Strengts (сильные внутренние стороны), Weaknesses (слабые внутренние стороны), Opportunities (благоприятные факторы внешней среды), Threats (угрозы внешней среды). Соответственно, S и W помогают оценить, имеет ли компания достаточно ресурсов и сил для реализации поставленной цели, а O и T – как повлияют на саму цель и процесс ее достижения внешние по отношению к компании факторы. Сильные стороны – это характеристики, которые обеспечивают вам конкурентное преимущество на рынке. Например, более широкий ассортимент, рассчитанный на разные ценовые группы. Слабые – те, которые являются преградой для вашего выхода в лидеры рынка. Такой, например, может стать неудобное географическое расположение ваших каналов сбыта. Выявлять свои слабые и сильные стороны можно на основе сравнения с конкурентами. Те параметры, которые у вас лучше, чем у конкурентов, – это сильные стороны. Те, которые хуже, – слабые.

Второй этап SWOT-анализа – это анализ внешних факторов, т. е. тех, на которые компания влиять напрямую не может, может лишь подстраиваться и корректировать планы. Благоприятные факторы среды – это внешние возможности, сопутствующие успеху компании. Например, разработка новой технологии, которая поможет вам снизить издержки. Соответственно, угрозы, наоборот, – это те изменения внешней среды, которые могут стать препятствием на пути достижения цели. Например, неблагоприятная внешнеполитическая обстановка или снижение реальных доходов населения. Внешние факторы очень важно учитывать при построении стратегических планов, оценивать вероятности их возникновения и степень влияния на компанию.

Проведя анализ указанных выше четырех характеристик, необходимо сделать по ним вывод, т. е. субъективно оценить возможность их возникновения и степень влияния на ваши планы.

Кроме того, SWOT-анализ позволит вам продумать мероприятия для минимизации негативных тенденций и усиления возможностей. Например, SО – это пара характеристик, которая усиливает ваши конкурентные преимущества. WО – это пара, которая показывает, как благоприятная внешняя среда может устранить ваши слабые места. SТ – пара, дающая пищу для размышления, как с помощью сильных сторон минимизировать негативное влияние внешних факторов. И WТ – это характеристики, которые требуют тщательной проработки и дополнительных мероприятий для исключения их влияния. Для данной пары можно составить таблицу рисков, с помощью которой можно выявить наиболее вероятные и опасные угрозы, и начать их прорабатывать. Таким образом, вы предварительно спрогнозируете потенциальные сложности и заранее предусмотрите их устранение.

Составить SWOT-анализ в ментальных картах достаточно просто. Это делается следующим образом:

1. Ядро ментальной карты при проведении SWOT-анализа – это сам анализ. Проводить его лучше отдельно для каждой ниши рынка.

Анализ всего бизнеса в целом даст достаточно недостоверную информацию, так как в различных потребительских сферах в один и тот же период прослеживаются различные тенденции. Например, при росте инфляции и снижении доходов населения спрос на товары первой необходимости останется, в то время как на продукцию бытового назначения предпочтения могут сместиться в пользу менее дорогого товара.

Кроме того, если вы работаете на местном рынке, то влияние на него оказывают одни факторы. Если на внутреннем или тем более внешнем, то абсолютно другие.

Поэтому лучше сегментировать рынок и, организуя стратегическое планирование, опираться на вектор развития конкретной его части. Кроме этого, любой SWOT-анализ начинается с установления конечной цели!

Рис. 40. Ядро ментальной карты при составлении SWOT-анализа – сегмент рынка

Первый уровень карты в данном случае – это четыре характеристики, на которых базируется весь SWOT-анализ, т. е. сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы.

Они располагаются на поле карты радиально по часовой стрелке.

Рис. 41. Ментальная карта при составлении SWOT-анализа – характеристики анализа (уровень 1)

2. Уровень 2 – это сами факторы, свойственные каждой из характеристик.

Внутренние факторы можно выявить на основе мнения клиентов, партнеров и т. д.

Кроме того, сильные и слабые стороны – это достаточно субъективная и динамичная категория. Несмотря на то, что это те показатели, которые может регулировать сама компания, определяет их рынок. Так, спустя некоторый временной период, слабые стороны могут стать преимуществом, и наоборот. Кроме того, например, для целевой аудитории с доходами ниже среднего, низкая цена – это преимущество, в то время как для премиум-класса назвать данный показатель достоинством достаточно сложно.

Внешние факторы можно прогнозировать на основе экспертного мнения, маркетинговых исследований. Будет полезным использовать разносторонние каналы информации.

Рис. 42. Ментальная карта при составлении SWOT-анализа – анализируемые факторы (уровень 2)

Я советую избегать размытых формулировок факторов, а также факторов, неподкрепленных достоверным источником.

Кроме того, можно составить перекрестный анализ, оценивающий возможности стратегического плана, т. е. карту из пар: сильные стороны (S) – возможности (О), сильные стороны (S) – угрозы (Т), слабые стороны (W) – возможности (О), слабые стороны (W) – угрозы (Т).

В данном случае первый уровень карты сформируют перечисленные в предыдущем абзаце пары: SО, SТ, WО, WТ. Второй уровень образуют их факторы.

Рис. 43. Оценка SWOT-анализа в ментальных картах

Также можно графически проиллюстрировать взаимосвязь между факторами, показывающую, что один положительный фактор способен минимизировать влияние другого негативного. Так, в приведенном на рисунке примере снижение косвенных налогов поможет сократить расходы и направить сэкономленную разницу на новые каналы рекламы. А новые технологии, которые, предположим, автоматизируют производство, тем самым снижают квалификационные требования к персоналу и увеличивают производительность труда, позволят вам расширить производство и освоить новый рынок.

Рис. 44. Оценка SWOT-анализа и взаимосвязь факторов в ментальных картах

Таким образом, вы получите в совокупности в одном документе наглядное представление возможностей вашей компании и потенциальные преграды на пути к цели.

В программном продукте Mind Manager предусмотрена специальная форма для проведения SWOT-анализа, в связи с чем проводить анализ стратегического планирования в ней достаточно удобно.

 

Риск-менеджмент

Опыт компаний, с которыми я сотрудничаю, показывает, что для достижения стабильного и процветающего бизнеса, независимо от его масштабов и специфики, необходимо уметь управлять рисками. Риск-менеджмент – это раздел менеджмента, который этому и посвящен. Он позволяет принимать управленческие решения, максимально исключающие неблагоприятные результаты. Сам по себе риск – это оценка вероятности возникновения фактора/обстоятельства, которые повлияют на планы компании и станут препятствием на пути к достижению намеченных целей.

Почему важно контролировать риски?

Система управления рисками стремится к минимизации потерь компании от неучтенных вовремя обстоятельств. Поэтому данный раздел должен включаться в бизнес-планы и 12-недельное планирование целей бизнеса. Риск-менеджмент выявляет сами факторы риска и причины их появления, корректирует решения и планы компании, прорабатывает защищающие от риска стратегии и ставит конечной целью – максимальное снижение влияния неблагоприятных факторов с целью достижения компанией намеченных. С его помощью бизнес может принимать более обоснованные и корректные решения, что улучшает его финансовое положение.

Управлять рисками – это значит выявлять возможные отклонения запланированных и действительных результатов, осуществлять контроль над данными несоответствиями, исключать негативные последствия, вызванные ими, и использовать их для своих выгод. Риск-менеджмент позволяет правильно выбрать вектор дальнейшего развития и гарантирует результативность плана.

Как правило, если в компании и используется система управления рисками, то довольно неграмотно. Например, риски рассматривает только отдельный отдел в компании не в разрезе всего бизнеса, а лишь в части задач, которые необходимо достичь этому конкретному отделу. Кроме того, чаще всего управления рисками осуществляется эпизодически, т. е. по необходимости, в то время как это должно осуществляться системно. Управление рисками – сложный процесс, так как требует опережающего мышления, но возможный. Следует уделить внимание команде, которая будет осуществлять оценку рисков. В ней должны быть четко распределены полномочия и ответственность. Действия должны быть слаженными, так как качество оценки рисков во многом определяется эффективностью взаимодействия в команде.

Анализ рисков следует проводить на всех уровнях принятия наиболее важных управленческих решений, что требует включить его во все бизнес-процессы. Особенно недопустимо осуществлять без учета потенциальных рисков стратегическое планирование, вести управление проектами, формировать бюджет.

Процесс управления рисками включает несколько этапов:

1. Выявление риска, оценка вероятности его возникновения, оценка степени его влияния на ваши планы. То есть из всей совокупности возможных опасностей вам необходимо управлять только теми, которые могут повлиять именно на ваш бизнес. Кроме того, риск все же подразумевает негативное влияние. Обнаружить их можно с помощью экспертного мнения, информированности о геополитической обстановке, маркетинговых исследований, анализа рынка труда и т. д.

2. Выбор методов снижения нежелательных последствий от воздействия выявленного риска. То есть вам необходимо продумать стратегию поведения, направленную на устранение потенциального риска.

3. Реализация выбранной стратегии.

Национальный стандарт по риск-менеджменту, ГОСТ Р ИСО/МЭК 31010-2011, содержит не один десяток способов оценки рисков, среди которых, в том числе, мозговой штурм.

Однако можно избежать чтения стандартизированных текстов и использовать те методы, которые доказали результативность на практике.

Перед анализом рисков я предлагаю вам упрощенный инструмент, который позволит понять, какие опасности наиболее вероятны и какие из них требуют первоочередной проработки, так как наиболее опасны.

Делать это можно, конечно, в формате ментальной карты.

1. Ядро ментальной карты – это риск-менеджмент конкретного проекта/цели.

Рис. 45. Ядро ментальной карты при оценке опасности риска – проект

2. Первый уровень сформируют все потенциальные риски, которые могут оказать негативное влияние на ваш проект. Они располагаются от ядра интеллект карты радиально по часовой стрелке.

Например, для достижения поставленной цели вам необходим высококвалифицированный персонал. Однако вы знаете, что рынок труда региона, в котором вы работаете, не располагает такими кадрами.

Или поставщики проинформировали вас, что в связи с изменениями в направленности внешней политики государства могут возникнуть сложности с поставками.

Все выявленные риски вы фиксируете на первом уровне ментальной карты.

Рис. 46. Ментальная карта при оценке опасности риска – потенциальные риски (уровень 1)

3. Выявив риски, вам необходимо их оценить по двум критериям: вероятность возникновения и степень влияния на ваши цели. Для этого достаточно трехбалльной шкалы. Например, в уровне 1 вы выявили такой риск, как нехватка кадров достаточной квалификации. Однако вы решили, что их можно привлечь из другого региона. Но в связи с расходами на их проживание вы не сможете набрать планируемое изначально количество человек. То есть риск достаточно опасен. В примере ниже вероятность его возникновения оценена в 2 балла, а степень влияния – в 3 балла.

По второму риску, задержка поставок, поставщики сообщили, что в связи с изменениями в направленности внешней политики государства могут возникнуть сложности с поставками. Однако у вас есть контракт с другими, которые являются внутренними и не зависят от внешних поставок. И объема поставок от них вам будет достаточно для проекта. Поэтому вероятность возникновения такой опасности, как задержка поставок, минимальна и оценена в 1 балл. Тем не менее, если это произойдет, то проект будет заморожен. Поэтому влияние этого риска оценено максимальным баллом – 3.

Эти критерии вероятность возникновения риска и степень его влияния на проект – и их балльное выражение образуют уровень 2 ментальной карты при оценке опасности риска.

Рис. 47. Ментальная карта при оценке опасности риска – критерии опасности риска (уровень 2)

4. В следующем шаге вам необходимы баллы двух критериев отдельно по каждому риску. И результат вынести отдельным блоком. Например, опасность риска «задержка поставок» оценена в 3 балла. При максимуме 9 баллов, это показатель ниже среднего, т. е. вероятность, но не столь очевидная. Опасность риска «недостаток кадров» оценена в 6 баллов, т. е. с высокой вероятностью. Поэтому, выбирая между двумя приведенными в примере рисками, особое внимание необходимо уделить кадрам и проработать стратегический план по ликвидации данной сложности.

Рис. 48. Оценка опасности риска в ментальной карте

Программа Mind Manager предлагает проработанный и удобный шаблон для проведения риск-менеджмента.

Рис. 49. Шаблон «Управление рисками» в программе Mind Manager

Благодаря ему вы не упустите ни один этап, необходимый для управления рисками. Вы также сэкономите время на рисование самой карты, т. к. все, что требуется от вас – это заполнение готовой, стандартизированной формы.

1. Первый блок в шаблоне Mind Manager по управлению рисками – это «объем рисков». Он включает общую информацию по проекту: описание самого проекта, его цели, факторы, которые способствуют его реализации и которые, наоборот, препятствуют. Это поможет вам сформировать видение своего плана.

2. Второй блок – это идентификация рисков. Он предполагает выявление источника потенциальной проблемы, описание самой проблемы и формулировку вытекающих из проблемы рисков.

3. Третий блок – это оценка рисков по четырем показателям. Один из них – временной. Его также важно учитывать, так как рынок динамичен, то, вполне возможно, что к тому моменту времени, когда ваш проект приблизится к некой стадии реализации, препятствием на котором должна стать проблема Z, она устранится сама собой.

4. Четвертый блок – это план по устранению риска или минимизации его негативного влияния. То есть во втором блоке вы обнаружили проблему, в данном – предлагаете ее решение.

5. Пятый блок – это сводка, т. е. подведение итогов работы. Это очень важный блок, который обязательно нужно проводить во всех процессах: бизнес-планировании, управлении проектами, риск-менеджменте и т. д. Анализируя плановые и реальные показатели, вы будете выявлять причины отклонений и уже более точно формировать последующие проекты.

 

Маркетинг-план

Одна из составных частей стратегического плана – это маркетинг план. Маркетинг – это документ, отражающий стратегию продвижения продукта компании.

Маркетинг-план дает анализ рыночной ниши, на которой действует компания. Составлять стратегический маркетинг-план можно на период сроком 3–5 лет. Затем на его основе формировать краткосрочные маркетинговые планы на год.

Маркетинг-план представляет собой датированный список маркетинговых мероприятий на определенный период. Например, квартал, 6 месяцев, год. Временной промежуток зависит от масштабов и специфики бизнеса. Помимо мероприятий, направленных на привлечение клиентов, например, акций или распродаж, он включает в себя перечень каналов привлечения, т. е. источников, из которых ваши клиенты узнают о событиях. Это могут быть листовки, наружная реклама, рассылка, газеты и т. д. Для каждого канала составляется маркетинговое сообщение, которое он будет транслировать. Обратите внимание, что сообщения могут быть разными. Их содержание определяется целевой аудиторией, характерной для того или иного канала привлечения.

Проработав маркетинг-план, вы не будете действовать интуитивно. Вы наглядно увидите мероприятия и дату их организации, сможете планировать бюджет и проводить замер результатов. Замер конверсии проведенного мероприятия – это важная веха в анализе прошедшего маркетингового мероприятия. Зная результаты, вы сможете определить, выгодно ли оно для вас и следует его повторять.

Рис. 50. Маркетинг – план в ментальной карте

 

Управление проектами

Для достижения любой цели требуется совершить ряд продуманных, последовательных действий. Данный процесс называется проектом. Он включает в себя ряд этапов и инструментов управления с целью наилучшего достижения поставленных целей. Управление проектом – это масштабная деятельность, в рамках которой осуществляются планирование предстоящей работы, распределение задач в команде, оценка рисков, формирование вех проектов и сроков их реализации, поиск необходимых ресурсов и т. д.

Mind Manager – это очень удобный инструмент для ведения проектов. Функции, которыми он оснащен, значительно упростят процесс планирования, корректировки плана, информирования о внесенных изменениях команды и контроля за реализацией плана. Программа предусматривает специализированный шаблон для организации работы по управлению проектами. Однако составить план по управлению проектом можно и самостоятельно.

1. Ядро ментальной карты при организации процесса управления проектом – это проектный план.

Рис. 51. Ядро ментальной карты по организации процесса управления проектом – проектный план

2. Уровень 1 – это этапы управления проектами. Это описание самого проекта; факторы, которые влияют на его достижение, т. е. ограничения; план по реализации проекта; вехи реализации составленного плана; блок контроля; пост-проектная работа.

Рис. 52. Ментальная карта по организации процесса управления проектом – этапы проекта (уровень 1)

3. Уровень 2 ментальной карты, как и все последующие, зависит от предыдущего уровня. Их описание сформировано в таблице ниже.

Как уже указывалось в предыдущих главах, Mind Manager может привязывать диаграмму Ганта к ментальной карте. Это значительно упростит процесс контроля за соблюдением сроков выполнения вех, а значит, и всего проекта.

Работая в Mind Manager, вы сможете оперативно и без сложностей корректировать проект.

Если компьютеры в офисе подключены к общей локальной сети, то участники проекта будут быстро узнавать о внесенных изменениях.

Это сэкономит время, так как больше не нужно будет информировать каждое заинтересованное лицо о внесенных вами изменениях.

Таким образом, вы опишите сам проект в самых общих чертах.

На каждый этап проекта также можно формировать отдельную ментальную карту. Например, постпроектная работа может быть представлена следующим образом.

1. Ядро ментальной карты для этапа «Пост-проектная работа» в процессе управления проектами – это результаты завершенного проекта.

Рис. 53. Ядро ментальной карты в пост-проектной работе управления проектами – название проекта

2. Уровень 1 – это наиболее важные характеристики, по которым оценивается успешность проекта. Постпроектная работа – это анализ, показывающий, насколько достигнутые результаты проекта близки тем, которые были запланированы на этапе идеи.

В ходе ее выявляется отклонение фактических результатов и намеченных, выясняются причины отклонения.

Поэтому во второй уровень вносятся такие категории, как достигнутые результаты, цели проекта, финансовый план, риски, выводы. Они располагаются радиально от ядра по часовой стрелке.

Рис. 54. Ментальная карта в пост-проектной работе управления проектами – основные характеристики (уровень 1)

3. Уровень 3 и последующие зависят от предыдущих. Их краткое описание сформировано в таблице.

Например, в блок «Цели» вы вносите количественные характеристики цели, которые устанавливались на этапе планирования проекта и являются индикатором для оценки степени реализации цели; сроки, в которые данная цель должна быть достигнута; и, учитывая эти два показателя, оцениваете степень достижения поставленной цели.

В блоке «Риски» показатели вероятность, влияние и значимость – это составляющие оценки опасности риска, которая была рассмотрена в главе «Риск-менеджмент».

Показатель «результат» – это вывод, действительно ли такой риск возник, был настолько опасен, насколько оценивался, как его следовало устранять.

Блок «Выводы» включает в себя основные, краткие, точечные выводы по результатам анализа завершенного проекта.

Вы формулируете свой вынесенный из работы над проектом опыт и советы для последующих проектов. Подобная работа позволит вам разрабатывать более точные планы развития и избегать одних и тех же ошибок при работе над проектом.

 

Проведение встреч

Ментальные карты можно использовать не только для организации бизнес-процессов, но и для планирования личного времени. В частности, формирования расписания и структуры деловых встреч. Ментальные карты помогут вам провести структурированную, организованную, заранее продуманную встречу и извлечь из нее максимальный результат. Для данных целей ментальную карту следует формировать следующим образом.

1. Ядро ментальной карты по организации встреч – это встреча, для которой прорисовывается карта.

Рис. 55. Ядро ментальной карты по организации встреч – встреча

2. Уровень 1 – это организационные вопросы и важные моменты, которые необходимо учесть во время встречи.

Рис. 56. Ментальная карта по организации встреч – структура встречи (уровень 1)

3. Уровень 2 отражает важные моменты каждого блока. Например, в организационных вопросах наиболее важной информацией являются временная и географическая идентификация встречи, контакты делового партнера и какие-либо ваши личные пометки-напоминания.

Блок «Заметки» включает анализ по итогам встречи – результаты встречи, информацию о дальнейшем сотрудничестве, вопросы, которые необходимо обсудить в дальнейшем и т. д.

Вы можете создать карту по своему усмотрению и добавить те характеристики, которые важны для проведения встречи именно для вас.

Рис. 57. Ментальная карта по организации встреч – характеристика этапов встречи (уровень 2)

Уровень 3 в данном случае – это конкретизация, так как заполнение уровня.

Краткое резюме главы

 

Личное планирование

Добиться высоких результатов как в бизнесе, так и в жизни невозможно без планирования. Без планирования развития вашего бизнеса и ход жизни идет хаотично и непродуктивно. Я регулярно встречаю руководителей, которые погрязли в рутинной работе, не находят времени на семью, спят по 4 часа в сутки и регулярно пребывают в многозадачности.

Все они искренне верят, что этот период «жизни на работе» скоро закончится: «Завершим проект и отправлюсь с семьей в путешествие!»

Или: «Переживем сложные времена в компании и начну заниматься спортом». Но на смену одной сложности приходит другая, завершение одного проекта – это начало другого. Так руководители попадают в замкнутый круг. А ведь цель бизнеса – это не бизнес. Цель бизнеса – это жизнь.

Чтобы использовать время максимально эффективно, необходимо его планировать. Это позволит вам четко определить свои цели и все успевать.

С точки зрения временного отрезка планы можно формировать на день, неделю, квартал, год или иной другой удобный для вас промежуток.

Оценивать качество своей жизни и определять дальнейший вектор движения удобно с помощью так называемого колеса жизни.

Данное «колесо» включает в себя 8 сфер жизни любого человека: бизнес/карьера, управление финансами, семья и отношения, друзья и окружение, личностный рост и обучение, имидж и внешний вид, эмоции и яркость жизни, здоровье и спорт.

Каждую из этих категорий необходимо оценить по 10-балльной шкале. Балл показывает, насколько развито в вашей жизни каждая категория и насколько вы этим удовлетворены.

Например, если вы заняты бизнесом, то можно считать, что ваша карьера успешна, и оцениваете вы ее в 10 баллов. Однако, погрязнув в делах, вы абсолютно забыли про жизнь и не испытываете ярких эмоций, более того – находитесь в регулярном напряжении. Поэтому сегмент «Эмоции и яркость жизни» можно охарактеризовать в 2 балла.

Чтобы ваша жизнь была счастливой, полной и насыщенной, вам необходимо гармонично развиваться по всем указанным выше направлениям.

То есть иметь пусть не максимальные, но равные баллы по всем категориям.

Как правило, колесо жизни большинства людей выглядит, как на рисунке Х. В одних сферах жизни все идет хорошо, в то время как на другие совсем не обращается внимание.

Рис. 58.

Непродуктивное колесо жизни

Рис. 59.

Гармоничное колесо жизни

Представьте, что это колесо вашего автомобиля. Вы сможете на нем куда-нибудь уехать? Даже если и сможете, то весьма недалеко и со сложностями.

Поэтому колесо вашей жизни должно быть гармоничным, как на рисунке Х.

Оценив с помощью данного инструмента качество своей жизни и выявив направления, в которых стоит развиваться в первую очередь, следует проработать план по вытягиванию каждой сферы. Для этого используйте ментальные карты.

1. Ядро карты в данном случае составит ваша жизнь на конкретный период времени.

Рис. 60. Ядро ментальной карты при составлении колеса жизни – жизнь

2. Уровень 1 – это категории, по которым оценивается качество жизни: бизнес/карьера, управление финансами, семья и отношения, друзья и окружение, личностный рост и обучение, имидж и внешний вид, эмоции и яркость жизни, здоровье и спорт.

Рис. 61. Ментальная карта при составлении колеса жизни – категории жизни (уровень 1)

3. Уровень 2 – это реальная оценка каждой категории жизни, цели, которых вы хотите достигнуть в данном направлении, действия, которые приведут вас к этой цели, и достигнутые результаты, которые заполните по итогам проделанной работы.

Я рекомендую вытягивать каждую категорию до определенной балльной оценки по отдельности.

Также в формате интеллект-карт вы можете вести краткосрочное планирование. Mind Manager предусматривает для этого специальный шаблон. Он выглядит следующим образом.

Например, вы приняли решение заняться спортом.

Поставьте себе на эту категорию три цели и в течение месяца работайте только над ней. В следующий месяц уделите внимание личностному развитию. И т. д.

Рис. 62. Ментальная карта при составлении колеса жизни – план по развитию категории (уровень 2)

Также в формате интеллект-карт вы можете вести краткосрочное планирование. Mind Manager предусматривает для этого специальный шаблон. Он выглядит следующим образом.

Рис. 63. Шаблон Mind Manager для организации личного планирования

Шаблон предлагает вам дифференцировать задачи по категориям. Если вы составляете план на день или неделю, то их может и не быть. Кроме того, можно разделять задачи не по категориям, а по временному отрезку. Это рационально для долгосрочного планирования. То есть уровень 1 сформируют не категории дел, а временные интервалы. Например, планируя на год, временные интервалы – это месяцы. При 12-недельном планировании – недели. Вторым уровнем, согласно шаблону, вносятся поставленные вами цели или задачи. Я рекомендую добавить еще один уровень, который будет отражать количественную характеристику каждой цели, а также сроки, в которые она должна быть достигнута. Ведь главное правило постановки целей заключается в том, что они должны быть измеримыми и ограниченными во времени.

12-недельное мышление для личного планирования наиболее эффективно по тем же причинам, что и для компании. Главное правило успешного человека – это четкое видение своих целей. Но недостаточно их поставить, их надо достигнуть. Вы замечали, что за последние три месяца уходящего года достигаете больше, чем за весь год? Или вспомните свое студенчество, когда готовились к экзамену в последнюю ночь, хотя знали о неизбежности сессии задолго до ее начала. Не задумывались, почему мы успеваем завершить столько дел за столь короткие сроки, хотя зачастую на них дается достаточно времени? Дело в психологии Homo sapiens: близость крайнего срока (или deadline) усиливает вашу мотивацию в разы! Хотите увеличить годовую эффективность минимум в 4 раза? Замените годовое мышление 12-недельным. Для этого нужно всего лишь перестать планировать 12 месячный год, навсегда забыть, что в году 365 дней, и вообще отказаться от календарного года! Теперь в вашем году будет не 12 месяцев, а всего 12 недель! А ментальные карты использовать для визуализации своих целей и их фиксации. Подробнее о 12-недельном методе личного планирования вы можете прочитать в моем ежедневнике.

 

To-do листы

To-do листы – это инструмент тайм-менеджмента для управления временем и его планирования.

Это ваш ежедневный помощник, представляющий собой список подлежащих выполнению дел на определенный временной отрезок.

Формируя с вечера список на завтра, вы сможете с максимальной эффективностью использовать свое время и успевать выполнять гораздо больше дел за день, чем делали до этого.

Существует несколько рекомендаций по составлению To-do листов:

1. Планируйте и фиксируйте важные дела. Если у вас регулярно проходят встречи или вы пребываете в режиме многозадачности, то удержать в памяти всю информацию достаточно сложно. Вам обязательно следует вести To-do листы, чтобы ничего не забыть и не пропустить важные дела.

2. Расставляйте приоритеты. Задач может быть бессчетное количество, но необходимо среди них выбирать наиболее важные и приближающие вас к вашей цели. Поэтому учитесь говорить «нет» просьбам, которые отнимают ваше время. И начинайте формировать список с самых значимых задач. Последовательность их выполнения должна соответствовать приоритетности.

3. Расходуйте свое время грамотно! Ваш час как руководителя, стоит в разы дороже, чем наемных сотрудников. Поэтому делегируйте все полномочия, которые можете делегировать. Знаю, что изначально вам будет очень сложно передать кому-то часть, так как вы полагаете, что лучше вас с ними никто не справится. И в этом вы абсолютно правы! Но, повторю, ваше время дорого стоит. Поэтому освободите свое время от незначительной текучки, выйдите из работы в бизнесе и займитесь работай над бизнесом. Подробнее о том, как грамотно делегировать полномочия, вы можете прочесть в моей книге «Увеличение эффективности отдела продаж за 50 дней» (ИД «Питер»).

4. Создавайте To-do листы, опираясь на свои биоритмы. То есть если вам удобно проводить встречи в первой половине, то назначайте их на это время. И т. д.

Если у вас накопилось значительное количество дел и вы не знаете с чего начать, To-do листы помогут вам структурировать задачи и выполнить их.

Они не только не позволят забыть про какое-либо дело, но и будут мотивировать вас к их выполнению. Так как все задачи будут зафиксированы, это будет вам регулярно напоминать о необходимости их завершения. Если, например, вы поставили себе на день 7 задач, 6 из которых выполнили, а с последней ленитесь,

то с большой вероятностью можно утверждать, что вы закончите и последнее на день дело, несмотря на свое нежелание браться за него. Просто потому, что смотреть на список, в котором вычеркнуты все запланированные дела, значительно приятнее, чем на тот, где одна задача осталась не закрытой.

Как вы уже поняли, To-do листы – это инструменты для краткосрочного планирования. И заносить в них необходимо все требующие выполнения дела, независимо от того, хотите ли вы их выполнять или нет.

Помимо приоритетности, дела можно ранжировать и по степени привязки ко времени. Одни из них имеют четкую временную привязку.

Например, время встречи или отправки поезда. Это так называемые «жесткие» задачи.

Другие необходимо выполнить в течение дня, но не в конкретный промежуток времени. Это «гибкие» дела.

Также выделяют «плавающие» задачи, которые необходимо выполнить, но не обязательно в данный день, или перетекающие изо дня в день.

Ментальные карты для To-do листов рисуют невероятно просто.

1. Ядром карты в данном случае является блок с датой, на которую формируется список дел.

Рис. 64. Ядро ментальной карты при составлении To-do листа – дата

2. Первый уровень карты – это классификация задач, т. е. жесткие, гибкие и плавающие.

Рис. 65. Ментальная карта при составлении To-do листа – классификация дел (уровень 1)

3. Второй уровень – это сами задачи. Жесткие привязываются к дате и времени. Если вы используете Mind Manager, то в нем предусмотрена такая функция. Также вы можете делать какие-либо дополнительные нужные вам пометки рядом с задачами.

Рис. 66. Ментальная карта при составлении To-do листа – список дел (уровень 2)

 

Бизнес-план

Мы уже определили в предыдущих главах, что успех в бизнесе невозможен без планирования, независимо от масштабов деятельности.

Еще одним планирующим документом является бизнес-план. Он представляет собой структурированный документ, содержащий стратегию компании, ее цели и пути их достижения, рассчетный объем необходимых для этого ресурсов, место компании на рынке и описание фундаментальных элементов, влияющих на ее успех. Например, конкурентные преимущества, рынки сбыта, маркетинговый план и т. д. Бизнес-план призван показать реальные шансы реализации бизнес-идеи и дать ответы на вопросы:

1. Является ли бизнес прибыльным?

2. Если да, то насколько?

3. Как скоро окупятся вложенные в него средства? Чаще всего составление бизнес-плана ассоциируется

с началом бизнеса, т. е. стартапом. Однако его формируют и уже функционирующие компании: для выбора стратегии развития или перед началом крупного проекта. Он предназначен для двух групп пользователей:

1. Внутренние пользователи – это люди, имеющие непосредственное отношение к компании. Например, очень важное значение бизнес-план имеет на этапе зарождения деловой идеи. Именно при его составлении стартап сможет оценить жизнеспособность идеи, разобраться в своем продукте, предвидеть перспективы внедрения на рынок, рассчитать объем необходимых для старта инвестиций.

Бизнес-план важен и для учредителей уже созданной и работающей компании. Например, в преддверии масштабных реформ или геополитических изменений. Он способен проинформировать собственников о положении дел в компании, чтобы они смогли оценить свой потенциал и правильно выбрать траекторию дальнейшего развития компании в условиях меняющейся экономики.

2. Внешние пользователи – это лица, не имеющие на данный момент отношения к компании, но планирующие тем или иным способом принять участие в ее деятельности.

В первую очередь, к внешним пользователям, заинтересованным в бизнес-плане, относятся инвесторы и кредиторы. Людям, которые готовы вложить денежные средства в ваше дело, крайне необходимо знать положение дел в компании, видеть свою выгоду от участия в проекте, оценивать сроки окупаемости затрат и быть готовыми к потенциальным рискам. Ведь они хотят участвовать исключительно в многообещающих проектах.

Главная задача бизнес-плана, составляемого для внешних пользователей, – это доказать привлекательность и перспективность вашей идеи, пробудить к ней интерес и желание участвовать в ее реализации.

Бизнес-план – это документ макропланирования в компании. Он включает в себя рассматриваемые в данной книге маркетинг-план, риск-менеджмент, SWOT-анализ, стратегическое планирование. То есть оценивает бизнес всесторонне и во взаимосвязи всех элементов. Составив бизнес-план, вы:

1. Избежите выбрасывания денег на ветер.

Один из структурных разделов бизнес-плана – это финансовый план. Именно он оценит рентабельность бизнеса или проекта и покажет, стоит ли вкладывать в это дело средства и силы.

2. Выберите наилучший вектор развития компании. Возможно, при составлении бизнес плана вы увидите, что идея нежизнеспособна.

Понять это на этапе планирования намного лучше, чем в процессе реализации. Это позволит без потерь переключиться на другую идею. Кроме того, бизнес-план, в том числе, выявляет возможные риски. А кто предупрежден, тот вооружен. Вы заранее сможете к ним подготовиться или найти пути обхода.

3. Станете лучше понимать ваш бизнес и продукт, конкурентные преимущества и слабые стороны, возможности развития и потенциальные риски, рентабельность бизнеса и т. д.

Перед тем как приступить к составлению бизнес-плана в формате ментальной карты, предлагаю вам ознакомиться с наиболее существенными правилами его формирования:

1. Будьте лаконичны.

В дальнейшем вы увидите, что бизнес-план включает 11 разделов. Некоторые из них, например маркетинг-план, финансовый план и другие, достаточно информационно массивны. Однако бизнес-план не должен представлять собой тома информации. Самый оптимальный объем – 30 листов печатного текста без приложений.

2. Давайте ссылку на источник информации.

Для разработки качественного и достоверного бизнес-плана вам необходимо обращаться к различным статистическим данным, экспертному мнению и иным оценочно-прогнозным источникам. Эти источники должны быть достоверными, а используемая в плане информация, взятая из них, содержать ссылку.

3. Отражайте в бизнес-плане только самую важную и актуальную информацию.

Как уже было сказано, бизнес-план должен быть достаточно кратким, но при этом полным, информативным, вызывающим интерес и обоснованным.

4. Составляйте бизнес-план с командой.

Один человек не может в совершенстве разбираться во всех областях деятельности. Поэтому, если у вас есть такая возможность, включайте в работу специалистов (маркетологов, консультантов, финансистов), которые помогут вам составить максимально перспективный и точный план.

Итак, составляем бизнес-план в ментальных картах.

1. Ядро ментальной карты при составлении бизнес-плана – это бизнес-план со сроками, на которые он составляется. Как правило, бизнес-план прописывают на 3–5 лет, ежегодно корректируя его, исходя из имеющей место экономической обстановки и положения дел в компании.

2. Уровень 1 – это разделы, из которых состоит бизнес-план. Строгого, зафиксированного, единого стандарта, раскрывающего содержание бизнес-плана нет. Существует ряд моментов, которые он в обязательном порядке должен отражать. Тем не менее я советую вам составлять бизнес-план под конкретное лицо, для которого он предназначен. В связи с этим структура плана может незначительно варьироваться. Я приведу пример стандартного бизнеса-плана, включающего 11 разделов:

✓ Титульный лист;

✓ Оглавление;

✓ Введение;

✓ Резюме;

✓ Продукты и услуги;

✓ Маркетинговый план;

✓ Производственный (коммерческий) план;

✓ Организация и управление;

✓ Капитал и юридическая форма компании;

✓ Оценка рисков;

✓ Финансовый план;

✓ Приложения.

Именно эти разделы, располагаясь радиально вокруг ядра, сформируют первый уровень ментальной карты.

Рис. 67. Бизнес-план в ментальной карте (уровень 1)

3. Уровень 2 – это структура каждого раздела первого уровня. Например, Титульный лист и Введение никакой структурой не обладают. Это одноуровневые ветви карты. Однако другим разделам это свойственно.

✓ Исполнительное резюме должно отражать следующие моменты: цели, продукт, финансовые результаты, ожидаемый объем продаж, объем инвестиций, валовую прибыль, срок окупаемости и т. д.

✓ Продукты и услуги: характеристика продукта, разработка и развитие, экспертная оценка.

✓ Маркетинговый план – рассматривается в отдельной главе данной книги.

✓ Производственный план: объем производства, процесс производства, технология производства, издержки, контрагенты.

✓ Управление и организация: персонал, система мотивации, функциональная и организационная структуры.

✓ Капитал и юридическая форма компании: структура компании, капитал (собственный, заемный).

✓ Оценка рисков – рассматривается в отдельной главе данной книги.

✓ Финансовый план: инвестиции, сроки окупаемости, прибыль, финансовые коэффициенты, точка безубыточности.

✓ Приложения – должны включать все результаты вашей работы (графические, табличные и т. д.), а также ваши достижения (дипломы, грамоты и др.). Если для формирования бизнес-плана вы будете пользоваться Mind Manager, то сможете переходить к ним по внешней ссылке.

Как вы заметили, разделы бизнес-плана включают в себя достаточно много моментов. Некоторым из них, например маркетинг-плану или оценке рисков, отведены отдельные главы в данной книге. Поэтому рационально формировать бизнес-план в общих чертах в одной карте, а его конкретные разделы прописывать в отдельной карте.

Рис. 68. Бизнес-план в ментальной карте (уровень 2)

Краткое резюме главы

Бизнес-план есть:

✓ Отражены стратегия и цели компании.

✓ Понимание бизнеса и продукта.

✓ Оценка потенциала и направлений развития.

✓ Рациональное использование ресурсов.

 

Презентация в программе Mind Manager

Одно из неоспоримых преимуществ программного продукта Mind Manager заключается в том, что он дает возможность экспортировать созданные карты в различные форматы Microsoft Office, в том числе в Microsoft PowerPoint. Это значит, что вы можете сделать свои презентационные выступления структурированными, понятными и запоминающимися. Более того, вы можете их демонстрировать, не прибегая к помощи PowerPoint, а используя исключительно Mind Manager.

Однако, если вы против создания ментальных карт в программе Mind Manager, не обходите вниманием данную главу. Независимо от способов создания ментальные карты являются прекрасным помощником в подготовке к выступлениям. Такие их преимущества, как систематизация и структуризация большого объема текста, простота запоминания информации, целостное преподнесение процесса, визуализация информации, снимут с вашего публичного выступления информационную перегруженность, тем самым сделав его интересным и результативным.

Любое выступление перед публикой несет под собой некую цель. Через презентацию вы воздействуете на аудиторию, побуждая ее к определенному действию. Для достижения желаемого результата вам необходимо правильно и понятно преподнести идею выступления слушателям. С этой целью текст разбивается на смысловые фрагменты, т. е. слайды, к которым затем подбирается соответствующий визуальный образ. Аналогично в ментальных картах: ветвь карты – это отдельный, самостоятельный, законченный фрагмент некого целого текстового массива. Ментальная карта – это не только наилучший способ разбивки массивного текста на смысловые, последовательные единицы, но и прекрасный способ их представления другим слушателям. Таким образом, вы сможете донести идею максимально понятно и в той форме, в какой ее видите вы. У аудитории сформируется единое видение проблемы и ее решения.

Часто у спикеров возникает проблема, каким именно образом представить информацию, чтобы всем было понятно. Они знают, что именно необходимо донести, т. е. цель публичного выступления, но не знают как, т. е. с чего начать, какие моменты озвучить, а какие – нет и т. д. Вы не столкнетесь с подобными сложностями, если будете практиковать подготовку к выступлению в ментальных картах. Уже неоднократно указывалось на то, что этот инструмент удобно структурирует и компактно организует большой объем информации. Поэтому вы без труда определитесь, что говорить и в какой последовательности.

Кроме того, ментальные карты значительно сократят время на подготовку презентации. Вы можете выступать по карте мозгового штурма, стратегического планирования и какой-либо другой. У меня часто бывают ситуации, когда при подготовке к семинарам я использую ментальные карты, созданные совсем для иных целей. Но если их идея совпадает с темой семинара, то я включаю ее в свое выступление. Например, в главе «Должностные инструкции для персонала» я акцентировал внимание на том, что по окончании составления должностных инструкций в обязательном порядке необходимо ознакомить с ними персонал. Составляя инструкции в ментальных картах, вы одновременно прописываете инструкции и формируете презентацию, так как знакомить сотрудников с обязанностями вы сможете по той же карте. Также в Mind Manager карты легко редактировать, так как при необходимости внесения изменений вам не придется менять всю презентацию. Достаточно удалить или добавить блоки в исходной ментальной карте и презентация обновится автоматически.

И еще одно сходство, позволяющее сопровождать выступление ментальной картой, а не презентацией в PowerPoint, – это лаконичность представляемой информации. Презентация не должна быть графически или информационно перегруженной. А максимально краткая фиксация ключевых фраз – одно из правил построения ментальных карт. Таким образом, презентации будут получаться живыми, не давая аудитории «засыпать». С эстетично-красочной точки зрения Mind Manager нисколько не уступает PowerPoint. В нем также можно выбирать стили и размеры шрифта, цвет блоков, линий и поля карты, добавлять рисунки, прикреплять внешние ссылки и многое-многое другое.