Функциональная модель организации – это, утрированно, организационная структура, также отражающая отделы и роли, но в добавление к этому прописывающая должностные функции каждого сотрудника в разрезе всей компании.

Наличие прописанной функциональной модели способствует оптимизации процессов в компании. Дело в том, что, имея на листе бумаги все функции, выполняемые каждым сотрудником, вы увидите, какие из них пересекаются. Бывает, что одна элементарная задача возложена на нескольких человек, несмотря на то, что с ней вполне справится и один. Кроме того, при такой ситуации может возникнуть проблема с поиском ответственного лица. И наоборот, вы никак не можете повысить эффективность некого процесса, а после составления функциональной структуры поймете, что на его выполнение просто не хватает рабочих рук. Возможно, вы также обнаружите, что какая-то функция возложена абсолютно не на того специалиста. Исправление перечисленных выше ситуаций – это и есть оптимизация процессов. Таким образом, грамотно перераспределяя функции, вы освободите время у тех сотрудников, которые расходуют рабочее время на абсолютно не свои задачи, каждый будет заниматься тем, чем должен и что умеет.

Функциональная модель позволит вам решить проблемы с ответственными лицами. Благодаря ее наличию вы точно будете знать, кто несет ответственность за выполнение каждой из задач в вашей компании, назначите ответственных на те функции, за которые до этого времени никто не отвечал, и не столкнётесь с ситуацией, когда, если что-то не так, каждый перекладывает вину на другого.

Я советую вам составлять функциональную структуру в программе Mind Manager. В ней есть удобная для нашего случая функция – заметки. Ее можно «прикрепить» к функции и прописать в ней инструкцию по выполнению этой функции. Если совместить на одной карте организационную структуру, функциональную модель и должностные инструкции, то этого регламентированного описания достаточно для начала оптимизации процессов в бизнесе.

Как и в случае с созданием организационной структуры компании, ментальная карта для функциональной модели носит лестничную форму. Кроме того, все уровни и ядро у нее те же, что и в организационной структуре, с тем лишь отличием, что для описания функциональной модели вам необходим еще один уровень, отражающий функциональные обязанности.

1. Ядро ментальной карты, отражающей функциональную структуру, – это собственник компании (генеральный директор). Оно располагается по центру верхней части рабочего поля, так как дальнейшие ответвления будут формироваться не вокруг ядра, а под ним.

2. Первый уровень данной карты – это заместитель генерального директора, руководители и директора отделов, внеструктурные единицы, например, секретарь. Однако этого недостаточно. Выделив руководителей второго уровня (с точки зрения иерархии подчинения в компании, а не с точки зрения уровней ментальной-карты), необходимо определить их функции, т. е. то, для чего, собственно, и прорисовывается функциональная модель. В продукте Mind

Manager, как это показано на рисунке, прописать функции можно в виде «прикрепленных» к должности заметок.

Рис. 16. Уровни ментальной карты при составлении функциональной модели

3. Уровень 2 отражает сами отделы, которыми руководит управленческое звено, выделенное в уровне 1 данной карты. Некоторые единицы первого уровня ментальной карты могут не иметь отделов.

4. Уровень 3 – это подотделы отделов из уровня 2.

5. Уровень 4 – это все должности, существующие в каждом из указанных в уровне 3 подотделов. Но их простого перечисления недостаточно. Выделив роли, необходимо на каждую роль прописать функциональные обязанности.

Рис. 17. Функциональная модель в ментальной карте

Таким образом, функциональная модель – это организационная структура, с добавленными к каждой профессиональной роли компании функциональных обязанностей. Поэтому целесообразно совместить две данные структуры в одной карте.

Краткое резюме главы

Задание в конце главы

1. Разработайте функциональную модель на основании организационной структуры.

2. Оптимизируйте, удалите повторяющиеся функции.

3. Назначьте ответственных на функции, за которые никто не отвечает (такие тоже бывают часто).