В конце презентации часто отводится время для вопросов и ответов. После завершения информационной части выступления оратор спрашивает: «Есть ли у вас вопросы?» Затем он отвечает на все вопросы, и на этом презентация заканчивается. Самое главное, что нужно знать о сессии вопросов и ответов, – ею НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ нельзя завершать выступление.
Люди всегда запоминают то, что слышат в конце. И что же они услышат в заключительной части, если это будут вопросы и ответы? Во-первых, вам могут задать каверзный вопрос, на который вы дадите не самый блестящий ответ. Разве вы желаете, чтобы люди ушли с презентации с таким впечатлением о вас? Во-вторых, даже если вы замечательно ответили на вопрос, хотелось бы вам, чтобы люди запомнили выступление по этому последнему вопросу?
Финальные слова самые важные! У публики должно остаться неизгладимое впечатление, поэтому нужно тщательно следить за тем, что будет сказано в последнюю очередь. Сессия вопросов и ответов никогда не должна проходить в конце. Последние сказанные вами слова должны выражать именно ваши мысли.
Однако люди привыкли к тому, что презентация заканчивается на вопросах и ответах. И если вы не предупредите публику о своих намерениях, слушатели могут начать потихоньку собираться и уходить во время сессии вопросов и ответов.
Аудитория должна понимать, что сейчас вы перейдете к последней части выступления и что вопросы и ответы – это еще не конец. Скажите заключительное слово после сессии вопросов и ответов.
Уточните количество вопросов, на которые вы готовы ответить
Прежде чем перейти к сессии вопросов и ответов, уточните количество вопросов, на которые вы готовы ответить. Например: «Я готов ответить на пять вопросов, а затем мы перейдем к заключительной части выступления». Ограничив количество вопросов, вы сможете закончить презентацию вовремя, не отказывая людям в ответах без видимой причины.
Какие вопросы у вас есть?
Представьте, что вы закончили презентацию и спрашиваете: «Есть ли у вас вопросы?», а в ответ тишина. Неужели вы настолько хорошо объяснили все со сцены, что ни у кого не осталось вопросов? Маловероятно. Либо люди ничего не поняли из вашего выступления, либо вы задали неправильный вопрос. Есть два способа получить вопросы от аудитории.
Во-первых, вместо того чтобы спросить: «Есть ли у вас вопросы?», спросите: «Какие вопросы у вас есть?» Это небольшое изменение повысит вероятность того, что слушатели зададут вопросы, поскольку вы подразумеваете их наличие.
Во-вторых, если вы все равно не услышали ни одного вопроса, можно сказать следующее: «Меня часто спрашивают…» и ответить на этот вопрос. В этом случае вы отвечаете на собственный вопрос и даете аудитории время обдумать свои вопросы.
Данные техники позволят вам избежать неловкого молчания во время сессии вопросов и ответов.
Повторяйте вопросы
Услышав вопрос, повторите его своими словами. Так вы не только покажете, что поняли, о чем вас спросили, но и поможете понять вопрос другим слушателям. Кроме того, у вас будет больше времени, чтобы подумать над ответом.
Ваши ответы должны быть краткими
Все ответы должны быть краткими. Если ваш ответ будет очень распространенным, люди не станут задавать вопросы, потому что им не хочется затягивать презентацию, особенно если они стремятся уйти вовремя.
Отвечайте на вопросы людей, находящихся в разных концах аудитории
Вопросы должны звучать слева, справа, с задних и передних рядов. Сделайте так, чтобы была задействована вся аудитория. Я видел ораторов, которые отвечали на вопросы только из левой части зала и не обращали внимания на поднятые руки с правой стороны. Как, по-вашему, должны были чувствовать себя слушатели, сидящие справа?
Предугадывайте вопросы
Чтобы подготовиться к сессии вопросов и ответов, попробуйте предугадать, какие вопросы могут задать слушатели, и заранее подумайте, как на них ответить. Непосредственно во время презентации вы продемонстрируете подготовленность и эрудированность.
Не давайте односложных ответов «да» или «нет»
Чтобы ваша речь не казалась оборванной, никогда не отвечайте коротко – «да» или «нет». Всегда детально поясняйте и раскрывайте свою точку зрения.
Выделяйте хорошие вопросы
Иногда вы можете сказать: «Отличный вопрос», – если действительно так думаете. Этим вы покажете, что оценили, насколько внимательно человек слушал ваше выступление. В конце ответа можно добавить: «Я ответил на ваш вопрос?», – чтобы убедиться, что ответ был достаточно полным.
Такие фразы позволяют установить связь с аудиторией. Они говорят о том, что вы не просто слушаете людей, но и слышите их, а также стараетесь дать как можно более полный ответ.