Глава 36. Аналитика рынка — особый продукт для ваших клиентов
К сожалению, большинство риелторов не привыкли пользоваться услугами аналитических служб. А главное, они даже не хотят разбираться в методиках оценки недвижимости. Но даже если им приходит в голову читать какие-то статьи, то готовить аналитические обзоры для своих клиентов они не хотят.
Аналитическая служба нашей компании давно приучила сотрудников к тому, что каждый клиент получает в руки печатный отчет, содержащий подробную справку о недвижимости в районе. Такая справка позволяет клиенту получить обоснованную и актуальную информацию о ценах на недвижимость в районе, а отчет повышает значимость наших специалистов в сравнении с конкурентами. При обсуждении и назначении цены на объект, а также при проведении торгов сотрудник с помощью этого документа может усилить аргументацию.
Важной частью работы риелтора остается изучение аналитических материалов финансовых служб. Риелтору необходимо разбираться в курсах валют и тенденциях мировых финансовых рынков, в банковской доходности и в средневзвешенной величине ипотечной ставки. Почему? Потому что вашему клиенту важно понимать, когда и что выгоднее покупать или продавать.
Возьмите за правило читать статьи и отчеты ведущих финансовых изданий. Держите руку на пульсе.
Глава 37. Цели работы и методы достижения результата
Работа брокера по недвижимости осложняется тем, что ему нужно развивать в себе определенный уровень самодисциплины. Никто — ни руководитель отдела, ни руководитель компании, ни приглашенный бизнес-тренер — не в состоянии ежедневно «заглядывать в голову сотрудника».
Оценка перспективности развития отношений с тем или иным клиентом субъективна. Только сам брокер может ее объяснить, и, следовательно, только он в ответе за эффективное распределение и трату своего рабочего времени.
Картинка с примером календаря сотрудника АгентОн
Поэтому качество своей работы, точность оценки перспективности клиентов, брокер должен научиться оценивать самостоятельно.
Глава 38. Как выработать самодисциплину
Нельзя сказать себе: «Я прихожу на работу вовремя, потому что я это должен делать». Не обманывайте себя. Взрослый человек, по сути, никому и ничего не должен. Чтобы работник по имени «вы сами» вышел из дома и начал эффективно работать, работодатель по имени «вы сами» должен этого работника как следует мотивировать.
Встаньте на позицию работодателя и спросите у работника: «Чего ты хочешь?»
Многие ответят: «Мало ли, что я хочу! А у меня зарплата 25 000 рублей».
Отлично, вы задумались о своих желаниях и сразу получили обратный ответ, что для достижения вашего «хочу» работа с окладом в 25 000 рублей не подойдет. Становится очевидной промежуточная цель — зарабатывать больше.
Смена работы — это всегда стресс. И прежде чем пойти на это, подумайте: «А здесь, на этом месте, что я могу сделать, чтобы получать больше?». И тогда у вас появится еще одна промежуточная цель: «Я должен делать так!».
Собираем цели в обратном порядке:
Если я буду делать так > Я буду получать больше > И достигну цели.
Естественно, это слишком простой пример для построения жизненных целей и расстановки приоритетов. Давайте его усложним.
1. Я пришел на эту работу с целью зарабатывать больше и научиться чему-то новому. Если я буду успешен, обо мне узнают другие работодатели и передо мной откроются дальнейшие перспективы. Я не буду останавливаться на достигнутом.
2. Я не стану вечно работать «на дядю». Следовательно, мой рост и растущие доходы, мой опыт в профессии позволят мне открыть собственный бизнес. Это вызов для меня, новая ступень развития.
3. В конечном итоге я должен наслаждаться плодами своей работы. Я буду работать на свой бизнес так, чтобы потом он работал на меня. Тогда я смогу, наконец, быть по-настоящему свободным и счастливым.
Пункт № 1 — краткосрочная цель. Пункт № 2 — среднесрочная цель. Пункт № 3 долгосрочная цель.
Как заставить себя выполнять этот план? Начните с того, что составляйте цели — дня, недели, месяца. Записывайте цель месяца и, отталкиваясь от нее, корректируйте цели недели, от скорректированных целей недели — цели дня.
Например, цель месяца — заработать Х. Для этого надо сделать Y сделок. Чтобы делать Y сделок, нужно обработать N клиентов. Чтобы обработать N клиентов, необходимо каждую неделю подписывать Z договоров. Следовательно, мне нужно каждый день находить Q новых заявок. Чтобы в течение дня иметь Q заявок, я должен каждый час делать W действий.
Как найти цель дня?
Сложнее всего делать первые шаги. Вы должны поставить цель — максимум контактов с потенциальными покупателями:
Понедельник — «Сделать 40 звонков и найти четырех собственников»,
Вторник — «Сделать 50 звонков, потому что вчерашние 40 дали всего трех собственников».
Переходим к более качественным целям:
Среда — «Договориться на ближайшие дни о встречах с найденными собственниками», Четверг — «Первая половина дня — еще 30 звонков, вечер — встреча с собственником».
Формулируя цели дня, вы легко заполняете ежедневник делами. Наступает время расстановки приоритетов и анализа действий.
Глава 39. Как риелтору работать эффективно: анализ действий
Теперь вы постоянно заняты: звоните, встречаетесь с клиентами, подписываете договоры, рекламируете квартиры, принимаете звонки, выходите на сделки. Необходимо в этом потоке дел выделить те, которые позволяют быстрее и эффективнее достигать поставленных целей.
Разделите дела, используя принцип Парето: «На получение 80 % результатов, достигаемых в работе, уходит 20 % всего затраченного времени». Следовательно, остальное время вы тратите на второстепенные задачи.
Посмотрите внимательно на список дел риелтора:
1. Звонить по Базе и находить собственников,
2. Заниматься разработкой рекламы, чтобы обеспечить поток клиентов,
3. Размещать рекламу,
4. Принимать первичные звонки,
5. Делать исходящие мотивационные звонки,
6. Искать Базы недвижимости,
7. Подключать Базы недвижимости,
8. Выставлять объекты в рекламу,
9. Искать по Базе объекты,
10. Встречаться с собственниками и клиентами,
11. Подписывать договоры с клиентами,
12. Проводить показы, просмотры,
13. Договариваться и разрабатывать схему сделки,
14. Собирать и проверять документы,
15. Принимать аванс,
16. Договариваться с банком,
17. Проводить сделку,
18. Регистрировать сделку,
19. Завершать сделку.
А теперь давайте посмотрим на этот впечатляюще длинный список и разделим дела на две колонки. В одну поместим те, которые непосредственно приводят брокера по недвижимости к достижению цели, а во вторую — те, которые можно поручить коллеге.
Получается, что только 30 % дел приводят вас к прибыли и, главное, не могут произойти БЕЗ ВАШЕГО НЕПОСРЕДСТВЕННОГО УЧАСТИЯ. Задачи из правой колонки необходимо делегировать коллегам, а их исполнение поставить на контроль.
1. Звонить по Базе и находить собственников — CALL-Центр,
2. Заниматься разработкой рекламы, чтобы обеспечить поток клиентов — Рекламная служба,
3. Размещать рекламу — Рекламная служба,
4. Принимать первичные звонки — CALL-Центр,
5. Искать Базы недвижимости — Рекламная служба,
6. Подключать Базы недвижимости — Рекламная служба,
7. Выставлять объекты в рекламу — Рекламная служба,
9. Договариваться и разрабатывать схему сделки — Юрист,
10. Собирать и проверять документы — Юрист,
11. Договариваться с Банком — Юрист,
12. Проводить сделку — Юрист,
13. Регистрировать сделку — Юрист.
И снова теперь посмотрим на дела из левой колонки:
1. Делать исходящие мотивационные звонки (!),
2. Искать по Базе объекты,
3. Встречаться с собственниками и клиентами (!),
4. Подписывать договоры с клиентами (!),
5. Проводить показы, просмотры (!),
6. Принимать аванс,
7. Завершать сделку.
Только 4 (!) процесса максимально влияют на ваш успех (п. 1, 3, 4, 5):
Делать исходящие мотивационные звонки
Встречаться с собственниками и клиентами
Подписывать договоры с клиентами
Проводить показы, просмотры
А теперь сравните это с первоначальным списком дел. Сколько процентов? Ровно 20 %. Таким образом, мы выбрали дела, которым надо уделять максимум внимания в течение рабочего дня, так как именно они проводят к цели. Вы поговорили с потенциальным клиентом по телефону — назначили встречу — подписали договор — проводите показы и просмотры. Посмотрев на эту обновленную цепочку событий, скажите:
— Могут ли эти процессы обойтись без вас? — Нет.
— Можете ли вы достигнуть своей цели без остальных процессов? — Да.
Пример:
К вам обратился клиент и получил предварительную консультацию по телефону. Вы встретились и подписали с ним договор. Потом проанализировали потребность и поняли, что на прошлой неделе договорились с собственником квартиры, которая максимально удовлетворит потребность клиента. Вы провели показ квартиры и мотивировали собственника чуть уступить клиенту, а клиента — купить эту квартиру.
Все, точка!
И где в этом примере противоречия? Где остальная рутина?
Если вы сосредоточены на самых важных делах, если вы максимальный упор делаете на эти процессы, вы достигаете цели мгновенно. Так как повысить собственную эффективность? Анализировать свои дела и делать упор только на самые важные.
Вы уже поняли, что надо расписывать цели: дня, недели, месяца. Расписывать действия, которые приведут вас к успеху. Делайте это ежедневно и посылайте цель дня своему начальнику. Сначала это кажется обязанностью, потом войдет в привычку, а потом вы почувствуете, что без этого не можете начать день. Это станет рефлексом. Тогда и в выходной вы будете ставить себе цель — отдых, и станете качественно отдыхать. А почему? Да потому, что таким образом вы не втащите в свой выходной день работу.
Глава 40. Как убедить клиента встретиться в нужное вам время
Клиентам интересны востребованные и занятые люди. Если ваш день, неделя и месяц не расписаны, разве вы занятой человек? Другое дело, когда вы говорите, что у вас расписанный график, и если клиент согласен встретиться в назначенное вами время, то вы сможете его проконсультировать. Тогда вы будете востребованы.
Хотите, чтобы клиент подстраивался под ваш график? Распишите день и назначьте цели, ради которых не будете подстраиваться под клиента. И увидите результат.
Глава 41. Почему цели руководителей и агентов должны совпадать
Любое планирование — это непредсказуемое будущее. Дело в том, что планы — это, как правило, размытые цели. Нет концентрации на цели — нет результата.
Опыт показывает, что, как только руководитель поручает своему отделу выполнение плана, в коллективе возникают стрессовые ситуации. Почему? Все очень просто: руководитель ставит свой план, связанный со своей целью, и не хочет слышать цели сотрудников. Конфликт, скандал, ругань.
Посмотрите на ситуацию снизу вверх и попросите подчиненных сформулировать цели и способы их достижения. При таком подходе рядовые сотрудники чувствуют, что их услышали и с их жизненными приоритетами считаются. Выделите тех сотрудников, чьи цели совпадают с вашими, остальным и предложите найти компромиссное решение. Если ваши цели и цели сотрудника систематически не совпадают, вам не по пути, расстаньтесь.
В начале каждой недели сверяйте и корректируйте цели, тогда работа будет строиться эффективно. Посмотрите на активности сотрудника в течение того дня, когда он не достиг поставленной цели, найдите, какие активности оказались лишними, выделите их и исключите повторение. Тогда ваш сотрудник будет в комфортном состоянии, а вы получите результат.
Руководителю остается научиться делать то, что уже делают его подчиненные: расписывать все свои цели.
Глава 42. Управление делами с помощью автоматизированных систем
На данном этапе вы понимаете, как определить цели, как распределить эффективно дела и настроиться на решение только тех дел, которые приносят доход.
Но как упростить себе жизнь?
Почему-то риелторы не торопятся осваивать автоматизированные системы управления отношениями с клиентами. Считанные риелторские компании заказывают и устанавливают CRM-системы. Не будем уходить сейчас в дебри автоматизации, а лучше разберем набор личных инструментов для риелтора.
Систематизацию отношений с клиентами и контроль за личными делами можно поручить любому автоматизированному органайзеру. Отличное решение — gmail.com от компании Google.
Зарегистрировав здесь аккаунт, риелтор получает набор готовых инструментов:
— электронную почту,
— автоматизированный календарь управления делами,
— систему редактирования и хранения документов,
— систему хранения фотографий объектов,
— записную книгу контактов.
Работать в системе надо начинать активно. Откажитесь от бумажного органайзера, ведите дела так, чтобы получать уведомления и не забывать о встречах и задачах.
Какие преимущества получит такой специалист? Система позволяет синхронизировать аккаунт с мобильным устройством (планшетом и телефоном). Настроив свой мобильный, риелтор будет получать sms-напоминания обо всех событиях и встречах. Настройки позволяют сделать так, чтобы оповещение о встрече пришло за сутки, за несколько часов и за 1 час до встречи.
Не надейтесь на память. Перегруженная информацией голова перестает воспринимать новую информацию, а для общения с клиентом важно иметь «чистый разум». Все, что можно внести в систему в виде напоминаний, поручайте ей.
Например, сегодня 23 июня, пятница. Вы договорились с клиентами посмотреть объект 27 июня, во вторник, в 17.00. Открываем электронный календарь и вносим встречу на этот день «с 17.00 до 18.00», отметив, с каким клиентом, где и зачем вы встречаетесь. Тогда до вторника вам не надо об этом помнить. Система пришлет напоминание.
Занятой человек востребован больше, чем человек, который всегда свободен. Клиент должен понимать, что вы цените свое время. Об этом мы уже говорили в первой части. Распишите свой день, оставив только небольшие зазоры для личного общения с клиентом, и назначайте встречу именно в эти часы, подчеркивая, что у вас весь день уже расписан.
Если у риелтора действительно расписан весь день, тогда он не лжет клиентам, и фраза:
«Вы знаете, у меня для встречи есть только время с 17.00 до 18.30» звучит без фальшивых нот. Клиенты психологически тянутся к тем специалистам, к которым, по их мнению, сложнее попасть «на прием».
Возьмите за правило вносить все контактные данные клиентов в записную книгу. За счет синхронизации программы с мобильным телефоном вы всегда будете иметь под рукой контакты клиентов. Закачайте рабочие документы в хранилище документов. Это позволит в любой момент иметь при себе договоры, памятки, схемы работы.
Таким образом, любой выезд на встречу с клиентом не сорвет следующее мероприятие по причине того, что вы забыли распечатку с телефоном дома или в офисе.
Цените свое время и контролируйте свои дела.
В мае 2009 года моя компания попала в кризисную ситуацию, мне пришлось работать сразу на «нескольких стульях», и моя супруга помогала мне. Количество звонков в кризис упало, и важен был каждый контакт с клиентами. Мы продавали договоры аренды «юридического адреса». Я не буду вдаваться во все подробности, остановлюсь лишь на четком порядке действий.
Я принимал звонок, общался с клиентом и диагностировал его потребность. После чего предлагал дать мне контактный адрес электронной почты и телефон, обещая, что в течение 15 минут он получит предложение. Образец коммерческого предложения был у меня уже готов, поэтому я менял детали и быстро высылал его. И снова перезванивал. Такая оперативность их приятно удивляла. Чтобы «убедиться, все ли правильно пришло», я просил клиентов открыть предложение и прочитать текст, попутно я комментировал, почему сделал именно такое предложение, затем спрашивал, когда я могу перезвонить и узнать о решении. Мне называли день: завтра, через пару дней, на следующей неделе, это было не важно. Важно было то, что я вносил в календарь эти контактные данные и суть предложения именно на утро того дня, когда мне предлагали перезвонить. Каждое утро с чашкой кофе я делал повторные звонки. Система напоминала мне о них. Клиенты снова удивлялись моей пунктуальности, многие просили перезвонить, ссылаясь на занятость или на то, что они еще не приняли решение. Я снова и снова фиксировал звонки.
Таким образом, я четко и методично, без суеты, обрабатывал поток клиентов. То же самое делала моя супруга. За месяц мы приняли 64 заявки на наши услуги, а довели до сделки 35 (!) заявок. Поверьте, это отличный показатель.
Уже в июле 2009 года компания прошла период острой фазы. Этот урок я запомнил навсегда. Секрет успеха иногда кроется не в нашем переговорном таланте, а в методичном выполнении процесса и четком следовании технологиям.
Риелторы с опытом, за которыми я наблюдал и с которыми встречался, часто говорили: «Ой, я люблю свободу, свободный график — поработал, отдохнул, ежедневно вкалывать я не готов». Но при этом они приходили на семинар за новыми технологиями, секретными фразами, «приемами» рекламы, за чем угодно. Они искали волшебное решение. Но волшебства нет.
Необходимо приучить себя к методичному осуществлению поставленных целей. А для облегчения этой задачи важно использовать все достижения технологического прогресса.
Глава 43. Эффективное управление портфелем клиентов
Риелтор-новичок стремится реагировать на каждую заявку и просьбу клиента, полагая, что это «клиентоориентированность», которая приведет к успеху. Но такая работа обычно приводит не к успеху, а к перегрузкам, стрессам и, как следствие, к фрустрации.
Цели вы уже определили. Теперь важно посмотреть на свой клиентский портфель и понять, сколько времени нужно уделить каждому клиенту, кому отдать приоритет, а кому можно просто позвонить с вопросом: «Как у вас дела?»
Для этого необходимо понять, как быстро клиент может выйти на сделку и насколько он лоялен к предложению о сотрудничестве.
Для простоты оценки рекомендуем лояльность оценивать по 10-балльной шкале. За серединную отметку возьмем 5 баллов — «подписал договор о сотрудничестве». Максимально лояльный клиент — это:
— пришедший по рекомендации и подписавший договор;
— обратившийся повторно;
— предоставивший ключи от объекта;
— максимально четко раскрывший свои потребности и возможности.
Приучите себя ставить каждому клиенту балл лояльности.
Оцените возможности клиента, его потребности и поставьте возможный срок выхода на сделку: в ближайший месяц, от месяца до двух, больше двух месяцев.
Вспомните школьный курс математики, декартову систему координат. По вертикальной шкале отразите балл лояльности, по горизонтальной — время выхода на сделку.
Проведите вертикальную линию параллельно шкале «Балл лояльности» через точку на горизонтальной шкале, соответствующую одному месяцу. Проведите горизонтальную линию параллельно шкале «Время» через точку на вертикальной шкале, соответствующую пяти баллам. Отметьте тех клиентов, у которых сделка может состояться в ближайший месяц, а балл лояльности больше пяти. Отметьте тех, у кого балл лояльности больше пяти, но сделка может произойти более чем через месяц. Наконец, отметьте тех клиентов, у которых балл лояльности близок к пяти и сделка состоится в ближайший месяц.
Вот именно в таком порядке вам необходимо распределить свое время работы с клиентами:
— 1-е место: Балл больше 5, сделка в ближайший месяц.
— 2-е место: Балл больше 5, сделка более чем через месяц.
— 3-е место: Балл близок к 5, сделка в ближайший месяц.
Остальных клиентов отправьте пока в Архив, а свободное время направьте на этих клиентов и поиск новых. Если риелтор «перетряхивает» клиентский портфель каждую неделю, его время расходуется эффективно, и появляется большое количество новых клиентов.
Тогда производительность и доход резко возрастут, а цели, которые вчера казались недостижимыми, станут ближе.
Посмотрите видео с семинара.
Резюме к Третьей части книги
В этой части мы разобрали важные для риелтора вопросы:
как разобраться с целями и расставить приоритеты в жизни;
как приучить себя к самодисциплине;
как договориться с руководством о целях работы.
Очевидно, что эффективное управление делами и портфелем клиентов невозможно без средств автоматизации. Изучите предложения на рынке и пользуйтесь достижениями прогресса.
Четвертая часть книги не носит упорядоченного характера. Она состоит из набора интересных статей, которые не разбирались в предыдущих главах и частях. Статьи не связаны друг с другом, но будут полезны риелтору в работе, их стоит прочитать и взять факты на заметку.