«Не пропустите День самоорганизованности! Победившая команда получит подарочные карты iTunes и бесплатные футболки с логотипом этого дня!» Так гласили флаеры, которые я нашла в корпоративной комнате отдыха. Меня пригласило руководство компании, чтобы я помогла команде, занимающейся подготовкой этого мероприятия, в его проведении. Мои сотрудники также должны были принять в нем участие и на протяжении дня оказывать поддержку персоналу фирмы.

Сама компания специализировалась на производстве товаров для хранения и организации офисных принадлежностей, что показалось мне довольно забавным, чтобы не сказать нелепым. Она была важным игроком рынка контейнеров для хранения, оцениваемого в один миллиард долларов. Я никак не могла понять: почему компания, чья миссия – разрабатывать и распространять продукты, помогающие потребителям поддерживать порядок, нуждается в проведении Дня самоорганизованности для собственных служащих?

Марта, руководитель проекта, объяснила мне, что на то есть три причины. Во-первых, такой день – прекрасный повод активизировать маркетинговую и рекламную деятельность. Компании есть что рассказать, и замечательная история ее побед будет дополнена множеством фотографий в духе «до и после». Эти снимки будут размещены на сайте компании, во всех социальных сетях и разосланы во все средства массовой информации – прессу, телевидение, радио – в надежде на то, что о событии расскажут и тем самым подчеркнут ценность продукции компании.

Во-вторых, фирма осознала, что ее служащие не пользуются всеми преимуществами собственных же продуктов. Пора заставить персонал действовать в соответствии с провозглашаемыми ценностями, и День самоорганизованности должен дать толчок этому.

В-третьих – печальную правду не скроешь, – в офисах компании реально царил бардак. Все столы, проходы между ними, полки и шкафы были заставлены высоченными кипами бумаг и неиспользованных принадлежностей, что мешало работе, подрывало продуктивность, да и просто было небезопасно для служащих.

Меня эти доводы убедили. Несколько недель спустя, в пятницу утром, как и планировалось, я открыла День самоорганизованности презентацией на тему, как перестать перекладывать бумажки. После этого весь персонал компании, заправившись пиццей, отправился разгребать завалы и приводить их в порядок. Моя команда весь день проводила тренинги, помогала выстраивать систему поиска документов (подробнее об этом – позже) и напутствовала служащих компании, как стать более организованными. Под конец рабочего дня офисы засверкали чистотой. Горы неиспользуемых продуктов компании были собраны, рассортированы и подготовлены для передачи в дар благотворительному фонду. Кипы ненужных документов перетекли в мусорные корзины – все контейнеры были полны нарезанной в стружку бумаги, в том числе и дополнительные, привезенные специально. День самоорганизованности имел огромный успех, и руководители компании остались необычайно довольны.

Конечно, к произошедшему можно отнестись как к иронии судьбы: как такую фирму угораздило чуть не утонуть в море ненужных бумаг?! Но на самом деле данная проблема широко распространена во всех отраслях бизнеса, и это тем более удивительно сегодня, в XXI веке. Ведь многие эксперты, особенно в области информационных технологий, давно предсказывали, что потребность в организации бумажного документооборота скоро отпадет сама собой. Разве мы не вступили в эру цифровых технологий, в которой папки с бумагами стали рудиментом?!

Потоки электронной информации как текут, так и будут течь, но они не привели к сокращению объема бумажных документов в офисах. Через руки среднестатистического офисного работника ежегодно проходит – вы только вдумайтесь в эту ошеломляющую цифру! – 10 000 листов бумаги. Вместе с ростом объема бумажного документопотока возрастают и сложности с его организацией и управлением. По подсчетам редакции Wall Street Journal, средний американский служащий тратит шесть недель в году на поиски потерянных документов. И что немаловажно: вся эта бумага стоит очень даже недешево! По оценкам компании Ernst and Young, чтобы наполнить бумагой шкаф с четырьмя ящиками, потребуется 25 000 долларов, а его «поддержка» обойдется в 2100 долларов в год.

Так что эффективное управление бумагой в нынешний электронный век не только по-прежнему актуально, а и жизненно необходимо! Подумайте, сколько денег, должно быть, упомянутая компания потратила на планирование, организацию и проведение Дня самоорганизованности, не говоря уже о стоимости времени, которое ее сотрудники потратили на приведение бумаг в порядок и избавление от всего лишнего.

И это только непосредственные материальные издержки. Скрытые затраты гораздо значительнее. Среди основных причин, по которым компания решила провести такое мероприятие, было и резкое падение продуктивности персонала. Творческому отделу, проектировавшему новые модели контейнеров, в буквальном смысле слова не хватало места для проведения тестов и экспериментов с прототипами. Офисы службы маркетинга были завалены старыми рекламными материалами и брошюрами, которые душили креативность сотрудников. На практике персонал тратил рабочее время на перекладывание и сортировку бумаг. Ненужные продукты, старые папки и горы скоросшивателей постоянно мешали сотрудникам выполнять свои обязанности.

Перекладывание бумажек – наверное, крупнейшая отдельно взятая брешь в экономической системе, через которую утекают время и деньги. К счастью, ее можно существенно минимизировать, следуя нескольким простым принципам.

 

Вам нужна поисковая система, а не система хранения документов

Симптомы бумагоперекладывания очевидны: горы документов на столах, полу, шкафах – и часто звучащий рефрен: «Я уверена, что эта бумага где-то здесь, только дай мне время ее найти». Самое действенное лекарство от данного недуга – разработка эффективной поисковой системы. Проблема лишь в том, что никто не хочет архивировать документы – мне лично встретился всего один человек, которому этот процесс действительно доставлял удовольствие. Все остальные мои клиенты просто ненавидят сие занятие и, конечно же, избегают его. А это, в свою очередь, означает, что создание системы хранения превращается в очередную невыполненную задачу и «болезнь» продолжает обостряться.

На самом же деле вам не нужна система хранения документов – вам необходима эффективная система их поиска. В конце концов, ваша цель – обеспечить себе в будущем быстрый и легкий доступ к информации, содержащейся в конкретном документе, а не просто убрать его подальше, чтобы не мешал.

Строительство эффективной поисковой системы начинается с ответа на три важных вопроса, касающихся содержимого документов, ежедневно ложащихся на ваш стол. Спросите себя:

• Нужна ли мне эта информация для сверки, оплаты налогов или каких-нибудь юридических целей?

• Когда эта информация может мне понадобиться снова?

• Где еще я смогу найти данную информацию?

Ответы на перечисленные вопросы помогут вам решить, какие бумажки сохранить, а какие – выбросить и как построить поисковую систему так, чтобы вы могли без проблем найти важную информацию, когда она вам в следующий раз потребуется.

Давайте начнем с первого вопроса: «Нужна ли мне эта информация для сверки, оплаты налогов или каких-нибудь юридических целей?». Существуют специальные инструкции, разработанные Налоговой службой, относительно того, какие данные юридических и физически лиц следует хранить, а также законодательные нормативы о хранении договоров и документов о найме на работу и прекращении трудовых отношений. Вам необходимо изучить все эти правила и неукоснительно соблюдать их.

Когда мы проводили День самоорганизованности, наш юридический отдел подготовил исчерпывающую инструкцию со списком документов, подлежащих сохранению, и донес ее до сведения каждого сотрудника, а еще разместил на интранет-сайте компании. Все бумаги, упомянутые в перечне, были сохранены. Любые документы, в отношении которых возникали сомнения, откладывались и не уничтожались до тех пор, пока юридическая служба не давала добро.

Если вы – наемный работник, попросите своего работодателя выдать вам инструкцию о порядке хранения документов. Если таковая до сих пор не составлена или же вы – человек свободной профессии или мелкий предприниматель, зайдите на сайт Налоговой службы и посмотрите полный перечень документов юридических и физических лиц, подлежащих хранению, а заодно уточните – сколь долгому. И позаботьтесь о том, чтобы все требуемые бумаги были у вас в порядке.

В случаях, когда необходимости беречь документ нет, перейдите ко второму вопросу: «Когда эта информация может мне понадобиться снова?». К примеру, представьте себе, что коллега прислал вам печатный экземпляр презентации, которую он подготовил для пятничного заседания руководства. Когда вам понадобится эта информация в следующий раз? В пятницу утром.

Допустим, вам выдали квитанцию за ночевку в гостинице, в которой вы останавливались во время встречи торговых представителей вашей компании. Когда этот документ понадобится вам еще раз? В конце месяца, когда будете составлять отчет о расходах.

А теперь вообразим, что к вам каким-то образом попала бумажка, которую не нужно хранить по налоговым и юридическим причинам и вы вообще не знаете, понадобится ли она вам когда-нибудь. Что с ней делать? Выбрасывайте немедленно!

Например, вы получили копию меню столовой вашей организации на неделю. Если вы не собираетесь там обедать, то меню вам не нужно – избавьтесь от него.

Возможно, вы думаете: «Это рискованный шаг! Пусть я сейчас и не соображу, нужна ли мне будет эта информация, но мало ли что может произойти, вдруг документ окажется важным! Лучше сохранить его – так, на всякий случай».

Многих – чтобы не сказать всех – посещают подобные мысли. Они искушают нас добавлять все новые и новые документы к уже возвышающимся стопкам бумаг в наших офисах – «так, на всякий случай». Но этому соблазну нужно противиться. Принцип Парето, известный как «правило 20/80», применим и к бумагам тоже: 80 процентов всего того, что мы храним, никогда больше не будет востребовано. Если вдруг и возникнут некие обстоятельства, предполагающие наличие определенной информации, с очень большой долей вероятности вы найдете ее в другом месте. Так что, если нет конкретной причины, почему документ следует хранить, выбросите его!

Так мы приходим к третьему вопросу: «Где еще я смогу найти данную информацию?». Вот тут новые технологии играют по-настоящему важную роль. Сегодня в интернете и на интранет-сайтах компаний содержатся такие объемы информации, до которой можно добраться всего несколькими нажатиями клавиш, что потребность хранить документы в печатном виде просто отпала.

Допустим, вместе со справкой о начислении зарплаты за какой-то месяц вы получили также печатную копию новой стратегии вашей компании в области оплаты труда и предоставления отпусков. Вы задаете себе вопрос № 2: «Когда эта информация может мне понадобиться снова?». И отвечаете: «Когда я буду подавать заявление об отпуске своему начальнику». Возникает искушение сохранить документ. Но не спешите, пока не зададите себе и следующий вопрос: «Где еще я смогу найти данную информацию?». Немного подумав, вы понимаете, что она наверняка размещена на интранет-сайте компании, в онлайн-справочнике сотрудника или в отделе человеческих ресурсов. Иными словами, в трех разных местах. Причем во всех трех местах вы ее получите даже быстрее, чем в ходе поиска в собственном архиве документов. Так что не стоит хранить этот клочок бумаги. Помните: время – ценнейший ресурс, и у вас нет лишних шести недель в году, которые можно потратить на поиски документов.

Используя данный трехступенчатый подход к принятию решений относительно хранения информации, вы гарантируете себе то, что в вашей поисковой системе будут размещены только действительно важные документы. Теперь, когда вы ужали их коллекцию, она занимает гораздо меньше места, а пользоваться ею стало намного проще и удобнее. Можно находить важную информацию всего за несколько мгновений – больше не надо пускаться в долгие и утомительные поиски, перебирая пыльные кипы бумаг.

 

Четырехшаговый метод управления бумагами: прочтение, решение, действие, хранение

А теперь приступим к поддержке и использованию вашей существенно упростившейся поисковой системы. Как мы убедились, перекладывание бумаг обходится очень дорого в плане временных и денежных затрат и представляет собой прямое следствие боязни окончательных решений. Поэтому самым действенным противоядием может стать своевременное принятие решений: принимайте их сегодня, чтобы сэкономить время и деньги завтра. А чтобы делать это быстрее и эффективнее, применяйте четырехшаговый метод управления бумагами, которые проходят через ваши руки в течение дня. Итак, четыре шага: прочтение, решение, действие, хранение.

Звучит знакомо, не правда ли?! Конечно, ведь из этих же шагов состоит «Алгоритм имейл-проворности», потому что проблема вызвана теми же причинами – отложенными решениями. Вы уже знаете, как все происходит. На вашем столе появляется бумага. Вы изучаете ее и решаете, что действие, которое она от вас требует предпринять, отнимет слишком много времени и сил. А поскольку вы не готовы выполнить его сейчас, откладываете документ в сторону – на потом. И стопка бумаг начинает расти.

Нет-нет, давайте начнем принимать некоторые решения, чтобы как минимум горы бумаг у нас на столах не множились. Вот как вышеперечисленные четыре шага реализуются применительно к бумажным документам.

Первым делом прочтите документ и определите для себя его тип. Может, перед вами какой-нибудь отчет, или квитанция, или статья?

Во-вторых, решите, требует ли он от вас каких-либо действий? Да или нет? Если нет, то задайте себе те три вопроса, на которые отвечали при создании поисковой системы. Как вы уже убедились, в большинстве случаев ответы на них подсказывают вам, выбросить эту бумагу, уничтожить или сохранить.

Третий шаг: действие. Если документ требует от вас каких-то действий, выполните их, или делегируйте более компетентному лицу, или же внесите соответствующий пункт в свой перечень задач.

Если вы – самый подходящий человек для решения задачи (то есть у вас для этого достаточно опыта, знаний и ресурсов), да к тому же на запрашиваемое действие достаточно трех-четырех минут, просто выполните его. Дело будет сделано, документ больше не понадобится, и вы сможете очистить от него стол и сфокусироваться на чем-то еще.

Если же вы не самый подходящий кандидат для решения задачи, делегируйте полномочия кому-то другому. После этого документ опять-таки вам больше не будет нужен.

Если же вы – тот самый, «правильный» человек, однако действие отнимет у вас больше трех-четырех минут, добавьте его к своим задачам на будущее. Наверное, именно так вы чаще всего и станете поступать на третьем этапе процесса управления бумагами. Просто внесите еще один пункт в свой генеральный TASK-перечень.

Превращение документа, лежащего у вас на столе, в пункт списка задач – очень важный шаг. Дело в том, что сам объем бумажных документов делает их сегодня совершенно непригодными для использования в качестве визуальной подсказки о том, что нужно предпринять. А потому не стоит перепрыгивать эту ступень, думая: «Да ладно, я могу просто сохранить записку (или письмо, отчет или вырезку из журнала), и она мне напомнит о том, чего от меня ждут!». Подобные мысли заведут вас прямиком в офис, переполненный шатающимися и расползающимися во все стороны кипами бумаг. Превратите документ в конкретные пункты списка задач и выбросите его или подшейте в архив!

Но есть еще одна причина, чтобы превращать документ в задачу, – ведь вам нужен TASK-перечень, который охватывает все ваши обязательства и позволяет составить общую картину ваших дальнейших планов.

Четвертый, последний, шаг в процессе управления бумагами – хранение. Он предусматривает удаление бумажного документа с вашего стола после выполнения первых трех шагов и помещения его в своеобразный «карантин». Цель – максимально избавиться от визуального шума и поддерживать в рабочем состоянии систему поиска документов.

Итак, как нужно хранить бумажные документы? Первым делом необходимо придумать имена папкам-регистраторам, лоткам, корзинам, пакетам и прочим контейнерам, в которых вы будете «складировать» документы. Только не перемудрите с названиями. Посмотрите на клочок бумаги и назовите папку или накопитель первым же словом, которое придет вам на ум. Например, у одного из моих клиентов есть красная папка «На что жалуются покупатели». У другого – зеленая папка с надписью «Просим ответить», у третьего – папка «Салли – в школу». Названия должны вызывать ассоциации только у вас. Это же ваша поисковая система. Если вы дадите папке-регистратору и/или контейнеру для хранения бумаг говорящее (для вас) имя, это упростит впоследствии поиск документа. Вы подумаете: «Надо ответить на приглашение на обед по случаю вручения наград победителям конкурса “Женщины в бизнесе”», и сразу же достанете папку «Просим ответить».

Возможно, вам понравится и другой подход – распределение бумаг на две категории: для справки и для действия. К «справочными» относятся те документы, к которым вы обращаетесь редко, например документация для оформления налоговой декларации или других юридических и технических нужд. Такие бумаги лучше хранить в их собственной «упаковке» или в картотечном шкафу.

В другую категорию попадают бумаги, требующие выполнения каких-то действий, которые вы уже внесли в свой перечень задач. Например, у нескольких моих клиентов для хранения такого рода бумаг есть папки с названиями типа: «Проверить и подписать», «Почитать», «В ожидании», «Неоплаченные счета», «Проект АБВ».

Если вы не хотите делить документы на подкатегории, тогда храните их в одной папке-регистраторе или накопителе. Так вы будете знать, что здесь собраны все бумаги, требующие от вас каких-то действий. Например, у меня есть желтая пластиковая папка с этикеткой «Материалы для задач из TASK-перечня». В настоящий момент в ней лежит черновик статьи, над которой я работаю, предложение одного моего клиента об участии в документальном видеофильме, а также форма договора страхования, которую мне нужно заполнить. Само собой, каждое из этих дел занимает свою строчку в моем TASK-перечне.

В идеале все скоросшиватели с документами, требующими от вас действий, должны находиться как можно ближе к вашему рабочему месту, например, в ящике письменного стола, в тумбе рядом со столом, в шкафу за столом или в кейсе, который играет роль вашего мобильного офиса. Очень важно, чтобы эти папки были под рукой, потому что они вам будут нужны в течение всего рабочего дня. (Далее я поделюсь несколькими советами, заточенными конкретно под ваш стиль продуктивности. Их использование сделает процесс управления информацией еще более результативным и эффективным.)

Система управления бумажным документооборотом, которую я только что описала в общих чертах, универсальна и применима, в том числе, и к личным бумагам в домашних условиях. Просто соблюдайте указанную очередность шагов.

Возьмем, к примеру, процесс обработки корреспонденции. Скажем, вы открываете почтовый ящик, а оттуда вываливается целый ворох писем. Итак, вы берете их одно за другим, читаете и решаете, к какой категории они относятся: приглашение, квитанция, выписка из банковского счета, каталог товаров, журнал, информация о благотворительной акции или письмо личного характера. По каждому из них определитесь, требует оно от вас каких-то действий или нет?

По корреспонденции, не требующей ответной реакции, задайте себе вопрос: эти письма еще могут мне понадобиться? Например, письмо от некоммерческой организации «Среда обитания для человечества», в котором вас благодарят за денежное пожертвование, необходимо сохранить как подтверждающий документ для налоговой декларации. Если полученная вами бумага относится к материалам справочного характера, спросите себя: «Когда эта информация может мне понадобиться снова?» и «Где еще я смогу ее найти?». Если причин сохранять письмо нет, выбросите его. Я лично заметила, что намного эффективнее взять почту и дойти с ней до корзины, куда мы складываем бумагу для сдачи макулатуры. Стоя у контейнера, я сразу же «отбраковываю» все каталоги, рекламки и флаеры (за исключением тех, которые мне действительно будет интересно почитать). После чего у меня сразу же возникает чувство удовлетворения, так как ужать стопку писем удается существенно.

В случае необходимости выполнить какое-то действие, например оплатить счет, купить подарок ко дню рождения или прочитать журнал, у вас есть три способа отреагировать: совершить указанное действие немедленно, перепоручить его кому-нибудь другому или добавить в перечень задач. К последнему варианту вы будете чаще всего прибегать, если информация поступила к вам по почте. Не забудьте сделать соответствующую отметку в своем списке дел и затем сохраните бумагу.

У нас в доме есть красный лоток для счетов. Все квитанции об оплате, приходящие в течение недели, мы складываем туда. В субботу утром мой супруг Эндрю уносит красный лоток на кухню, открывает ноутбук и быстро оплачивает счета по интернету. Затем бумажки уничтожаются. Еще у нас в гостиной рядом с двумя креслами стоит корзина, куда мы кладем газеты и журналы, которые хотим почитать. Раз в несколько недель она опустошается: газеты и журналы отправляются в макулатуру независимо от того, успели мы их пролистать или нет, потому что для хранения текущей прессы мы выделили только это место.

Моя клиентка Джил успешно применила эту систему к бумажным завалам у себя дома, и ей наконец-то удалось избавить семью от пылящегося «вторсырья». Сегодня Джил применяет указанный подход к каждому клочку бумаги, который к ней попадает, – читает, принимает решение, действует определенным образом и сохраняет только то, что нужно. Почта у нее уже не залеживается. Она даже детей приучила к порядку.

Джил установила два небольших контейнера в углу рядом с задней дверью дома. На одном из них наклеена этикетка «Подписать», а на другом – «Проверить». Это два самых часто предпринимаемых ею действия по отношению к бумагам, которые приносят в дом дети: посмотреть и подписать контрольную работу, подписать разрешение на экскурсию в зоопарк или заполнить бланк заказа на школьные фотографии и приложить к ним чек об уплате. Каждый день по возвращении домой из школы дети быстро выгружают содержимое своих рюкзачков и кладут бумаги, которые Джил должна почитать и совершить по ним некое действие, в соответствующий контейнер.

При наличии бумаг, не подпадающих ни под одну из этих двух категорий, дети показывают их Джил после обеда, и она решает, как на них реагировать. У Джил есть зеленая файловая папка для хранения счетов и красная пластиковая – для поручений. Во второй собирается вся информация по предстоящим покупкам, например описание конкретного типа бутс для игры в футбол или плакатного картона, необходимого для школьного проекта. Еще Джил завела небольшую пластиковую папку-короб для документов, которые понадобятся для оформления налоговой декларации или других юридических целей. Короб находится на верхней полке кладовки – во вполне доступном месте, недалеко от рабочего стола Джил на кухне, и при этом никому не мешает.

В итоге кухня и прихожая Джил теперь всегда выглядят опрятно: никаких ворохов печатной продукции вперемешку с непонятными листочками. Все члены семьи обучены системе работы с бумагами и знают, что с ними делать. Джил удалось существенно сократить визуальный «хлам» в доме и избавиться от извечной сцены «Где мой пропуск?», которая раньше разыгрывалась ежедневно примерно в 6:30 утра. И что самое важное: Джил теперь способна быстро и эффективно выполнять свои задачи – причем без всякого стресса.

 

Создайте собственную поисковую систему

Четырехшаговый метод управления бумагами универсален и может применяться людьми всех стилей продуктивности. Однако способ организации и хранения бумаг должен отражать особенности вашего индивидуального стиля – тогда он будет для вас оптимальным.

Давайте посмотрим, как повысить производительность, индивидуализировав поисковую систему документов и подобрав инструменты, которые действительно соответствуют вашему стилю работы.

Действуйте проще:

СОЗДАЙТЕ СВОЮ ИНДИВИДУАЛИЗИРОВАННУЮ ПОИСКОВУЮ СИСТЕМУ

Если вы приоритетчик

Ваш подход к поиску документов

Вы склонны к аналитическому, логическому, критическому мышлению, основывающемуся на фактах, а потому ваша поисковая система должна быть стройной, опрятной и эффективной. Возможно, вам, с вашим подспудным стремлением все просчитать, идеально подойдет алфавитная или числовая система хранения документов, например календарная (месячная). Скажем, вы нумеруете папки цифрами от 1 до 31 – по одной на каждый день месяца. В папку с номером 1 складываете все материалы, которые понадобятся для работы первого числа месяца: билеты на самолет, если планируете в то утро куда-то лететь, текст презентации, которую собираетесь провести после обеда, билеты в оперу на вечер и так далее. Эта система может существовать и в электронном виде – создайте и используйте пронумерованные папки в своем компьютере, iPad или другом гаджете.

Инструменты, которые стоит опробовать

Файловые папки и картотечные шкафы – ваши излюбленные инструменты. Вам, скорее всего, подойдут папки одного цвета, желательно натурально-бежевого, совсем новые или почти неиспользованные – никаких потертых, рваных краев или пятен: подобное недопустимо. Эффективность для вас очень важна, а потому вам стоит попробовать держать лишь по одной файловой папке в каждом гнезде подвесной регистратуры, чтобы ее можно было легко и быстро извлекать. В идеале этикетки на паках должны быть единообразными, печатными, так что подумайте о том, чтобы обзавестись собственной машинкой для печати наклеек. Поскольку визуальный шум вас только отвлекает, держите свои бумаги и папки в ящиках или хотя бы вне зоны прямой видимости, например на столике или тумбе за письменным столом. Так они по-прежнему останутся в пределах досягаемости, но при этом не будут мозолить глаза.

Если вы плановик

Ваш подход к поиску документов

Ваш мыслительный процесс отличается организованностью, последовательностью, планомерностью и детальностью. Еще не было ни одного канцелярского товара или инструмента, который бы вам не понравился, особенно из числа файловых папок, картотечных шкафов и накопителей бумаг. Для вас оптимальна алфавитная система хранения, так как она в наибольшей степени отвечает вашей склонности к последовательному мышлению. Как и приоритетчики, вы предпочитаете, чтобы папки были одного цвета, совсем или почти новые. Помятые углы, шероховатости и пятна сразу бросаются вам в глаза, а неразборчивые и кривые надписи на этикетках отвлекают от дел, поскольку детали для вас весьма немаловажны. Вложитесь в покупку машинки для печати этикеток – вам понравится, какими единообразными и симпатичными они будут получаться, и, возможно, вы даже оклеите ими все предметы в офисе.

Инструменты, которые стоит опробовать

Активизируйте свою склонность к планированию – подумайте о создании недельной системы хранения. Заведите семь подвесных папок и наклейте на них названия дней недели. В процессе планирования работы на предстоящую семидневку перекладывайте все, что потребуется вам в тот или иной день, в соответствующую папку. Вы можете реализовать эту систему организации, используя также лотки для бумаг или пластиковые накопители: наклейте на них соответствующие этикетки и складывайте туда все документы, с которыми будете работать в назначенный день.

Если вы организатор

Ваш подход к поиску документов

Вам свойственно мыслить экспрессивно, эмоционально, в контексте взаимодействия с людьми. Для вас очень важно, как выглядит ваша система и инструментарий для хранения документов, а потому стоит вложиться в покупку файловых папок с интересным, визуально привлекательным дизайном, цветом, текстурой и весом. Стандартные неокрашенные картонные папки вам не понравятся, и вы, скорее всего, не будете ими пользоваться. Лучше подумайте о цветовой маркировке файловых папок – по людям или командам, вовлеченным в проект, или же по типу деятельности.

Инструменты, которые стоит опробовать

Традиционная алфавитная или числовая система хранения вам вряд ли подойдет, а потому стоит попробовать держать документы в разных ящиках стола или контейнерах, разложив их по проектам, людям, виду деятельности или цвету. Поскольку поговорка «с глаз долой – из сердца вон», как вы замечали, иногда применима и к вам тоже, вам лучше пользоваться открытыми лотками и коробами, прозрачными контейнерами или вертикальными накопителями с разделителями. Таким образом все материалы, которые вам понадобятся для работы, будут доступны и на виду. Потратьтесь на покупку специальных маркеров, чтобы надписи на папках радовали глаз.

Если вы визуализатор

Ваш подход к поиску документов

Холистическое, интуитивное и интегративное мышление, склонность к синтезу – это о вас. Вы способны видеть будущее и общую картину, а потому мысль о строгой и жесткой системе хранения документов можете воспринимать как чуждое вашей натуре ограничение. Вам никогда не нравился процесс архивации документов, и вы старались избегать его любой ценой, считая одним из самых скучных и досадных занятий на свете!

Инструменты, которые стоит опробовать

Чтобы избежать ощущения самоограничения, попробуйте держать свои документы в корзинах, лотках, открытых коробках или прозрачных контейнерах. Группируйте бумаги по проектам или идеям. Попробуйте разделить документы в одной корзине на подгруппы, для чего используйте файловые папки разных цветов. В таком виде бумаги будут смотреться приятнее, а доставаться еще легче. Используйте свое обостренное визуальное восприятие и купите себе прозрачные папки: так вы сможете видеть их содержимое и оно будет служить вам визуальной подсказкой. Короче говоря, создайте себе систему поиска документов, которая будет максимально простой и минимально структурированной.

Горы бумаг, требующих внимания, для многих людей – проклятие всей жизни. Вот почему советы, собранные в этой главе, могут показаться вам самыми полезными в книге и наиболее эффективно спасающими от ежедневной перегруженности. Победа над чудищем по имени «работа с документами» принесет вам небывалое удовлетворение. Как только вы избавитесь от лишних бумаг, вы обнаружите, что ваш офис и дом стали гораздо чище, опрятнее и привлекательнее. Результат: среда, в которой значительно легче и расслабиться, и сфокусироваться на самом главном. В такой среде вам будет гораздо проще решать крупные проблемы, от которых зависит, что вас ждет на рабочем месте – успех или провал. А еще намного приятнее наслаждаться общением с друзьями и семьей во время вечерней трапезы или большого праздничного обеда