Есть расхожий стереотип, состоящий в том, что управление временем – это планирование, причем жесткое. Например: «В восемь утра – подвиг, в девять – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»

Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногих задач. Как правило, к ним относятся только встречи, презентации, семинары и тому подобные мероприятия, о которых заранее известно, когда они начнутся.

Остальные задачи, как правило, имеют более гибкий характер – время их выполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, но важно делать это грамотно.

Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разные «сущности».

• Встреча, создаваемая в разделе «Календарь» и имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, например «Пятница, 15.00».

• Задача, создаваемая в разделе «Задачи» и имеющая лишь «Срок исполнения», т. е. дату, до которой ее необходимо выполнить.

Встречи дают удобный обзор жесткой, связанной с линейным временем («хроносом») части вашего плана дня или недели.

Задачи – обзор всех гибких, привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать множество дел.

Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1), как показано на рис. 8.1.

Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам через панель задач в «Календаре» (рис. 8.2).

Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа).

Таким образом, на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).

Встречи в «Календаре» слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи.

Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент (Задача)».

Кликнув два раза мышью на этой надписи, вы создадите задачу.

 

Настройка отображения календаря с панелью задач

1. Зайдите в раздел «Календарь».

2. В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя» (рис. 8.3). Календарь приобретет такой вид, как на рис. 8.2: по горизонтали – дни, по вертикали – часы.

3. В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.

Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».

Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временнόй сетки и количество дней в «Рабочей неделе», все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.

 

Тонкие способы установки напоминаний

Создавая задачу в Outlook, мы видим много различных параметров – срок исполнения, процент готовности и т. д. Большинство из них вы будете применять сравнительно редко.

Чаще всего при создании задач используют оповещение, или «напоминалку». Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически запоминает, что в этот день вас нужно оповестить выпрыгнувшей в отдельном окошке «напоминалкой». По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 часов утра.

Если она достаточно крупная и сложная, лучше установить оповещение на некоторое время раньше срока ее исполнения (рис. 8.4).

Обратите внимание, что в качестве срока исполнения задачи в поле «Срок» (рис. 8.4, стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким образом, в среду утром Outlook напомнит нам о необходимости подготовить отчет, и мы сможем начать либо выполнять эту задачу, либо запланировать ее на какое-то конкретное время в «Календаре».

Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час у вас будут появляться все новые и новые звенящие «напоминалки», а ваш рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки «Отложить».

Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам.

Репер (от франц. «ориентир») – понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности (например, водокачка, высокое дерево), от которой отсчитывается направление при стрельбе.

Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: лейтенанту-разведчику не нужно вычислять координаты вражеского танка. Ему достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее / левее или дальше / ближе взять от репера.

При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу: «Примерно в начале января созвониться с Ивановым». Вы знаете, что для вас основной день обзвона клиентов, предположим, вторник. Тогда «напоминалку» уместно поставить на первый вторник января. Аналогично все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января, во вторник утром, у вас появится десяток «напоминалок» о клиентских делах. Бегло их просмотрев, вы сможете уже более точно разбросать эти дела по в соответствии с расписанием недели (Иванов будет только в четверг – перенесем встречу с ним на четверг, а Петрову позвоним прямо сейчас и т. д.). Таким образом, вы разбираете все «напоминалки» одновременно, в день реперной точки, а не натыкаетесь на них в самое разное время в начале января.

Кроме «дня обзвона клиентов» достаточно часто используемой реперной точкой служит «день просмотра долгосрочных задач и мыслей». У автора, например, это последняя суббота месяца. Задача «Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию» – будет отнесена к последней субботе июня. В этот день, скорее всего, появится от пяти до десяти оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.

 

Настроить пользовательское представление – означает побудить Outlook показывать вам задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.

Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два слова и пять кнопок. Два волшебных слова – «Пользовательское представление» и «Пользовательское поле». О пяти кнопках – чуть позже.

Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы, т. е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т. д.

Поскольку для Outlook вы – пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.

Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом – это как раз пример пользовательского представления. Давайте разберемся, как его настроить таким образом, чтобы вам было удобно им пользоваться.

1. Кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» в панели задач (стрелка 1, как показано на рис. 8.7).

2. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление» (стрелка 2, как показано на рис. 8.7).

Мы вошли в то место, где можно менять текущее представление панели задач (рис. 8.8).

Здесь находятся те самые пять кнопок, которые нам потребуются для эффективного управления Outlook. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом.

 

Автоформат

1. Выберите в меню пункт «Автоформат» (рис. 8.9, стрелка 1). Появится меню «Автоматическое форматирование». Вы видите список правил, которые говорят Outlook, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила – «завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым», «просроченные задачи – красным» и т. п. К стандартным мы можем добавлять свои, пользовательские.

2. Нажмите в списке правил кнопку «Добавить» (рис. 8.9, стрелка 2). В списке правил появится новое правило (рис. 8.9, стрелка 3), изначально называющееся «Без имени». Назовите это правило «Приоритет» (просто впишите название правила вместо слов «Без имени»).

3. Каждое правило состоит из двух компонентов: условие и шрифт (рис. 8.9, стрелка 4). Условие – это тот параметр задачи, видя который, Outlook выделяет задачу соответствующим шрифтом (а также цветом, курсивом либо полужирным и т. п.).

4. Нажмите кнопку «Шрифт» и выберите, каким шрифтом Outlook должен раскрашивать для вас приоритетные задачи. На рис. 8.10 для этого выбран шрифт Verdana, полужирный курсив, 11 пунктов (т. е. немного крупнее, чем обычные задачи, которые отображаются шрифтом 8 пунктов), красного цвета.

5. Закройте окно выбора шрифта, нажав «ОК». Теперь нажмите кнопку «Условие» (рис. 8.9, стрелка 4). Здесь вы скажете Outlook, какие именно задачи вы хотите видеть раскрашенными красным полужирным курсивом. При нажатии кнопки «Условие» появится меню, изображенное на рис. 8.11.

6. В этом меню выберите вкладку «Дополнительно», на ней кнопку «Поле», в появившемся меню – пункт «Все поля задачи», в нем – подпункт «Важность». Выглядит это так, как показано на рис. 8.12.

7. Установите значение поля «Важность», при котором Outlook будет раскрашивать соответствующую задачу красным.

В нашем случае это «Важность – равно – высокая» (рис. 8.13, стрелка 1).

Нажмите кнопку «Добавить к списку» (рис. 8.13, стрелка 2) и «ОК» (рис. 8.13, стрелка 3), потом опять «ОК» в меню «Автоматическое форматирование» и «ОК» в меню «Настройка представления».

8. Теперь откройте одну из ваших задач на «Панели задач» и установите параметр «важность – высокая» (рис. 8.14, стрелка 1). Нажмите «Сохранить и закрыть» (рис. 8.14, стрелка 2).

Если все в шагах 1–8 сделано правильно, выделенная вами как «важная» задача в списке задач выделится вашим красивым шрифтом (рис. 8.15).

 

Чем больше у вас задач, тем труднее в них ориентироваться. Чтобы вспоминать о нужных задачах в нужное время, необходимо их материализовывать, разгружать от них голову и перекладывать решение этой проблемы в Outlook.

Обязательно создавайте на «Панели задач» отдельную задачу на каждое ваше дело или поручение и просматривайте список минимум раз в день. Ваши коллеги и подчиненные быстро привыкнут к тому, что вы никогда ничего не забываете.

Как только количество задач перевалит за 15–20, они перестанут помещаться на панели задач и в них станет трудно ориентироваться. По данным психологов, внимание человека эффективно контролирует не более 7±2 предметов одновременно.

Появляется естественная необходимость сгруппировать, собрать близкие по смыслу задачи вместе. В Outlook для этого предусмотрено специальное понятие – категория.

При создании задачи вы можете не только назначить ей срок и важность, но и присвоить некую категорию, т. е. отнести к определенной смысловой группе. Как это делается технически, обсудим чуть позже, сейчас важно понять управленческий смысл такого действия.

Например, многие из задач Остапа Бендера очевидным образом группируются в категорию «Проект раскулачивания тов. Корейко», или короче – «Корейко». Сгруппируем все задачи, относящиеся к этому проекту, в отдельную категорию, как показано на рис. 8.16.

Вспомните, говоря о планировании, мы выделяли жесткое время – «хронос» и гибкое – «кайрос». Например, задача «Выяснить точные размеры состояния Корейко» не привязана к конкретному жесткому моменту времени, «хроносу», но привязана к проекту «Корейко». При наступлении таких «кайросов», как «Планирование работы по проекту Корейко» или «Встреча с любым человеком, причастным к махинациям Корейко», можно открыть на панели задач категорию «1_КОРЕЙКО» и увидеть все задачи, привязанные к этому проекту.

Типичные «кайросы», с которыми имеет дело любой менеджер, – это люди, проекты, места, обстоятельства. В работе Остапа Бендера мы сразу можем заметить еще один «кайрос». После того как будет выяснено место работы тов. Корейко, имеет смысл завести категорию «Геркулес» и заносить в нее все задачи, которые удобно выполнить в момент нахождения в этом учреждении.

При этом, что очень удобно, одна задача может быть «видна» из разных категорий.

Задача «Будучи в “Геркулесе”, не забыть купить в буфете бутерброд с красной икрой» должна быть видна только из категории «1_ГЕРКУЛЕС». А вот задачу «Допросить бухгалтера Берлагу» хочется видеть и при планировании работ по проекту «Корейко», и придя в «Геркулес». При создании этой задачи мы присвоим ей сразу две категории – и «1_КОРЕЙКО», и «1_ГЕРКУЛЕС».

Придя в «Геркулес», мы откроем категорию «1_ГЕРКУЛЕС» и увидим все задачи, связанные с этим учреждением. А вот категорию «1_КОРЕЙКО» и задачи без категорий открывать не будем, чтобы они нам не мешали. Выглядеть это будет так (рис. 8.17).

Обратите внимание, что на рисунке названия категорий начаты с единицы. Смысл в этом следующий: Outlook, группируя задачи по категориям, располагает последние в алфавитном порядке, по названию. Когда у нас будет несколько категорий, мы разобьем их на смысловые группы. «Кайросовые» категории, которые мы сейчас завели, будут всегда начинаться с единицы, а другие виды категорий – с других цифр.

Возможность создавать категории – одна из особенностей Outlook, приносящих очень большую пользу. Ни в каком бумажном ежедневнике вы не сможете увидеть задачи, привязанные к определенному сроку, да еще и сгруппированные по смыслу, причем по разным признакам – по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, адаптированного под специфику именно вашей деятельности.

С тайм-менеджерским аспектом категорий мы ознакомились. Теперь освоим технику работы с ними.

 

Создание категорий

Давайте создадим вашу первую категорию. Если затрудняетесь в выборе, советую начать с таких: «1_ШЕФ» либо «1_ПОДЧИНЕННЫЕ». Скорее всего, именно в этих категориях у вас будет достаточно много задач.

Откройте либо создайте любую задачу, тематически относящуюся к вашему шефу. Обратите внимание на кнопку «Категории», находящуюся в нижней части окна создания задачи. Нажмите на нее (рис. 8.18, стрелка 1), и перед вами появится окно «Категории». В нем вы видите стандартный, предусмотренный по умолчанию список категорий, который редко бывает полезен на практике. Но его ценность в том, что мы можем добавить в этот список свою категорию.

Для этого в окно «Элемент принадлежит следующим категориям» (рис. 8.18, стрелка 2) впишите название категории «1_ШЕФ» (вместо «1_КОРЕЙКО»). Далее нажмите кнопку «Добавить» (рис. 8.18, стрелка 3), и ваша категория появится в списке категорий с уже проставленной галочкой (рис. 8.18, стрелка 4). Эта галочка показывает, что задача отнесена к созданной вами категории.

Нажмите «Сохранить и закрыть» в верхнем левом углу задачи. Откройте или создайте еще одну вашу задачу, относящуюся к шефу. Нажмите кнопку «Категории» (рис. 8.18, стрелка 1). В появившемся окне «Категории» в списке категорий на первом месте будет ваша – «1_ШЕФ». Теперь достаточно поставить в ней галочку (рис. 8.18, стрелка 4) и нажать «ОК» (рис. 8.18, стрелка 5). Нажимайте «Сохранить и закрыть». Второй вашей задаче тоже присвоена категория «1_ШЕФ».

Теперь самое интересное: как настроить группировку по категориям на панели задач.

 

Настройка группировки пользовательского представления

Напомню, пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач и возможность представить их именно так, как вы хотите. Из пяти главных кнопок мы уже освоили одну – автоформатирование, т. е. научились делать так, чтобы Outlook раскрашивал некоторые задачи, например «важные», красным цветом и выделял их крупным шрифтом. Теперь мы научимся использовать вторую кнопку – «Группировка».

Группировка – это возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.

Можно также группировать задачи по исполнителям, по сроку, но такая возможность используется реже.

Зайдите в меню настройки пользовательского представления. Напомню: для этого кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» на панели задач. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление». В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Группировка» (рис. 8.19, стрелка 1).

Появится меню «Группировка». В подменю «Группировать элементы по полю» выберите «Категории» (рис. 8.19, стрелка 2). Обратите внимание на остальные возможности группировки в этом меню: они используются гораздо реже, но не исключено, что когда-нибудь вам пригодятся. В заключение выберите в меню «Развернуть/свернуть группы» (рис. 8.19, стрелка 3) пункт «Как при последнем просмотре».

Здесь имеется в виду следующее: если вы ушли из Календаря и затем вернулись, Outlook может показать вам категории либо свернутыми (закрытыми), либо развернутыми (открытыми), либо такими, как вы их оставили при последнем просмотре (что-то свернуто, что-то развернуто).

Нажмите теперь «ОК» в меню «Группировка» и «ОК» в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи разбитыми на две группы – «Нет категорий» и «1_ШЕФ». Теперь можно таким же путем создавать следующие категории, группируя задачи так, как это удобно именно вам.

 

Выявление личных «кайросов» и создание системы категорий

Один из самых актуальных вопросов в проектах разработки корпоративных стандартов тайм-менеджмента в Outlook – эффективная система категорий.

Распространенная ошибка – завести сразу множество категорий на людей, проекты, направления, региональные филиалы и т. д. В каждой из них окажется от трех до пяти задач, а пользоваться всем этим множеством категорий будет совершенно неудобно.

Рекомендую не придумывать из головы сразу некую единственно верную систему категорий. «Выращивайте» их постепенно, методом ограниченного хаоса. В приложении к категориям этот метод выглядит следующим образом.

1. Как только количество задач превысит 15–20 и они перестанут помещаться на панели задач, делайте первый шаг. Смотрите внимательно на список задач, выделяйте первую категорию, наиболее «самопонятную», очевидную для вас на данный момент. Категория имеет смысл, если в ней сразу окажется не меньше семи или восьми задач.

2. Все задачи, относящиеся к этой категории, храните в ней, всем остальным не присваивайте категории. Они будут видны на панели задач в группе «Нет категорий». Эта группа – то самое «место хаоса», из которого вы постепенно выращиваете систему категорий.

3. Когда в «месте хаоса», т. е. в группе «Нет категорий» количество задач приблизится к 15–20, выделяйте следующую категорию и т. д.

Приведу в пример несколько типичных категорий.

• Подчиненные.

• Вопросы к руководителю (или руководству).

• Клиенты.

• Поставщики.

• Проекты (либо конкретный проект).

• Места (филиалы, города, отделения и т. п.).

• Субподрядчики, контрагенты.

• Личное развитие.

• Друзья/знакомые.

• Домашние дела.

• Справочная информация (реквизиты, пароли, ссылки).

Часто возникает вопрос: есть ли в Outlook подкатегории? Например, категория «Подчиненные», в ней подкатегории – на каждого подчиненного отдельно. К сожалению, технически подкатегории в Outlook не предусмотрены. Бороться с этим можно двумя способами.

Первый способ – заводить категории со сложным названием: 1_Подчиненные_Петров, 1_Подчиненные_Иванов и т. д. Outlook при группировке по категориям располагает категории в алфавитном порядке, поэтому категории всех ваших подчиненных будут отображены рядом. Этот способ редко когда удобен, слишком уж он утяжеляет систему категорий.

Более эффективен, как правило, второй способ. Заводите одну общую категорию – «Подчиненные», «Клиенты», «Филиалы» и т. п. Внутри категории начинайте название каждой задачи с фамилии подчиненного, названия компании-клиента, имени города, в котором расположен филиал, и т. п. Если в пользовательском представлении настроена сортировка «по полю Тема», внутри категории все задачи будут расположены по алфавиту. Например, список делегированных задач, находящихся на контроле Остапа Бендера, может выглядеть так (рис. 8.20).

При такой системе вы способны держать в одной категории по 40–50 задач, не теряя их обзорности и управляемости. А при наступлении «кайроса» (это может быть, например, звонок подчиненного, поездка в филиал или встреча с клиентом) можно открывать категорию, находить по алфавиту фамилию подчиненного, название филиала или имя клиента и сразу видеть все связанные с ним задачи. Узнаем, как это настроить.

 

Настройка сортировки пользовательского представления

Зайдите в меню настройки пользовательского представления (правой кнопкой мыши кликните по серой надписи «Панель задач» на панели задач, выберите пункт «Изменить текущее представление»). В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Сортировка» (рис. 8.21, стрелка 1).

В меню «Сортировка», подменю «Сортировать элементы по полю» выберите

«Важность» (рис. 8.21, стрелка 2), справа отметьте – «по убыванию» (рис. 8.21, стрелка 3). Ниже, в подменю «Затем по полю» выберите «Тема» (рис. 8.21, стрелка 4), «по возрастанию».

Этими действиями вы дали Outlook следующую команду: после того как задачи сгруппированы по категориям, внутри них необходимо сначала отсортировать задачи по убыванию важности, т. е. задачи с параметром «Важность – высокая» отразить в начале списка, затем – задачи с обычной важностью и в самом конце – с низкой. После того как задачи отсортированы по важности, необходимо дополнительно отсортировать их по алфавиту по названиям (официально название задачи называется «Тема»).

Посмотрите, как это выглядит в списке задач Остапа Бендера (рис. 8.22).

Сортировка внутри категории сначала по важности и затем по алфавиту очень удобна с тайм-менеджерской точки зрения. Важные задачи автоматически перемещаются программой MS Outlook в начало списка. Еще классиком западного тайм-менеджмента Стивеном Кови было сформулировано правило: «Первые вещи – вперед». Работу всегда необходимо начинать с главных, ключевых вопросов; все остальное – «по остаточному принципу». Outlook позволяет автоматически, без особых усилий с вашей стороны применить это важнейшее правило на практике.

На приведенном примере хорошо виден ключевой смысл внедрения тайм-менеджмента в Outlook: здесь мы не должны учить, запоминать или отрабатывать грамотные принципы планирования. Вы можете «прошить» их в настройки Outlook, после чего эти принципы будут автоматически работать на вас и вашу эффективность.

 

Мы подробно проанализировали гибкое планирование, связанное с тематическим временем – «кайросом». Для такого планирования удобны категории, на которые мы раскладываем задачи. Но у большинства из них кроме тематической привязки (проект, человек, место) есть еще срок, в который их необходимо выполнить.

 

Как быть, если у задачи есть срок исполнения, но задан он не жестко?

«Нужно бы в ближайшие дни сделать то-то…» Для этого служат техника планирования «День – Неделя» и соответствующие категории – «ДЕНЬ» и «НЕДЕЛЯ». В категорию «ДЕНЬ» помещаются задачи, которые необходимо сделать в ближайшие день-два. В категорию «НЕДЕЛЯ» – задачи на ближайшие одну-две недели. Посмотрите на список задач Остапа Бендера на рис. 8.23.

Обратите внимание: никто не мешает одновременно видеть задачи, отнесенные к категории «ДЕНЬ» или «НЕДЕЛЯ», из других категорий, например, тематических – «Проекты», «Подчиненные», «Места». В этом огромный плюс планирования в Outlook по сравнению с бумажным ежедневником. Остап Ибрагимович увидит задачу «Допросить бухгалтера Берлагу» и спланирует как наступающий день (заглянув в категорию «0_ДЕНЬ»), так и момент прихода в «Геркулес» (заглянув в категорию «1_ГЕРКУЛЕС»). Таким образом, Outlook, в отличие от ежедневника, где все задачи жестко разнесены по каким-либо дням, позволяет более динамично реагировать на неожиданно меняющуюся реальность.

Как вы уже, наверное, догадались, название категорий «0_ ДЕНЬ» и «0_НЕДЕЛЯ» начинается с нуля для того, чтобы эти категории отразились в самом верху списка, до тематических категорий. Иногда бывает полезно завести категорию «2_ГОД» для долгосрочных задач. Начать рекомендую с цифры 2, поскольку к этой категории вы будете обращаться реже, чем к тематическим категориям, начинающимся с цифры 1.

Как работать с категориями «День» и «Неделя»? Когда мы задумываемся о планировании, первое, что обычно приходит в голову, – понятия «план на неделю», «план на месяц», «план на год». Такое жесткое планирование вряд ли вам понадобится. В личной работе план на неделю рухнет в первый же день, а на месяц – в первые три дня. Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами,

А именно: вечером, при планировании следующего дня, просматривается категория «Неделя». Все «дозревшее до выполнения» и наиболее актуальное переносится в категорию «День». И наоборот, менее существенные на сегодняшний момент задачи могут быть перенесены из категории «День» назад, в категорию «Неделя».

 

Перенос задачи из одной категории в другую

Кликните правой кнопкой мыши на значке задачи (квадратик с галочкой слева от ее названия (рис. 8.24, стрелка 1). Появится контекстное меню. Выберите в нем пункт «Категории» (рис. 8.24, стрелка 2). Появится стандартное окно выбора категорий для задачи. В нем снимите галочку с категории «Неделя» и поставьте ее напротив категории «День». Готово: ваша задача из списка задач на неделю переместилась в список задач на день.

С перемещением задач между категориями «День» и «Неделя» мы разобрались. Раз в неделю, при планировании следующей недели просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя». Как правило, при этом не нужны разделы «Месяц», «Квартал» и т. д. Все задачи этих горизонтов планирования уже находятся в разделе «Год» и при его еженедельном просмотре будут при необходимости передвигаться в раздел «Неделя».

Такая система позволяет гарантировать, что нужная задача вспомнится в нужное время, за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».

 

Для задач, выполнение которых жестко не привязано к определенному дню, достаточно планирования «День – Неделя». Но если у вас сравнительно много задач с точными сроками, нужно уделить особое внимание тому, чтобы они соблюдались.

Первый шаг – грамотное выставление напоминаний. Его мы уже рассмотрели. Следующий шаг – удобный обзор сроков выполнения задач. Самый простой для этого инструмент – вывести поле «Срок» на панель задач, чтобы видеть не только их названия, но и сроки выполнения. Давайте научимся это делать.

 

Настройка полей пользовательского представления

С помощью этого элемента мы говорим Outlook, какие поля, т. е. параметры, аспекты задач хотим видеть в нашем пользовательском представлении. По умолчанию в нем отображаются всего два поля – «Значок» и «Тема». «Тема» – это название задачи, а «Значок» (рис. 8.25, стрелка 1 – квадратик с галочкой) служит для того, чтобы перетаскивать задачу. Если вы ставите курсор мыши не на значок, а на поле «Тема», то сразу попадете внутрь него и сможете изменить название задачи (рис. 8.25, стрелка 2), но вам не удастся ее перетащить или удалить.

Сейчас мы научимся добавлять дополнительные поля задачи, которые хотели бы видеть. Зайдите в меню настройки пользовательского представления на панели задач (щелкните правой кнопкой мыши по серой надписи «Панель задач» и выберите пункт «Изменить текущее представление»). В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Поля» (рис. 8.26, стрелка 1).

Появится меню «Поля». В подменю «Имеющиеся поля» (рис. 8.26, стрелка 2) выберите поля «Важность» и «Срок», нажмите «Добавить» (рис. 8.26, стрелка 3). Выбранные вами поля появятся в списке полей справа. Теперь кнопками «Вверх» и «Вниз» (рис. 8.26, стрелка 4) расставьте поля в таком порядке: Значок – Важность – Тема – Срок. Нажмите «ОК» в меню «Поля» и «ОК» в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи с дополнительными полями – важностью и сроком выполнения, примерно как на рис. 8.27.

Слева, сразу после значка, вы увидите поле «Важность» (для важных задач там стоит восклицательный знак, для неважных – стрелка вниз).

Справа – поле «Срок». Причем, что особенно удобно, эти поля вы можете менять прямо из представления. Кликнув мышью на соответствующем поле (например, на поле «Срок» в задаче «Паниковский: отослать Корейко книгу “Капиталистические акулы”»), вы получаете возможность сразу его изменить, не открывая саму задачу.

Аналогично вы можете изменять поле «Важность», не открывая саму задачу, а просто выставляя или убирая на ней восклицательный знак. При этом Outlook сразу будет раскрашивать ее в цвет, назначенный для важных задач, либо наоборот – при снятии восклицательного знака возвращать задаче обычный цвет и убирать ее из начала списка. Таким образом вы можете гибко планировать – не переверстывая жесткий план дня или недели, а всего лишь меняя приоритеты в обзорном списке задач, который подсказывает вам, с чего начинать.

Итак, мы научились выводить сроки выполнения задач на панель задач, что позволяет всегда держать их под контролем. Чтобы вспоминать о приближающихся задачах заблаговременно, можно сделать еще одну простую вещь: настроить правило автоформатирования: «Все задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, отображать синим цветом».

Подсказка. Меню настройки пользовательского представления, «Автоформат». Создаем новое правило автоформатирования: «Шрифт» – синий. «Условие» – вкладка «Дополнительно», кнопка «Поле», подменю «Все поля задачи», поле «Срок». Для него устанавливаем условие «Срок = В следующие семь дней», нажимаем «Добавить к списку», «ОК» во всех меню. Если все сделано правильно, задача окрасится синим цветом.

Согласитесь, не всякий профессиональный секретарь настолько искушен в тайм-менеджменте, чтобы аккуратно и пунктуально привлекать ваше внимание к задаче за неделю до ее исполнения. Для Outlook это не составляет никакого труда.

 

Рассмотренная нами ранее технология планирования «День – Неделя» применяется для управления не только личными задачами, но и поручениями, находящимися «на контроле». Для этого создаются категории «0_Контроль близкий» и «0_Контроль дальний». В них помещаются задачи, по которым вам уже не нужно предпринимать активных действий, но о которых вы хотели бы помнить.

Это важный принцип эффективного тайм-менеджмента: ваша работа над задачей не заканчивается с момента ее передачи подчиненному или коллеге. Необходимо оставлять у себя напоминание об этой задаче и обеспечивать активный контроль, а возможно, и регулярное напоминание о ней исполнителю. Для этого категория «Контроль близкий» просматривается раз в день, а категория «Контроль дальний» – раз в неделю. Можно также назвать их «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный».

Для контроля за задачами можно применить и другой способ. Поручив кому-либо задачу, не удаляйте ее, но ставьте в поле «Тема» какой-нибудь значок (звездочку, плюсик). Настройте автоформатирование так, чтобы эти задачи были написаны бледно-серым шрифтом, а формулировка перечеркнута. Например, как в списке на рис. 8.28.

 

Задачи, оставленные в списке для контроля

Обратите внимание: порученные Балаганову задачи «Начать запугивание Корейко телеграммами» и «Обчистить карманы Корейко» написаны серым шрифтом, а потом перечеркнуты (рис. 8.28). Это говорит Остапу Ибрагимовичу о том, что ему самому никаких действий по этим задачам предпринимать уже не нужно, но он оставляет за собой контроль, помнит о них.

Подсказка. Меню настройки пользовательского представления, «Автоформат». Создаем новое правило автоформатирования: «Шрифт» – светло-серый, перечеркнутый. «Условие» – вкладка «Дополнительно», кнопка «Поле», подменю «Все поля задачи», поле «Срок». Для него устанавливаем условие «Тема – содержит – «*» (или «+», или любой значок, который вы решили использовать для обозначения задач, находящихся на контроле). Нажимаем «Добавить к списку», а затем «ОК» во всех меню. Пометьте какую-нибудь из ваших задач выбранным вами значком в поле «Тема». Если все сделано правильно, формулировка задачи будет написана серым шрифтом и перечеркнута. Если что-то не получилось – не беда, перечитайте параграф 8.3, тему «Автоформат».

Обратите внимание: в Outlook есть специальные средства для назначения и отслеживания сроков выполнения задач. К сожалению, их вы сможете применить только в том случае, если ваши подчиненные и коллеги тоже полностью владеют программой Outlook. Механизмы контроля, описанные в этой статье, полезны в тех ситуациях, когда вы ставите задачу устно или человеку, не владеющему Outlook. Либо вообще не назначаете задачу подчиненному, а оставляете за собой контроль относительно какой-либо договоренности с коллегой, клиентом и т. п.

 

Анализ выполненных задач

До сих пор мы говорили только о создании задач и различных операциях с ними – планировании, группировке, постановке на контроль и т. п. Но с выполнением задачи ее «жизненный цикл» не заканчивается.

Весьма полезно настроить анализ уже выполненных задач – для подведения итогов, составления отчета руководителю и т. п. Чтобы это осуществить, необходимо научиться убирать выполненную задачу, не удаляя ее. Это легко сделать с помощью функции «Отбор» в настройке пользовательского представления на панели задач.

 

Настройка отбора пользовательского представления

Отбор – это указание MS Outlook, что вы хотите видеть в пользовательском представлении не все имеющиеся у вас задачи, а только некоторые из них.

Самое актуальное применение этой функции – возможность убрать выполненную задачу из панели задач, не удаляя ее.

Зайдите в меню настройки пользовательского представления, в пункт «Поля», и добавьте в число полей, видимых в представлении, поле «Завершена», кнопками «Вверх» и «Вниз» поместив его между полями «Значок» и «Тема». Получится такая картина (рис. 8.29).

Обратите внимание на квадратик слева от поля «Тема». Кликая мышью на этот квадратик, вы устанавливаете в нем галочку «Завершена». Задача при этом перечеркивается – это правило автоформатирования для завершенных задач, по умолчанию установленное в Outlook. Теперь сделаем так, чтобы завершенные задачи перестали быть видны на панели задач.

Зайдите в меню настройки пользовательского представления (кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» на панели задач, выберите пункт «Изменить текущее представление»). В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Отбор» (рис. 8.30, стрелка 1).

Появится меню «Отбор». Вкладка «Дополнительно», кнопка «Поле» (рис. 8.30, стрелка 2), пункт в меню «Все поля задачи», поле «Завершена». Устанавливаем условие (рис. 8.30, стрелка 3): «Завершена – не равно – Да» (т. е. отбирать все задачи, возле которых не поставлена галочка «Завершена»). Нажмите «ОК» в меню «Отбор» и в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, завершенные задачи пропадут с панели задач.

Итак, мы не видим завершенные задачи на панели задач. Но если мы уйдем из раздела «Календарь» в раздел «Задачи» (рис. 8.31, стрелка 1), то увидим полный список всех наших задач – и завершенных, и запланированных.

Для этого списка можно настраивать пользовательское представление – точно так же, как мы делали это на панели задач в «Календаре». Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на серой панели «Тема» (рис. 8.32, стрелка 1), и в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Изменить текущее представление» (рис. 8.32, стрелка 2). Затем мы попадаем в прекрасно знакомое вам меню настройки представления с пятью кнопками, которые вы уже хорошо освоили.

 

Приходилось ли вам терять бумажный ежедневник? А разбираться в документах, оставленных уволившимся сотрудником? Или терять деньги из-за отсутствия полной истории переписки с клиентом? Все это – неизбежные недостатки «бумажного» управления информацией и задачами.

С помощью Outlook можно эффективно организовать командную работу – назначить задачу сотруднику, увидеть на одном экране несколько календарей подчиненных или коллег и т. п. Работа становится более прозрачной и эффективной.

Более того, с помощью механизма пользовательских полей в Outlook можно структурировать практически любые бизнес-процессы. При этом MS Outlook, естественно, не подменяет собой более сложные и масштабные корпоративные информационные системы (ERP, CRM, системы project management и т. п.).

Эта программа позволяет оптимально настроить бизнес-процесс не на уровне компании в целом, а на уровне личной эффективности менеджера и команды, в которой он работает.

Например, в строительной компании в ходе тренинга «Тайм-менеджмент в Outlook» была выявлена следующая проблема: дизайнеры не всегда вовремя оформляют все документы и разрешения, касающиеся перепланировок. В результате строительство задерживается, и компания несет серьезные убытки.

Решение нашлось достаточно простое: в папке «Задачи» настроили пользовательское представление с полями, отражающими все стадии процесса (рис. 8.33).

Для каждой перепланировки с помощью пользовательских полей заданы ключевые этапы процесса:

1. дата принятия заявления;

2. необходимые согласования (поля формата «да/нет», в реальности их не три, как на рисунке, а около десяти);

3. дата получения согласования;

4. длительность процесса (из даты получения согласования вычитается дата принятия заявления);

5. срок, в который необходимо получить согласование.

Эта таблица позволяет дизайнеру (и его руководителю!) полностью контролировать процесс получения согласований, расставляя «галочки» в колонках соответствующих согласующих инстанций (ПТО и т. д.). Ничего не теряется, ничего не забывается. Более того, простое правило автоформатирования раскрашивает задачи, срок выполнения которых приближается, в синий цвет. Поле «Длительность» позволяет узнать среднее время согласования перепланировок и поставить задачу уменьшения этого показателя.

Аналогично можно контролировать многие другие процессы, к которым относятся, например:

• продажи: список клиентов, отображающий значимые этапы взаимодействия, ближайшие необходимые действия, сроки и т. п.;

• пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации или публикации о нас;

• контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя;

• документы: список договоров или других документов, проходящих некоторые стандартные стадии согласования.

В отделе продаж одной ИT-компании было настроено примерно следующее представление (рис. 8.34).

Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам. Каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента. Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов.

С помощью пользовательских полей можно также создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные, так и еженедельные задачи (рис. 8.35).

Управление делегированными задачами может также осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут применяться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами или информацией «по горизонтали». Например, вот очень простая форма для приема и передачи коллеге телефонного звонка (рис. 8.36).

Применение такого рода форм для управления делегированными задачами помогает руководителю ничего не упустить как при постановке задачи, так и при контроле за ее выполнением.

 

Основные выводы

Outlook (в переводе с англ. – наблюдение, обзор, бдительность) – идеальный инструмент, позволяющий создать полный обзор всех составляющих нашей жизни – работы, учебы и т. д. С помощью определенных настроек можно восстановить полную картину своих дел и задач, реализовать многие красивые решения, касающиеся планирования, расстановки приоритетов и создания системы контроля за выполнением поручений, что невозможно сделать в бумажном ежедневнике.

Использование «сущностей» «Встречи» и «Задачи» дает возможность наладить эффективную систему контекстного планирования в Outlook. Возможности программы позволяют автоматизировать и сделать более удобным процесс расстановки приоритетов. С помощью настройки пользовательских представлений мы можем отображать свои дела, встречи и задачи в наиболее удобном для нас виде.

Настроенная под задачи тайм-менеджмента, программа служит стандартом при организации командной работы. Использование Outlook в качестве корпоративного стандарта организации времени существенно повышает эффективность работы, снижает потери времени в компании и в конечном итоге становится одним из элементов, позволяющих упрочить ее положение, так как время представляет собой один из важных факторов, влияющих на конкурентоспособность. В современных условиях выигрыш во времени часто становится главным фактором развития компании и ее движения вперед.

 

Контрольные вопросы

1. Почему программа Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем?

2. Какие две разные «сущности» в Outlook помогают осуществить жестко-гибкое планирование?

3. В каком разделе Outlook создаются жесткие встречи?

4. В каком разделе Outlook создаются гибкие задачи?

5. Как используется Outlook для расстановки приоритетов в задачах?

6. Что такое пользовательские представления?

7. Что такое категории в Outlook?

8. В чем преимущество планирования гибких задач в Outlook по сравнению с бумажными носителями?

9. Перечислите пять основных пунктов (кнопок), которые нужно знать для эффективного использования Outlook.

10. Как с помощью Outlook можно организовать командную работу? Приведите пример.

 

Практические задания

Задание 1. Настройте отображение панели календаря в удобном формате («рабочая неделя»). Настройте панель задач в «Календаре».

Задание 2. Создайте список гибких задач. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать приоритетные задачи с высокой степенью важности в красный цвет.

Задание 3. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.

Задание 4. Настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, выделять синим цветом».