В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом происходит поглощение времени.

Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно!

А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2.2а).

Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени (рис. 2.2б).

Растраты времени выражаются в самой разнообразной форме. Работа систематически не начинается вовремя. Рабочие уходят со службы до гудка. Назначенные собрания и совещания открываются на час-полтора позже срока. Мы наблюдаем бесконечные ожидания, бездейственные, раздражающие…

П. Керженцев. Борьба за время

Часть этих растрат времени объясняется тем, что все происходит не вовремя: опоздал служащий, не пришел к сроку докладчик, задержался кассир… Чаще всего растрата времени в очередях и ожиданиях зависит от неправильности самой системы. Здесь борьба за время сталкивается с основными организационными проблемами.

Докладчик опоздал, потому что на него возложено множество различных заданий, – беда в совместительстве.

Очереди в финотделе объясняются неправильной системой распределения работы.

Невозможность скоро добиться справки связана с доисторическим хаосом нашего делопроизводства, ценящего не суть дела, а лишь исходящий номер.

Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям.

Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие.

Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.

Поглотители времени:

1. нечеткая постановка цели;

2. отсутствие приоритетов в делах;

3. попытки слишком много сделать за один раз;

4. отсутствие представления о предстоящих задачах;

5. плохое планирование дня;

6. заваленный письменный стол;

7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;

8. дорога;

9. недостаток мотивации;

10. телефонные звонки, отрывающие от дела;

11. поиски записей, адресов, телефонов;

12. недостаток кооперации;

13. незапланированные посетители;

14. неспособность сказать «нет»;

15. неполная или запоздалая информация;

16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);

17. неумение довести дело до конца;

18. отвлечение на внешние факторы;

19. затяжные совещания, собрания;

20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;

21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;

22. болтовня на частные темы;

23. излишняя коммуникабельность;

24. чрезмерное количество деловых записей;

25. синдром откладывания;

26. желание знать все факты;

27. длительное ожидание (очереди);

28. спешка, нетерпение;

29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);

30. недостаточный контроль за делегированием;

31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.

Времени не хватает всем, даже бездельникам. Даже тем, кто забивает «козла» или часами подряд смотрит телевизор.

Вместе с тем никто серьезно не учитывает расход времени. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто может сказать, сколько часов в прошлом году он потратил на творческую работу, на чтение, а сколько часов было потеряно и почему, сколько часов «съели» телевизор, дорога? [16]

 

Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями

Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:

• тщательная подготовка к поездке;

• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;

• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).

Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:

1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;

2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»

Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.

Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.

• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу – определить «выездные» дни.

Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.

Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели».

Экономия времени – от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.

• Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто».

Активно применяйте следующие принципы:

• по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;

• старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;

• планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);

• делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т. д.;

• координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.

• Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения. Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.

Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS.

Это – сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.

Если человек способен уйти в себя на время долгой поездки, он преодолевает и пространство, и время, а если он может только пялиться в окно и зевать от скуки, он вынужден пережить каждую минуту и каждый километр пути.

К. Уилсон

• Введите коэффициент «Польза перемещения», представляющий собой среднюю составляющую ответов на два вопроса: «Такая поездка действительно целесообразна именно сейчас или это прихоть момента?» и «Готов ли ты заплатить невосполнимым временем своей жизни за ту пользу, которую получишь от выездного мероприятия?». Введение и применение подобного коэффициента обеспечивают осознанный подход к проблеме, что позволяет решить ее более качественно за меньший промежуток времени. Следующий ряд советов касается использования времени так называемого вынужденного ожидания в бесконечных пробках, очередях, самолетах, поездах, метро. Ожидание – один из самых распространенных поглотителей времени, с которым можно справиться, если следовать нехитрым, но эффективно работающим правилам и рекомендациям. Некоторые из них приводит на страницах своей статьи Дмитрий Витер, делясь своим опытом борьбы с поглотителями времени.

Полезное время ожидания

По роду занятий мне часто приходится получать многостраничные документы, обязательные для прочтения (руководства, процедуры, объявления и т. д.).

Читать их на работе у меня получается плохо. Обычно я распечатываю подобные документы, скрепляю их степлером (никаких скрепок!) и кладу в портфель.

Когда я попадаю в ситуацию вынужденного ожидания, я достаю из портфеля такой документ и читаю его. После прочтения документ рвется на части и выбрасывается. (Обязательным примечанием в таком случае является осторожное обращение с конфиденциальными документами.)

Если вы добираетесь на работу на метро – не упустите возможность с пользой потратить эти ежедневные 1,5–2 ч. Конечно, ваши возможности в подземке в час пик ограничены, но удержать в руках книгу небольшого формата, заранее распечатанный документ или палм-наладонник вполне возможно. В какой-то момент я осознал, что читаю книги практически только в метро.

Если у вас есть лаптоп, берите его с собой. Львиную долю входящей электронной почты я читаю, находясь именно в режиме ожидания. Отличным вложением средств является дополнительная батарея для лаптопа – она удвоит полезное время вашей поездки.

Примером эффективного использования такого времени может служить само написание этой статьи. Она писалась в поездах. В самолетах. В метро. Первый черновик был сделан в маршрутке. Не потому, что у меня «не было времени» заняться этим в более комфортной обстановке. Мне так удобнее. Это проще, чем пытаться выделять «каждый день по часу за письменным столом», что, как правило, нереализуемо. (Эти строки я пишу в поезде Киев – Минск. Мой попутчик, аудитор из Deloitte & Touche, тоже стучит что-то на лаптопе. Молодец!) [19]

Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни – вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.

 

Итак, мы установили, на что может быть растрачен наш капитал времени, что является его поглотителями. Осталось определить, каков же размер того капитала времени, который необходим для достижения цели. Для этого воспользуемся таблицей 2.1.

1. Укажите свой возраст – количество полных лет на сегодняшний день.

2. Укажите приблизительный возраст, выраженный в годах, когда вы планируете достичь поставленной цели (занять должность, состояться как профессионал, написать книгу, получить диплом или защитить диссертацию или др.).

3. Подсчитайте свой капитал времени на достижение цели, выраженный в годах. Для этого вычтите из результата, получившегося во второй строчке, результат первой.

4. Подсчитайте свой капитал времени, выраженный в сутках. Для этого умножьте свой капитал времени, выраженный в годах, на 365.

5. Запишите время, которое тратите на сон. Берите среднее значение, так как количество часов в разные дни может быть разным.

6. Подсчитайте свое количество активных часов в сутки. Это тот ресурс, которым вы реально владеете каждый день, чтобы делать шаги по направлению к поставленной цели.

7. Подсчитайте свой капитал времени, выраженный в часах. Для этого умножьте результат, получившийся в четвертой строчке, на количество активных часов в сутках (шестая строчка).

8. Теперь вы знаете тот реальный размер своего капитала времени, которым можете реально распоряжаться, чтобы реализовать свою мечту.

Таблица 2.1. Капитал времени

Итак, каждый из нас является собственником капитала – капитала времени. Причем невозобновляемого: мы не можем заработать больше времени, в нашей власти только эффективно распорядиться тем количеством часов, которое у нас есть. Но для того чтобы начать планировать, необходима полная информация обо всех ресурсах, слабых местах и имеющихся резервах.

Раз время является для нас материальной ценностью, мы должны обращаться с ним так же, как и с другими ценностями: вести его правильный и точный учет с помощью своеобразной бухгалтерской книги для учета времени.

Такой подход, когда мы управляем личным временем как ресурсом, капиталом компании или фирмы, помогает выработать системность в решении всех проблем, связанных с организацией времени. Так же, как деятельность любой фирмы начинается с бухгалтерии, постановки учета и контроля, так и тайм-менеджмент начинается с хронометража.

Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления.

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Основные задачи анализа, проведенного с помощью хронометража:

• определить, на что тратится ваше время;

• изыскать первые резервы времени;

• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

В западном классическом тайм-менеджменте хронометраж рассматривается только как этап сбора данных, необходимых для планирования, а в отечественном подход к этой проблеме иной: хронометраж становится мощным инструментом выработки «чувства времени» и, как следствие, «мышления, направленного на эффективность».

Вырабатывается умение оценивать чужую работу, т. е. видеть истинную долю заложенного в нее труда; отсюда и независимость в суждениях. Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить глубокие знания в области философии, истории, литературы, математики и т. д. Система оказывается, таким образом, своеобразным усилителем интеллекта и нравственности [21] .

 

Техника полного хронометража

Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов:

1. в течение нескольких дней фиксируйте все выполняемые работы длительностью от 10 до 15 минут;

2. выберите от одного до трех ключевых показателей;

3. отследите их в динамике.

Рассмотрим шаги техники полного хронометража более подробно.

Шаг 1. Так как потребуется учитывать все расходы времени в течение дня и будет необходимо вести записи, следует взять небольшой блокнот или записную книжку (листочки и стикеры имеют тенденцию теряться к концу дня). Лучше, если это будет блокнот карманного формата, который удобно носить с собой. Выберите тот, который вам больше всего нравится, с красивой обложкой. Тогда и учет вести будет намного приятнее. Сначала лучше всего записывать все дела и их длительность при каждом переключении внимания. Через несколько дней, когда вы начнете относиться ко времени более внимательно, достаточно будет делать записи только раз в один-два часа. Останавливайтесь на две-три минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет вам более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые вы выполняете в течение дня. Пример такого осознанного отношения к жизни мы можем найти в книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь».

Она повествует об ученом-биологе Александре Александровиче Любищеве, поставившем перед собой цель разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось существенно превосходящим среднюю продолжительность жизни человека.

Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты хронометража, планировать свою работу [23] . С 1916 г. (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учет расходуемого времени.

На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) ученый ЕЖЕДНЕВНО записывал, сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько – на дополнительную, какие были еще работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время: без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и прочее. Точность учета – 10 минут. Следует еще раз подчеркнуть: учет велся ежедневно на протяжении 56 лет. Любищев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас книг карманного формата для чтения в дороге. Были книги для командировок и поездок (одно время он много разъезжал) [24] .

Не пытайтесь компьютеризировать этот этап ведения хронометража. Использование специальных программ учета времени усложнит процесс и накрепко привяжет вас к компьютеру. Основная часть записей в этом случае делается по памяти, информация теряется, а точность и правдивость данных хронометража резко снижаются.

Для того чтобы фиксировать все свои расходы времени, существуют несколько способов ведения его учета. Выберите тот, который кажется вам наиболее подходящим.

1-й способ. Самый простой – фиксируем начало и окончание любого дела (таблица 2.2). С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня.

2-й способ . Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность (таблица 2.3). Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и анализировать свою деятельность в течение дня. К уже известной нам таблице 2.2 добавляем еще один столбец.

Таблица 2.2. Первый способ учета времени

Таблица 2.3. Второй способ учета времени

3-й способ. Можно оценивать любое дело не только количественно – по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания и более подробную информацию, дающие представление о рациональности произведенных временных затрат (таблица 2.4). Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить свои индивидуальные поглотители и то количество часов, которое они у вас «похищают».

Таблица 2.4. Третий способ учета времени

Такой способ ведения учета своего времени позволяет отследить его непродуктивные расходы, а также определить своеобразный «коэффициент полезного действия» – полезного использования времени.

Сумму длительностей всех полезных работ А. А. Любищев называл «время нетто», а длительность всего периода учета – «время брутто» , по аналогии с массой предмета без упаковки и в упаковке. Разность этих двух величин дает первый показатель качества – количество «отколов времени» за день. Отношение времени «нетто» к времени «брутто» дает второй показатель – своеобразный «коэффициент полезного действия», полезного использования времени.

Архангельский Г. А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы

Попробуем представить изложенные выше рассуждения в виде формул, которые помогут произвести необходимые расчеты с использованием данных хронометража.

Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:

Формула для расчета коэффициента полезного использования времени:

Шаг 2. Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража.

Такими показателями могут быть:

• любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени;

• любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;

• любое желаемое действие, до которого «руки не доходят»;

• любое ресурсное занятие (то, чем хотелось бы заниматься, дело «для души»), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое просто нет времени.

Таким образом, любая цель может быть переформулирована и является показателем для хронометража (таблица 2.5). Выбор показателей осуществляем, опираясь на данные хронометража, проведенного в течение первых нескольких дней.

Таблица 2.5. Переформулирование целей в показатели

Шаг 3. Отслеживание в динамике осуществляем с помощью графика. Для этого используем таблицу с данными, полученными в процессе ведения хронометража, и выбранные нами показатели. На основании этих данных строим график (рис. 2.3), позволяющий наглядно увидеть динамику происходящих изменений.

С помощью данного графика отслеживается динамика такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что если в первый день на просмотр телепередач ушло два часа, то к концу первой недели ведения хронометража – 45 мин. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 ч. 15 мин.

Аналогичным образом отслеживается динамика любого из показателей. Для большей наглядности можно совмещать на одном графике два из них.

Отслеживание поглотителя и важного, нужного дела, на которое не хватает времени Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, как в предыдущем случае, а в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом (рис. 2.4). На рис. 2.4 видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 мин., а на просмотр телевизионных программ – 80–120 мин., то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 мин., а высвобожденные резервы времени (1 ч. 15 мин.) были использованы для изучения английского языка.

 

Техника сокращенного хронометража

Она применяется в том случае, когда у вас уже сформировалось внутреннее «чувство времени» и выработалась устойчивая привычка вести его учет. При сокращенном варианте ведения хронометража нет необходимости учитывать затраты времени на все ежедневные дела и задачи. Учет ведется только по определенным показателям (от одного до трех) в течение периода, необходимого для их изменения до желаемого результата. При этом все шаги ведения хронометража остаются неизменными.

Метод простой письменной фиксации и фокусировки сознания на проблеме, лежащий в основе хронометража, хорошо известен в психологии. Один из принципов работы с проблемными ситуациями гласит: «Если хочешь, чтобы проблема была решена, – нарисуй ее и просто фиксируй все, что с ней происходит». Особенность человеческой психики такова, что, как только мы фокусируем на чем-либо свое внимание, ситуация сама начинает меняться в желаемую сторону. При этом важным условием положительного результата является регулярность: нужно отслеживать изменения до тех пор, пока желаемое состояние не будет достигнуто. Это же правило относится и к технике хронометража. Мы не пытаемся ничего насильно изменить. Мы просто фиксируем и наблюдаем, не прилагая никаких усилий к изменению ситуации. Самое главное здесь – не торопиться, и результат будет достигнут. Вот что рассказал о своем опыте ведения хронометража в статье «О системе Любищева» Г. С. Альтшуллер.

Я вел учет времени (он даже в деталях совпадал с той формой, которой придерживался Любищев) 15 лет – по 1956 г. В том числе – 4,5 года на Севере. В хорошие годы выходило по 12–13 ч. в сутки, это очень много. На Севере в среднем по 7 ч. в день, и это было несоизмеримо труднее обычных 12–13 ч. После этого я не могу с сочувствием слушать разговоры о нехватке времени. Перестал я вести учет, когда увидел, что уже не надо записывать, я просто чувствую движение времени – выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала, это воспринимается как состояние физического дискомфорта.

 

На основе данных, полученных с помощью хронометража, можно продумывать и выстраивать систему мер по устранению потерь времени и, следовательно, повышать свою личную эффективность.

Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей.

При этом можно пользоваться электронными таблицами MS Excel для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней. Анализируя ход дня, напротив каждого дела вы отмечаете буквами, галочками или карандашами разного цвета его принадлежность к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии. Здесь необходима личная включенность: каждая запись должна наводить на мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно предпринять для устранения временных потерь. Рассмотрим подробнее некоторые критерии классификации расходов времени.

 

Показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа

Сначала мы должны определить, какие параметры выполнения работ нам хотелось бы отследить, и сгруппировать их по определенным общим признакам.

Одна из самых древних классификаций такого рода была предложена древнеримским философом Луцием Сенекой, советовавшим делить время на:

• хорошо потраченное;

• дурно потраченное;

• потраченное на безделье.

С. В. Козловский предлагает делить работы на следующие типы:

• основные (затраты времени на них хотелось бы увеличить);

• навязанные (затраты хотелось бы уменьшить);

• нейтральные (затраты хотелось бы сохранить неизменными).

Подобную классификацию можно применить к совершенно различным вопросам, на которые вы хотели бы получить ответы с помощью анализа.

Вы хотите отследить расходы времени на написание дипломной работы. Тогда классификация будет выглядеть так: «дело (задача, работа) относится/не относится к дипломному проекту». Другой пример такого показателя связан с поглотителями времени и может выглядеть так: «дело (задача, работа) относится/не относится к поглотителю “дорога”». Во всех случаях вы выделяете некий интересующий вас тип расходов времени и начинаете фиксировать соответствующий ему показатель. При этом уместно применить технику сокращенного хронометража [27] .

Показатели качества для всех типов классификации формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все «основные» затраты времени, которые относятся к дипломному проекту), что дает абсолютный показатель. Если эту сумму поделить на время «брутто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на дипломную работу в общей структуре расходов). И те и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневного изучения иностранного языка после введения правил: «Выучивать в день по 10 новых слов» и «Никакого телевизора, пока не сделаю три упражнения на грамматическое правило».

Абсолютные показатели удобны для решения задач максимизации или минимизации – например, расходы времени на бесполезные телефонные разговоры хотелось бы свести к нулю. Относительные показатели оптимальны для решения задач гармонизации – например, на проекты А и Б хотелось бы уделять по крайней мере по 20 % всего рабочего времени, а на проект В – хотя бы 10 %. Для того же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели; например, «В течение этой недели в среднем за сутки 8 ч. 20 мин. тратилось на сон» – более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь абсолютных показателей длительности сна, из которых он получен.

 

Показатели, отражающие качество организации труда

Самые важные аспекты, отличающие ваш подход к управлению собственным временем, могут быть выражены в ответах на четыре вопроса:

1. Была ли необходимость выполнять работу самому?

2. Были ли оправданны затраты времени?

3. Было ли целесообразным выполнение работы?

4. Был ли сознательно определен временнόй интервал для выполнения работы?

Затем на основе этих аспектов можно сформулировать соответствующие критерии:

1. делегирование;

2. техника личной работы;

3. целеполагание, самоорганизация;

4. планирование.

Для каждого критерия формируется относительный показатель (доля расходов времени в общей структуре расходов).

Данный способ оценки был предложен директором Института рационального использования времени в Гейдельберге Лотаром Зайвертом, который считает, что необходимо обращать внимание на те показатели, которые превышают 10 %, и вносить изменения в организацию соответствующего направления в системе личной работы.

Следует отметить, что под сознательностью определения временнόго интервала (четвертый вопрос) могут подразумеваться два различных показателя, отвечающих за разные действия при планировании:

• определение предположительной длительности работы – полезно для выработки навыка точного бюджетирования времени;

• назначение времени выполнения работы. В соответствии с методикой гибкого подхода к планированию здесь имеется в виду не точное время исполнения данного вида работы (16.00), а наличие удобного момента, благоприятного для ее совершения. В этом значении вопрос формулируется так: «Был ли момент времени, в который совершена данная работа, оптимальным для нее?» (Сознательность сохраняется, скованность жестким планом исчезает.)

Рассмотрим на конкретном примере, как влияет введение определенной классификации на оптимизацию расходов времени (в данном случае – на дорогу), а в конечном итоге – на повышение личной эффективности.

Для того чтобы оптимизировать время на дорогу, была построена его классификация, которая включала пешую ходьбу, несколько видов чтения и бесполезные расходы времени (на сборы и т. п.). Виды чтения различались по «качеству»: в свободном транспорте – самое лучшее и «умное», в переполненном – более простое, и т. п. (рис. 2.5).

Благодаря классификации были внесены достаточно серьезные изменения в логистику перемещений, повысившие полезность использования времени. Например, оказалось, что при поездках с одной учебы на другую лучше не заезжать домой. Вроде бы общее дорожное время увеличивается, но резко улучшается его качество: меньше ходьбы и одеваний-раздеваний (плюс всяких «до выхода из дома все равно всего полчаса, работать смысла нет»), больше чтения высокого качества или основной работы (вместо заезда домой можно, например, засесть где-нибудь в универе и спокойно переписать пропущенную лекцию).

Г. Архангельский. Личный опыт: Эволюция хронометража

Главный результат этих изысканий – в голове сформировался «персональный отдел логистики», входящий в общую структуру личного ЗАО. С тех студенческих лет я ни разу не проводил глубокий хронометраж дорожного времени, но «отдел логистики» при планировании любых встреч и поездок автоматически просчитывает оптимальные маршруты, причем оптимальные не только по времени, но и по полезности его наполнения. Кстати, эти оптимальные маршруты часто не совпадают с «самоочевидными».

 

«Это трудоемкий процесс… Лень… Забываю…» – типичные проблемы. Задача первых недель ведения хронометража – создать «фотографию» своего дня, посмотреть на себя в зеркало. А это не всегда бывает приятно: отражение не радует. Самый простой выход видится в одном – прекратить вести хронометраж. И оправдания находятся. Но от того, что вы отвернетесь от зеркала, ваш реальный облик не изменится. Приходится принимать непростое решение: оставить все как есть (а это уже будет нелегко, ведь вы видели реальное положение вещей) или пойти по пути изменений себя, своей деятельности, своей жизни.

Кто-то скажет: «Это жесткая система, подробный учет – не для меня».

Система жестока: она заставляет вести правдивый учет. Приписать лишнее – значит признать свою малую мощность: ушло много времени на небольшую работу – от тупости, что ли? Убивать часы – значит зафиксировать лень или плохую организованность: куда пропало время?..

Г. Альтшуллер. О системе Любищева

Система… щедра. Она, например, приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать дежурные проблемы. Даже книг не надо носить с собой. И нет ощущения скуки, долго тянущегося ожидания.

Или: «Теперь всю жизнь нужно вести учет каждого своего шага? Это невозможно».

Вероятно, для многих будет достаточно вести такую хронокарту несколько недель, так как в течение этого времени уже можно будет достигнуть большого успеха в смысле самого контроля над временем и правильного распределения времени.

П. Керженцев. Борьба за время

Быть может, время от времени придется снова прибегать к хронокартам, чтобы не давать налаженной работе разлаживаться. Установление же хронокарты в качестве постоянной меры я считаю излишним.

Возможна и такая реакция: «Слишком сложно, запутанно: очень много разных показателей, коэффициентов – за всем не уследишь».

Наиболее простой способ «облегчения» системы без существенных потерь качества автор статьи подсмотрел у одного тренера по легкой атлетике.

Г. Архангельский. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы

Тренер советовал своим ученикам следующий режим: раз в квартал устраивать «дисциплинарную неделю», с питанием по всей строгости норм, полноценными тренировками и т. д. В остальное время – минимум ограничений на питание и небольшое количество нагрузок для «поддержания тонуса».

Таким образом, «дисциплинарные недели» помогали поддерживать нужную форму, при этом не требуя слишком больших усилий. Так и в хронометраже – применение значительного количества показателей полезно только в определенных ситуациях:

• в течение «предпроектного обследования»;

• во время периодических «дисциплинарных недель»;

• после существенных изменений в характере деятельности.

В первые одну-две недели «предпроектного обследования» используется минимум коэффициентов, так как главная задача – выработка «чувства эффективности» вообще. Дальнейшие три-четыре недели – наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация «чувства эффективности». Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от коэффициентов дает «шкала обучения».

Неосознанное незнание. Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».

Осознанное незнание. Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.

Осознанное знание. Посмотрели; узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.

Неосознанное знание. Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.

Таким образом, надобность в каком-либо показателе отпадает, когда он создает свой «участок» в «вестибулярном аппарате», автоматически отслеживающем эффективность. При этом «дисциплинарные недели» служат для поддержания «вестибулярного аппарата» в состоянии боеготовности.

Применение усиленного хронометража после существенных изменений в характере деятельности бывает полезно, чтобы выявить появившиеся новые резервы времени, новые поглотители и т. д. Проще говоря, тщательно смотреться в зеркало бывает нужно как периодически, так и после существенных изменений обстановки, например, при приходе с улицы в помещение. Хронометраж – тоже своего рода зеркало, и к нему также применимо это правило.

 

Основные выводы

Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ:

• позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;

• вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;

• не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам»;

• вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств;

• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.

Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».

Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее [29] .

 

Контрольные вопросы

1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?

2. Что такое хронометраж?

3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?

4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?

5. Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?

6. Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество рационально использованного времени?

7. Какие классификации расходов времени вы знаете?

8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.

9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?

10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?

 

Практические задания

Задание 1. Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.

Выполните задание.

1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.

2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?

3. Запишите все шаги в третью колонку.

4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?

Задание 2. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.

Анализ поглотителей времени студента

Выполните задания.

1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.

2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».

3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.

4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.

5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.

Задание 3. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:

1. выявите свои поглотители;

2. используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день «съели» поглотители;

3. используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.

Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.

Задание 4. Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.

Задание 5. Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.