С этим инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Перечни продуктов, которые необходимо купить, вещей, которые необходимо взять в отпуск, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки, представляющие собой один из самых простых и эффективных инструментов обзора. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию и служит прекрасным инструментом самоконтроля.

Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко и учитывать любые неожиданно возникающие изменения. Например, план телефонного разговора, в отличие от контрольного списка, – это своеобразный алгоритм, требующий четкого выполнения шагов: «Шаг 1: задаем вопросы 1, 2, 3; затем шаг 2 – вопросы 4, 5, 6,…» Составленный к телефонному разговору контрольный список вопросов позволяет нам задать любой из них в любом месте разговора в зависимости от целесообразности момента, но при этом ни одного не забыть.

Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:

• список вопросов к телефонному разговору;

• вопросы к новым клиентам;

• список тем и вопросов к совещанию;

• анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки);

• перечень необходимых мероприятий, действий;

• список задач;

• список задач на день – один из самых важных контрольных списков.

Правила составления контрольного списка:

• все формулировки его пунктов должны иметь результато-ориентированный вид;

• список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, ни одного вопроса или пункта;

• в соответствии со структурой внимания человека в списке должно быть не более 10 основных пунктов.

 

Использование «То-do list» в телефонном общении

Одним из наиболее удобных и простых инструментов тайм-менеджмента является создание «To-do list» – списка того, что нужно сделать. Это перечень задач на день, неделю или другой четко очерченный период времени. Он составляется в хаотичном порядке, а затем могут быть расставлены приоритеты.

Дневной список «To-do list» может состоять из:

• звонков;

• встреч;

• самостоятельной работы;

• перемещений и других физических действий.

Недельный или месячный список «To-do list» будет состоять из задач, требующих для решения целого ряда дневных действий. Он представляет собой список краткосрочных целей.

Можно привязать «To-do list» к плановым или внеплановым телефонным переговорам в несколько шагов.

Шаг 1. Каждый пункт из «To-do list» должен быть четко сформулирован, а глагол стоять в совершенной форме, например: «Зарегистрировать филиал предприятия N». Имея такой список, нетрудно контролировать выполнение задач.

Шаг 2. Составьте дополнительно короткий список людей, с которыми вы чаще всего общаетесь. Их может быть не более 10, чаще – от четырех до шести человек. Присвойте каждому из этих людей свой цвет.

Шаг 3. Теперь напротив каждой задачи из «To-do list» впишите цветным маркером имена тех людей из списка, с которыми вы предполагаете общаться при выполнении той или иной задачи. Удобнее всего пользоваться таким «To-do list» на неделю или месяц (задачи должны быть довольно масштабными, иначе это не имеет смысла). Список должен находиться под рукой, если вы преимущественно общаетесь по мобильному телефону, или возле стационарного телефона.

Шаг 4. Таким образом, заглянув в список, вы не упустите при разговоре и те вопросы, которые не были целевыми при совершении звонка, даже если его инициатором были не вы. Теперь у вас будет возможность связываться с нужными людьми не пять-шесть, а только один-два раза в день.

Удобный контрольный список Людям, которые любят на досуге готовить вкусные блюда, иногда приходят в голову необычные желания состряпать что-нибудь эдакое в самый неподходящий момент. А потом, когда появляется время на готовку, им не всегда удается вспомнить, «что же такого вкусного я тогда хотел сделать?». В итоге готовится что-то другое, а желание остается нереализованным. На одном из ТМ-семинаров его участница поделилась своим опытом: «А я просто составила небольшой перечень, который назвала “Список вкусняшек”. Он у меня всегда с собой, и когда в голову приходят пожелания к следующему блюду, я просто записываю их в этот список. Иногда там может быть больше десяти записей, и когда мне удается найти время на мое любимое хобби – готовку, – я просто достаю этот список и выбираю самое вкусное».

 

При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм-менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Ганта.

Генри Гант начиная с 1901 г. работал консультантом и развивал научную теорию управления. На его счету около 150 публикаций, включая три книги. Им было запатентовано больше десятка изобретений. При этом Гант читал лекции в университетах, оставаясь одним из наиболее успешных консультантов по управлению. Как преподавателю Ганту была близка система передачи знаний, ориентированная на представление данных графическими средствами.

Один из его ранних примеров визуализации информации – графическое отображение с помощью горизонтальных полосок, отражающих прогресс рабочих в достижении нормы выработки. График контролировал как управляющих, так и рабочих. Улучшение работы цеха или отдела выражалось в увеличении количества черных линий в диаграмме. Поскольку этот метод диаграммирования помог в повышении производительности, Гант распространил свои графические пособия на ежедневный баланс производства, контроль над уровнем издержек, количество работы за каждой машиной, количество работы на человека по сравнению с первоначальными оценками и т. п.

Однако главное достижение в создании графиков относится к тому периоду, когда во время Первой мировой войны Гант служил консультантом в Военно-морской корпорации и Департаменте флота. Первая созданная им диаграмма изображала пять изделий военного назначения, планирование требуемых заказов, их выполнение, а также наличие остатков на складе.

В управленческой мысли того периода графические пособия Ганта были революционными для планирования управления и самого управления. Руководство могло увидеть в графической форме, как выполнялись планы, и предпринять необходимые действия, чтобы вовремя контролировать сроки их реализации и рассчитать необходимый бюджет. Все последующие доски и диаграммы контроля, касающиеся производства, были заимствованы у Ганта.

Использование двухмерного обзорного графика выполняет в тайм-менеджменте две основные функции и помогает осуществлять:

• контроль за исполнением задач;

• гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки выполнения.

Виды двухмерных графиков:

• для планирования долгосрочных задач, целей и проектов;

• для планирования среднесрочных и краткосрочных задач;

• для планирования делегированных задач и контроля за их исполнением;

• для контроля за выполнением регулярных задач.

 

Двухмерный график долгосрочных дел, задач и проектов

Правила и шаги по созданию двухмерного обзорного графика.

• Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке (таблица 4.1а) в произвольном порядке, как и для составления контрольного списка.

• Вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели и т. д.). Рассматриваемый нами проект рассчитан на год, следовательно, в качестве временнόго измерителя мы будем использовать месяцы (таблица 4.1б).

Если нам необходимо построить двухмерный график для краткосрочного проекта, рассчитанного, например, на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели.

• С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к периодам и срокам исполнения (таблица 4.1в). Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.

Составление такого графика для любой крупной задачи занимает от пяти до десяти минут. При этом график достаточно гибок: мы не стараемся записать подзадачи в строгой последовательности их выполнения; в случае возникновения изменений и необходимости пересмотра графика на его исправление тоже уйдет всего лишь от пяти до десяти минут.

Двухмерный график мы можем использовать и для планирования различных задач и целей, привязанных не к точному, жесткому сроку исполнения, а к некоторому периоду так, как это сделано в таблице 4.2.

 

Двухмерный график контроля за делегированными задачами

Правила и шаги по созданию графика контроля за делегированными задачами такие же, как для графика для долгосрочных задач. Дополнительно вводится графа «Исполнители», позволяющая контролировать выполнение задач не только по срокам, но и по ответственным за их решение лицам (таблица 4.3). В данной графе можем указывать как должности, отделы, так и конкретные фамилии ответственных за решение конкретных задач.

Помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела, которые приходится выполнять каждому из нас; когда их скапливается много, они замусоривают наше сознание и нашу работу. Для осуществления контроля за их выполнением применяется «График выполнения регулярных задач» (таблица 4.4).

В левой колонке приведены примеры наиболее часто встречающихся регулярных задач. Далее слева направо – колонки по календарным неделям (1–7 сентября и т. д.). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке, а невыполнение – прочерком.

Важно обратить внимание на то, что данный график – не жесткий план, нам непринципиально, в какой именно день недели и час будет сделана резервная копия информации или произведена уборка на рабочем столе. Важно, что эти дела должны выполняться один раз в неделю. Если за этот период какое-то дело было пропущено (например, в первую неделю мы так и не нашли времени, чтобы убраться в комнате) и появился прочерк, ничего страшного в этом нет. Если же количество прочерков начинает увеличиваться, это дает нам сигнал: регулярная задача не выполняется уже достаточно долго, пора заняться ее решением!

Задача «расчистка рабочего стола» не выполнялась в течение всего месяца; количество прочерков показало, что еще немного и на столе придется делать генеральную уборку.

Создание простого и мотивирующего графика контроля за выполнением регулярных задач иллюстрирует следующий пример.

Из опыта студента Московского финансово-промышленного университета «Синергия» Примерно год назад я купил себе турник, повесил его на видном месте в коридоре и с энтузиазмом занимался где-то недели две. А потом энтузиазм куда-то испарился. После семинара по тайм-менеджменту я решил создать список необходимых мне на месяц физкультурных упражнений и сделал его MS Excel буквально за пять минут. Список представлен в таблице 4.5. Я распечатал его на листе бумаге формата А4 и повесил на самом видном месте на стене в коридоре – прямо под турником, причем вместе со списком прикрепил рядом на веревочке небольшой карандаш. Битва за красивое тело началась. За каждые 20 галочек я назначил себе небольшое вознаграждение в виде 30 минут на любимую компьютерную игру. Каждый раз, когда я проходил мимо турника в коридоре и видел эту таблицу, моим естественным желанием было поставить галочку в каком-нибудь из полей. При этом обязательным правилом для меня было в конце каждого дня подходить к таблице и ставить прочерки в полях для тех упражнений, которые я не выполнил. А ставить прочерки, признаваясь себе в собственной слабости, было неприятно. Уже через неделю у меня выработалась привычка, занятия стали регулярными, а количество упражнений, указанное в таблице на следующий месяц, в полтора раза превышало предыдущие показатели. Битва за красивое тело была выиграна. Если не верите – спросите у моей девушки.

 

Преимущества двухмерного графика как инструмента обзора:

• дает наглядное представление о структуре сложной задачи;

• обеспечивает четкий обзор всех подзадач;

• дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения;

• отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков;

• позволяет осуществлять контроль за делегированными задачами, а также отслеживать работу исполнителей;

• гарантирует управляемость работы над сложной задачей;

• дает возможность укладываться в сроки.

 

Двухмерные формы обзора в Outlook и Excel

Для обзора оперативных задач, особенно при управлении в условиях аврала, бывает удобно использовать один лист Excel, организованный по МСВ-принципу (таблица 4.6). По сравнению с Outlook это дает гораздо более комфортный обзор и бόльшую легкость оперирования с записями – это строчки в Excel, для вписывания и перемещения которых не нужно совершать так много действий, как для операций с задачами в Outlook.

С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Они могут быть как ежедневными, так и еженедельными. Выполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально «бьет тревогу» при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии).

В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook – с помощью пользовательских полей типа «Да/ Нет», как показано на рис. 4.1.

Обратите внимание на то, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.

Сравнительно сложную форму графика Ганта также можно использовать для обзора, но в Excel, а не в Outlook. Как правило, это бывает удобно для стратегического планирования (таблица 4.7).

В таблице 4.7 приведено достаточно «грубое» планирование проектов, временнáя сетка – месяцы и недели. Аналогичный график можно применять для более детального планирования, задав подневную временную сетку.

Еще один пример применения такого рода форм дает участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак, руководитель проектного офиса банка «Русский Стандарт». Его система планирования дня в Outlook выглядит следующим образом (рис. 4.2).

Ориентировочное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.

 

Понятие и суть майнд-менеджмента как инструмента обзора задач

Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и понимания.

Подобная технология позволяет существенно повысить эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия. В развитых странах такую технологию активно изучают и применяют как в бизнес-школах, так и в вузах, школах и даже детских садах. А все началось совсем недавно.

….Однажды, учась на втором курсе института, студент по фамилии Тони Бьюзен искал в университетской библиотеке книги об эффективном использовании способностей мозга. Этому студенту необходимо было справиться с огромным количеством материала, и он хотел узнать, как такие функции мозга, как запоминание, восприятие и анализ, могут быть наилучшим образом использованы в учебном процессе. Ему посоветовали обратиться в отдел медицинской литературы. В ответ на слова Бьюзена о том, что он не хочет делать операции на мозге, а только хочет научиться правильно его использовать, библиотекарь сказала, что таких книг не существует. Это и стало толчком для Тони Бьюзена, чтобы создать свой метод интеллект-карт. Он пошел в отдел медицинской литературы, где нашел книги по физиологии мозга. Эти знания Бьюзен и использовал для создания своего метода интеллект-карт.

Сначала он достиг потрясающих результатов, став одним из лучших студентов благодаря тому, что превратил процесс своего обучения в увлекательное и, что самое главное, очень эффективное занятие. Потом Тони Бьюзен стал факультативно заниматься с отстающими школьниками, которых все считали безнадежными, и с каждым из них достиг потрясающих результатов. Один из его учеников воскликнул после того, как у него начало что-то получаться: «Я не был неспособным к учению – у меня просто не было настоящего учения!»

Тони Бьюзен вспомнил про Ньютона, Эйнштейна, которые в школе перебивались с двойки на тройку, и задал важные вопросы: «Умеем ли мы учиться? Правильно ли мы используем свой мозг для того, что обрабатывать поступающую информацию?» Заставив работать свой практический метод в обучении, автор справедливо решил, что так же эффективно его можно использовать в любой интеллектуальной деятельности, а особенно в бизнесе. Ведь что такое бизнес, как не способность быстро собрать из разных источников и проанализировать информацию (о конкурентах, потребностях клиента, поставщиках, рынке, ценах, тенденциях, прогнозах и т. д), принять на ее основе быстрое и правильное решение и потом обеспечить его выполнение? В итоге Тони Бьюзен представил свою концепцию в одной из первых своих книг «Супермышление», впервые вышедшую в 1974 г.

В ней Тони Бьюзен популярно описал метод интеллект-карт. В его основу он положил основные принципы работы человеческого мозга и сумел объяснить, что мы используем наш биологический компьютер под названием «мозг» неэффективно и что есть очень простой способ существенно повысить его эффективность – метод интеллект-карт.

После выхода книги метод стал набирать огромную популярность, а интеллект-карты – успешно применяться во многих областях интеллектуальной деятельности. С распространением компьютеров стали появляться первые программы для построения интеллект-карт в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для их корпоративного использования и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших метод интеллект-карт в своей работе, стали раскрываться сильнее, что неминуемо повысило результативность их труда. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих работников интеллектуального труда, в том числе теперь и в России.

 

Как правильно строить интеллект-карты?

Представим основные правила построения интеллект-карт с помощью… самого образного способа представления информации – интеллект-карт (рис. 4.3).

Прокомментируем представленные на рисунке правила более подробно.

1. Главное!

1.1. Начинайте с центра. В центре интеллект-карты находится цель ее построения – самая основная мысль. Начинайте с нее – и у вас появятся новые идеи о том, чем ее дополнить.

1.2. Читайте по часовой стрелке, начиная с правого верхнего угла. Информация с интеллект-карт считывается по кругу, начиная с ее центра, затем – с правого верхнего угла и далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт. Если вы задаете другую последовательность, то обозначайте ее цифрами.

1.3. Используйте разные цвета! В выбираемых нами цветах всегда больше смысла, чем может показаться. Цвет мы видим мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Цвета воспринимаются неодинаково и имеют разное значение в разных культурах и у разных людей. Более подробно об этом рассказано ниже.

1.4. Всегда экспериментируйте! В своей практике автор видел множество интеллект-карт, составленных разными людьми, и у каждой из них был свой неповторимый индивидуальный стиль. Так как мышление каждого человека уникально, то и карта, как результат мышления, тоже оказывается уникальной и неповторимой. Помните, что при создании интеллект-карт желательно постоянно экспериментировать, пробовать, искать и находить лучшие способы представления информации, максимально подходящие именно для вас.

2. Центральный образ.

Это одно из ключевых понятий при создании интеллект-карт. Без него невозможно придумать ключевые ассоциации, на которых и будет построена интеллект-карта. Центральный образ должен быть для вас самым ярким объектом, потому что он будет центром вашего внимания и основной целью создания интеллект-карты. Для этого максимально четко ставьте задачу, используйте при создании центрального образа наиболее «цепляющие» «и вдохновляющие вас в данный момент цвета и рисунки.

3. Оформляйте!

При составлении интеллект-карт подключайте все ресурсы головного мозга, чтобы потом было проще воспринимать и анализировать карту. Для этого:

3.1. Рисуйте! Если вы сомневаетесь, стоит рисовать или нет, то выбор очевиден – конечно, стоит! Зрительный образ запоминается на долгое время, воспринимается с максимальной быстротой и формирует огромное количество ассоциаций. Человеческий мозг устроен так, что у нас практически в первое же мгновение возникает зрительная ассоциация в ответ на любое слово. Вот ее и нарисуйте. Как правило, потом вам даже не придется читать, что написано на интеллект-карте, – достаточно будет просмотреть рисунки, и у вас в голове тут же всплывет необходимая информация.

3.2. Раскрашивайте! Каждый цвет имеет свое значение, причем его восприятие очень индивидуально. Смысл того или иного цвета для отдельного индивидуума зависит от таких факторов, как личные предпочтения, предыдущий опыт и влияние культуры. В разных культурах один и тот же цвет может обозначать совершенно разные вещи. Например, в России цветом траура считается черный, а в Японии – белый. В зависимости от придаваемого цвету значения можно существенно упростить и ускорить восприятие информации.

Для того чтобы понять запрещающий цвет светофора, нужно мгновение. Точно так же вы можете считывать информацию с интеллект-карты, если будете понимать значения цветов, которые в ней используются. Вы можете предложить собственные обозначения цветов или взять на вооружение трактовку автора из таблицы 4.8, созданную им на основе полученных знаний, опыта и наблюдений.

Таблица 4.8. Описание значения разных цветов

3. Используйте ключевые слова! Когда мы слышим или видим слово, то к восприятию информации подключаются зоны левого полушария. Если совместить слово с визуальным образом, то будет работать бόльшее количество клеток головного мозга. Нужно правильно применять слова в интеллект-картах: их количество должно быть минимальным (одно, максимум два ключевых слова), чтобы они не превращались в законченное предложение. В этом случае у вас появится чувство незавершенности, что вызовет множество новых ассоциаций, продолжающих интеллект-карту.

Если вы составляете ее вручную, то используйте печатные буквы, так как рукописный текст воспринимается значительно дольше, чем обычный печатный.

Все появляющиеся новые ассоциации вписывайте в следующие ветки карты или заносите в комментарии вокруг ее объектов (топиков), которые удобно делать на стикерах, если вы создаете карту вручную.

4. Связывайте мысли! Использование связующих ветвей помогает нашему мозгу с максимальной скоростью структурировать информацию и создавать целостный образ.

Используйте не более чем 7±2 ответвления от каждого объекта, а лучше – от пяти до семи, чтобы такую интеллект-карту мог легко воспринять даже уставший человек.

Связи между топиками показывайте с помощью линии, утолщая ее у основания главного топика и постепенно сужая возле подчиненного.

Если топики из соседних веток как-то связаны друг с другом, соединяйте их стрелками.

Используйте группировку для обозначения односмысловых групп.

Иногда бывает так, что вы точно чувствуете, что необходимо добавить, например, еще две ветки, но никак не можете сформулировать их название. В таком случае рекомендуется проводить ветки и оставлять их неподписанными. В этот момент у вас сформируется эффект незавершенного действия, и мозг станет сверхмотивированным для того, чтобы вы могли подписать эти ветви и предложить необходимые идеи.

 

Алгоритм майнд-менеджмента на примере конспектирования

1. Поймите цель обучения, создайте образ будущего результата. Пожалуй, это самый простой и самый недооцененный этап алгоритма. К сожалению, автору постоянно приходится встречать людей, у которых этот навык полностью атрофирован. Скорбно признавать, но иногда люди учатся только ради того, чтобы учиться. Процесс ради процесса. Такое обучение, как бы эффективно оно ни было организовано и проведено, может не принести никаких результатов. Какая разница, с какой скоростью бежать, если непонятно, куда и зачем…

Приступая к любому обучению, записываясь на тренинг или начиная читать новую книгу, задайте себе важный вопрос: «Что я хочу получить от этой инвестиции своего времени?» Создайте в своей голове образ будущего результата, и тогда вам станет гораздо проще к нему двигаться, так как вы будете сильно мотивированы картиной предстоящего успеха.

2. Поймите, что вам придется сделать, чтобы достичь результата. Для этого спланируйте основные действия, которые нужно будет произвести, и создайте в своей голове образ процесса, выполнение которого приведет вас к результату.

3. Пройдите обучение, делая по ходу необходимые записи, пометки, обозначения. Если обучение проходит интенсивно и предлагается много новой информации, то иногда для ее понимания нужны время и самостоятельная работа над материалом. Для того чтобы упростить этот процесс, научитесь ловить на лету и фиксировать основные мысли, на основе которых можно создать в своей голове будущий образ.

4. Структурируйте полученные знания, составив интеллект-карту. После обучения, желательно в тот же день, структурируйте полученные идеи, чтобы составить интеллект-карту учебного материала. При этом очень важно использовать условные обозначения и опорные сигналы, для того чтобы потом можно было легко вспомнить и обработать полученную информацию.

5. Добейтесь поставленной цели, получите результат. Этот этап носит очень сильный мотивационный характер. Если вы несколько раз проходили обучение, результаты которого вам никак не пригодились в жизни, то вы автоматически потеряете мотивацию учиться дальше, потому что бессознательно будете воспринимать это как бессмысленное занятие. И наоборот, если результаты обучения помогли вам достичь новых высот и стать более эффективным в достижении своих целей, то дальнейшее обучение будет проходить еще быстрее, еще интереснее. Вы начнете больше требовать от процесса обучения и, соответственно, больше получать взамен. Жажда знаний – неотъемлемое качество современного успешного человека.

Проследим на примерах, как применялся алгоритм эффективного обучения в реальной практике.

 

Как конспектировать учебник с помощью майнд-менеджмента

Д. Ладаев, директор по продажам (сектор ТЭК) компании KraftWay, член ТМ-сообщества

Одна моя школьная учительница всегда испытывала неоднозначное чувство, когда видела исчерканный мной учебник. С одной стороны, она всегда говорила, что писать в книгах – плохо, а с другой – постоянно повторяла свою мысль: «Я вижу, что по этому учебнику вы действительно учились!»

С тех пор я с карандашом в руке ознакомился с самыми разными произведениями и выработал целую систему условных обозначений, которыми исписываю поля всех книг, которые читаю. Они позволяют мне за одну-две минуты найти в любой книге любую прочитанную когда-то мысль. Систему таких пометок позаимствовал у меня даже один из авторов этой книги Сергей Бехтерев. Вот та система условных обозначений, которыми я отмечаю на полях книг полезные мысли.

Перед тем как читать книгу, я всегда обзорно знакомлюсь с ее содержанием и сначала просто пролистываю. Для меня крайне важно ответить на вопрос, зачем я ее приобрел и что она мне даст в будущем. Потом уже я внимательно читаю книгу и делаю на полях пометки согласно своей системе. Например, на рис. 4.4 показана одна из исписанных мною страниц книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».

Однако даже когда я применял удобную систему пометок, которые потом позволяли максимально быстро находить любую информацию, все равно после прочтения книги у меня в голове царил хаос. Идеи автора благополучно выветривались из памяти, общего понимания его замысла у меня не формировалось, поэтому иногда приходилось перечитывать кое-какие книги.

Мне удалось повысить эффективность работы с ними, когда я ознакомился на тренинге Сергея Бехтерева с программой Mind Manager и понял – вот оно! То, чего мне не хватало!

Теперь, прочитав книгу и сделав в ней свои пометки, я составляю интеллект-карту Mind Manager, в которой очень наглядно видна вся структура идей автора. При этом я стараюсь не переписывать слово в слово то, что написано в книге, а пересказываю ее основные идеи своими словами. Этот простой прием очень помогает мне потом вспоминать целые страницы.

Например, так выглядит структура вводной главы книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» (рис. 4.5).

Тратя несколько часов своего времени, чтобы записать главные идеи книги, выделенные мной специальными пометками, я потом получаю возможность в считаные минуты вспомнить ее целиком. В том числе этого удается достичь с помощью специальных маркеров в шаблонах, которыми я помечаю топики интеллект-карты (рис. 4.6).

Установив специальные фильтры в интеллект-карте, я делаю тематическую фильтрацию информации и могу видеть то, что мне нужно. Например, для того чтобы выполнить все упражнения, которые я счел интересными во время прочтения книги, достаточно задать фильтр по маркеру «Внедрить в свою работу!», и появится следующая картина (рис. 4.7).

Благодаря инвестиции времени в составление интеллект-карты книги Стивена Кови мне удалось наконец-то получить видение основных связанных между собой идей из разных глав, увидеть общую картину, сформировать ее образ – и перейти к действию!

 

Как принимать решения с помощью майнд-менеджмента

Во многих случаях сам процесс составления интеллект-карты приводит человека к требуемому решению. Когда открывается обзорный вид на объединенные в структуру мысли, часто нас может посетить озарение, и сформируется образ верного решения. Особенно это помогает в случаях обучения школьников и студентов, не имеющих навыков принятия решений в своей жизни.

А. Гарифуллина, студентка Московского финансово-промышленного университета «Синергия»

Вот уже четвертый год в нашем университете проводит обучение созданная Глебом Архангельским кафедра тайм-менеджмента. Вместе с информацией о техниках, необходимых для правильной организации своего времени, мы получаем знания по майнд-менеджменту. Мы узнаем не только о том, как учиться с помощью интеллект-карт, но и применяем их для решения самых разнообразных жизненных задач. Например, с помощью интеллект-карты, показанной на рис. 4.8, я принимала решение относительно необходимости покупки автомобиля.

Мы с подругами часто говорили о том, что «хорошо бы купить автомобиль», но такие разговоры ничем обычно не заканчивались, пока однажды на семинаре мы вместе с Сергеем Бехтеревым не нарисовали интеллект-карту для принятия решения по этой проблеме.

Структурировав подобным образом хаос своих мыслей и изучив правую часть карты, я поняла, что для покупки автомобиля мне необходимо взять кредит, а для этого прежде всего устроиться на работу, накопить на первоначальный взнос и заработать стаж. Кроме того, нужно получить права. Я увидела, каким образом весь мой хаос мыслей можно преобразовать в четкую структуру, и смогла принять решение о том, какие надо сделать следующие шаги. Все было как на ладони.

Выполнив задачи получения прав и нахождения работы, я уже через полгода купила себе оранжевый Peugeot 206 и перешла к решению других вопросов, указанных в левой части карты.

 

Как принять альтернативное решение с помощью майнд-менеджмента

Часто нам приходится принимать решения формата «или-или», «да или нет», которые поэтому называют альтернативными. Жениться или не жениться, учиться или не учиться, быть или не быть. Очень хорошей исторической иллюстрацией, как принимать решение в таких случаях, является пример Бенджамина Франклина из письма, в котором он давал совет известному ученому Джозефу Пристли.

Дорогой сэр,

Б. Франклин

в деле, столь важном для Вас, в коем Вы испрашиваете моего совета, я не в силах, за отсутствием достаточного знания обстоятельств, рекомендовать Вам, какое решение принять, но, если угодно, я укажу Вам, как его принять.

Подобные обременительные ситуации являют собой трудность потому, что при размышлении о них в сознании нашем не присутствуют вдруг все резоны «за» и «против», но порой предстают одни, порой – другие (когда первые исчезают из виду). Посему ум наш попеременно захватывают разные намерения и устремления, а также порождающая замешательство неопределенность.

Дабы покончить с этим, я имею обыкновение, разделив лист бумаги чертой на две колонки, заносить в одну резоны «за», а в другую – резоны «против». Затем, после трех или четырех дней размышления, я коротко записываю под нужными заголовками разные мысли «за» и «против», которые пришли ко мне в разное время. Собрав их таким образом воедино перед глазами, я отваживаюсь начать судить о присущей им весомости. Когда попадаются мне два резона (по одному с каждой стороны), кои представляются равными, я вычеркиваю их оба. Если попадается один резон «за», равнозначный двум резонам «против», я вычеркиваю все три. Если, по моему разумению, два резона «против» уравновешиваются тремя резонами «за», я вычеркиваю все пять и, двигаясь так, отыскиваю, что может иметь решающее значение. И если по прошествии одного или двух дней дальнейших размышлений ничего нового не появляется, я прихожу к соответствующему решению.

И хотя весомость резона не может быть измерена с алгебраической точностью, все же, когда размышляешь о каждом резоне отдельно и сравниваешь его со всеми прочими, лежащими перед глазами, я полагаю, что могу вынести более разумное суждение и менее склонен предпринять неверный шаг. Я обнаружил огромные достоинства составления подобных уравнений – занятия, кое назвать позволительно будет поучительной алгеброй благоразумия.

Искренне желаю Вам совершить наилучший выбор и остаюсь навеки Вашим преданным другом.

Как вы можете увидеть из этого примера, великие люди всегда так или иначе использовали и используют принципы майнд-менеджмента. Это означает: определить цель, собрать и записать все мысли, структурировать и проанализировать их, создать в своей голове образ, перейти к действию, добиться результата.

Структурирование идей в виде интеллект-карт при принятии альтернативных решений позволяет наглядно взвесить все за и против.

 

Как легко и с удовольствием написать кандидатскую диссертацию с помощью майнд-менеджмента

Алексей Башкеев , руководитель отдела аналитики, компания INcore «Когда на третьем году обучения в аспирантуре я увидел, как много информации по теме будущей кандидатской уже накоплено, то понял, что необходимо приступать к структурированию будущего текста, – вспоминает Алексей. – В итоге после нескольких дней работы я создал структуру будущей кандидатской, которая в конечном итоге имеет вот такой вид (рис. 4.9.)». Четкое представление структуры будущей кандидатской позволило мне точно рассчитать свои силы, чтобы написать диссертацию в срок.

 

Как структурировать информацию по библиотеке с помощью майнд-менеджмента

Анастасия Башкеева , студентка 5-го курса МФПУ «Синергия» «Во время летней практики одно из заданий состояло в передаче книг, доставшихся в наследство от преподавателя нашей кафедры, библиотеке вуза. В соответствии с ее требованиями нужно было создать четкую структуру этих книг. По самым скромным оценкам, такая работа требовала не меньше недели, но с помощью интеллект-карты в Mind Manager нам удалось справиться с ней за два дня. Когда мы увидели огромное количество книг, которые надо было структурировать, встал первый вопрос – с чего начать? Используя метод ограниченного хаоса, мы завели на каждую книгу отдельный топик, в заметках которого записывали ее данные согласно требованиям библиотеки (рис. 4.10). После того как был создан хаос из нескольких сотен книг, мы очень быстро их структурировали, просто соединяя топики друг с другом (рис. 4.11). После создания структуры мы экспортировали карту в отчет Word и отправили книги в библиотеку, где быстро рассортировали их по нужным отделам. Задание было выполнено!»

Одна из областей применения интеллект-карт – создание наглядной системы управления. Среди тех, кто в числе первых начал применять подобный инструмент, – Дэниэл Маккэлем, руководивший одной из железнодорожных линий США с 1854 по 1857 г. и развивавший систему управления. Маккэлем создал формальную организационную диаграмму (которую он позже выставил на продажу по цене $1). Диаграмма имела форму дерева и изображала линии полномочий и ответственности, разделение труда среди операционных единиц, а также линии связи для ответа и контроля. Корнями дерева были совет директоров и президент, ветвями – операционные подразделения плюс штат по обслуживанию автомобилей, мостов и телеграфов, сюда же относились казначеи, секретари и ремонтные служащие; листьями служили различный местные кассы, диспетчеры и т. д. к самому последнему в системе элементу. Таким образом была создана организационная диаграмма, позволявшая осуществлять контроль.

 

Отечественная школа майнд-менеджмента. Виктор Федорович Шаталов

Однажды во время сдачи государственных экзаменов по курсу «Общая психология» для получения второго высшего образования автор этой части главы (Сергей Бехтерев) оказался в очень интересной ситуации. Получив билет, я достал цветные карандаши, стикеры и принялся рисовать по памяти структуру билета, для того чтобы потом записать ответы на экзаменационном листе. В этот момент в аудиторию вошла ректор учебного заведения, кандидат психологических наук, и тут же меня отчитала: «Сейчас же уберите карандаши! Пишите одним цветом! Ручкой! Тоже мне, детский сад тут устроили!» Сразу же после ухода ректора я достал убранные карандаши, дорисовал карту и благополучно сдал «Общую психологию». Кстати, в экзаменационной комиссии очень заинтересовались моими картами ответов, так как по ним было очень легко отвечать.

После этого случая автор сильно задумался. Уж если кандидат психологических наук так негативно относится к отклонениям от академического стиля, то как же тогда реагируют обычные учителя. Автор специально опросил многих своих знакомых, учили ли их правильно структурировать информацию в школе или вузе. Все ответили отрицательно, причем многие еще и вспомнили, что они сами или их одноклассники подвергались осуждению и даже насмешкам со стороны учителей и преподавателей за слишком яркие конспекты с использованием разных цветов.

Большинство россиян не учились тому, как правильно нужно учиться. Хотя у отечественной науки есть хорошие наработки в области проведения эффективного обучения. Например, система Виктора Федоровича Шаталова, разработавшего еще в 1970-е гг. оригинальную систему опорных конспектов, которая нашла свое применение во многих странах мира.

Суть этой системы заключается в том, что преподаваемый материал дается в наглядной форме на листах с опорными сигналами, чтобы учащиеся смогли понять информацию в обобщенном виде и запомнили содержание изучаемой учебной темы. Согласно Шаталову, опорный конспект представляет собой схематично-развернутый, лаконично и четко изложенный базовый план урока. Он включает основные схемы, рисунки, определения, названия, фамилии, даты, причинно-следственные связи, заключения и выводы по изучаемой теме. Например, на рис. 4.12. представлен такой опорный конспект для урока истории.

В экспериментальных группах Шаталова школьники обучались в следующей последовательности. Сначала преподаватель кратко рассказывал учащимся о содержании урока, используя схему. Потом школьники вносили в нее свои пометки, используя знаки, рисунки и разные цвета. После урока они получали домашнее задание в тот же день составить опорный конспект урока и воспроизвести его по памяти. На следующем уроке школьники пересказывали уже усвоенные знания своими словами.

Благодаря применению системы Шаталова были особо отмечены следующие результаты.

• Учащиеся лучше понимали информацию. Большинство формул они не запоминали наизусть, а выводили из логических связей. Основной упор делался на изложении материала своими словами исходя из своего понимания.

• Учащиеся лучше и на более долгий срок запоминали информацию.

• Вовлечение школьников в процесс обучения сильнее мотивировал их к эффективной работе.

• Процесс обучения проходил более интересно и динамично.

• Преподаватель и обучающиеся лучше находили общий язык друг с другом.

• Подготовка к контрольным работам и экзаменам стала занимать значительно меньше времени.

• Как следствие, повысились результаты учеников на всевозможных городских и районных олимпиадах, а многие из них занимали высокие места и на российских олимпиадах.

• В дальнейшем приобретенные навыки структурирования информации успешно использовались учениками во время учебы в высших учебных заведениях.

Методология Шаталова признана и применяется во многих странах мира, но не является обязательной к использованию учителями в нашей стране. Учитывая события, происходившие в России в 1990-е гг., система Шаталова так и не стала повсеместной, тогда как во многих западных школах метод интеллект-карт используется при обучении большинству дисциплин. Стоит отметить, что многие прогрессивные отечественные преподаватели, в том числе бизнес-тренеры, применяют систему Шаталова в своей работе.

 

Основные выводы

1. Обзор – своеобразная карта, дающая нам возможность увидеть все направления движения и все детали.

2. Существует три основные группы инструментов обзора: контрольные списки, двухмерные графики и интеллект-карты.

3. Контрольные списки – самый простой и известный каждому инструмент обзора, которым мы пользуемся в своей повседневной жизни.

4. Двухмерные графики позволяют контролировать выполнение сложноструктурированных задач.

5. Интеллект-карты помогают быстрее и с бόльшим удовольствием учиться, способствуют принятию нестандартных решений, развивают неординарность мышления и творчество.

 

Контрольные вопросы

1. Что такое обзор? Дайте определение.

2. В чем отличие обзора от плана?

3. На какие группы можно разделить все инструменты обзора? В чем особенности каждой группы инструментов?

4. В чем преимущества двухмерного графика как инструмента обзора?

5. В чем преимущество использования интеллект-карт в тайм-менеджменте?

6. Что такое Mind Maps (интеллект-карты)?

7. Что представляют собой контрольные списки как инструмент обзора?

8. Назовите главное условие, делающее обзор эффективным средством принятия решения.

9. На какую ступеньку «лестницы тайм-менеджмента» вы бы поставили обзор? Почему?

10. Какие виды двухмерных графиков вы можете назвать?

11. Какие инструменты обзора подходят для работы с задачными ситуациями?

12. С помощью какого инструмента можно эффективно работать с проблемной ситуацией?

13. Вспомните алгоритм эффективного обучения с помощью майнд-менеджмента.

 

Практические задания

Задание 1. Запланируйте с помощью двухмерного графика долгосрочный проект (ремонт квартиры, строительство дачи, изучение иностранного языка), рассчитанный на год, и заполните соответствующую пустографку.

Задание 2. Запланируйте с помощью двухмерного графика небольшое мероприятие сроком на одну-две недели (подготовка презентации новой продукции у клиента, подготовка к выставке, разработка нового рекламного буклета). Назначьте исполнителей для каждой задачи, заполнив соответствующую пустографку.

Задание 3. Используйте создание интеллект-карты с помощью майнд-менеджмента:

• на семинаре;

• на лекции (в цикле лекций);

• при подготовке к экзамену;

• при чтении книг (бизнес– и профессиональная тематика, научно-популярная литература и др.);

• на тренинге;

• на конференциях, презентациях, мастер-классах;

• во время сбора материала для книги, диссертации, диплома.

Задание 4. Подготовьте с помощью интеллект-карты следующие виды выступлений:

• поздравительную речь;

• доклад по выбранной теме перед однокурсниками;

• выступление на планерке, совещании;

• на конференции;

• на подведении итогов;

• перед началом какого-либо мероприятия или во время знакомства с его структурой.

Задание 5. Когда в следующий раз вы будете сомневаться при принятии решения, используйте один из описанных в этой главе способов или потренируйтесь на одном из примеров:

• Какую машину выбрать?

• Жениться или не жениться? Выходить замуж или не выходить?

• Куда пойти учиться?

• Идти ли мне учиться?

• Какие свои слабые и сильные стороны мне нужно развивать?

• Какие слабые и сильные стороны есть у моей фирмы?

Задание 6. Если у вас до сих пор нет прописанных целей вашей жизни, проведите мозговой штурм на эту тему. Подготовьтесь к долгой работе – это может занять достаточно продолжительное время. Структурируйте полученный хаос идей с помощью интеллект-карты. Запланируйте следующие шаги. Действуйте.