6.1. Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы
Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия, и мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в постоянно изменяющийся и ускоряющийся темп жизни. Если раньше считалось, что прогресс и развитие технологий высвободят больше свободного времени, облегчат человеку его труд, то практика показала совершенно иной результат. Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в конце XX в. в японском языке даже появился термин «кароси» – смерть от переутомления на рабочем месте.
В начале 1980-х гг. в японском городе Кароси произошел трагический случай. Служащие одной из компаний, придя на работу рано утром, обнаружили своего коллегу лежащим лицом вниз на клавиатуре компьютера. Он был мертв. Как выяснилось впоследствии, смерть наступила от длительной – более 12 часов – сверхурочной работы без перерывов на отдых и сон. Так появился термин «синдром Кароси», который расшифровывается как «работа на износ, ведущая к преждевременной смерти». На сегодняшний день юридически подтвержденными жертвами этого коварного синдрома стали около 30 000 рабочих и служащих во всем мире.
Во всех случаях «кароси» люди с энтузиазмом относились к своей работе и получали от нее удовлетворение. Трудясь без перерывов, выходных и отпусков, игнорируя собственную потребность в регулярном отдыхе, они настолько погружались в работу, что даже необходимость заботиться о своем здоровье отходила на второй план.
В последние годы в группу риска синдрома «кароси» все чаще попадают совсем молодые люди: студенты, учащиеся. Связано это в первую очередь с повальным увлечением Интернетом, компьютерными играми или программированием. Уже известны случаи смерти совсем молодых людей, когда, не в силах оторваться от захватывающей компьютерной игры или увлекательного путешествия по виртуальным мирам Интернета, они настолько выходили за пределы реальности, что переставали чувствовать даже тревожные сигналы собственного организма. Эта страсть оказывается разрушительной. Любое чрезмерное напряжение сил приводит к возникновению стрессовых состояний, которые в свою очередь ведут к истощению организма. И если не уметь правильно распределять нагрузку и не учитывать свои потребности в отдыхе и восстановлении сил, то длительное пребывание в стрессовой ситуации может привести к печальным последствиям.
Английские специалисты составили «шкалу стресса» для более чем 150 различных профессий (таблица 6.1).
Таблица 6.1. Список самых стрессовых профессий
В группу риска попали и представители таких профессий, как адвокаты, страховые агенты, бухгалтеры, сотрудники высокотехнологичных компаний, владельцы страховых компаний, брокеры, руководители различных уровней, менеджеры по работе с клиентами, менеджеры по продажам, психологи, педагоги и преподаватели, продавцы, инженеры и консультанты. А завершают список библиотекари и музейные работники с самым низким баллом подверженности риску – 2,9.
Гораздо чаще стрессовые заболевания настигают наемных работников, у которых существует постоянный риск быть уволенными. Более того, владельцы компаний нередко позволяют себе срывать раздражение на подчиненных, что также не способствует укреплению их здоровья.
Стресс, связанный с работой, очень часто возникает в тех случаях, когда к людям предъявляются требования, не соответствующие их уровню знаний и навыков. В 15 странах Европейского союза проводился опрос, в ходе которого были определены факторы, влияющие на повышение уровня стресса на рабочем месте:
• 56 % рабочих и служащих отмечали высокие темпы работы;
• 60 % – жесткие сроки ее выполнения;
• 40 % – ее монотонность;
• свыше трети не имели возможности оказать какое-либо влияние на порядок выполнения заданий.
В ходе этого исследования были также получены данные, анализ которых показал, что повышенному риску подвергаются работники не только с чрезвычайно напряженным, но и с активным характером труда. Например, менеджеры и инженеры обладают большой свободой принятия решений и часто склонны утрачивать контроль за своим рабочим временем. Такие люди могут входить в группу риска «кароси».
Одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для труда, и для отдыха. Именно грамотное распределение рабочей нагрузки позволяет сохранять высокую производительность, т. е. получать необходимые результаты в единицу времени. Только в этом случае все наши действия становятся эффективными, что позволяет достичь высоких показателей. А это – одна из главных составляющих успеха.
6.2. Работоспособность человека и биоритмы. Влияние суточных ритмов на распределение рабочей нагрузки
В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы система управления своим временем стала по-настоящему эффективной, приносящей пользу и уберегающей нас от чрезмерных перегрузок, она должна быть выстроена с учетом целого ряда факторов, влияющих на эффективность как нашей активной деятельности, так и отдыха. Одним из таких факторов является подчиненность ритмам.
Человек – сложная биологическая система, подчиняющаяся большому числу различных ритмов, естественных и искусственных. Как показали исследования, наиболее важными для нас являются следующие естественные биологические ритмы:
• дневной;
• недельный;
• годовой.
Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека не остается постоянной, она изменяется, и тоже ритмично. В каждом из них свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации своей деятельности.
Рассмотрим, как изменяется работоспособность человека в течение дня. Если посмотреть на среднестатистический график суточных биоритмов человека (рис. 6.1), то становится очевидным, что в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21 часа) и два подъема (примерно с 4–5 до 11 часов утра и с 16 до 18 часов).
У людей, привыкших рано вставать и рано ложиться, – «жаворонков» – утренний подъем активности будет выше, чем дневной, – они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов» – тех людей, которые привыкли поздно вставать и поздно ложиться, – второй, вечерний, подъем активности будет выше (рис. 6.2). Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше запланировать на время подъема активности, а мелкие, рутинные задачи и вопросы оставить на период спада, когда творческая работа, требующая большого напряжения сил, будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате, сделать резервную копию информации.
Интересен режим работы Боярской думы в России. Вплоть до конца XVII в. все заседания начинались рано утром, около 4–5 часов, и продолжались до полудня. После этого следовал плотный обед и обязательный дневной сон. Вся вторая половина дня, примерно до 20–21 часа, посвящалась домашним делам и хозяйственным заботам.
Любой рабочий цикл состоит из двух фаз – пика и спада, которые сменяют друг друга. О том, как можно учитывать смену фаз при планировании своей деятельности, рассказывает один из активных участников ТМ-сообщества С. Козловский.
Анализ литературы и эксперименты показали, что пики и спады чередуются таким образом:
Ритмику можно сбить, сдвинуть, рассогласовать. Например, при сдвиге реальные спады могут прийтись на указанные здесь часы пик, а реальные подъемы активности – на указанные часы спадов. Это не нарушает чередования спадов и подъемов и не снижает работоспособности. Но если попытаться интенсивно трудиться в часы, когда организм входит в периоды спада активности, то могут возникнуть стрессы, неврозы, гипертония и т. п. В этом случае подъемы и спады активности становятся невыраженными, а работоспособность обязательно падает. Рекомендуется: согласовывать работу с пиками активности, а в периоды спадов во время бодрствования полежать 10–20 минут или даже вздремнуть. Это позволит быстро пройти период спада – чем глубже в это время торможение нервной системы, тем скорее она восстанавливается. Возможно, наилучший режим дня – это распределить суточный сон более равномерно по суточным спадам. Использование сна во время спадов позволяет разбить календарные сутки на несколько физиологических и в сумме сократить время на сон.
Кроме естественных биоритмов, на деятельность человека влияет огромное количество искусственных ритмов. Многие из них диктуются условиями окружающей среды, общества, а некоторые мы сознательно или неосознанно создаем сами: читаем книги или проверяем SMS-сообщения в метро, слушаем музыку в машине по дороге на работу, участвуем в ежедневных планерках, ежемесячно пишем отчеты и т. д.
Нашу подчиненность ритмам можно эффективно использовать на «макроуровне» – при планировании дня, недели, что позволяет выработать автоматизм выполнения определенных дел и задач (ежедневная уборка рабочего стола, еженедельные совещания, ежемесячная сдача отчета и т. д.). Появляется привычка, «внутреннее чувствование» момента выполнения того или иного дела; наработанный ритм сам подсказывает, что пришло время ими заняться. Преимущества такого использования ритмов: повышается эффективность выполнения задач, снижаются расходы внимания и памяти на выполнение конкретной деятельности.
Мыслями о том, как можно использовать знание своих биоритмов при составлении планов, делится Дмитрий Витер, один из авторов статей на сайте .
Планы и биоритмы
Вам наверняка известно, являетесь ли вы «совой» или «жаворонком», а также когда вы более продуктивны – в начале недели или вам нужна «раскачка». Зная особенности своих биоритмов, вы можете подстраивать под них свои планы. Например, если вы – «сова», не стоит назначать на утро дела, требующие высокой концентрации внимания. И если к концу недели вы обычно чувствуете себя уставшим и менее эффективным, стоит назначить важные переговоры на начало или середину недели.
Как ни странно это звучит, но планируйте ваше время под планирование. Для кого-то хорошее время – утро понедельника. Кому-то трудно планировать в офисе, особенно если с утра начинают отвлекать. В этом случае лучше заняться планированием в выходные, например вечером в воскресенье.
На микроуровне, в рамках исполнения конкретной деятельности, использование ритмов связано с созданием наиболее оптимальных ритма и темпа для выполнения конкретной задачи.
Многие творческие личности приходили к использованию внутрисуточной ритмики. По свидетельству Фукса – секретаря А. В. Суворова, режим дня генералиссимуса во время итальянской кампании в 1799 г. был таков 3 часа 30 минут – подъем, гимнастика; с 4 часов 30 минут до 8 часов – работа; с 8 до 12 часов – обед с гостями; с 12 до 17 часов – сон, причем Суворов засыпал мгновенно; с 18 часов до 19 часов 30 минут – ужин с гостями; с 19 часов 30 минут до 23 часов – работа; с 23 часов до 3 часов 30 минут – сон. Итого: работа – 5–7 часов; сон – около 9 часов; еда, беседы – 5,5 часа. В 1799 г. Суворову шел 70-й год. Ел он мало – после его обедов гости шли обедать по-настоящему. Пики и спады сдвинуты ровно на полсуток, но не сглажены, а наоборот – ярко выражены. День и ночь поменялись местами. Возможно, здесь сказалась военная специфика – внезапность и скрытность передвижения лучше всего достигаются ночью и под утро. Похожий режим принят и в американской армии.
Чтобы справиться со все убыстряющимися темпами современной жизни, в которых нам приходится существовать, необходимо иногда останавливать этот ускоряющийся бег, прерывать синхронизацию с ритмами общества и не допускать разрушения своего организма и личности. Этого можно достичь с помощью организации эффективного отдыха.
6.3. Правила организации эффективного отдыха
Отдых нам необходим: не только длительные отпуска или каникулы, но и кратковременные перерывы в течение рабочего дня могут служить хорошей энергетической подзарядкой и восстанавливать наши силы. Для того чтобы достичь такого результата, достаточно соблюдать основные правила эффективного отдыха.
Правила эффективного отдыха
1. Ритмичность – первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 минут через каждые полтора часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: неслучайно одна пара институтских занятий длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – пять минут. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1,5 часа наиболее комфортна для человека. А дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать, становится сложнее запоминать даже небольшой объем информации, и она хуже воспринимается. Поэтому, как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите пять минут на передышку.
Важно не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило.
2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Обязательно выберите для себя наиболее подходящие для вас сценарии короткого пяти– или десятиминутного отдыха. Как правило, такие типовые сценарии у нас есть, но пользуемся мы ими неосознанно, не всегда соблюдая принцип максимального переключения, что снижает эффективность нашего отдыха. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутного перерыва, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Например, если вам пришлось целый день анализировать цифры и делать математические расчеты, позвоните хорошему другу и обсудите что-нибудь эмоционально приятное. Если вы работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если писали реферат – послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.
Как говорили древние мудрецы, движение – это жизнь. Человеку свойственно двигаться. В течение рабочего дня или в процессе учебных занятий мы не всегда имеем такую возможность. Вспомните, когда все занятия проходят в одной и той же аудитории и вы долго остаетесь на одном и том же месте, возникает ли у вас желание на переменах сходить в буфет или дойти до кофейного аппарата, подняться на этаж выше и поболтать с приятелями из параллельного потока? Если вы работаете в офисе, хочется ли вам выйти из кабинета, пройтись по коридору, сходить куда-то перекусить или выпить чашку кофе в соседнем кафе? Все это имеет отношение к третьему правилу эффективного отдыха.
Известный поэт Владимир Маяковский выразил суть этого принципа в следующем простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: Работаешь сидя – Отдыхай стоя!»
3. Смена контекста. Во время короткого пятиминутного отдыха стоит изменить условия (контекст), в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если вы весь день проводите на ногах или в разъездах, отдыхать лучше сидя. Сменить контекст можно, сменив привычные условия офисного пространства. Чем резче будет эта смена, тем сильнее положительный эффект.
Для повышения отдачи от использования правил организации эффективного отдыха рекомендуется иметь в запасе несколько наиболее приемлемых для вас сценариев свободных пятиминуток, которые помогут сделать небольшие перерывы не только максимально приятными, но и полезными.
Все сценарии по степени переключения и смене контекста можно оценить по пятибалльной шкале, например:
1 балл: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе, глядя на тот же монитор компьютера, так же напрягая зрение и интеллект, переключиться с рабочего файла на просмотр интернет-ресурсов, не связанных с работой, зайти в чат, воспользоваться ICQ.
2 балла: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, но отвернувшись от монитора компьютера, поболтать с коллегами на нерабочие темы, позвонить другу, почитать книжку или журнал, не связанные с работой.
3 балла: частичная смена контекста, возможное переключение с рабочих тем. Дойти до комнаты отдыха, выйти в коридор, зайти в соседний отдел. Поговорить с коллегами, позвонить по телефону, выпить чашку чая и т. д. Мы находимся в той же офисной среде и часто продолжаем обсуждать рабочие вопросы.
4 балла: полная смена контекста, переключение с рабочих задач. Выйти из офиса на улицу, полностью отключиться от рабочих тем и проблем, просто полюбоваться на окружающий пейзаж и полностью освободиться от влияния офисной среды.
5 баллов: полная смена контекста, абсолютное переключение с рабочих тем плюс легкая физическая нагрузка. Способ, достойный самой высокой оценки. Нужно выйти на улицу, сделать несколько простых физических упражнений или просто пройтись быстрым шагом, полностью забыв на эти пять-десять минут о рабочих ситуациях и проблемах, освободив от них свое сознание. Очень полезно иметь в своем арсенале несколько простых упражнений для снятия стресса и усталости глаз, особенно если приходится много работать на компьютере.
Чем сильнее степень переключения и смены контекста, тем быстрее и лучше вы отдохнете за сравнительно короткий промежуток времени, тем легче вам будет выполнять свои функциональные обязанности, рабочий день не будет тянуться бесконечно, и к его окончанию вы будете чувствовать себя полным сил и энергии.
Переживание момента
Обсуждая вопрос о переключении как одном из важных правил эффективного и полноценного отдыха, мы затронули один из существеннейших аспектов взаимоотношений человека и времени, отражающий его «качество», «наполненность» и «насыщенность». Другими словами, «переживание момента».
Способность к этому позволяет избежать ненужных стрессов, дает возможность замедлить бешеный темп гонки и насладиться коротким мигом счастья, который дает нам сама жизнь.
Ученик, придя к учителю, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, справа или слева от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновение.Дзэнская притча
Издревле двумя основополагающими принципами очищения души и достижения духовных высот были «память смертная» и «внимание к себе». В тайм-менеджменте мы можем найти аналогию этим двум принципам. «Память смертная» – осознание ограниченности времени, человеческой жизни, невосполнимости и невозвратности каждой минуты, требующее не растрачивать себя по мелочам. «Внимание к себе» – осознанность, осмысленность жизни, своих целей, желаний и поступков. Сочетание этих двух принципов позволяет выработать обостренное чувство наполненности момента, умение находить необычное и яркое в каждом миге жизни, помогает увидеть, что она прекрасна и удивительна, а не просто представляет собой череду однообразных серых будней. В погоне за успехом мы часто словно пробегаем мимо жизни, даже не замечая ее. Умение управлять временем и грамотно им распоряжаться дает важное преимущество – становится легче найти возможность для спонтанного, ресурсного занятия, для творчества, которое дает пищу нашей душе, но не выражается в материальном результате. Планы и переживание момента должны не противоречить друг другу в нашей системе организации времени, а взаимодополнять друг друга.
6.4. Эффективный сон
Вся наша жизнь подчинена ритмам, и только ритмичная работа способствует высокой и равномерной производительности труда. При этом важно соблюдать принцип бездефицитности, который гласит, что к началу нового рабочего цикла организм должен полностью восстановиться. Одним из самых действенных способов отдыха и восполнения сил является сон.
«Спать достаточно!» Проведенные социологические исследования показывают, что японцы все чаще страдают от постоянного недосыпания. Более 40 % из них спят менее шести часов в сутки. Граждане трудоспособного возраста все чаще зевают в дневное время. Японцы зевают на улицах, в метро, на конференциях, лекциях. Хронический недосып негативно сказывается не только на здоровье японцев, но на темпах экономического развития страны: ежегодно в стране снижается производительность труда, в настоящее время Япония занимает 18-е место среди 30 стран – участниц Организации экономического сотрудничества и развития (ОЭСР). Рабочий день в стране удлиняется, а ночные развлечения становятся все более доступными и разнообразными. Так, 20 % токийских служащих по крайней мере один раз в неделю заканчивают работу после 22 часов. После этого многие из них делают покупки в круглосуточных супермаркетах и развлекаются в многочисленных кафе, где можно полистать журналы комиксов, в караоке-барах и ночных клубах. В последнее время все больше спортивных клубов Японии в погоне за клиентами переходят на круглосуточный режим работы. Кроме того, Япония остается страной, в которой больше всего смотрят телевизор (средний японец ежедневно проводит перед экраном пять часов). Разговоры по телефону, электронная почта и SMS-сообщения тоже являются причиной общенациональной бессонницы. Правительство Японии надеется решить эту проблему, воспитывая у японцев уважительное отношение ко сну. С этой целью в стране уже проводится общенациональная медицинская кампания Healthy Japan 21. Главная рекомендация: «Спать достаточно».
Еще некоторое время назад сон на рабочем месте мог стать причиной увольнения. К счастью, времена меняются, и отношение работодателей к дневному сну своих сотрудников на рабочем месте становится иным. Сегодня, много лет спустя после того, как психолог Джеймс Маас из Корнелльского университета ввел в обиход термин power nap – сон для подзарядки, многие компании вводят дневной сон в распорядок рабочего дня, делая его частью корпоративной культуры. Так, например, сладкая дрема на рабочем месте приветствуется в офисах таких компаний, как Nike и Deloitte Consulting. А трудящиеся Китая получили право на ежедневный послеобеденный сон еще в 1959 г.
Германия. В городе Фехта, недалеко от Гамбурга, сотрудники муниципалитета могут при желании поспать 20 минут в день. У мэрии нет денег, чтобы нанимать дополнительных служащих, поэтому таким образом они стараются повысить эффективность своих работников.
О реальной пользе дневного сна, который способен увеличить производительность труда, говорит и представитель Института биологических исследований Салка в Сан-Диего Сара Медник.
По результатам исследований, даже небольшой недосып ночью может вызвать в организме неблагоприятные изменения, увеличить риск сердечных заболеваний. В конце концов, не выспавшись, вы не усвоите новую информацию. Дневной сон помогает возместить «недоспанное» ночью. Причем производительность после него растет, даже если ночью сотрудник спал достаточно.
Для менеджера идеальны 20 минут отдыха, между 13.00 и 15.00, сразу после обеда. После такого перерыва можно работать столь же продуктивно, как и до него. А это именно то, что нужно многим бизнесменам, которым приходится принимать решения «с ходу». В глубокий сон погружаться не следует. Многие после короткого сна жалуются, что чувствуют себя разбитыми. Это так называемая инерция сна – неспособность сразу прийти в себя. Чем глубже сон, тем она сильнее. А из 20-минутной дремы выйти легко. Поэтому надо научиться глубоко не засыпать. Если офис не приспособлен для сна, найдите помещение, где вас никто не побеспокоит, выключите телефон и электронную почту. Я, например, сплю на полу в своем офисе, на подушечке, под одеялом. И в машине: приезжаю на встречу на 15 минут раньше и, чтобы не проспать, завожу будильник в сотовом.
Стоит ли пить кофе по утрам, не отразится ли это на дневном коротком сне? Если вы собираетесь вздремнуть в 13.00, в утреннем кофе в 7.00 или 8.00 нет ничего плохого. Если в результате стрессовых обстоятельств вы не находите времени для полноценного ночного сна, используйте экстремальный сон – способ регулировать короткие периоды сна и бодрствования. Например: в течение суток засыпать на полчаса каждые три-четыре часа; ультракороткий сон – хороший способ гарантировать отдых вашему телу. Такая тактика эффективна, но только в течение коротких промежутков времени. Не стоит ею увлекаться во избежание истощения внутренних резервов организма.
Чтобы сон на работе вошел в офисный обиход, важно, чтобы руководство осознало, что он не ведет к снижению производительности и делу не помеха. Параллель можно провести с работой по удаленному доступу: сначала тоже говорили, что дома сидят только лентяи, а потом пришло осознание того, что от тех, кому разрешается не ездить в офис, отдача больше. То же начинает происходить и с дневным сном.
Эффективность сна можно повысить с помощью простых правил.
• Ритмичность сна. Ложиться спать и просыпаться в определенные для этого часы. Организм привыкает к такому ритму, поэтому заснуть и проснуться становится легче.
• Оптимальная продолжительность сна. Определите наиболее подходящую для себя продолжительность сна. У всех людей она разная. Одному человеку, для того чтобы восстановить силы, достаточно трех-четырех часов полноценного сна, а другому и семи-восьми будет мало, чтобы чувствовать себя бодро.
• Переключение, настрой на сон. Найдите и применяйте свой индивидуальный способ переключения в режим сна (спокойное чтение на ночь, прогулка, специальный комплекс упражнений для релаксации и т. д.).
• Правильное пробуждение. Организуйте процесс пробуждения: установите в будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделайте процесс пробуждения постепенным.
Секреты эффективного утреннего пробуждения – залог активного старта рабочего дняА. Ткачук. Секреты утреннего пробуждения [45]
Восточная медицина выделяет три периода, которые в течение суток дважды повторяются, примерно по четыре часа каждый. Так, период «тяжести, покоя и влаги», который соответствует утру перед восходом Солнца, равняется четырем часам и длится с шести до десяти утра. На жизнедеятельности человека он отражается чувством покоя, тяжести и инерции. Если проснуться в это время, то возникшие у вас ощущения останутся на весь день.
А период с двух до шести часов отражается на организме легкостью и свежестью. Если встать, когда этот временнόй отрезок заканчивается, то присущие ему свойства будут сопутствовать вам до вечера. Соответственно, вставать нужно между пятью и шестью часами утра, что не только легко (почти каждый человек непроизвольно просыпается в это время для утреннего туалета), но и полезно – бодрость сохраняется в течение всего дня.
Автор проверил это на своем опыте – даже если пришлось лечь поздно, т. е. после 24 часов, вставать все равно лучше до шести утра. Максимум – в шесть часов ровно. Испытано на «собственной шкуре» – встать в половине седьмого или в семь утра гораздо труднее, чем, например, без пяти семь. После шести утра начинается тот самый период «тяжести, покоя и влаги», который затем нагоняет сонливость. Лучше уж потом вздремнуть после обеда, но встать нужно в районе шести часов – тогда первая половина дня будет более продуктивной.
Пробуждение важно сопроводить приятными моментами – например, многие любят просыпаться под любимую музыку. Почему бы нет? С вечера ставим таймер либо кладем возле подушки пульт дистанционного управления от телевизора или музцентра – кому что любо. Автору статьи, например, включаться в «деловой» режим помогает утренний эфир радио «Эхо Москвы», насыщенный свежими новостями.
Отдельно стоит рассмотреть вариант тяжелого вставания – мало ли что было накануне? Тогда будильник лучше поставить подальше от кровати и желательно – по пути в ванную. Еще лучше (если сигнал будильника достаточно громкий и ванная комната находится недалеко от спальни) – поближе к умывальнику. Тогда утром, дойдя до громогласного «приятеля» и видя, что до крана рукой подать, возвращаться в постель вам будет просто неохота.
Другой вариант – с вечера поставить таймер на максимальную громкость, а пульт запрятать подальше. До похода в ванную хорошо заранее включить чайник, а еще лучше – навести напиток, дабы по окончании умывания уже пить чай-кофе нормальной температуры, а не обжигаться.
И обязательно старайтесь использовать короткий сон в течение рабочего дня. Во время спадов активности позвольте себе 10–15 минут подремать. Поверхностный «микросон» не дает заснуть слишком глубоко и при этом хорошо освежает мозг.
Премьер-министр Великобритании Маргарет Тэтчер использовала 20-минутный сон, готовясь к еженедельной встрече с парламентариями.
Следуя правилам эффективного отдыха, вы сможете удачно распределить свою рабочую нагрузку так, чтобы, не нанося ущерба собственному здоровью, всегда укладываться в сроки и действовать максимально продуктивно.
Но после даже самого эффективного отдыха нужно настроиться на дальнейшую работу, мотивировать себя на выполнение определенных задач и достижение поставленных целей, а также сделать первые шаги по реализации намеченных планов. Говоря словами одного из участников ТМ-сообщества, мотивация – это фактор, который дается нам даром. Но всегда ли мы можем грамотно им распорядиться?
Существуют определенные обстоятельства, в которых мы хотели бы иметь мотивацию. Они отличаются от тех ситуаций, в которых нам не хотелось бы ее иметь. Вспомните, как вам хотелось съесть очередную плитку шоколада и четвертую по счету пиццу или купить что-то совершенно ненужное. С одной стороны, в таких ситуациях эту мотивацию следовало бы заменить чем-то другим. С другой стороны, когда вам не хочется чего-то делать, но нужно, чтобы это дело было сделано, требуется действенная стратегия самомотивации. Вы хотите получить результат, но при этом сам процесс вас не интересует.А. Иванова. Секреты мотивации [46]
Это относится к таким ситуациям, как, например, стирка, оплата коммунальных платежей, составление отчета для начальства и другие подобные дела. Почему же людям так трудно вызвать у себя мотивацию? Ведь, казалось бы, успех, удача, исполнение заветных желаний настолько привлекательны и соблазнительны, что у людей не должно возникать никаких трудностей с получением соответствующей мотивации. Однако есть поговорка: «Для того чтобы финишировать первым, нужно сначала тронуться с места». Проблема заключается в том, что большинству людей трудно тронуться с места.
Когда нам сложно сделать первые шаги, возникает необходимость в дополнительных средствах, которые помогли бы начать движение по пути к достижению целей и приступить к выполнению наших задач. Методы и способы самонастройки представляют собой инструменты, используя которые, мы можем достаточно легко, свободно и уверенно приступить к любой работе.
6.5. Как настроить себя на решение задач: методы и способы самонастройки
Одним из самых трудных шагов является включение в работу. Особенно если перед нами стоят большие, достаточно сложные и не всегда приятные задачи. Как правильно включиться в работу, чтобы и силы сэкономить, и задачу решить и, что самое главное, чтобы это все доставляло удовольствие? Для решения подобных проблем существует множество самых разнообразных методов самонастройки. Рассмотрим подробнее несколько наиболее эффективных из них, позволяющих легко и быстро втянуться в работу, затратив при этом минимум усилий.
Техника «якорения»
Эта техника известна уже давно и успела зарекомендовать себя как надежный и проверенный способ. В основе ее лежит представление о том, что любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием и способен его вызывать. Это очень важно, так как наши чувства влияют на наши мысли и поступки, определяют наши действия. Почему бывает так трудно приступить к сложному заданию или к реализации глобального проекта, да и просто начать рабочий день? Немалую роль здесь играют наши эмоции. Вспомните, как часто утром после пробуждения, по дороге на работу или учебу мы прокручиваем в голове фразы вроде этих: «Опять на работу… Снова в этот душный офис… Вновь увижу коллегу, с которой мы вчера поругались… Опять все настроение будет испорчено… Надо наконец приступить к работе над проектной задачей, но она такая большая и трудная… Еще клиент, недовольный срывом поставок, будет нервы трепать своими требованиями и жалобами начальству… Шеф опять обозлится, накричит, как всегда… А тут еще сессия на носу, реферат не написан… Опять не сдам… Не успею…»
Ну и в каком настроении после такого утреннего «мысленного душа» вы приедете на работу? А если еще пробка на дороге, толпа в метро, оторванная в давке пуговица? Нервы на пределе, но надо начинать работать, а сил уже нет. И вы постепенно включаетесь в рабочий процесс, что затягивается, как правило, ровно до обеда: сначала просто приходите в себя, потом успокаиваетесь за разговорами с коллегами, затем пьете чашечку кофе, пытаясь собраться с мыслями, за ней – вторую, чтобы их структурировать…
Теперь представьте, что произойдет, если подобным образом будет вести себя хирург, вызванный на срочную операцию, пилот самолета или ведущий теленовостей, выступающий перед многомиллионной аудиторией в прямом эфире. Представители этих и многих других профессий не имеют возможности долго раскачиваться, постепенно втягиваясь в рабочий процесс. Актер должен уметь войти в роль в момент выхода на сцену, а не за два часа до начала спектакля и не к концу второго акта. Современный менеджер, как хороший актер, должен собраться и сконцентрироваться в тот момент, когда открывается дверь переговорной комнаты и он встречается лицом к лицу с руководителем крупного предприятия, клиентом или заказчиком, а не за три часа до начала обсуждения и уж тем более не час спустя после презентации или деловой встречи.
И если мы говорим о профессионализме, то умение быстро настроиться на рабочий лад – важное и непременное условие настоящего специалиста, в какой бы сфере деятельности он ни работал. Представьте, насколько легко и просто стало бы начинать любое дело, если бы мы имели возможность найти способ быстро переключать наши эмоции и моментально входить в ресурсное состояние – состояние настроенности на выполнение работы, дающее ощущение радости и удовольствия, силы и энергии.
Таким способом и является техника «постановки якоря» или «якорения».
«Якорь» – любой материальный объект или любой стимул (визуальный и аудиальный образ, жест, поза, движение, цвет, запах), вызывающий определенные эмоциональные состояния.
Жизнь каждого человека богата на разнообразные события и сопровождающие их эмоции, и поэтому у каждого из нас – свои «якоря» (музыка, цвет, слово, движение, жест и т. д.) на определенные действия. Чаще всего в нашей жизни присутствуют внешние «якоря»: звонок будильника по утрам – пора вставать; зеленый свет светофора – можно идти; закрытый шлагбаум на железнодорожном переезде – приближается поезд. Как правило, большинство «якорей» настолько очевидны и распространены, что мы едва их замечаем, привыкаем к ним как к само собой разумеющимся явлениям, а между тем они активно влияют на изменение нашего эмоционального состояния.
«Якоря» в нашей жизни есть везде. Отдыхаем на пляже. Обстановка на пляже настраивает на состояние отдыха… Ужин при свечах – романтическое настроение. Праздничное застолье – состояние веселья… Рабочее место (у кого компьютер, у кого гараж) – рабочий настрой. Красиво сервированный стол – состояние аппетита. За книгами в читальном зале – состояние сосредоточенного внимания.А. Ретунский. Создание настроя на высокую работоспособность [47]
Что же может быть «якорем»? Все, что мы видим, слышим, чувствуем. Поскольку работа за компьютером связана с тем, что я смотрю на экран, просто удобнее использовать звук. Но с тем же успехом можно повесить на монитор какой-нибудь брелок или поставить рядом с компьютером кактус, чтобы видеть его краем глаза. Любой предмет, любой звук, любой запах может быть выбран в качестве «якоря».
Существует два способа возникновения «якорей»
1. Путем многократных повторений. Когда существуют повторяющиеся случаи, закрепляющие связку «якорь – ассоциация – действие». Например, если каждое утро после звонка будильника мы поднимаемся с постели, то после нескольких повторов этот звук начинает ассоциироваться с необходимостью вставать. Этот способ установления «якоря» можно использовать сознательно, вырабатывая свои цепочки «якорь – ассоциация – действие». Особенно в том случае, если отсутствует эмоциональная вовлеченность в процесс деятельности или она есть, но довольно слабая.
2. На пике сильного эмоционального переживания. Когда нам что-то интересно, когда мы вовлечены в процесс, то восприятие, усвоение и закрепление информации происходит гораздо быстрее и легче. Вспомните, какие предметы в школе было проще всего учить и сдавать на экзамене? Те, которые вас интересовали больше всего. Какие факты быстрее и легче запоминались? Те, которые были вам интересны, а те, что оставляли равнодушными, требовали многократных повторений и заучивания. Чем слабее эмоциональная вовлеченность, тем большее количество повторений требуется.
Шаги для постановки «якоря»
Шаг 1. Выберите ресурсное состояние. Остановитесь на том позитивном эмоциональном настрое, с которым вам хотелось бы ассоциировать начало работы и которое хотелось бы закрепить (уверенность, креативность, настойчивость, усидчивость, терпеливость, спокойствие, активность и т. д.).
Шаг 2. Вспомните случай из своей жизни, когда начало работы сопровождалось именно таким состоянием. Если трудно связать желаемую эмоцию с реальным случаем из своей жизни, представьте похожую ситуацию, в которой оказался герой какого-нибудь кинофильма, книги и т. д. Что бы вы почувствовали, оказавшись на его месте?
Шаг 3. Выберите подходящий для вас «якорь». Это может быть какой-то образ, картинка (визуальный «якорь»), существующая в вашем воображении, или реальное изображение. Иногда таким «якорем» служит заставка на рабочем столе компьютера, фотографии на столе, смешная картинка на стене рядом с тем местом, где вы трудитесь. «Якорем» могут быть и слово или фраза, которые настраивают на работу («аудиальный якорь»).
Некоторые дикторы телевидения используют «аудиальный якорь» перед выходом в прямой эфир, произнося про себя выбранные слово или фразу. Это помогает настроиться на работу, отбросить негативные эмоции и переживания, которые могут помешать. Примером «аудиального якоря» может служить и знаменитая фраза Юрия Гагарина во время старта космического корабля: «Поехали!»
Самое главное – найти для себя именно те слова или ту фразу, которые действительно помогают вызвать у вас необходимое состояние. «Якорь» может быть и кинестетическим , т. е. представлять собой определенный жест или движение. Так, среди спортсменов-теннисистов распространенным кинестетическим «якорем» служит прикосновение рукой к боковой стенке корта, когда необходимо собраться и настроиться на игру, особенно если она не идет. Среди менеджеров и офисных сотрудников самым распространенным «якорем», позволяющим подготовиться к работе, является чашечка утреннего кофе.
Шаг 4. Воспроизведите выбранную в шаге 2 ситуацию и свяжите ее с выбранным «якорем». Прислушайтесь к своим ощущениям. Повторите действие несколько раз.
Шаг 5. Закрепите выбранный «якорь» и желаемое ресурсное состояние. Попробуйте использовать «якорь» перед началом работы (произнести слово или фразу, посмотреть на изображение или мысленно воспроизвести выбранный образ, совершить необходимое действие) и прислушайтесь к своим ощущениям – удается ли достичь желаемого эффекта в реальной окружающей обстановке и вызвать нужное для начала работы состояние.
При выборе любого типа «якоря» не стоит торопиться, можно попробовать несколько вариантов и подобрать тот, который лучше всего подходит для закрепления. Когда нужный «якорь» выбран, зафиксируйте связку «якорь – ассоциация – действие». Осознанно используйте выбранный «якорь» в ситуациях, когда необходимо настроиться на работу, в течение нескольких недель. Постепенно это войдет в привычку, и вам уже не придется акцентировать свое внимание на последовательности выполняемых действий. Все будет происходить автоматически, как бы само собой.
Выбирая «якорь», важно учитывать следующие моменты.
• Один «якорь» ставится только на одно состояние. Ни в коем случае нельзя использовать один и тот же «якорь» для различных настроек. Так, например, если вы выбираете чашку кофе в качестве «якоря», чтобы собраться перед работой, не стоит пить кофе, находясь на отдыхе, иначе организм автоматически настроится на активную деятельность.
…Способы вхождения в требуемое состояние были известны довольно давно, и не только у европейцев. Очень интересен опыт североамериканских индейцев. Перед выходом в поход индеец достает из мешочка пахучий корешок и нюхает, тем самым вводя себя в состояние, в котором легко переносятся тяготы похода. На привале используется другой корешок. Цель – состояние качественного отдыха. Для приведения себя в боевое состояние непосредственно перед схваткой с противником великолепно подходит третий пахучий корешок.А. Ретунский. Создание настроя на высокую работоспособность [48]
• «Якорь» для настройки на работу должен быть уникальным, лучше всего, если он не будет ассоциироваться с другой деятельностью или состоянием.
• Постарайтесь, чтобы выбранный вами «якорь» не был слишком экстравагантным, привлекающим к себе внимание. Будет лучше, если вы сможете пользоваться им незаметно для окружающих в любой ситуации, когда нужно быстро вызвать необходимое для работы состояние.
Когда нам нужно настроиться на работу, мы «включаем» нужный «якорь», вызывая требуемое для нее эмоциональное состояние. Один из самых часто используемых «якорей» – музыка. Например, под ритмичную музыку хорошо настраиваться на переговоры, а спокойная мелодия без слов неплохо помогает при настройке на интеллектуальную работу. На отдых можно настроиться с помощью самого любимого и приятного музыкального произведения.
Хорошим «якорем» для включения в какую-либо деятельность может быть и любая черновая, техническая работа.
«Заточка карандашей». Это выражение особенно популярно у художников и хорошо отражает суть метода: «Прежде чем приступить к работе над картиной, сделай эскиз, а прежде чем делать эскиз – наточи карандаши». Простая техническая операция помогает настроиться на сложную работу. Пока точим карандаши, оформляем титульный лист реферата, подбираем иллюстрации к докладу или просто раскладываем в нужном порядке необходимые для работы бумаги, мы обдумываем, что будем делать дальше, определяем отдельные шаги для выполнения задачи и постепенно втягиваемся в процесс деятельности.
Метод «швейцарского сыра». Помогает сократить время на раскачку и без лишних затрат времени и усилий включиться в решение сложных, энергоемких задач. Суть этого метода заключается в том, что задача выполняется не в логическом порядке, а в произвольном. Попробуйте «выгрызать» маленькие кусочки из большого дела. Например, при подготовке диплома или реферата оформите титульный лист, напишите несколько понятных и простых абзацев, подберите иллюстрации, составьте графики или таблицы и т. д. Самое главное, начинать следует с тех элементов, которые наиболее интересны, привлекательны или хотя бы просты для выполнения. Это создает позитивный настрой, необходимый для реализации данного большого дела. Постепенно вы увидите, что в вашем деле-«сыре» появилось так много «дырок», что доесть его уже несложно.
Часто при работе над большими документами самым трудным бывает сделать первый шаг. Чтобы избежать страха перед огромным объемом работы, можно воспользоваться методом первого шага.
Как писать большие документы: метод первого шага [49]
Многим знакомо ощущение нерешительности перед написанием большого документа, отчета, статьи, книги… Существует простой и эффективный способ, помогающий сделать первый шаг:
• откройте Word, напишите свое имя вверху страницы и в колонтитулах;
• напишите крупным шрифтом название будущей статьи или слово «Название», если вы его еще не придумали;
• займитесь «наведением красоты» – создайте «красивые» колонтитулы, пронумеруйте страницы;
• напишите заголовки некоторых разделов будущей статьи, вставив между ними несколько пустых строк;
• сохраните файл под названием «20YY-MM Draft Название документа» (где 20YY – год, а MM – порядковый номер месяца);
• после этого можете честно закрыть файл и вздохнуть с облегчением – вы сделали первый шаг.
Теперь, когда в следующий раз вы вернетесь к написанию статьи, у вас уже не будет панического страха перед «белым листом». Вы откроете «черновик» своего документа.
Промежуточная радость. Разбейте всю работу на несколько этапов и за прохождение каждого назначьте себе небольшую награду.
За каждые написанные три страницы реферата – 20 минут общения в чате и т. д.
Немедленная награда за каждый сделанный шаг мотивирует на дальнейшее движение.
Метод кнута и пряника. Введите правило награждать себя за выполнение определенного объема задач.
За пять написанных страниц курсовой работы разрешаю себе поиграть в компьютерную игру. За невыполнение задания лишаюсь этой награды.
Рассмотрим еще один пример: идет подготовка к сложному экзамену и запланировано выучивать по четыре билета в день. Так, делаем «Таблицу наград и наказаний» (таблица 6.2), которую будем использовать при соблюдении или нарушении заранее намеченного графика.
Таблица 6.2. Таблица наград и наказаний
Вы можете придумать любые награды и наказания, которые будут действенны. Следование данному методу поможет существенно сократить время подготовки и сделать этот процесс легким и увлекательным.
«Зона смерти». Существует несколько вариантов реализации этого способа. Первый – сделать публичное заявление. Так поступил генерал Шарль де Голль, президент Франции, который вошел в приемную и прилюдно заявил: «С сегодняшнего дня бросаю курить». Обратного пути уже не было. Автор книги «Мастерская времени» Стефан Рехтшафен предлагает выделить определенные часы в своем рабочем графике для важных, но неприятных дел и ничем другим в это время не заниматься. Если в назначенный час вы будете тянуть с выполнением какой-то нежелательной задачи, отступать некуда – ничем другим вы заняться уже не сможете, и вам придется медлить. Через некоторое время вы почувствуете, как утекают зря драгоценные минуты, и в конце концов приступите к выполнению неприятного дела.
Количественное измерение времени на задачу. С помощью техники и графика хронометража начинаем отслеживать, сколько времени в день мы тратим на выполнение той или иной неприятной или большой задачи. Полученные результаты необходимо ежедневно фиксировать на графике. Это мотивирует вас решать задачу быстрее.
6.6. Творческая лень
Тема отдыха и мотивации неразрывно связана с темой лени. Принято считать, что лень – это всегда плохо и от нее обязательно нужно избавляться. Лень в обычном понимании этого слова является пороком, мешающим нам идти вперед, стремиться к чему-то и достигать новых вершин.
От лености обвиснет потолок, и когда опустятся руки, то протечет дом.Книга Экклесиаста
Душа ленивого желает, но тщетно; а душа прилежных насытится.Книга притчей Соломоновых. 21:25
Часто лень представляет собой нормальную защитную реакцию организма на внешние воздействия окружающего мира. Причинами возникновения лени могут служить:
• состояние переутомления, а также физическая, психологическая и эмоциональная истощенность, возникающие как результат сильного стресса, перенапряжения сил, когда внутренние резервные силы организма израсходованы, необходима «перезагрузка» организма;
• следование «навязанным» целям; растрачивая силы на достижение целей, которые не являются нашими «родными», мы растрачиваем свой потенциал; возникает несоответствие нашего «хочу» нашему «должен»; это вызывает внутреннее напряжение, неудовлетворенность достигнутым результатом, разочарование и как следствие – истощение сил организма;
• интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи; работа «через силу» или через «не могу» приводит к экстренной мобилизации всех внутренних сил, размер которых ограничен и исчерпаем;
• часто желание полениться служит сигналом нашего подсознания, что бесполезная суета, мелкие текущие мысли переполняют нашу душу, мешая вырасти чему-то действительно важному и родиться поистине новому, нетривиальному решению; часто именно такое состояние предшествует творческим озарениям, появлению новых идей и нахождению сильных креативных решений.
Используя определенные правила, мы можем сделать наше желание полениться своеобразным средством самомотивации и использовать его для выполнения сложных, нестандартных задач. Эффективная работа иногда может сменяться так называемой творческой ленью, которая только подталкивает человека к новым, нестандартным решениям накопившихся проблем.
В тайм-менеджменте различают понятия творческой и нетворческой лени. О первой мы уже упомянули. Для того чтобы можно было отличить ее от нетворческой, приведем их сравнительную характеристику.
• Творческая лень характеризуется тем, что вы сознательно позволяете себе лениться, специально выделяете для этого время и получаете наслаждение от этого процесса. Нетворческая лень является лишь признаком отсутствия самоконтроля.
• Творческая лень, как уже отмечалось, доставляет человеку радость, удовольствие, тогда как нетворческая – лишь вызывает угрызения совести за бесцельно растраченные минуты, часы, дни и т. д.
• Творческая лень всегда приводит к появлению новых, интересных решений и потому не противоречит работе, а органично ее дополняет. Нетворческая лень не сочетается с работой; ее итог – упущенное время.
Творческая лень – защитная реакция организма, с помощью которой он пытается выкроить время для творчества.
Творческая лень сознательно помогает человеку очистить место в своей голове для получения результата. Часто проблема стоит перед нами стеной и, кажется, ее невозможно ни обойти, ни перепрыгнуть – решения нет. Однако сознательная, творческая лень помогает появиться сильному решению; оно словно вырастает на той почве, которую вы ему подготовили.
Известно, что полушария мозга работают с поступающей информацией по-разному: левое – логически и аналитически, правое – интуитивно и целостно.О. Смирнова. Все способы борьбы с ленью
В обычных ситуациях, как правило, доминирует аналитическое мышление. Оно хорошо для решения известных и предсказуемых задач, но его недостаточно для поиска оригинальных идей и нетривиальных решений. В этом случае лень как раз освобождает время для «правополушарного» мышления.
Не зря дают совет многие «гуру менеджмента»: загрузите мозги проблемой и полежите часок в горячей ванне, ни о чем не думая.
После этого вернитесь к анализу проблемы – и подсознание выдаст вам нужное решение.
Правила творческой лени
Нужно соблюдать принцип чистоты лени.
Если уж мы принимаем решение полениться, то лениться нужно на все 100 %, не пытаясь в это время по-прежнему выполнять какие-то задачи, думать о проблемах или обсуждать варианты их решения. Нужно полностью переключиться на отвлеченные темы. Абсолютная лень – это чистое и полное ощущение бытия, гармонии с миром и Вселенной, время, когда можно побыть в полном согласии с природой, ощутить всю полноту и неисчерпаемость мироздания. Абсолютная лень – это состояние полной внутренней гармонии, мира с самим собой, отсутствие внутренних противоречий и конфликтов.
Решение полениться следует принимать сознательно.
Нужно сказать себе: «Хочу и буду лениться». Здесь не должно быть никаких угрызений совести и сомнений, колебаний. Если они возникают – это уже не будет состоянием творческой лени.
Нужно полностью загрузить свой мозг информацией по творческой, неординарной проблеме, требующей решения, перед тем как погрузиться в творческую лень.
В этом случае мы создаем условия, при которых шанс найти красивое и сильное решение увеличивается.
Наполненность информацией – необходимое условие превращения лени из порочного состояния в потенциально творческое. На пустом месте идеи не рождаются. Если бы Дмитрий Менделеев долгое время усиленно не думал над проблемой создания периодической системы химических элементов, не собирал и не обрабатывал всю необходимую для этого информацию, вряд ли он смог бы увидеть во сне решение поставленной задачи.
Полная информационная загрузка – ключевое условие, при котором творческая лень становится максимально эффективной.
Каким бы увлекательным и интересным ни было дело, которым вы занимаетесь, очень часто приходится сталкиваться с трудными задачами, за которые не знаешь, как взяться и с чего начать. Причем не важно, большие это дела или мелкие задачки – как с теми, так и с другими нужно работать, и для каждого типа задач есть свои техники и приемы, помогающие эффективно, быстро и без лишних затрат сил с ними справиться.
Рассмотрим, как можно решить разные типы задач.
6.7. Самомотивация как эффективное решение больших трудоемких задач
Если задача крупная, сложная и у нее нет жесткого срока исполнения, то очень сложно заставить себя ее решать. Такие задачи в терминологии тайм-менеджмента называются «слонами».
«Слоны» – крупные, сложные, требующие больших усилий задачи, часто неприятные и не имеющие жесткого срока исполнения.
«Слонами» могут быть самые разнообразные задачи, стоящие перед нами, например:
• написать диссертацию;
• сделать ремонт в квартире;
• изучить иностранный язык;
• разработать бизнес-план развития предприятия на ближайшие пять лет;
• улучшить свою физическую форму;
• укрепить здоровье;
• написать книгу.
Самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся, пытаясь решить такую задачу, – привычка глобализировать, укрупнять проблемы. Очень часто в своем воображении мы преувеличиваем реальный объем предстоящего дела, сами «раздуваем» нашего «слона» до невообразимых размеров, что в свою очередь приводит к возникновению страха перед решением такой проблемы.
Второй сложный момент при работе с крупными задачами – отдаленность результата во времени, когда нам сложно сразу увидеть конечный итог, даже сделав несколько шагов на пути к цели. Когда мы ставим перед собой задачу, например выучить иностранный язык, то не получим результат через день или неделю. Постепенно мотивация ослабевает, и нам становится все сложнее двигаться вперед, начинает казаться, что все наши усилия – это бег на месте: «Учу, учу, а свободно разговаривать на иностранном языке так и получается…» И тогда появляются страх и сомнение в решаемости и достижимости задачи.
Самый верный способ избежать такой глобализации, избавиться от страха, добиться решения поставленной задачи и «съесть слона» – разрезать его на маленькие кусочки-«бифштексы» и ежедневно «съедать» их по одному. Каждый кусок должен быть реальным, т. е. шаг за шагом приближать нас к желаемому результату, поставленной цели. Для этого необходимо, чтобы «бифштексы» соответствовали SMART-критериям, т. е. были:
• конкретно сформулированы – не просто «изучать иностранный язык», а «учить иностранные слова»;
• измеримы – не просто «учить иностранные слова», а «выучивать
• наизусть по десять иностранных слов»;
• соотнесены с нашими возможностями и ресурсами – ставить реальную планку в соответствии со своими возможностями, реально соизмерять свои способности и силы; так, например, одному человеку будет по силам учить по пять иностранных слов в день, а другому – по 15 слов в неделю;
• обязательно привязаны ко времени – определять ежедневный или еженедельный размер «бифштекса»: ежедневно выучивать по пять иностранных слов или в течение двух часов каждую неделю смотреть фильм на иностранном языке.
Таким образом, используя SMART-критерии для каждого «бифштекса», мы пошагово формулируем части большой глобальной задачи, которые нам будет легко решить. От расплывчатого определения «заниматься иностранным языком» мы приходим к конкретной, реализуемой и доступной для воплощения формулировке.
Каждый день выучивать по 10 иностранных слов, еженедельно смотреть фильм на иностранном языке без субтитров и т. д.
Такие «бифштексы» называются реальными.
Расплывчатые, неконкретные формулировки типа «Читать книгу на иностранном языке», «Изучать грамматику», «Посмотреть упражнения» и т. д. делают наш «бифштекс» иллюзорным. Некоторые люди изучают грамматику всю жизнь, так и не выучив ни одного правила; просмотр упражнений без их практического выполнения тоже абсолютно бесполезен, а читать книгу на иностранном языке можно по одной странице в месяц, а то и в год, что абсолютно бесполезно с точки зрения поставленной цели «Выучить иностранный язык».
Примеры «иллюзорного» и «реального» «бифштексов»:
• иллюзорный: учить английский язык (читать грамматику, посмотреть упражнения);
• реальный: каждый день выучивать по одному грамматическому правилу и делать три упражнения на выученное правило.
Большую и крупную задачу можно решить и с помощью метода «швейцарского сыра». В этом случае мы работаем с частями, на которые разбиваем задачу, не в логическом, а в произвольном порядке: сегодня подбираем иллюстрации для диплома, завтра – пишем два наиболее простых и понятных абзаца в третью главу, послезавтра составляем список литературы и добавляем еще три страницы к четвертой главе… Постепенно от огромной задачи «Написание диплома» остается совсем маленький кусочек, который легко доделать. Нам остается только собрать все части вместе и – готово!
Важно отметить, что при использовании метода «швейцарского сыра» необходимо определять реальный размер каждого из кусочков решаемой задачи и устанавливать регулярность их исполнения (ежедневно или еженедельно).
Существуют еще несколько подходов к решению задач-«слонов».
Алан Лакейн , известный американский консультант, предлагает дробить не задачи, а время их выполнения. Приступая к какому-то неприятному делу, поставьте рядом с собой будильник и кропотливо в течение десяти минут над ним работайте, после чего переключитесь на то, что вам по душе. На следующий день увеличьте время на одну минуту и в совокупности проработайте над задачей-«слоном» 11 минут, и так каждый день увеличивайте время выполнения задачи на одну минуту по сравнению с предыдущим. Таким образом, вы уже в ближайшем будущем убедитесь, что задача, казавшаяся вам ранее «неподъемной», приобретает вполне понятные и осознанные очертания и логику решения. Этот метод можно назвать «методом будильника». Алан Лакейн советует еще один способ: в качестве первого шага станьте консультантом самому себе. Например, подготовьте отчет, как если бы вы помогали кому-то другому. Так вы постепенно втянетесь в дело и продвинетесь по пути его выполнения.
Отслеживание результативности работы с крупной задачей. Если вы хотите получить полную картину и понять, насколько интенсивно движетесь к намеченной цели, то целесообразно фиксировать затраты времени, которое потрачено на решение задачи-«слона». Для этого достаточно ежедневно заносить временные показатели в график, подобный приведенному на рис. 6.3.
Например, вы намечаете уделять изучению английского языка не менее 30 минут в день. По горизонтали обозначаете дни недели, а по вертикали – время в минутах. Ваш график готов к использованию. Теперь ежедневно отмечайте время, потраченное на английский язык, и соединяйте показатели в одну кривую.
Такой способ очень эффективен: вы видите реальное количество времени, которое у вас уходит на решение той или иной задачи, хотя довольно часто этот показатель не совпадает с желаемым. Простая фиксация является сильным инструментом, способным подтолкнуть вас и ускорить процесс решения той или иной задачи (подробнее метод отслеживания показателей рассмотрен в главе 2 «Хронометраж как персональная система учета времени»).
6.8. Решение мелких неприятных задач
В жизни нам приходится иметь дело не только с глобальными проектами и грандиозными замыслами. Очень часто мы сталкиваемся с мелкими, требующими совсем немного времени на решение, но довольно неприятными делами, браться за которые нам совсем не хочется. Как правило, решение таких задач не требует ни больших энергозатрат, ни приложения значительных усилий, ни интеллектуального напряжения. Например, вызвать сантехника; сказать нервному клиенту, что его заказ не будет выполнен в срок; оплатить счет за телефон и т. д.
«Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.
Главные признаки дела-«лягушки»:
• его выполнение вызывает у вас неприятные эмоции;
• трудно найти причину, которая позволит относиться к этому делу с энтузиазмом;
• объективно (если отключить эмоции) оно несложное.
Как правило, такие мелкие проблемы откладываются сначала на «ближе к обеду», потом – на «после обеда», затем – на «ближе к вечеру» или «по дороге домой», а в итоге – «на завтра». И так изо дня в день, неделя за неделей. И мы находим миллион оправданий, почему именно сейчас не получается выполнить это маленькое дело. Постепенно наша «лягушка» может разрастись до размеров приличного «слона», и тогда нам потребуется гораздо больше сил и времени на решение настоящей глобальной проблемы.
Что происходит с нашими откладываемыми «лягушками» и к каким последствиям это приводит, можно представить из истории, которая произошла с одной женщиной, не любившей писать письма с выражением благодарности за проявленное к ней внимание.
Как «лягушка» превратилась в «слона» Однажды Энн Дэвис получила в подарок от своей тети свитер. Она сказала себе, что сейчас же должна направить записку тете Мэри с благодарностью за внимание и подарок. Требовалось всего несколько строк: «Я получила твой свитер. Он восхитителен, и это как раз мой размер! Огромное тебе спасибо. Целую». Но миссис Дэвис… не желала писать банальное, легковесное послание. Ей захотелось… чтобы у тети Мэри сложилось впечатление, что она не напрасно проучилась четыре года в колледже. Однако в данный момент Энн не чувствовала прилива красноречия (и к тому же у нее еще сотня других дел), а поэтому она отложила письмо тете Мэри «на потом». Прошло две недели, прежде чем Энн обнаружила, что она все еще не написала письма тете Мэри. Миссис Дэвис понимала, что к настоящему времени тетя может начать нервничать. Ну, ничего, она компенсирует промедление, написав очаровательное двухстраничное послание, в котором расскажет о том, как часто надевает свитер, как он хорошо подходит к нескольким ее юбкам, как он удобен и сколько комплиментов она получила от своих друзей. У нее нет сейчас времени, чтобы написать такое длинное письмо… но очень скоро она соберется и напишет. Проходит еще две недели, и теперь миссис Дэвис очень недовольна собой. Ей стыдно и страшно подумать, что о ней думает тетя Мэри. Конечно, она всем рассказывает, какая у нее ленивая и неблагодарная племянница! Миссис Дэвис надо придумать какой-нибудь хороший предлог. «Всякий раз, когда я сажусь, чтобы написать тебе письмо, раздается звонок…» или «Это был самый занятой месяц в моей жизни…» могут стать хорошими началами для такого письма. Она надеется, что, если разнообразит письмо рассказами из своей беспокойной жизни, тетя Мэри простит ее. К этому времени написание простой записки со словами благодарности превратилось в очень важную и очень неприятную проблему. Миссис Дэвис… с ужасом вспоминает о письме в любой свободный момент своего перегруженного заботами дня. Она сочиняет письмо, когда принимает душ или выносит мусор, но от этого письмо не становится написанным. Миссис Дэвис чувствует себя очень виноватой – настолько виноватой, что мысль о письме вызывает у нее болезненные симптомы. Для того чтобы прекратить это состояние, она выбрасывает всякую мысль о неотправленном письме из своей головы. Наконец воспоминание о неотправленном письме начинает ее преследовать, и миссис Дэвис признается, что наступила Точка Принятия Решения. Что она должна сделать?
1. Написать письмо на десяти страницах, в котором она расскажет тете Мэри все новости из жизни семьи Дэвисов за последние два года и между прочим ввернет слова благодарности за свитер?
2. Подождать еще три месяца и, если тетя Мэри пришлет еще один подарок на день рождения (слава Богу, если нет!), поблагодарить ее сразу за оба подарка?
3. Притвориться, что она никогда не получала свитер?
4. Подождать до своей поездки в родные края и потом удивить тетю Мэри, что все эти годы она постоянно помнила про свитер и лишь ждала случая, чтобы лично поблагодарить тетушку за чудесный подарок?
5. Позвонить тете Мэри по междугородному телефону и после получасовой болтовни (за солидную сумму денег), предназначенной исключительно для того, чтобы ублажить ее, поблагодарить тетю?
6. Отказаться от надежды когда-либо увидеться с тетей Мэри снова, потому что она никогда не сможет объяснить ей, почему не смогла найти пяти минут для того, чтобы написать ей небольшую записку в ту же неделю, когда получила свитер?
Промедление миссис Дэвис в выражении пары слов благодарности стоило ей многих минут острых волнений. Она бы страдала гораздо меньше, если бы… постаралась вспомнить последствия ее прошлых промедлений: тетя уже почувствовала себя обиженной, и мать написала ей письмо об этом. Из прошлого опыта Энн знала, что каждая неделя промедления в написании записки со словами благодарности приводила к эскалации неудобств, которые она испытывала. Насколько было бы лучше написать записку сразу, чем подвергнуть себя таким испытаниям.
Часто мы не можем решить совсем маленькую задачку из-за спора за и против, идущего в нашей душе каждый раз, когда нам нужно собраться и сделать совсем маленький шаг. И чем дольше идет внутренняя борьба, отнимающая все силы, тем меньше их остается для самого действия – первого шага.
Способ решения мелких неприятных дел
У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай по одной лягушке». Лучший способ справиться с такими делами – каждый день с утра делать одно маленькое неприятное дело. Начав с решения одной небольшой задачи, мы обеспечим себе хорошее настроение на весь день: действительно, ведь ничего страшного не произошло, мы просто победили одну маленькую «лягушку», и нам есть чем гордиться. Про остальных «лягушек» мы в этот день не вспоминаем – их очередь придет в следующие дни. Если же мы будем откладывать решение съесть «лягушку» «на потом», то она весь день будет маячить перед нами, отравляя все настроение.
Дмитрий Витер, один из участников ТМ-сообщества и автор статей по тайм-менеджменту, делится своим опытом решения мелких неприятных задач, позволяющим быстро, без колебаний и сомнений принимать решения.
Принять решение без сомнений Еще в школе, благодаря чтению модного тогда Карнеги, мне запомнился термин «ограничение беспокойства». Суть его в том, что вы заранее планируете, как долго будете принимать решение. После чего решение должно быть принято по заранее составленному плану или выбрано наугад. В жизни я многократно прибегал к этому методу. Если маршрутка не придет в течение 20 минут (и ни минутой больше!), я буду ловить машину. Если я в течение пяти минут не приму решение о том, идти ли мне на комедию или на боевик, пойду на боевик. Если я не напишу эту статью до конца мая, то брошу эту затею. Сам факт наличия ограничения (пусть и «искусственного») дисциплинирует и помогает определиться с решением. Этот метод также является отличным способом «борьбы с беспокойством», сокращая мучительное время принятия решения. Нередко в магазинах сувениров вижу «деловую игрушку»: волчок или кубик с надписями «Да», «Нет», «Отложить» и т. д. Не такая уж бесполезная вещь, если вдуматься. Да, жизненно важные вопросы решать таким образом нельзя. Но если речь идет о сравнительно простой задаче, то такой способ принятия решения сэкономит вам время. Ведь его стоимость может превысить стоимость самого решения, которое вы за это время принимаете [52] .
Преимущества использования способа работы с мелкими задачами-«лягушками»:
• дает возможность чувствовать себя победителем весь день;
• избавляет от чувства тревоги: съеденная «лягушка» не маячит целый день на горизонте;
• снижает уровень тревоги и страха: я не неприятное дело выполняю, а всего лишь избавляюсь от «лягушки»;
• позволяет быстро принять решение, не тратя силы и энергию на сомнения, а время – на переживания;
• не дает возможности мелким делам превращаться в глобальные проблемы.
Контроль за исполнением с помощью «Таблицы ежедневных дел»
Из главы «Обзор задач и его роль в принятии решений» вам уже знаком такой инструмент тайм-менеджмента, как «Таблица регулярных задач».
Напомним, в чем заключается ее суть: по вертикали вы вписываете все регулярные дела, а по горизонтали – дни недели. На пересечениях отмечается выполнение какого-либо дела плюсом или ставите прочерк, если сегодня до этого дела «не дошли руки».
Такая таблица идеально подходит для осуществления контроля за ходом выполнения задач («бифштексов» и «лягушек»), помогает ежедневно мотивировать себя на их выполнение и не дает ни о чем забыть (таблица 6.3).
Анализ таблицы занимает несколько секунд – если в графе стоят регулярные отметки о выполнении дела, вам не следует заострять на нем внимание. Если же появилось несколько отметок о невыполнении, стоит отнестись к этой задаче более серьезно. Такой простой анализ дает сильный мотивационный импульс к ее выполнению.
Важно учитывать и место, куда вы поместите свою таблицу. Целесообразнее всего положить или прикрепить ее так, чтобы в течение дня несколько раз просматривать список текущих дел. Подобными местами могут быть ежедневник, рабочий стол, доска планирования, стена рядом с компьютером и т. д.
Можно совмещать выполнение ежедневных дел с принципом промежуточных радостей. Это означает, что вы обещаете сами себе за регулярное выполнение обязательных, но, возможно, не очень приятных дел какие-нибудь небольшие награды, которые будут стимулировать вас на достижение намеченных целей. Например, за каждые 15 съеденных «лягушек» можно вознаградить себя походом в кино, а за каждые десять «бифштексов» – побаловать часом общения в чате.
Приведенная таблица при условии, что вы будете видеть ее несколько раз в день, напомнит вам о выполнении тех или иных задач, чаще всего рутинных, решение которых не требует особых временных затрат или усилий, но постоянно перекладывается и переносится.
Основные выводы
1. При распределении нагрузки важно учитывать влияние на человека биоритмов и выстраивать свой рабочий день в соответствии с ними.
2. Эффективный отдых – залог продуктивной работы. Он должен быть спланированным, ритмичным, с максимальной степенью переключения и сменой контекста.
3. Мотивировать себя на работу можно с помощью различных приемов: «якорения», выполнения несложных технических операций, вознаграждения себя за выполнение определенного объема работы, а также методов «швейцарского сыра» и «будильника».
4. Крупные, трудные задачи-«слоны» удастся решить, если разделить их на «бифштексы», а также с помощью метода «швейцарского сыра». С мелкими делами-«лягушками» можно справиться, выполняя их по одному каждый день с утра.
Контрольные вопросы
1. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку?
2. Какую роль играют суточные биоритмы в распределении рабочей нагрузки?
3. Каким правилам нужно следовать, чтобы отдых в течение рабочего дня стал эффективным? Назовите их.
4. Какие способы самонастройки на выполнение работы вы знаете?
5. Что такое творческая лень? Она полезна или является недостатком?
6. Как называются крупные неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.
7. Как называются мелкие неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.
8. Что называется «бифштексом»? Приведите пример.
9. В чем отличие «реального бифштекса» от «иллюзорного»?
10. В чем заключается суть метода «швейцарского сыра»?
Практические задания
Задание 1. Вспомните и запишите несколько (от трех до пяти) своих типовых сценариев короткого отдыха (от пяти до десяти минут) в течение рабочего дня. Обсудите в группе все получившиеся варианты. Оцените каждый из сценариев по пятибалльной шкале. Выберите наиболее оптимальные сценарии короткого отдыха.
Задание 2. При работе над своим делом-«слоном» – изучением английского языка – студент МФПА разделил его на следующие «бифштексы»:
• читать книги на английском языке;
• изучать грамматику;
• посещать курсы;
• ежедневно 30 минут смотреть фильмы на английском языке;
• учить слова;
• ежедневно просматривать упражнения по грамматике.
Определите, какие из этих «бифштексов» «реальные», а какие – «иллюзорные». Опишите иначе «иллюзорные бифштексы», сделав их «реальными», и запишите формулировки.
Задание 3. Впишите в таблицу свои «лягушки» и «бифштексы». В течение двух недель отслеживайте выполнение мелких задач. Результаты отмечайте в графике.
Задание 4. Приведите примеры своих дел-»лягушек». «Съедайте» по одной в день. Запишите, сколько времени у вас заняло выполнение этой задачи.
Дело-«лягушка» 1:
Решение задачи заняло:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Дело-«лягушка» 2:
Решение задачи заняло:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Дело-«лягушка» 3:
Решение задачи заняло:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Задание 5. Определите, какие из перечисленных дел являются «слонами», а какие – «лягушками».
Подготовить материал к научной конференции («слон»).
Написать поздравительную открытку («лягушка»).
Список дел:
позвонить другу, поздравить его с днем рождения (__________);
написать диплом (__________);
сделать ремонт в квартире (__________);
сообщить клиенту о срыве сроков поставки (__________);
положить деньги на мобильный телефон (__________);
отправить клиенту счет по факсу (__________);
навести порядок в шкафах в своей комнате (__________);
сделать резервную копию рабочих файлов (__________);
разработать проект создания антивирусной программы (__________).