Время и вы. Эффективный тайм-менеджмент для продавцов
Продавцы по большей части не в ладах со своим временем.
Мне часто говорят, что в России и других постсоветских странах (СНГ) стандартные (импортные) методы организации своего личного времени не приживутся. Менталитет не тот. Нет ни немецкого педантизма, ни американского настроя на успех.
Это по большей части соответствует действительности. Но, как всегда, встречаются исключения из правил (иначе кто бы обеспечивал экономический рост?). Я имею в виду высокоэффективных людей.
Если обратиться к сфере продаж, то и здесь эффективные продавцы продают львиную долю всех товаров и услуг. И делают они это весьма разумно, планируя все свои действия и время для их выполнения. Конечно, и у них не все получается; что‑то из запланированного всегда выполняется не так, как было задумано. Но эффективные продавцы всегда достигают своих основных целей, от которых зависит благополучие и финансовая стабильность.
В планировании времени нет ничего сложного. Трудно оспаривать пользу планирования, но, как говорит опыт, не все, что планируешь, затем полностью делаешь.
Как поступают успешные продавцы?
Обычно они начинают с анализа времени. Во-первых, они продумывают, как качественно распределить свое время. Во-вторых, обеспечивают постоянный контроль над тем, как оно используется, – отслеживают временные «черные дыры». Затем решают, как эти «дыры» заштопать. Они убирают те отрезки времени, которые им мешают производительно работать. Например, отрезки времени, которые уходят по большей части в «песок»: ненужные телефонные звонки, плохо организованный обмен информацией между подразделениями; изменение очередности работ, навязываемое коллегами; неумение слушать других людей, плохо организованные и скоординированные собрания; отвлекающие моменты на рабочем месте; бесполезные дискуссии о работе.
Время не имеет цены. Не забывайте, что это ваше время уходит навсегда. Оно всегда дефицитно. Успешные продавцы всегда настроены на учет и контроль своего времени.
Народная мудрость
Наше время, что одуванчик, пушинки срываются с каждым дуновением ветра. Последняя пушинка – начало нового пути во Вселенной.
Диагностика
Любой продавец, который хочет повысить свою эффективность, должен сделать анализ расходования времени. Такой анализ легко осуществим. С чего начать?
1. Записывайте в журнал (можно электронный) ваше фактическое расходование времени. Многие хорошие продавцы сами ведут запись затрат своего времени в журнал. У них вошло в привычку вести такой журнал и анализировать его. Результат анализа становится основой для принятия различных решений. Причем можно не вести журнал ежедневно. Делайте недельные выборки несколько раз в квартал. Сравните, как вы расходуете свое время. Каждая такая выборка выявит участки непроизводительного времени. Сначала будет не очень комфортно. Но пройдет время, и ваше умение распоряжаться своим временем вам понравится.
2. Каждое утро составляйте график своей дневной работы (или вечером – график на завтра).
Один из наиболее эффективных продавцов производственной компании «Путь Ильича» каждое утро уделял полчаса на планирование своего рабочего дня, запершись у себя в кабинете и отключив мобильники, компьютеры и телефоны. Хотя этот метод был связан с некоторыми неудобствами – нужно очень рано вставать, чтобы вовремя попасть на работу. Он говорил, что готовиться вечером после работы – пережиток прошлого, хотя, как я ему заметил, работает он тоже не в компьютерной фирме. Другой успешный продавец ведет два журнала. Один предназначен для важных дел, а другой – для неприятных. Самое интересное, что в каждом из журналов для каждого дела определен срок выполнения. Если он видит, что появились отклонения от этих сроков, то для него это является сигналом того, что он перестает контролировать свое время.
3. Выявите и устраните те виды вашей деятельности, которые не дают вам никаких результатов. Примените метод исключения. Вам нужно задать вопрос: «Что будет, если этого не делать вообще?» Если будет ответ: «Ничего!», то этот вид деятельности вам не нужен. Например, маловажные выступления, поездки к проблемным покупателям, звонки, ужины, заседания групп и т. д. Все эти дела отнимают уйму времени.
4. По возможности, делегируйте какие‑то части своей работы младшим продавцам (по опыту работы). Пусть учатся. Правда, появляется еще одна расходная статья времени – проверка выполнения поручений. Но она занимает гораздо меньше времени, чем если бы вы все делали сами (например, поездки к покупателям по незначительным поводам).
5. Устраните непродуктивное расходование времени подчиненных вам продавцов (если такие у вас есть). Как выявить этот временной дефект? Нужно поинтересоваться мнением окружающих. А также спросить себя: «Что я делаю неправильно, используя время своих подчиненных?»
Как избавить себя от этого изъяна? Просто. Например, сделать так.
Руководитель отдела сбыта крупной компании знал, что совещания, проводимые в его кабинете, отнимали много времени как у него, так и у продавцов. Он обязательно приглашал на него всех. В результате совещания затягивались. Взглянув на эту проблему с точки зрения эффективности затрат времени (своего и подчиненных), он изменил стиль совещаний.
Он стал рассылать им электронные письма, в которых писал: «Я прошу вас встретиться со мной такого‑то числа для обсуждения следующего вопроса… Если вы хотите принять участие в обсуждении и вам это интересно, пожалуйста, приходите». В настоящее время на совещаниях присутствуют максимум два-три человека и длятся они меньше часа.
Народная мудрость
У каждого свое время и взаимоотношение с ним. Нет одинакового времени, как нет одинаковых людей.
Ежедневник
Если вы хотите получить от жизни все самое хорошее, то используйте метод ежедневного планирования своих действий. Заведите ежедневник (купите) или используйте ваш ноутбук.
Очень важно записывать ваши мысли и решения. Но немногие продавцы используют этот метод.
Однако практически все успешные продавцы занимаются планированием своего будущего. И вы можете войти в эту группу успешных продавцов, если уже сегодня начнете вносить записи в такой ежедневник. Что туда записывать?
⇒ Намеченные встречи (и не только с вашими покупателями). Много работы – множество встреч. Не исключено, что какую‑то из них вы можете пропустить. Для этого и нужно вести учет. Рутина, господа.
⇒ Данные мониторинга вашего рынка, покупателей и конкурентов. О маркетинге мы уже говорили. Если вы хотите стать успешным продавцом, значит, исследование становится вашей новой обязанностью. Ваши затраты окупятся очень быстро благодаря увеличению ваших продаж и вашего заработка. В этой же части ежедневника планируйте время выпуска вашего информационного листа с важной информацией для ваших покупателей. Как часто нужно мониторить? Думаю, раз в две недели. Это на случай, если ваш рынок все так же растет и развивается. Но если произойдет обвал, то планы необходимо скорректировать и наблюдать за рынком, клиентами и конкурентами постоянно.
⇒ Данные и время по поиску новых покупателей. «Забейте» конкретное время на поиск новых покупателей. Если этого не делать, то вы можете пропустить это время и вдруг упустить самого перспективного клиента. Не расхолаживайтесь.
⇒ Время для семьи. Если обеспечены тылы, то все идет замечательно. Эффективные продавцы уделяют постоянное внимание своей семье. Оторванность «от корней» только повредит. В ежедневнике отмечайте время, когда проводятся семейные события и ритуалы. Внесите все, что обещаете своим близким. Не забудьте отметить дату вступления в брак, а также день рождения тещи. Ее это порадует. А вас?
⇒ Планирование здоровья. Давно было замечено, что «в здоровом теле здоровый дух». Составьте программу улучшения вашего физического состояния. Чтобы работать успешным продавцом, необходимо железное здоровье. Я, например, каждый день, с утра, делаю физические упражнения (растяжки и «железо») по 40 минут или часу. Здорово помогает.
⇒ Планируйте свой отдых. У эффективных продавцов есть одна особенность в работе. Они меньше всех работают, но больше всех зарабатывают. Время их работы чрезвычайно сконцентрировано, и они за это время делают больше, чем пятерка обычных продавцов. Поэтому у них больше времени на отдых. И это время необходимо тоже планировать.
⇒ Планируйте обучение. Я уже неоднократно говорил о пользе обучения. Планируйте время на посещение семинаров, тренингов по профессии и по личной эффективности. На чтение литературы и прослушивание книг на дисках и кассетах. Отведите время на постижение красот этого мира. Никто другой за вас этого делать не будет.
Народная мудрость
Лентяй часов не наблюдает.
Игры со временем
Успешные продавцы, которые ведут журнал учета своего рабочего времени и анализируют его, могут ясно видеть, где у них возникают временные проблемы. Делая то же самое, вы определите объем своего личного времени, который может и будет гарантировать вам выполнение всех ваших задач. Такого времени не бывает в избытке. И тем важнее за ним следить. Поэтому успешные продавцы всегда стремятся к «укрупнению» своего времени.
Это вроде игры. Вы начинаете понимать, что для решения ваших творческих планов необходимы длинные отрезки времени, потому что мелкие отрезки времени невозможно использовать эффективно.
«Установлено, что даже четверть рабочего дня, сгруппированная крупными временными блоками, может быть достаточна для выполнения важных работ. Наоборот, три четверти рабочего времени могут быть затрачены бездарно, если они разбиты по пятнадцать-тридцать минут». Укрупнение приводит к тому, что вам легче контролировать время, а значит, и затраты времени на сам контроль также уменьшаются.
Новое управление вашим временем
Сегодня уже можно говорить о появлении новой модели управления своим временем. Когда мы стремимся управлять не временем, а самим собой.
Главное в этой модели – ваши не срочные, но важные дела. Например, постоянная поддержка основных покупателей, создание прочных отношений с окружающими, перспективное планирование, то есть все то, что должно быть обязательно сделано, но «не горит». Такое приятное растяжение приятного времени.
Единственный способ организовать самого себя . Вскоре после того, как я начал вести записи, я обнаружил, что я один из самых неорганизованных людей в мире. Я поставил перед собой цель: нанести 1000 визитов в год со средним показателем двадцать в неделю. Но вскоре я так безнадежно отстал, что мне было стыдно продолжать записи. Намерения мои были хорошими. Я продолжал принимать новые решения, но никогда их не выполнял. Я просто был не в состоянии организовать свою жизнь.Источник : из книги Фрэнка Беттджера, «Вчера неудачник – сегодня преуспевающий коммерсант».
В конце концов до меня дошло, что необходимо больше времени уделять планированию. Мне не составляло труда собрать в кучу сорок или пятьдесят бланков заявок и думать, что я подготовился. На это не уходило много времени. Но на просмотр записей, тщательное изучение каждого вызова, планирование того, что необходимо сказать каждому человеку, подготовку предложений, написание писем и составление расписания визитов на каждый день, с понедельника по пятницу, в соответствующей последовательности ушло бы от четырех до пяти часов самого интенсивного труда.
Поэтому я высвободил себе субботу и назвал ее «днем самоорганизации». Помог ли мне этот план? Слушайте! Каждый понедельник утром, отправляясь на работу, вместо того чтобы ехать на вызовы на машине, я шел пешком и встречался с людьми, излучая уверенность и энтузиазм. Я был рад встрече с ними, и мне не терпелось увидеться с ними, потому что я думал о них, я изучал положение их дел, и у меня были предложения, которые, как я надеялся, могли оказаться для них полезными. В конце недели вместо утомления и упадка духа я испытывал эмоциональный подъем и с нетерпением ждал следующей недели, когда я смогу сделать еще больше.
Через несколько лет я смог передвинуть «день самоорганизации» на утро в пятницу, а потом забрасывал все дела до понедельника. Просто удивительно, как много я мог сделать, если уделял достаточно времени планированию, и совершенно непостижимо, как мало я мог сделать без него. Я предпочитаю работать по очень напряженному графику четыре с половиной дня в неделю и добиться чего‑нибудь, а не работать все время и ничего не достичь.
Недавно я беседовал с одним из руководителей корпорации «Ай-би-эм», компании, имеющей один из самых высоких уровней подготовки торговых агентов. Я спросил его, какое значение они придают своим еженедельным графикам работы.
Он ответил:
– Мистер Беттджер, мы снабжаем своих торговых агентов некоторыми орудиями труда, которые обеспечивают им успешную работу. Самым важным нашим орудием, пожалуй, является «расписание работы на неделю», заполняемое агентами с указанием имен всех людей, с которыми они планируют встретиться на следующей неделе, а копия такого графика должна быть представлена нам заранее перед началом каждой недели.
Народная мудрость
Лучшее время – это то, которое мы тратим на свои любимые дела.
Хранители вашего времени
Какие информационные системы и программы используют продавцы в своей работе?
На практике используются базы данных для хранения информации. К ним относится целый ряд хорошо известных пакетов, а именно: Microsoft Schedule Plus и Microsoft Outlook, Lotus Organizer и Starfish Sidekick. Коммерческая версия Microsoft Outlook выпускается бесплатно вместе с браузером Internet Explorer, но обладает лишь ограниченными возможностями. Ее содержание:
⇒ график условленных встреч, который можно использовать в комплексе с адресной книгой или с ежемесячным или ежегодным планировщиком времени, кроме того, имеется программа напоминаний;
⇒ списки «что надо сделать?», которые могут быть организованы по тематическим заголовкам, что позволяет осуществлять простое планирование проектов и отслеживание хода их выполнения по пунктам: заданная дата достижения цели, ответственный исполнитель, запланированная длительность и процент выполнения задания;
⇒ адресная книга для управления контактами;
⇒ запись времени, израсходованного на какие‑то виды деятельности, и учет расходов;
⇒ свободное место для заметок, которое можно использовать для определенных целей и которое обычно служит для импортирования информации из других пакетов.
Полная версия Microsoft Outlook позволяет совместно использовать информацию ежедневника в Интернете или внутренней сети компании. Она включает в себя возможность «автоматической сортировки», которая может оказать вам неоценимую помощь в планировании совещаний, автоматически определяя время, когда будет готово техническое обеспечение совещания, а лица, приглашенные принять в нем участие, будут свободны от других мероприятий.