На самом деле существует не одна книга, а целых две: Книга учета доходов, предназначенная исключительно для предпринимателей, применяющих патентную УСН, и Книга учета доходов и расходов, которую заполняют все остальные предприниматели, применяющие УСН. Обе формы утверждены Приказом Минфина России № 154н от 31.12.2008 г., причем там же можно найти порядок заполнения таблиц по каждому налоговому регистру.
Сразу надо уточнить, что каждый налогоплательщик-«упрощенец» ведет только одну книгу учета. Это означает, что независимо от числа видов деятельности и обособленных подразделений (не являющихся представительствами или филиалами), книга учета ведется одна по всем видам и подразделениям.
Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, формируют в Книге учета доходов и расходов обобщенные данные, которые впоследствии указываются в налоговой декларации по единому налогу. Однако расчет суммы единого налога по УСН, подлежащий уплате, в самой Книге учета доходов и расходов не производится.
При этом учитываться должны доходы и расходы (в соответствии с выбранным объектом налогообложения и формой УСН) только тех видов, которые необходимы для исчисления налога. Например, если налогоплательщик использует УСН с объектом «доходы», ему не надо учитывать расходы, скажем, по арендной плате или по закупке инструментов. И вообще, с таким объектом налогообложения в Книге учета доходов и расходов по ст. 346.24 Налогового кодекса РФ ничего, кроме полученных доходов, указывать не нужно.
Однако если есть желание, то можно записывать и все расходы, связанные с получением доходов, – кому-то это может пригодиться для того, чтобы верно выбрать объект налогообложения. В абз. 3 п. 2.5 Порядка заполнения книг учета, утвержденного Приказом Минфина РФ № 154н от 31.12.2008 г., налогоплательщику, применяющему УСН с объектом «доходы», предоставлено право по своему усмотрению отражать в расходы, связанные с получением доходов, которые облагаются УСН.
Кроме того, нет необходимости учитывать в Книге учета доходов и расходов поступления, не связанные с предпринимательской деятельностью, – например подарки ко дню рождения. Не отражаются в Книге учета доходов и расходов затраты, которые не уменьшают налоговую базу по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в соответствии со ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.
Заводить Книгу учета доходов и расходов нужно в начале применения УСН, а затем – каждый новый календарный год. Книги учета за прошедшие годы должны храниться не менее четырех лет в соответствии с требованиями пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ.
Вести Книгу можно и в бумажном виде, и в электронном. Для первого варианта необходимо:
• приобрести специальную форму (в обычной тетради или альбоме это не делается);
• заполнить титульный лист (указать название организации или Ф. И. О. предпринимателя, ИНН, КПП, год, на который открывается Книга, объект налогообложения, адрес и номера счетов в банках);
• пронумеровать все страницы;
• прошить Книгу (обычно это делается суровой ниткой вблизи корешка, при этом оставляют некоторую свободу для работы с Книгой, концы связывают сзади и заклеивают небольшим листочком бумаги, на котором ставится надпись: «В настоящей книге прошито и пронумеровано__страниц»).
• заверить Книгу у руководителя организации или самому предпринимателю (в месте сшива ставится подпись с расшифровкой и печать, причем у предпринимателя печати может и не быть);
• заверить Книгу у налогового инспектора (ее придется отнести в инспекцию по месту регистрации, где на титульном листе и на последней странице будут поставлены подпись ответственного должностного лица и печать налогового органа).
После этого можно приступать к заполнению Книги.
Тем же, кто предпочитает работать с электронной Книгой учета доходов и расходов, ничего носить и заверять перед началом использования программы не надо.
Но по окончании каждого отчетного периода (первого квартала, полугодия и 9 месяцев) обязательно надо выводить заполненную Книгу учета доходов и расходов на бумагу, при этом заверять распечатку в налоговом органе не надо. В конце года, поскольку истекает налоговый период, Книгу учета доходов и расходов надо оформлять и заверять так же, как и обычную бумажную форму, – распечатать, сшить ее и указать количество страниц на последней странице Книги. Затем заверить ее у себя и в налоговом органе.
По окончании года бумажный вариант электронной Книги учета доходов и расходов представляется для заверения в налоговый орган не позднее срока, установленного для подачи налоговой декларации. Это значит, что организации представляют заполненную Книгу учета доходов и расходов за истекший год в налоговую инспекцию не позднее 31 марта следующего года, а индивидуальные предприниматели – не позднее 30 апреля следующего года на основании п. 1, 2 ст. 346.23 Налогового кодекса РФ.
Если захочется перейти с бумажной формы на электронную, это можно сделать не только с начала нового года, но и в течение налогового периода с начала любого из отчетных периодов, т. е. с любого квартала.
Все это касается и Книги учета доходов, применяемой индивидуальными предпринимателями, использующими упрощенную систему налогообложения на основе патента.
Книги учета заполняются в хронологическом порядке, каждой записи должен соответствовать документ, подтверждающий поступление или расходование средств. При этом каждая операция должна быть отражена отдельной строкой.
Для исправлений в бумажном варианте Книги учета доходов и расходов не следует применять корректирующие средства. Неправильный текст зачеркивается одной чертой, а сверху или ниже указывается верный текст. Исправление любых ошибок в бумажном виде Книги должно быть подтверждено подписью руководителя организации или предпринимателя, заверено печатью организации или предпринимателя, если у него таковая имеется. Очевидно, что ведение Книг учета в электронном виде и в этом отношении требует значительно меньше хлопот.
7.1. Заполнение Книги учета доходов и расходов
Структура Книга учета доходов и расходов состоит из титульного листа и трех разделов, но, сколько из них будут вестись – зависит от выбранного объекта налогообложения. При использовании объекта «доходы» заполнять придется значительно меньше, чем при объекте «доходы, уменьшенные на величину расходов». Вот как это можно представить (табл. 7.1):
Таблица 7.1
Каждый раздел состоит из четырех одинаковых таблиц, в которых учитываются конкретные виды доходов и расходов за каждый отчетный период и за налоговый период. То есть за каждый квартал года заполняется своя таблица. В первом разделе кроме таблиц приводится справка ко всему разделу, предназначенная для расчета итоговых показателей по налоговой базе за налоговый период. Вот пример заполнения такой справки:
Здесь необходимо пояснить, как рассчитывается стр. 030. Данные из стр. 270 второго раздела налоговой декларации по единому налогу за прошлый налоговый период уменьшаются на сумму, указанную в стр. 260 того же раздела той же декларации. Такой принцип составления справки позволяет учесть разницу, образовавшуюся между минимальным налогом и исчисленной суммой налога к уплате, а также произвести перенос убытков на будущие годы.
При объекте «доходы» в первом разделе можно не заполнять графу 5 «Расходы», а также справку к этому разделу. В случае если вы решите отражать в Книге учета доходов и расходов не только ваши доходы, но и расходы, то вы заполните все ее разделы, как и налогоплательщики, которые избрали объект налогообложения «доходы минус расходы».
В таблицах второго раздела рассчитываются расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, на их достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение, а также и на приобретение (создание) нематериальных активов в порядке, предусмотренном п. 3 и 4 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17, п. 2.1 и 4 ст. 346.25 Налогового кодекса РФ. Вообще, заполняя Книгу учета доходов и расходов, налогоплательщикам, применяющим УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», следует начинать именно со второго раздела. Потому что все результаты расчетов по нему переносятся в первый раздел Книги учета доходов и расходов.
Здесь нужно обратить особое внимание на то, что по основным средствам и нематериальным активам, приобретенным до перехода на УСН, графа 6 второго раздела, в которой указывается первоначальная стоимость объекта, не заполняется. В графах, предшествующих указанной, должны быть проставлены сроки следующих важных событий:
• оплата объекта (завершение оплаты);
• ввод объекта в эксплуатацию;
• подача документов на государственную регистрацию права на объект.
Такие данные приводятся не случайно – по правилам заполнение графы 6 по объекту допускается не ранее того периода, когда произойдет самое позднее из трех указанных событий.
Порядок заполнения дает достаточно подробные инструкции для расчета данных по каждому показателю, поэтому мы не будем их переписывать, но укажем на некоторые «шероховатости», которые могут завести в тупик.
Так, в абз. 3 п. 3.16 Порядка заполнения сказано, что сумма расходов по графе 12 «за отчетный (налоговый) период отражается в последний день последнего квартала налогового периода в графе 7». Но в графе 7 отражается срок полезного использования объекта, а не суммы расходов. Пока не внесены поправки, следует понимать эти указания как необходимость отражать расходы в последний день каждого квартала в графе 5 первого раздела Книги учета доходов и расходов.
Также в п. 3.19 Порядка заполнения неточно назван рассчитываемый в графе 15 показатель – часть расходов, подлежащая списанию во всех последующих налоговых и отчетных периодах. Из формулы расчета следует, что может быть указана лишь та часть, которая переносится на следующие налоговые периоды.
Третий раздел предназначен для расчета суммы убытка, на которую может быть уменьшена налоговая база по единому налогу, рассчитанная за налоговый период в соответствии с п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ. Если убытков в предыдущем году не было либо они были получены при использовании другого режима налогообложения или при использовании объекта «доходы», то распределять ничего не придется.
В данном разделе учитываются итоговые показатели налоговой базы, которые отражены в первом разделе Книги учета доходов и расходов. При этом погашать убытки следует в порядке их образования – сначала самые ранние, а по мере их полного списания – все более и более поздние.
Расходы отражаются в Книге учета доходов и расходов даже в том случае, когда никаких доходов в том же налоговом периоде получено не было, такие разъяснения даны в Письме Минфина России № 03-11-06/2/82 от 31.05.2010 г.
7.2. Заполнение Книги учета доходов
Как мы уже говорили ранее, для предпринимателей, применяющих патентную УСН, используется отдельный налоговый регистр, утвержденный тем же Приказом Минфина РФ № 154н от 31.12.2008 г. В соответствии с положениями п. 12 ст. 346.25.1 Налогового кодекса РФ такие предприниматели в Книге учета доходов должны отражать только свои доходы. При этом в Книге учета доходов необходимо указывать все хозяйственные операции, которые связаны с получением доходов. Расходы эти налогоплательщики не учитывают – в Книге даже нет графы, куда бы их можно было вписать.
Книга учета доходов внешне выглядит как сильно усеченная книга доходов и расходов – в ней всего один раздел – первый, к тому же в нем всего 4 графы и нет графы 5 для указания расходов, а также разбивки по кварталам – ведь уплата стоимости патента не требует установления расчетных периодов.
Вообще, налоговый учет доходов при патентной УСН необходим лишь для одной цели – обеспечения возможности проверить, соблюдено ли ограничение по доходам, установленное п. 2.2 ст. 346.25.1 Налогового кодекса РФ, т. е. не более 20 млн руб. в год. В Книге учета доходов целесообразно отражать только те доходы, которые учитываются при исчислении налога по ст. 346.15 Налогового кодекса РФ остальными «упрощенцами», которые работают не по патенту. Соответственно получение денег, имущества или имущественных прав, которые не признаются доходами для целей УСН согласно указанной норме Налогового кодекса РФ, в Книгу учета доходов записывать не нужно.
Завершением заполнения Книги учета доходов или Книги учета доходов и расходов в отчетном либо налоговом периоде становится перенос данных из этих налоговых регистров в налоговую декларацию по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН. Далее мы как раз и расскажем о том, как выполнить этот расчет, когда надо заплатить и сколько, на что следует обращать внимание всем «упрощенцам».