Почему одних своих целей вы успешно достигаете, а других нет? Затрудняетесь ответить? Вы в этом не одиноки. Даже самым одаренным и преуспевающим людям бывает сложно понять, почему они добиваются успеха или терпят неудачу. Интуитивно напрашивается ответ: все мы рождаемся с задатками одних талантов, а других нам попросту не хватает. Но это лишь небольшая часть головоломки. Многолетние исследования доказывают, что успешные люди достигают личных и профессиональных целей не благодаря тому, какие они есть, а благодаря тому, что они делают.

Ниже представлены девять принципов, которыми руководствуются успешные люди. Это своеобразные стратегии, применяемые ими (иногда абсолютно неосознанно) при постановке и достижении целей и оказывающие наибольшее влияние на результаты их деятельности.

 

1. Будьте конкретны

Ставя перед собой цель, будьте максимально конкретны. Задача «сбросить два килограмма» гораздо уже туманной цели «похудеть», потому что она дает точное представление о том, что можно считать успехом. Ясное понимание, чего вы хотите достичь, поддерживает в вас мотивацию до тех пор, пока вы не добьетесь желаемого. Кроме того, обдумывайте конкретные действия, которые вам необходимо предпринять для достижения своей цели. Обещание самому себе «меньше есть» или «больше спать» звучит слишком неопределенно. А вот установка «в будни я буду ложиться спать не позднее 10 часов вечера» не оставляет никаких сомнений насчет того, что нужно делать и удалось ли выполнить задуманное.

Четкая постановка цели исключает возможность довольствоваться малым, то есть убедить себя, что сделанного достаточно, и помогает обозначить дальнейший план действий.

Откажитесь от цели «преуспеть в работе» в пользу намерения «добиться повышения заработной платы на ___ долларов» или «продвинуться по крайней мере на ___ уровень».

Чтобы достичь успеха, нужно четко себе представлять возможные препятствия на пути к нему. Походите взад-вперед, размышляя о своей цели и о том, какие шаги приведут к ней. Эту стратегию называют мысленным сравнением. Удивительно эффективный способ постановки целей и укрепления убеждений!

Итак, первым делом представьте, как будете себя чувствовать, когда ваша мечта сбудется. Вообразите это максимально ярко, в мельчайших деталях. Далее подумайте о препятствиях, стоящих на пути. Например, если вы хотите получить более престижную и высокооплачиваемую работу, начните с мысли о том, какие гордость и волнение вы испытаете, принимая выгодное предложение от одной из ведущих компаний. Затем подумайте, что стоит между вами и вашей мечтой, то есть об остальных действительно первоклассных кандидатах на это место. Подобная мысль заставляет хоть немного подкорректировать свое резюме, не правда ли?

Этот метод называется ощущением необходимости действовать. Такое состояние крайне важно для достижения цели, поскольку оно приводит в движение психологические «колеса». Мысленное сравнение превращает желания и потребности в реальность, фокусируя внимание на том, что необходимо сделать для их реализации.

 

2. Выберите правильный момент для достижения цели

Учитывая, что большинство из нас очень заняты и выполняют много дел одновременно, неудивительно, что мы упускаем благоприятный шанс сделать что-то ради своей цели. Неужели у вас действительно сегодня совсем не было времени на утреннюю зарядку? И никакой возможности ответить на телефонный звонок?

Чтобы поймать нужный момент, решите заранее, когда и где будете действовать. Конкретизируйте задачу: «По понедельникам, средам и пятницам обязуюсь выполнять физические упражнения в течение 30 минут перед выходом из дома». Согласно результатам исследований, планирование помогает мозгу обнаружить представившуюся возможность и воспользоваться ею, что увеличивает шансы на успех примерно на 300 процентов. (Подробнее о том, как определить место и сроки выполнения задач, рассказывается в главе 13 .)

Решить заранее, когда и где вы будете принимать конкретные меры для достижения своей цели и как станете устранять возможные препятствия, вероятно, наиболее эффективный способ достичь успеха.

Воспользуйтесь логической схемой «если – то». Она имеет следующий вид: если произойдет событие х, то я буду делать y. Например: «Если меня отвлекут коллеги, то я ограничу беседу пятью минутами и после вернусь к работе».

Почему такое планирование эффективно? Потому что оно создается на языке вашего мозга – языке непредвиденных обстоятельств. Люди прекрасно справляются с кодированием, запоминают информацию в виде формулы «если x, то y» и неосознанно применяют ее при непредвиденных обстоятельствах.

Как только план действий по схеме «если – то» составлен, мозг начинает сканировать окружающую среду в поисках ситуации, подходящей для одной из частей уравнения, что позволяет не пропустить критический момент («Уже четыре! Пора мне перезвонить!»), даже если вы заняты другими делами. Поскольку вы уже знаете, что именно нужно сделать, то можете действовать автоматически, даже не размышляя.

 

3. Отмечайте, насколько далеко вы продвинулись

Для того чтобы добиться цели, необходимо регулярно объективно оценивать продвижение к ней – вам лично или кому-нибудь другому. Не зная, насколько успешны ваши действия, вы не можете адекватно корректировать свое поведение или стратегию. Постоянно контролируйте свои достижения – еженедельно или даже ежедневно – в зависимости от цели.

Обратная связь поддерживает мотивацию, потому что мысленно мы настраиваемся на разницу между нынешним и желаемым положением. Обнаружив несоответствие, мозг пытается его устранить и задействует для этого все ресурсы: внимание, усилия, способность к более глубокой обработке информации и силу воли.

Вы можете спросить, почему, если самоконтроль и обратная связь столь важны, мы не всегда ими пользуемся? Первый и самый очевидный ответ: потому что это трудоемкий процесс. Что бы вы ни делали, в какой-то момент нужно остановиться и сосредоточиться на оценке результатов, которые, разумеется, не всегда будут положительными. Иногда мы всячески стараемся избежать этой процедуры, потому что не хотим признавать, как мало сделали. Самоконтроль требует большой силы воли. Но эту задачу можно значительно облегчить, если применять при планировании оценки своей работы схему «если – то».

При правильной оценке ваша мотивация будет поддерживаться от начала и до конца. Но неверная оценка может ее снизить. Недавнее исследование, проведенное психологами Чикагского университета Мин Юнг Ку и Аелет Фишбах, продемонстрировало, как влияет на людей, идущих к своей цели, концентрация внимания на том, насколько далеко они продвинулись на этом пути (мышление «на сегодня»), или на том, что им осталось сделать (мышление «на будущее»). Ку и Фишбах выяснили, что при оценке сделанного у человека возникает преждевременное чувство выполненного долга и желание снизить темп работы. Сосредоточиваясь на достигнутом, мы пытаемся установить баланс за счет реализации других важных целей. В результате вся плита занята кастрюлями, но ни одно блюдо не готово к употреблению. Если же ориентироваться на то, сколько еще предстоит сделать, мотивация не просто не снижается – она повышается.

Итак, оценивая свои достижения, сосредоточьтесь на цели и никогда не хвалите себя за работу, выполненную наполовину. Приберегите похвалу до лучших времен: когда задача будет решена полностью и качественно.

 

4. Будьте реалистичным оптимистом

Поставив цель, убедите себя в том, что достичь ее вполне возможно. Вера в собственные силы чрезвычайно полезна для создания и поддержания мотивации. Но не стоит недооценивать время, планирование, усилия и упорство, которые потребуются для реализации цели. Если вы рассчитываете получить результат легко и без усилий, то будете не готовы к вероятным препятствиям, и ваши шансы на провал значительно возрастут.

В этом и заключается разница между реалистичными и нереалистичными оптимистами. Первые верят в то, что добьются успеха. Но они понимают, что для этого нужно много работать: планировать свои действия, проявлять настойчивость и правильно выбрать стратегию, – и признают необходимость оценки возможных трудностей. Вторые считают, что успех придет к ним так или иначе: вселенная вознаградит их за позитивное мышление.

Развивайте в себе реалистичный оптимизм, сочетая позитивное мышление и объективную оценку потенциальных проблем. Визуализируйте не только сам успех, но и шаги, ведущие к его достижению. Если первая стратегия не сработает, каков ваш запасной план? (Это еще одна прекрасная возможность применить алгоритм «если – то».) Помните, что думать о проблемах, с которыми вам придется столкнуться, не значит мыслить негативно. А вот не думать о них – значит мыслить глупо.

 

5. Быть хорошим – мало. Стремитесь стать лучше

Очень важно верить, что вам по силам достигнуть своей цели, но не менее важно верить, что можно развить в себе такую способность. Многие считают, что ум, характер и физические данные неизменны: что бы мы ни делали, мы не станем лучше. Поэтому ориентируются на цели, позволяющие им показать себя, а не на развитие и приобретение новых навыков.

К счастью, человеческие способности очень гибкие. Осознание того, что человек может меняться, поможет вам сделать правильный выбор и благодаря этому полностью раскрыть свой потенциал. Люди, стремящиеся стать лучше, преодолевают трудности без усилий и ценят само «путешествие» не меньше, чем «конечный пункт назначения».

Как мотивировать себя, чтобы с уверенностью и энергией приступить к формированию новых качеств? Ответ прост, хотя, возможно, он и покажется вам немного странным: позвольте себе совершать ошибки.

Конечно, вряд ли вы ожидали услышать такое. Вероятно, вы думаете, что, если сделаете ошибку, придется за нее расплачиваться. Не беспокойтесь. На самом деле люди, которые знают, что имеют право на ошибку, редко ошибаются.

К выполнению любой задачи мы подходим с одной из двух целей: быть хорошим, то есть доказать, что у вас есть способности и вы знаете, что делаете; или стать лучше, при этом основное внимание уделяется развитию способностей и формированию новых навыков.

Негативная сторона цели «быть хорошим» заключается в том, что она, как правило, дает обратный эффект, стоит нам только столкнуться с чем-то незнакомым и трудным. Мы вдруг осознаем, что наших знаний и способностей недостаточно, чтобы справиться с ситуацией, и начинаем нервничать. Ничто не мешает результативности так, как тревога – она ее просто убивает.

Цель «стать лучше» практически беспроигрышна. Воспринимая работу как способ получить знания и навыки и допуская возможность ошибки, мы твердо стоим на ногах и поддерживаем высокую мотивацию, несмотря на возможные неудачи.

Стремление стать лучше расширяет горизонты познания. Мы испытываем больше интереса и удовольствия, когда думаем о работе как о развитии, а не как о совершенстве. Интерес не только позволяет сохранить активность в моменты усталости, но и действительно восстанавливает энергию.

 

6. Проявляйте выдержку

Под выдержкой подразумевается готовность посвятить себя долгосрочным целям и умение выстоять перед лицом трудностей. Настойчивые люди имеют более высокую успеваемость и получают престижное образование. Выдержка определяет, кто из курсантов найдет в себе силы пережить первый изнурительный год в Вест-Пойнте. От этого качества зависит, как далеко пойдут участники конкурса Scripps National Spelling Bee.

К счастью, даже если сейчас вы не можете похвастаться железной выдержкой, ее можно приобрести. Люди, которым недостает этого качества, зачастую убеждены, что успешному человеку оно присуще с рождения. Однако подобные суждения ошибочны. Как уже говорилось, усилия, планирование, настойчивость и правильная стратегия – вот что действительно нужно для успеха. Зная это, вы не только лучше осознаете себя и свои цели, но и разовьете в себе силу характера.

Истории выдающихся людей – спортсменов, музыкантов, математиков – свидетельствуют, что ключом к успеху и расширению возможностей служит целенаправленная практика, или тысячи часов, потраченных на овладение необходимыми знаниями и навыками.

Быть настойчивым и упорным означает не пасовать перед трудностями, даже если вы устали или разочаровались. От вашего отношения к проблемам зависит, сдадитесь вы или нет. Кого вы вините, когда вступили в полосу неудач?

Сторонники теории целостности, убежденные в неизменности способностей, склонны винить в неудачах именно отсутствие у себя этих качеств: «Если для меня это сложно, значит, я не смогу этого сделать». Таким людям не хватает выдержки, они сдаются слишком рано, невольно укрепляясь в своем заблуждении. А вот приверженцы дифференциальной теории обвиняют в неудачах подвластные контролю факторы: недостаточные усилия, неправильную стратегию, слабое планирование. Столкнувшись с трудностями, они удваивают усилия, поскольку верят, что совершенствование возможно. Такое отношение приводит к достижению долгосрочных целей.

Измениться можно всегда, и причина этого предельно ясна. Не существует навыков, которые нельзя приобрести с опытом. В следующий раз, поймав себя на мысли: «Мне это просто не под силу», поправьте себя: «Мне это пока еще не под силу».

 

7. Укрепляйте силу воли

«Мышцы» человеческого самоконтроля подобны другим мышцам тела. Если их не тренировать, с течением времени они ослабеют. Регулярные упражнения укрепляют их и помогают достигать целей.

Чтобы развить силу воли, бросьте себе вызов и сделайте то, чего вам совсем не хочется. Откажитесь от еды с высоким содержанием вредных жиров, приседайте по сто раз в день, попробуйте овладеть новым навыком. Не поддавайтесь желанию сдаться.

Начните с какого-то одного вида деятельности. Продумайте, как будете преодолевать преграды («если мне захочется перекусить, я съем один кусочек свежих фруктов или три кусочка сухофруктов»). Возможно, сразу вам будет трудно, но со временем станет легче. В этом-то все и дело. Когда сила воли окрепнет, вы сможете ставить перед собой еще больше задач и сделать тренировки самоконтроля более активными.

Подобно физической силе, сила воли у разных людей развита по-разному и по-разному проявляется в жизненных обстоятельствах. К счастью, ее ослабление – явление временное. Дайте своим волевым мышцам прийти в норму, и вы сможете вернуться в строй. Когда нет возможности сделать паузу и отдохнуть, поставьте себе в пример людей с высоким самообладанием. Это ускорит процесс восстановления. Или приободрите себя. Все, что поднимает настроение: любимая музыка, разговор с другом, воспоминания о прошлых успехах, – поможет быстро восстановить самоконтроль.

 

8. Не испытывайте судьбу

Независимо от того, насколько развиты ваши волевые мышцы, помните, что ресурсы силы воли не безграничны, и, если переусердствовать, можно просто выдохнуться. Не пытайтесь одновременно решить две сложные задачи, например отказаться от курения и сесть на диету. Поверьте, достичь цели легче, если «держаться от греха подальше». Многие слишком уверены в своей способности противостоять искушению, поэтому сами окружают себя соблазнами. Не следует усложнять и без того нелегкий путь к успеху.

Сопротивление искушению – главное условие достижения практически любой цели. То, что мы хотим сделать, зачастую противоречит тому, что мы должны сделать. Возможно, это звучит парадоксально, но если вы всерьез собрались противостоять соблазну, то вам следует уяснить, что ваша сила воли не безгранична.

Даже если у вас железная воля, к концу долгого и изнурительного рабочего дня ее запасы исчерпываются. Вот почему так важно следовать формуле «если – то» и держаться от греха подальше, пока вы чувствуете себя опустошенным и уязвимым.

Гораздо проще полностью отказаться от чего-либо, нежели дать себе послабление, а затем остановиться. Ведь с каждым разом будет требоваться все большее самообладание. Если вы не собираетесь съесть целый кусок пирога, не позволяйте себе даже надкусить его.

 

9. Сконцентрируйтесь на том, что вы хотите сделать, а не на том, чего делать не собираетесь

Хотите получить повышение по службе, бросить курить или обуздать дурной нрав? Тогда подумайте, чем заменить вредные привычки. Очень часто люди, зацикливаясь на желании от чего-то избавиться, совсем не думают о том, чем заполнить образовавшуюся пустоту. Попытка отвязаться от какой-либо мысли может сделать ее навязчивой («Не думайте об обезьяне!»). Так и с поведением: собираясь чего-то не делать, вы усиливаете, а не ослабляете импульс.

Если вы хотите изменить свои привычки, спросите себя: «Чем я займусь вместо этого?» Например, намереваясь взять под контроль свою раздражительность, составьте своеобразный план: «Если я почувствую, что начинаю сердиться, то сделаю три глубоких вдоха, чтобы успокоиться». Глубокое дыхание умерит вспышку гнева – и со временем вы научитесь подавлять импульс, пока не станете контролировать себя полностью.

Итак, вы решили составить план «если – то», чтобы облегчить себе достижение цели. Для этого вам нужно знать, как это делается.

Существует три типа поведения при отказе от вредной привычки.

1. Замена. Согласно такому типу, нужно заменить негативное поведение позитивным (как в описанной выше стратегии управления гневом).

2. Игнорирование. Эта модель поведения ориентирована на блокирование нежелательных чувств, таких как зависимость, волнение или неуверенность в себе («если у меня возникнет желание закурить, то я буду его игнорировать»).

3. И наконец, отрицание. Такое поведение включает составление перечня поступков, которых вы не будете совершать в будущем. Включите в список вредную привычку, от которой желаете избавиться («Если я иду в торговый центр, то не буду покупать ничего лишнего»).

Наиболее эффективный способ достижения целей – замена. Поставив себе задачу, сосредоточьтесь на том, что следует предпринять для ее решения, а не на том, от чего нужно отказаться.

 

Если входящие сообщения вашей электронной почты похожи на мои – сплошные заявки да приглашения, обещающие новые перспективные проекты, большую клиентскую базу и новые поручения, – вам, несомненно, приятны исходящие от них возбуждение и волнение. Однако помните: грань здесь очень тонка. Вам придется быть избирательным во всем, за что вы беретесь. Приготовьтесь избавиться от накопившихся дел, чтобы высвободить время для новых. Вы должны научиться говорить «нет». Быстро, вежливо и конструктивно.

Спешу сообщить вам хорошую новость: то же самое, что вынуждает вас соглашаться выполнять разные поручения и перегружает рабочий день, поможет вам сказать «нет». И вот как это делается.

 

Определите цели

Прежде чем отказаться от чего-либо, подумайте, за что вы могли бы взяться. На таких сайтах, как и , вы сможете составить список дел, которые вам хотелось бы завершить, и навыков, которые хотелось бы приобрести. Четко сформулировав свои цели, вы поймете, что для вас по-настоящему важно, а что не стоит внимания. Кроме того, вы заручитесь общественной поддержкой в деле их достижения.

 

Расставьте приоритеты в поручениях

С помощью простейшей программы Excel определите, справитесь ли вы с тем, за что уже взялись, прежде чем соглашаться на большее. Пометьте каждый проект, над которым работаете или только собираетесь, а затем внесите их в колонку А – по одной строке на каждое задание. Расставьте проекты по степени важности в колонке В, оценивая каждый по шкале от 1 до 5. В колонке С перечислите имена всех, кто вам поможет или возьмет на себя решение той или иной задачи. Таким образом вы распределите проекты исходя из их срочности.

Первоочередные задания, выполнение которых, с вашей точки зрения, можно перепоручить, передайте лично или по электронной почте тем, кто будет ими заниматься. Пересмотрите с руководителем список наиболее важных задач, справиться с которыми можете только вы. Соответствуют ли они его и вашим целям? Если нет, снова пересмотрите список, чтобы выяснить, нужно ли вам менять приоритеты, делегировать значительную часть проектов либо же стоит отсрочить их на более позднее время.

 

Отказать – это просто

Ваш почтовый ящик переполнен сообщениями, на которые вы не удосужились ответить? Даже не сомневайтесь: на подобные письма следует отвечать отказом. Хотя я сама иногда долго не могу на это решиться. Чтобы облегчить задачу, я создала в почтовой программе «дежурные» тексты, содержащие вежливый отказ со ссылкой на различные обстоятельства: «Я бы с удовольствием встретилась с Вами, но мой график на этот месяц полностью расписан», или «Спасибо, что не забываете о нас, но, к сожалению, сейчас мы работаем только с постоянными клиентами», или «Предложение поучаствовать в Вашем проекте звучит заманчиво, однако мой график работы на общественных началах расписан уже на весь квартал». Такой простой прием позволит безболезненно отказаться от неинтересных предложений.

 

«Нет» как ответ по умолчанию

Отказывайтесь от всех приглашений и предложений, которые не соответствуют определенному набору требований. Например, меня интересуют конференции, посвященные коммерческому (привлечению новых клиентов) и личностному развитию (духовному и личностному росту), а также профессиональной подготовке (повышению квалификации), поэтому я посещаю лишь те мероприятия, которые представляют для меня интерес по крайней мере по двум из перечисленных критериев. Изложите свои требования на стикере и приклейте на монитор либо создайте соответствующую запись на цифровых носителях.

Ни один из упомянутых методов не избавит вас от волнения и боязни упустить потрясающую возможность. Но поскольку сказать «нет» сложно, мы нуждаемся в инструментах и системах, упрощающих эту задачу. Чем чаще мы говорим «нет», тем легче нам сконцентрироваться на наиболее важной работе.

 

От прокрастинации никто не застрахован. Однажды у Эрнеста Хемингуэя спросили, как написать роман. Он ответил: «Для начала нужно разморозить холодильник». Тем не менее отсрочка отрицательно сказывается на продуктивности и психике. Вот пять правил, которым нужно следовать, когда у вас возникнет желание отложить дела на потом.

 

1. Выясните, что вас задерживает

Если вы пренебрегаете делами или откладываете их, спросите себя, почему вы так поступаете. Психиатр Нед Халлоуэлл называет два типа задач, решение которых мы обычно пытаемся отсрочить.

1. Не любим это делать – самый распространенный вариант. По словам Халлоуэлла, «никто не откладывает на потом любимый десерт».

2. Не знаем, как это делать. Вероятнее всего, вы будете избегать работы, для которой у вас недостаточно необходимых навыков и к которой вы не знаете, как подступиться.

Выяснив, почему оставляете те или иные дела на потом, вы сможете разорвать порочный круг и предотвратить непродуктивное поведение в будущем.

 

2. Установите сроки

Самый простой выход – составить план действий с четко установленными сроками для каждого задания. «Получив новый проект, поделите его выполнение на несколько этапов», – советует соавтор The Progress Principle («Принцип прогресса») Тереза Амабайл. Затем определите крайние сроки для каждой задачи. «Распишите все задания по дням в своем календаре. Так вы получите возможность небольшими шагами уверенно продвигаться вперед. Делая понемногу каждый день, вы не спеша закончите работу в срок», – говорит Амабайл. Такие «маленькие победы» упростят задачу и подарят ощущение успеха. Достигать небольших целей гораздо проще, чем пытаться выполнить целый проект одним махом.

Используйте всевозможные визуальные подсказки: установите напоминание в календаре, составьте список текущих дел либо приклейте стикер на экран монитора.

 

3. Повысьте вознаграждение

Мы часто впустую тратим время, поскольку не видим в ближайшем будущем возможности получить награду за работу. Чтобы задание приобрело важность, сделайте упор на краткосрочные вознаграждения. Если вы постоянно затягиваете с подачей налогов, постарайтесь сосредоточиться на получении возмещения к определенной дате. Если для наград нет оснований, создайте их сами. Побалуйте себя перерывом на чашечку кофе или короткой беседой с коллегой по окончании выполнения задания. Применяя этот метод на практике, вы сделаете свою работу намного интереснее. Например, беритесь за реализацию сложного проекта вдвоем с коллегой.

 

4. Привлекайте окружающих

Одно из правил Халлоуэлла гласит: «Не переживайте в одиночку». Если вы не знаете, как что-то сделать, обратитесь за помощью к окружающим. Воспользуйтесь советом надежного коллеги или друга. Попросив кого-то оценить вашу работу, вы создаете отличную мотивацию для того, чтобы незамедлительно к ней приступить, поскольку знаете, что от вас уже ждут результатов.

 

5. Выработайте привычку

«Люди часто признаются, что постоянно все откладывают на потом, как будто это какой-то неконтролируемый процесс, – рассказывает Халлоуэлл. – Вам под силу справиться с этой проблемой, и вы будете очень горды собой, когда наконец избавитесь от этой черты». Своевременное выполнение работы приносит плоды незамедлительно и вполне может перерасти в привычку. Амабайл предлагает отслеживать свои успехи: «Тратьте всего по пять минут в день, чтобы отметить достигнутые успехи и неудачи, с которыми вы столкнулись. Подумайте, что можно сделать завтра для своего дальнейшего развития». Тереза рекомендует вести рабочий дневник (см. главу 20 ). Понаблюдайте за собой, поговорите о себе с другими, как это делают те, кто доводит дела до конца. «Самым мощным толчком для поддержания положительного внутреннего отношения к работе станет достижение успеха в выполнении важной задачи», – считает Амабайл.

 

Я хочу написать сценарий. Вообще-то я подумывал об этом еще в прошлом году. Но текущая работа всегда отнимала больше времени, чем планировалось, и я раз за разом исключал пункт «Написание сценария» из списка дел.

В борьбе за пошаговое выполнение долгосрочных проектов и целей я не одинок. Но как же все-таки начать, когда впереди еще уйма времени?

Возможно, вы не ограничены сроком завершения проекта, как я со своим сценарием. А может, наоборот, установлена конкретная дата окончания через несколько месяцев, как, например, при подготовке речи, составлении бизнес-плана, разработке программы обучения. Вы, вероятно, склонны к прокрастинации при реализации долгосрочных проектов. Планы приступить к работе в следующем месяце сменяются обещанием начать на следующей неделе, а потом с завтрашнего дня. Так продолжается до тех пор, пока долгосрочный проект вдруг не становится краткосрочным и не превращается в ваш ночной кошмар.

С блеском завершить крупный и важный проект – не то же самое, что просто выполнить его. Часто мы не знаем, с чего начать, но даже если и приступаем к работе, нам редко хватает знаний и навыков довести все до конца. Кроме того, всегда находятся более срочные дела, поэтому долгосрочные мы откладываем. (См. главу 8 ).

Все мы знакомы с общим принципом эффективной работы: разделить задание на небольшие этапы, сосредоточиться на поочередном выполнении каждого из них, установить для них конечные сроки. Безусловно, это хороший совет, но, исходя из моего личного опыта, его недостаточно.

Мы откладываем крупные, долгосрочные проекты, потому что они очень важны. Настолько важны, что мы боимся над ними работать. Я еще никогда не писал сценарий, поэтому не знаю, каким он должен быть. Я не знаю, как структурировать повествование. Я даже не знаю, о чем именно хочу рассказать. Боюсь, у меня ничего не получится. Боюсь потратить на сценарий слишком много времени, тогда как другие, более срочные дела останутся невыполненными, а сценарий в любом случае выйдет никудышный. Словом, меня очень беспокоит эта работа.

В данную категорию можно включить практически все крупные проекты, в том числе сравнительный анализ, подготовить который вас просил начальник. Большой проект – это зеркало. Даже если вам кажется, что вы совершенно не переживаете из-за его выполнения, крупный проект отражает все ваши старания, характер, интеллект. Под ним стоит ваша подпись. И его провал означает не просто просчет в работе, а вашу личную проблему. Что же делать?

 

Осознайте свой страх

Как только вам поручили подготовить очередную речь или разработать программу обучения, успокойтесь и почувствуйте подступающий страх – страх перед чем-то важным и неизвестным. Не исключено, что вас пугает мысль выступить с речью перед аудиторией или вы опасаетесь обнаружить в ходе разработки программы свою некомпетентность. А возможно, просто боитесь подвести других.

 

Поделитесь опасениями

Кто-то может посчитать вас закомплексованным неудачником, но только не я. Если вы расскажете о том, что боитесь предстоящей работы, собеседник, вероятнее всего, тоже поделится с вами своими страхами. Я пришел к выводу, что люди добры, участливы и неравнодушны.

 

Соберите все необходимые инструменты

Осознание страхов имеет еще одну положительную сторону: оно информирует нас. Придя к выводу, что вам чего-то не хватает для того, чтобы довести дело до конца, вы определяете следующий выполнимый шаг: сбор необходимых инструментов, информации, приобретение нужных навыков и получение поддержки.

 

Не завышайте требований

Вы напуганы еще и потому, что ждете от себя слишком многого, но боитесь не справиться. Осознав свой страх, вы понимаете, что, вероятно, не сможете по каким-то причинам оправдать возложенные на вас надежды, и, соответственно, сразу же снижаете планку. Вы уже не рассчитываете выполнить работу идеально. Это и есть ключ к началу работы.

 

Считайте долгосрочный проект первоочередной задачей

Даже если вы не хотели браться за долгосрочный проект, полностью посвятите себя ему. Включите его в число своих пяти приоритетных задач, чтобы определить, что не является для вас первоочередным. Если перед вами стоит множество важных задач, вы никогда не доберетесь до долгосрочных. Вычеркивайте пункты из списка приоритетов до тех пор, пока не останется только пять.

Мой список состоит из шести блоков. Каждый блок посвящен одной из приоритетных задач, а шестой, под названием «Другие 5 процентов», – всем остальным делам (см. табл. 9.1) Этот последний блок не должен отнимать более 5 процентов вашего времени. В один из пяти блоков я всегда вношу долгосрочный проект: это мой сценарий на текущий год. Наличие в списке шагов по осуществлению долгосрочного проекта постепенно продвигает меня к большой цели.

–

Таблица 9.1

Пример списка текущих дел из книги «18 минут»

Дата:_______________

© PeterBregman.com . Все права защищены. Печатается с разрешения автора

 

Поделите работу на небольшие этапы и установите для каждого срок выполнения

Итак, вы наконец готовы принять стандартный совет: поделите работу на небольшие этапы и убедитесь в наличии всего необходимого, чтобы приступить к выполнению первого. Установите промежуточные сроки. Если вам нужна помощь, сообщите об этом сразу же, как только начнете работать. И последнее, решите, с чего и когда приниматься за выполнение первого этапа. Запишите эту информацию в своем календаре.

Если, принимаясь за проект, вы чувствуете внутреннее сопротивление и страх, попробуйте начать сначала. Теперь вы уже знаете, чем вызваны подобные ощущения. Последуйте моим советам, и вам будет проще выполнять свою работу.

 

Во время конференц-связи с исполнительным комитетом совета директоров одной некоммерческой организации я решил отправить электронное письмо клиенту. Знаю: делать одновременно несколько дел опасно. Но я же не печатал текст, управляя автомобилем! А сидел в полной безопасности за своим рабочим столом. Что могло пойти не так?

Я отправил клиенту сообщение. Потом вспомнил, что не прикрепил к нему нужный файл, и отослал второе письмо. За ним последовало еще одно, где я объяснял, почему вложение содержало не ту информацию, которую он просил. Когда я наконец переключил внимание на конференц-связь, то обнаружил, что прослушал вопрос, заданный мне главой совета.

Клянусь, я не испытывал в тот момент сонливости и не курил – ничего подобного. Однако мое состояние было таким, словно я делал и то и другое. Исследования показывают, что у людей, которые постоянно отвлекаются на входящие сообщения или телефонные звонки, уровень IQ снижается на 10 пунктов. Вдвое больше, чем если курить марихуану. При этом человек чувствует себя так, будто он не выспался.

Одновременное выполнение сразу нескольких заданий может сыграть с нами злую шутку. Нам кажется, что так мы успеем больше. На самом деле в эти моменты наша продуктивность снижается более чем на 40 процентов. В итоге мы не делаем одновременно несколько дел, а переключаемся между ними, мешая самим себе и теряя время.

Возможно, вы считаете, что вас это не касается. Вы так давно применяете подобную практику, что уже освоили ее. Однако исследования показывают, что именно сторонники режима многозадачности хуже справляются с выполнением нескольких дел сразу, чем те, кто прибегает к нему лишь изредка. В отличие от многих других случаев чем больше вы распыляетесь, тем хуже работаете. Опыт в данном случае играет против вас.

Итак, я решил провести эксперимент: в течение недели не работать одновременно над несколькими задачами, чтобы в итоге посмотреть, что из этого получится. Какие методики сработают? Смогу ли я удерживать внимание на чем-то одном длительный период времени?

По большому счету, я справился. Если я говорил по телефону, то ничего другого при этом не делал. В ходе встреч я полностью сосредотачивался на презентациях и обсуждениях. Работая за столом, не отвлекался ни на что постороннее (входящее письмо, стук в дверь), пока не завершал начатого дела. И вот что я обнаружил.

1. Работать не отвлекаясь – сплошное удовольствие. Отключив мобильный телефон, я полностью погружался в выполнение задачи. Вам только кажется, что набор сообщения под столом во время встречи займет всего несколько секунд. На самом деле вы отвлекаетесь гораздо дольше: вначале на продумывание текста, затем на его набор, после этого на то, чтобы представить, какой ответ даст адресат, потом периодически заглядывая в почту, чтобы проверить, не пришел ли ответ. И так продолжается до тех пор, пока вы не обнаруживаете, что пропустили всю встречу.

2. Я добился значительных успехов в выполнении сложных проектов. Такие виды деятельности, как написание текстов и работа над стратегией, требуют больших умственных усилий и упорства. Именно от подобных заданий я раньше пытался уклониться. Но теперь, если в ходе работы над проектом возникают трудности, я успешно их преодолеваю и добиваюсь весомых результатов.

3. Уровень стресса значительно снизился. Многозадачный режим не просто неэффективен, он вызывает стресс. Каким же облегчением было сосредоточиться на чем-то одном! Полное завершение одного задания до начала работы над другим обнадеживало и приносило удовольствие.

4. Меня раздражала пустая трата времени. Я стал сосредотачиваться на достижении своей цели. Часовые встречи для меня тянулись вечность, а пустые разговоры очень утомляли.

5. Когда я занимался чем-нибудь приятным и полезным, мое терпение не имело границ. Общаясь по телефону с клиентом, я вставал из-за компьютера, закрывал глаза и полностью погружался в беседу. Я различал едва уловимые эмоции и интонации голоса. Решая сложную задачу, я усердно работал над ней. Ничто не отвлекало моего внимания, поэтому я мог полностью сконцентрироваться на деле.

6. Я не обнаружил в этой тактике ни одного изъяна. Перестав выполнять множество заданий одновременно, я ничего не потерял. Ни один проект не остался незавершенным. Ни одного человека я не подвел. Я отвечал на все телефонные звонки и электронные письма сразу же после их получения.

Но как удержаться от соблазна делать множество дел одновременно?

 

Устраните раздражители

Зачастую я пишу около шести часов утра, потому что в это время ничто меня не отвлекает. Я отключаю беспроводное интернет-соединение и телефон. В машине кладу телефон в бардачок. Слишком радикально? Возможно. Но большинству из нас не стоит безоговорочно доверять самим себе.

 

Расставьте приоритеты

Предположим, вы единственный человек в команде, обладающий нужной информацией для реализации срочного проекта, но вас пригласили поучаствовать в важной конференц-связи. Что делать? Решите, какое задание важнее, а какое может подождать. Осознанно прервать выполнение одной задачи ради работы над другой лучше, чем пытаться решить обе одновременно. Поэтому или извинитесь и прервите на время конференц-связь, или попросите свою команду подождать окончания совещания.

 

Используйте нетерпение себе во благо

Устанавливайте себе нереально короткие сроки. Сократите время встреч наполовину. Выделите на выполнение задания треть того времени, которое на это в действительности требуется.

Чтобы постоянно поддерживать свою деятельность, нет ничего лучше конечного срока. Когда вокруг все вертится с невероятной скоростью, не остается ничего другого, как сосредоточиться на делах. Оказывается, провести презентацию можно и за 30 минут вместо запланированного часа. Вы действительно собираетесь ответить на этот телефонный звонок?

Режим многозадачности вызывает сильный стресс. Выполняя одно задание в строго установленный срок, вы сбережете нервы свои и окружающих. Выделяя меньше времени на работу, мы становимся продуктивнее и спокойнее.

 

Большинство из нас распределяют свое рабочее время, реагируя на срочные потребности или сосредотачиваясь на делах, заранее признанных первостепенно важными. Самый лучший способ работать продуктивно – отдавать предпочтение важным заданиям, а не срочным.

Какова же разница между срочным и важным? Срочные задачи включают в себя:

• безумно большое количество электронных писем, на которые необходимо ответить «прямо сейчас»;

• внезапные просьбы, которые, на первый взгляд, потребуют двух минут, а на деле отнимут целый час;

• «тушение пожаров», особенно чужих;

• ежедневное устранение повторяющихся симптомов проблемы вместо ее искоренения;

• задания, которые вы предпочли бы выполнить в первую очередь, потому что они пугают вас меньше, чем дела первостепенной важности.

Мы втянуты в выполнение этих, на первый взгляд, срочных дел, потому что они не дают нам сидеть сложа руки и помогают чувствовать себя нужными и важными. Относя проект к категории срочных, мы оправдываем затраченное на него время и внимание.

Но непрерывный поток «срочных» дел к концу дня выматывает нас, и мы не понимаем, на что ушло столько времени и почему по-настоящему важные дела остались невыполненными.

Соответственно, важные дела:

• приближают вас и ваш бизнес к достижению долгосрочных целей;

• иногда представляют собой тяжелую работу, вызывающую чувство страха, поскольку вы не уверены, что сможете ее выполнить;

• не всегда заряжают порцией адреналина, которую обеспечивает выполнение «срочных» дел.

Если ваше рабочее место всячески способствует тому, чтобы крутиться как белка в колесе, вы не сможете сосредоточиться на действительно важных делах. Все силы будут брошены на решение «срочных» проблем. Однако, понимая разницу между важным и срочным, а также применяя несколько простых методов, вы сможете целиком посвятить себя первостепенным задачам.

 

Ежедневно выполняйте три важные задачи

Запишите их на листе бумаги и держите его на рабочем столе перед глазами. Если, например, вас так и тянет ответить на электронное письмо, загляните в свой список и убедитесь, что этот «звоночек» вряд ли связан с вашей самой главной работой. Если из-за отмены встречи у вас неожиданно появится час свободного времени, потратьте его на выполнение трех приоритетных задач.

 

Отключите электронную почту

Закройте окно почтовой программы, отключите функцию уведомления на мобильном телефоне – в общем, сделайте все, чтобы предотвратить вмешательство электронной почты в работу. Взявшись за решение одной из приоритетных задач, непрерывно занимайтесь ею по меньшей мере час. Если всемирная паутина представляет для вас слишком большой соблазн, отключитесь от нее на это время.

 

Еженедельно выкраивайте 20 минут на встречу с самим собой

Внесите это пункт в ежедневник и воспринимайте его не менее серьезно, чем встречу с начальником. Если у вас нет возможности уединиться в офисе, займите конференц-зал. Возьмите с собой список проектов, перечень текущих дел и ежедневник. Потратьте двадцать минут на анализ того, что вы выполнили за прошедшую неделю, и составление планов на будущую. Кроме того, не забудьте определить три приоритетные задачи на день. Автор работ на тему личной продуктивности Дэвид Аллен называет этот метод «еженедельным обзором» – это один из самых эффективных способов понять, на что вы тратите время.

Другие способы упорядочить свой день вы найдете в главе 18 и в главе 7 .

 

Отмечая каждый выполненный пункт в списке текущих дел, мы получаем дозу эндорфинов, обеспечивающих чувство удовольствия. Но большинству из нас нужна мотивация посильнее, особенно для выполнения скучной работы (запись рабочих часов), неприятных заданий (общение с недовольными клиентами) или крупных проектов (написание научной работы о комплексных переменных). Создание убедительной системы поощрений станет той движущей силой, которая поможет решить все задачи из списка. Ниже для ознакомления приведены некоторые типы поощрений.

 

Восстановительное поощрение

Поощрение способом, восстанавливающим физическую и психическую энергию, обеспечивает запас сил для выполнения следующей задачи или проекта. Для поддержания энергетических запасов поощряйте себя утром, днем или тогда, когда проект наполовину готов. Приведу примеры подобного вознаграждения:

• двадцатиминутная медитация в уединенном месте;

• занятия йогой, пробежка или прогулка во время обеденного перерыва;

• 5–10 минут упражнений под видеоруководство на компьютере или iPad прямо в офисе;

• 5–10 минут беседы с приятным человеком;

• чашка кофе или перекус после часа сосредоточенной работы.

 

Продуктивное поощрение

Часто (по крайней мере мы на это надеемся) работа сама по себе служит поощрением: общение с коллегами, которых вы уважаете, чьим обществом наслаждаетесь, или разработка ироничной презентации PowerPoint из любимых фотографий. Используйте приятные аспекты работы как награду за выполнение трудных или утомительных заданий. Вот еще другие примеры продуктивного поощрения:

• чтение популярной книги или статьи о бизнесе;

• проведение рабочей встречи в хорошем ресторане;

• установка и настройка программного обеспечения, которое вы очень хотели использовать;

• чтение или публикация заметки в Twitter, LinkedIn или Google+, полезной, по вашему мнению, коллегам или клиентам;

• наведение порядка на рабочем столе.

 

Сопутствующее поощрение

Некоторые занятия вызывают исключительно неприязнь и скуку, и даже перспектива съесть полкило мороженого не может заставить вас приступить к ним. Для их выполнения требуется поощрение в процессе работы, чтобы у вас был стимул разгрести завалы входящих электронных писем или составить ежеквартальный финансовый отчет. Этот тип награды особенно хорошо работает для задач, отнимающих много времени, но не требующих особой концентрации внимания; хотя за сложные и ответственные дела тоже приятнее браться при условии получения вознаграждения. Приведу примеры:

• обед в ресторане с Wi-Fi – можно одновременно наслаждаться едой и выполнять работу;

• деловая встреча с другом даст возможность общаться, одновременно разбирая электронную почту;

• выполнение простых, не требующих умственных усилий действий во время просмотра любимой телепередачи;

• загрузка новой музыки, которую можно слушать, очищая диски от ненужных файлов;

• возможность поработать дома в течение одного дня.

 

Накопительное поощрение

Создайте специальный счет для оплаты самому себе каждого особенно сложного или большого проекта. Установите различные расценки в зависимости от объема и непривлекательности задачи, например:

• учетная запись в iTunes;

• пополняемые подарочные карты в любимом кафе или магазине;

• счет PayPal, который можно быстро пополнять мини-платежами, чтобы побаловать себя покупками в некоторых интернет-магазинах;

• сбережения по собственному усмотрению, используемые для вложения средств во что-то значительное, например для покупки билетов на спортивное мероприятие или концерт.

Когда в список необходимых дел перестанут попадать задачи, которые раньше вы игнорировали неделями, когда вы будете стремиться завершить ненавистную работу, чтобы получить возможность съесть вкусное шоколадное пирожное, посетить фантастический концерт или посмотреть любимый сериал, вы поймете, что такая система поощрений работает.

 

Основная идея

Вы идете по коридору. Подчиненный останавливает вас со словами: «У нас проблема». Вы понимаете, что должны отреагировать, но не можете принять решение мгновенно, поэтому отвечаете: «Дайте подумать».

Вы только что позволили «обезьяне» перепрыгнуть со спины сотрудника на вашу спину. Теперь вам придется исполнять обязанности своего подчиненного. Чем больше таких обезьян сидит на ваших плечах, тем меньше у вас времени сосредоточиться на собственных приоритетах.

Как избежать этого явления? Развивайте в сотрудниках инициативу. Когда один из подчиненных пытается переложить на вас решение проблемы, выясните, может ли он справиться с ней сам, а именно: предложить план, а затем реализовать его; начать действовать и сразу же проинформировать вас; выполнять работу, постоянно сообщая вам о достигнутых результатах.

Когда вы вдохновляете подчиненных на дрессировку их собственных обезьян, они приобретают новые навыки, а у вас появляется драгоценное время на исполнение своих непосредственных обязанностей.

 

Идея на практике

Как вернуть обезьян их владельцам? Попробуйте применять следующие методики.

Назначайте встречи, чтобы разобраться с обезьянами

Избегайте обсуждения дел по случаю, например при столкновении с сотрудником в коридоре. Вы будете выглядеть недостаточно серьезно. Лучше назначьте ему аудиенцию, чтобы подробно рассмотреть данный вопрос.

Определяйте уровень инициативы

При решении рабочих вопросов подчиненные могут проявлять инициативу пяти разных уровней. Перечислим их в порядке возрастания, от низшего к высшему.

1. Подожди, пока не сказали, что делать.

2. Спроси, что нужно делать.

3. Предложи свой план и реализуй его с согласия начальника.

4. Действуй самостоятельно, в ходе работы советуясь с начальником.

5. Выполняй все самостоятельно, а затем в назначенное время, например на еженедельном совещании, проинформируй руководство о проделанной работе.

Когда сотрудник докладывает вам о проблеме, не позволяйте ему действовать по принципу 1 или 2. Старайтесь придерживаться уровня 3, 4 или 5. Обсуждайте проблему не дольше пятнадцати минут.

Согласовывайте даты отчетов о проделанной работе

Обсудив план действий, договоритесь о времени и месте предоставления подчиненными отчета о проделанной работе.

Развивайте навыки сотрудников

Подчиненные пытаются повесить на вас свои дела, если у них нет желания или возможности разбираться с ними. Помогите им развить необходимые навыки. Возможно, на это уйдет больше времени, чем на решение отдельной проблемы, зато вы сэкономите его в долгосрочной перспективе.

Укрепляйте доверие

Развитие в сотрудниках инициативы требует доверительных отношений. Если они боятся совершить ошибку, то так и будут приносить своих обезьян, вместо того чтобы пытаться справиться с поставленной задачей самостоятельно. Чтобы укрепить доверие, убедите их, что ошибиться может каждый.

Почему именно руководителям обычно не хватает рабочего времени, в то время как подчиненным часто нечем его заполнить? Мы попытаемся вникнуть в суть управления временем, поскольку оно связано с взаимодействием между менеджерами, начальниками, коллегами и подчиненными. Рассмотрим этот ресурс с точки зрения трех типов:

1. Время, которым распоряжается руководство, расходуется расходуется на навязанную им деятельность. Если сотрудник пренебрегает подобными заданиями, его ждет наказание.

2. Время, которое отнимает система, тратится на выполнение просьб коллег. Пренебрежение этой деятельностью тоже влечет за собой наказание, хоть и не столь скорое и однозначное.

3. Время, которое тратится на собственные инициативы, уходит на выполнение обязанностей, взятых на себя добровольно. Однако некоторую его часть отнимают подчиненные. Оставшееся время менеджер распределяет по собственному усмотрению. Разумеется, нереализация своих замыслов не приводит к негативным последствиям, поскольку ни начальство, ни система не могут наказать за невыполнение задач, круг которых сотрудник обозначил себе сам.

Чтобы соответствовать всем требованиям, необходимо контролировать как содержание, так и расход времени. Поскольку невыполнение требований начальства или коллег по работе влечет за собой взыскания, сотрудники не могут их игнорировать. Свободной ареной действий становится только время, затрачиваемое по собственной инициативе.

Менеджеры должны стараться максимально увеличить время, расходуемое по собственному усмотрению, и минимизировать или вовсе свести к нулю затраты ценного ресурса на подчиненных. Полученный выигрыш поможет им успешнее справляться с заданиями начальства и системы. Большинство менеджеров даже не подозревают, сколько времени тратится на решение проблем подчиненных. Чтобы продемонстрировать, как они возникают и что с ними делать, снова прибегнем к метафоре с обезьяной, сидящей на спине.

Где же обезьяна?

Предположим, менеджер идет по коридору и замечает Джонс, одну из своих подчиненных. Едва успев поздороваться с начальником, она заводит такой разговор: «Доброе утро. Кстати, у нас проблема. Видите ли…» Слушая Джонс, менеджер понимает, что, во-первых, он достаточно осведомлен, чтобы помочь ей, и во-вторых, недостаточно осведомлен, чтобы решить проблему сразу же, как того ждет от него Джонс. В итоге он отвечает: «Хорошо, что вы мне об этом сказали. Сейчас я спешу, но подумаю об этом и дам вам знать». И они расходятся.

Давайте проанализируем, что произошло. У кого на спине сидела обезьяна до разговора? У Джонс. А после разговора? У менеджера. В тот момент, когда мартышка перепрыгивает на спину менеджера, он начинает тратить свое время на решение проблем подчиненных. И длится это до тех пор, пока обезьяна не вернется к своему законному владельцу, обязанному о ней заботиться. Подставив свою спину, менеджер добровольно занимает положение подчиненного своего подчиненного. Он позволил Джонс заставить себя работать вместо нее, сделав то, что обычно начальники требуют от сотрудников, то есть взял на себя ответственность за решение проблемы и пообещал отчитаться в выполнении задания.

Джонс наверняка напомнит начальнику о его обязанностях, заглянув попозже к нему в кабинет и весело поинтересовавшись: «Ну как продвигаются наши дела?» (Это называется контролем.)

Рассмотрим другую ситуацию. Выслушав аналогичный рассказ о проблеме другого подчиненного, скажем Джонсона, менеджер, уходя, говорит: «Отлично. Напомните мне об этом».

Проанализируем дальнейшее развитие событий. В данном случае обезьяна остается на спине у подчиненного, поскольку следующий ход за ним. Но обратите внимание на обезьяну. Джонсон послушно пишет письмо и отправляет начальнику напоминание по почте. Вскоре менеджер обнаруживает его в папке входящих сообщений и читает. За кем теперь ход? За менеджером. Если в ближайшее время он не сделает его, то снова получит напоминание от подчиненного (еще одна форма контроля). Чем дольше будет тянуть менеджер, тем большее нетерпение станет проявлять Джонсон и тем более виноватым будет чувствовать себя менеджер.

А вот еще один вариант, с третьей подчиненной – Смит. В ходе рабочей встречи ей поручают организовать кампанию по связям с общественностью. В конце менеджер предлагает: «Дайте знать, если понадобится моя помощь».

И снова проанализируем ситуацию. Изначально обезьяна сидит на спине у подчиненного. Но как долго это продлится? Смит понимает, что не может просить о помощи, пока предложение не одобрит менеджер. Из собственного опыта она знает, что начальник, получив предложения, отложит их в долгий ящик и займется ими лишь через несколько недель. На чьей спине в этом случае сидит обезьяна? Кто кого контролирует? И снова усилия тратятся впустую, а дело не движется.

Четвертого подчиненного, Рида, только что перевели из другого отдела: ему поручено создать новое направление и возглавить его. Менеджер сообщает, что в скором времени им нужно будет обсудить цели новой работы, добавляя при этом: «Перед встречей я набросаю тезисы для обсуждения».

Рассмотрим и эту ситуацию. У сотрудника новая работа (официальное назначение), полная ответственность, возложенная на него в соответствии с официальным делегированием полномочий, но первый шаг все-таки за менеджером. И пока он не сделает этот шаг, обезьяна останется у него на спине, а подчиненный будет бездействовать.

Почему так происходит? Потому что в каждом описанном примере и руководитель, и подчиненный с самого начала считают проблему общей. Обезьяна, таким образом, располагается на двух спинах сразу. Стоит выбрать неверное направление, как подчиненного и след простыл!

У менеджера появляется еще один подопечный. Конечно, обезьяну можно выдрессировать так, что она не выберет неправильного направления. Но гораздо проще запретить ей сидеть одновременно на двух спинах.

Время заняться гориллами

Стивен Кови [24]

Когда в 1974 году Билл Онкен писал эту статью, положение менеджеров было ужасным. Они отчаянно пытались высвободить хоть немного своего времени, но система управления и контроля не позволяла этого. Менеджеры не обладали достаточными полномочиями, чтобы позволить подчиненным самостоятельно принимать решения. Слишком уж опасно. Слишком рискованно. В этих условиях идея Онкена о необходимости вернуть обезьяну законному владельцу привела к критически важной смене парадигм. Многие нынешние руководители благодарны ему за это.

Сказать, что со времен радикальных рекомендаций Онкена многое изменилось, значит, ничего не сказать. Командно-контролирующее управление кануло в Лету, а самым популярным понятием в большинстве современных компаний, пытающихся процветать на мировых высококонкурентных рынках, сегодня стало делегирование.

И все же полностью отказаться от системы командования и контроля не удается. Как выяснилось, начальники предыдущих десятилетий просто не могли передать обезьяну подчиненным и продолжать заниматься своими обязанностями. Делегирование полномочий – сложное дело. Предоставить исполнителю свободу действий можно лишь будучи уверенным, что у него есть желание и умение работать самостоятельно. Каждый руководитель знает, что так бывает не всегда. Попробуйте-ка окунуться в море новых задач. Делегирование подразумевает подготовку своих сотрудников, а на это, возможно, придется потратить больше времени, чем на решение проблемы собственными силами.

Кроме того, делегирование полномочий процветает только в том случае, если вся организация с ее формальными процедурами и неформальной культурой поддерживает такую систему работы. За делегирование полномочий и обучение сотрудников необходимо поощрять менеджеров. Степень реальной передачи прав на исполнение определенных функций в организации зависит от убеждений и опыта отдельных руководителей.

Возможно, самый главный урок, почерпнутый из идеи Онкена, заключается в том, что эффективность делегирования зависит от степени доверия между начальником и подчиненным. Пожалуй, его идея опередила свое время. Тем не менее Онкен предложил радикальное решение, сказав менеджерам: «Верните проблему ее владельцу». Сегодня мы понимаем, что такой подход слишком авторитарен. Чтобы передача функций происходила эффективно, нужно наладить конструктивный диалог между руководителями и подчиненными, следует развивать партнерство. Ведь если подчиненный боится ударить лицом в грязь перед начальством, он все равно под тем или иным предлогом будет снова обращаться к руководителю за помощью и так и не возьмет инициативу в свои руки.

К сожалению, Онкен не обсуждает один из аспектов проблемы делегирования, к которому приковано мое внимание на протяжении вот уже двадцати лет: многие менеджеры охотно забирают обезьян у подчиненных. Почти все руководители, с которыми я общался, признавали, что сотрудники недозагружены работой. Но даже самые успешные и уверенные в себе говорили, что им очень трудно передавать контроль в руки подчиненных.

Полагаю, стремление все контролировать объясняется привитым нам с детства глубоким убеждением, что вознаграждение в этой жизни получаешь крайне редко. Научившись этому в семье, школе, спортивной секции, многие привыкают сравнивать себя с окружающими. Видя, как другие получают власть, деньги, информацию, славу, они лишь укрепляются во мнении, что все эти счастливчики живут за их счет (психолог Абрахам Маслоу назвал это «ощущением недостаточности»). Такие люди не умеют искренне радоваться чужим успехам, даже если это успехи их близких. Онкен исходит из предположения, что менеджеры вольны решать, стоит или не стоит забирать у подчиненных их обезьян. Однако многие руководители подсознательно опасаются, что, делегируя полномочия подчиненным, будут выглядеть слабыми и уязвимыми.

Каким же образом менеджеры развивают в себе чувство защищенности и ментальность «изобилия», помогающие им контролировать ситуацию и искренне радоваться успехам других людей? Мой опыт работы со множеством организаций показывает, что к делегированию полномочий склонны в первую очередь руководители, живущие в гармонии со своей системой ценностей, по-настоящему цельные натуры.

Учитывая время написания статьи, неудивительно, что послание Онкена вызвало резонанс среди управляющего персонала. Популярность теории подкреплялась и присущим автору даром рассказчика. В 1970-х я не раз присутствовал на его лекциях, и меня поражало умение докладчика красочно, в ярких деталях преподносить свои мысли. Ироничный стиль помог Онкену задеть менеджеров за живое, и им захотелось вернуть себе контроль над временем. Кстати, обезьяна была для Онкена не просто метафорой – она была его личным талисманом. Несколько раз я видел его в аэропортах с плюшевой обезьянкой на плече. Неудивительно, что эта статья – один из двух самых популярных бестселлеров HBR.

Сегодня, когда о делегировании, казалось бы, знает каждый, смысл послания Онкена не менее актуален, чем двадцать пять лет назад. Его концепция легла в основу моей работы по тайм-менеджменту, в которой я разделяю деятельность людей по принципу срочности и степени важности. Снова и снова я слышу от руководителей компаний, что бóльшую часть своего времени они тратят на срочную, но не стратегически важную работу. Они до сих пор не могут избавиться от необходимости думать о чужих мартышках и с неохотой передают инициативу в руки сотрудников. Вследствие чего такие руководители не успевают уделить время гориллам, то есть по-настоящему серьезным проблемам своей компании. Статья Онкена до сих пор служит «звоночком» для всех, кто хочет научиться эффективно делегировать полномочия.

 

Кто на кого работает?

Предположим, все четыре вышеописанных сотрудника ценят время своего начальника и внимательно следят за тем, чтобы не одарить его более чем тремя обезьянами за день. Таким образом, к концу рабочей недели менеджера облепят шестьдесят орущих животных – слишком много, чтобы справиться с ними в одиночку. Ему придется «жонглировать» своими приоритетами.

В пятницу вечером, закрывшись в кабинете, менеджер с тоской перебирает варианты решения проблем, а недовольные подчиненные ждут за дверью, чтобы до выходных еще раз напомнить ему о необходимости действовать не откладывая в долгий ящик. Представьте, как они будут отзываться о своем шефе: «Вот где у нас слабое звено! Он просто не способен ничего придумать. Непонятно, почему люди, не умеющие принимать решения, занимают столь высокие должности».

Хуже всего, что менеджер не может сделать «следующий шаг», поскольку ему просто-напросто не хватает времени, ведь он выполняет требования собственного начальника и системы. Чтобы разобраться с делами, ему необходимо хоть немного свободного времени. Но он никак не может его выкроить, потому что вынужден заниматься всеми этими обезьянами. Так менеджер попадает в замкнутый круг. Он просит своего секретаря передать всем четверым, что сможет встретиться с ними только в понедельник утром. В семь вечера он уезжает домой с твердым намерением вернуться в офис на следующий день, чтобы за выходные разгрести накопившуюся гору дел. В субботу, с утра пораньше, полный сил он приезжает на работу и в окно видит, как на поле для гольфа играют четверо. Догадались, кто эти люди?

Все, хватит. Наконец до него доходит, кто на самом деле на кого работает. Более того, теперь он понимает, что, если действительно разберется с делами за выходные, это очень понравится его подчиненным и впоследствии они будут с удовольствием вешать на него все больше и больше своих рабочих обязанностей. Только сейчас менеджер осознал: чем активнее он пытается наверстать упущенное, тем сильнее отстает.

Он вылетает из офиса как угорелый. Каков его план действий? Он решил наверстывать упущенное в том, чего не успевает уже много лет, то есть провести уик-энд с семьей. (Кстати, это один из вариантов потратить время по собственному усмотрению.)

В воскресенье менеджер наслаждается крепким и спокойным десятичасовым сном. Он уже выработал четкий план действий на понедельник, решив больше не позволять подчиненным распоряжаться его временем. Отныне он будет тратить время по собственному усмотрению. Конечно, сначала ему придется понаблюдать за сотрудниками: нужно ведь убедиться, что они в полной мере овладели трудным, но необходимым искусством «полноценного ухода за обезьянами».

Из высвободившегося времени менеджер сможет выкроить пару часов на то, чтобы лучше управляться с требованиями своего непосредственного руководителя и системы. Вероятно, на это уйдет не один месяц, но преимущества перехода на новую систему работы быстро дадут о себе знать. Теперь первоочередная цель менеджера – управлять своим временем.

 

Избавление от обезьян

В понедельник менеджер приходит на работу достаточно поздно. Четверо подчиненных уже собрались у дверей его кабинета, горя желанием напомнить о своих обезьянах. Он вызывает их по одному. Взяв очередную обезьяну, менеджер сажает ее на стол и сообщает подчиненному, что следующий ход – за ним. С некоторыми проблемами не так-то просто разобраться. В особо сложных случаях менеджер может даже отложить принятие решения: пусть обезьяна подремлет на спине у подчиненного, а завтра тот снова зайдет к боссу, и они продолжат совместные поиски правильного хода. (На спинах подчиненных обезьяны спят так же крепко, как и на спинах начальников.)

Завершив беседу, руководитель с удовольствием наблюдает, как очередная обезьянка, удобно устроившись на плече подчиненного, покидает кабинет. В течение следующих двадцати четырех часов сотрудники уже не будут ждать менеджера под дверью. Теперь он ждет, когда кто-то обратится к нему.

Впрочем, словно напоминая себе о том, что ему не запрещено конструктивное вмешательство, проходя мимо кабинета подчиненного, руководитель нет-нет да и заглянет, чтобы добродушно поинтересоваться: «Ну как продвигаются наши дела?» (Причем менеджер расходует время по собственному усмотрению, а вот подчиненный – в соответствии с требованиями начальника.)

На следующий день, когда в назначенный час сотрудник с обезьяной на спине явится к руководителю, тот изложит ему новые правила игры.

Пока я помогаю вам решить какую-то проблему, она ни на секунду не перестает быть вашей и не становится моей. Ведь если она все-таки станет моей, значит, у вас проблем больше не будет. А я никак не могу помочь человеку, у которого нет проблем.

Когда наша беседа закончится, проблема покинет пределы моего кабинета так же, как вошла, – на вашей спине. Вы можете просить моей помощи в любое заранее оговоренное время, и мы вместе определим, каким должен быть следующий ход и с чьей стороны.

В тех редких случаях, когда следующий ход должен буду сделать я, решение мы примем совместно. Сам, в одиночку, я не сдвинусь с этого места.

Эту схему начальник по очереди доводит до ведома каждого из подчиненных, пока наконец около одиннадцати часов не осознает, что больше нет необходимости держать дверь кабинета закрытой: обезьяны ушли. И вернутся лишь в назначенное время. Гарантия этому – его расписание.

 

Передача инициативы

Аналогия с обезьяной, прыгающей со спины на спину, привела многих руководителей к осознанию необходимости вернуть подчиненным инициативу. Мы попытались представить эту прописную истину максимально четко: прежде чем поощрять инициативность подчиненного, начальник должен убедиться, что тот в принципе ею обладает. Как только руководитель возьмет инициативу на себя, он может распрощаться со временем, которое расходует по собственному усмотрению, потому что оно будет целиком и полностью посвящено проблемам подчиненных.

Анкета при делегировании [25]

Питер Брегман

Коммуникация – ключ к эффективному делегированию полномочий. Большинство людей считают, что умеют общаться. Именно поэтому в процессе общения они непроизвольно упускают важную информацию. Иногда мы передаем свои функции, предполагая, что те, кому мы их делегировали, видят проблему нашими глазами. Или, стремясь не обидеть человека, стараемся лишний раз не вмешиваться.

К счастью, существует простой способ правильно делегировать полномочия. Составьте анкету-опросник и используйте ее каждый раз, когда решите отдать инициативу в руки сотрудников.

Собираясь перепоручить проект подчиненному, заполните вместе с ним анкету. Совместное прочтение гарантирует передачу всей необходимой информации. Ниже приведены основные вопросы. В зависимости от конкретной ситуации вы можете дополнить анкету своими пунктами или вычеркнуть лишние. На ее заполнение уйдет не более 10 минут, но это убережет вас от бесконечного количества «пропущенных мячей».

Анкета

• Каковы, по вашему мнению, приоритеты данного проекта?

• Ваши следующие действия? К какому времени вы намерены их завершить?

• Какие непредвиденные ситуации могут возникнуть в ходе выполнения проекта?

• Когда мы назначим нашу следующую встречу в ходе выполнения проекта?

• Кого еще необходимо ввести в курс дела? Как вы с ними свяжетесь?

• Какие еще причины для беспокойства или идеи у вас возникли?

Менеджер и подчиненный не могут продвигать одну и ту же инициативу одновременно. Фраза «Босс, у нас проблема» подразумевает, что обезьяна сидит сразу на двух спинах. Поэтому давайте уделим пару минут так называемой анатомии управленческой инициативы.

В отношениях с начальством и системой можно выделить пять уровней инициативности менеджера (перечислены в порядке от низшего к высшему).

1. Менеджер ждет указаний.

2. Менеджер спрашивает, что нужно делать.

3. Менеджер предлагает свой план, а затем его реализует.

4. Менеджер действует самостоятельно, по ходу дела спрашивая совета.

5. Менеджер действует совершенно самостоятельно и по окончании проекта представляет отчет о проделанной работе.

Подсказки для эффективного делегирования

• Признавайте способности сотрудников и позвольте им доводить работу до конца.

• Рассматривайте делегирование как возможность для развития, как способ совершенствовать навыки.

• Сосредоточьтесь на результатах и не вмешивайтесь в процесс выполнения заданий.

• Четко разъясняйте задачи и обеспечивайте сотрудников необходимыми для их выполнения ресурсами.

• Делегируйте полномочия сотрудникам, используя разные уровни инициативности, чтобы максимально задействовать ресурсы сотрудников.

Разумеется, компетентный руководитель не должен довольствоваться вариантами 1 и 2. Если он выбирает вариант 1, то утрачивает контроль над временем, отведенным для выполнения требований руководства и системы. Он лишается возможности выразить недовольство порученным ему заданием и установленными сроками его выполнения. Действуя по схеме 2, менеджер может контролировать сроки, но не содержание работы. Если же его инициативность соответствует уровням 3, 4 или 5, ему подконтрольны и содержание, и распределение времени. И естественно, максимум свободы получает тот, кто находится на уровне 5.

При работе с подчиненными менеджер должен преследовать две цели: во-первых, пресекать попытки действовать по схемам 1 и 2, чтобы у них не оставалось иного пути, кроме как постигать концепцию «завершенной работы персонала»; во-вторых, следить за тем, чтобы относительно каждой проблемы, покидающей его кабинет, была достигнута договоренность об уровне инициативности исполнителя и согласованы время и место их следующей встречи. Здесь на помощь руководителю придет календарь.

 

Искусство ухода за обезьяной

Чтобы лучше понять аналогию между обезьяной на спине и процессами делегирования и контроля, давайте поговорим о графике встреч менеджера. Этот график требует неукоснительного соблюдения пяти правил «искусства ухода за обезьяной», потому что их нарушение приведет к сокращению времени менеджера, которое он тратит по собственному усмотрению.

Правило 1

Обезьян нужно или кормить, или пристреливать. Если этого не делать, они умрут с голоду, и менеджеру придется тратить время на реанимацию и вскрытие.

Правило 2

Численность стаи должна быть ниже того максимума, который менеджер в состоянии обслуживать. У подчиненных найдется время обслуживать столько обезьян, сколько они в состоянии прокормить, – не больше. На каждую обезьяну должно уходить 5–15 минут.

Правило 3

Обезьян следует кормить строго по расписанию. Недопустимо бросаться на поиски умирающих от голода животных и пытаться накормить хотя бы тех, кто попался под руку.

Правило 4

Кормить обезьян нужно в ходе личной беседы или по телефону. Электронная почта для этого не подходит. (Помните: при обмене электронными сообщениями очередной ход оказывается за менеджером.) Документация – хорошая добавка к рациону обезьяны, но она не может заменить основной прием пищи.

Правило 5

Каждой обезьяне следует назначить время очередного кормления с указанием уровня инициативности. Договоренности могут быть в любой момент пересмотрены по обоюдному согласию, но они всегда должны быть четкими и однозначными. В противном случае обезьяна либо умрет, либо переберется на спину руководителя.

Научитесь контролировать время и его содержание – подходящий совет для тех, кто хочет организовать рабочий процесс. Первое требование: менеджер обязан увеличить долю времени, расходуемого по собственному усмотрению, сократив время на решение проблем подчиненных. Требование второе: направляя часть высвободившегося ресурса на обучение подчиненных, менеджер должен добиться от каждого из них проявления инициативы. И третье требование: остаток образовавшегося ресурса следует использовать для оптимизации деятельности, связанной с требованиями начальства и системы. Все эти шаги приведут к тому, что руководитель получит возможность практически неограниченно повышать продуктивность каждого часа, потраченного на управление временем.

 

Основная идея

Сегодня работа отнимает больше сил, чем когда бы то ни было? Вы чувствуете себя так, словно трудитесь сверхурочно, но не продвигаетесь вперед? Мобильный телефон звонит круглосуточно семь дней в неделю? Чувствуете себя как выжатый лимон?

Вы дни напролет проводите в офисе и берете работу на дом, но ничего изменить не можете, потому что времени катастрофически не хватает. А вот ваша энергия – ресурс возобновляемый. Применяя простые, на первый взгляд, приемы, можно восстановить свою физическую, эмоциональную, умственную и духовную энергию. К таким приемам относятся небольшие перерывы в определенное время, выражение признательности другим людям, ограничение постороннего вмешательства в работу, возможность уделять больше времени тем делам, которые удаются вам лучше всего и больше нравятся.

 

Идея на практике

Попробуйте применять следующие приемы восстановления всех четырех видов жизненной энергии.

 

Физическая энергия

• Постарайтесь обеспечить себе хороший сон, ложитесь спать пораньше. Не употребляйте алкоголь на ночь!

• Снижайте негативные последствия стресса: по меньшей мере три раза в неделю выполняйте комплекс физических упражнений для укрепления сердечно-сосудистой системы. Раз в неделю проводите силовую тренировку.

• Ешьте каждые три часа небольшими порциями.

• Научитесь распознавать признаки неизбежных энергетических спадов, например беспокойство, сонливость, голод и потерю концентрации.

• На протяжении всего рабочего дня каждые 1,5–2 часа делайте короткие, но регулярные перерывы.

 

Эмоциональная энергия

• Избавляйтесь от всех негативных эмоций: раздражительности, нетерпимости, тревоги, неуверенности в завтрашнем дне, используя технику глубокого брюшного дыхания.

• Создавайте положительный эмоциональный настрой себе и окружающим, регулярно выражайте признательность другим людям в электронных письмах, телефонных разговорах и при личном общении.

• Старайтесь рассмотреть негативную ситуацию с разных сторон. Подумайте, что в этом случае сказал бы другой человек. При каком условии он мог бы быть прав? Оцените ситуацию с точки зрения долгосрочной перспективы: как вы будете воспринимать нынешнее положение дел полгода спустя? Взгляните на проблему шире. Какой урок можно извлечь из создавшейся ситуации?

 

Умственная энергия

• Выполняя работу, требующую высокой концентрации внимания, максимально снизьте вероятность постороннего вмешательства: отключите телефон, закройте электронную почту.

• Отвечайте на голосовые сообщения и электронные письма в строго отведенное время.

• Накануне вечером определите важнейшую для себя задачу на следующий день. Придя утром на работу, сразу же беритесь за ее выполнение.

 

Духовная энергия

• Определите наиболее привлекательные для себя виды деятельности, не требующие от вас больших усилий, занимаясь которыми вы ощущаете свою нужность и эффективность. Постарайтесь планировать как можно больше дел такого рода. Один руководитель терпеть не мог составлять отчеты о продажах, поэтому делегировал эту функцию подчиненному, которому нравилась подобная работа.

• Расходуйте время и энергию на то, что считаете самым важным. Например, последние двадцать минут дороги от работы до дома полностью расслабьтесь и отвлекитесь от дел. Так вы сможете переключиться на свою семью сразу по возвращении домой.

• Живите в соответствии со своими ключевыми ценностями. Например, если для вас важна пунктуальность, а вы постоянно опаздываете на встречи, приходите на пять минут раньше назначенного времени.

 

Вы на пути к «энергетическому кризису»?

Чтобы определить, какие из сфер вашей жизни выиграют от применения методик, направленных на восстановление энергии, отметьте утверждения, с которыми вы согласны.

Тело

• Я редко сплю по 7–8 часов в сутки и зачастую просыпаюсь с чувством усталости.

• Я часто пропускаю завтрак или ем что-нибудь низкокалорийное.

• Я недостаточно занимаюсь физическими упражнениями (имеются в виду упражнения для укрепления сердечно-сосудистой системы, выполняемые три раза в неделю, и силовые тренировки раз в неделю).

• Я не делаю периодических перерывов в работе для восстановления энергии. Я обедаю за рабочим столом, если вообще обедаю.

Эмоции

• Я часто чувствую себя раздраженным, нетерпеливым и встревоженным во время работы, особенно когда она требует больших затрат сил.

• Я уделяю недостаточно внимания своей семье и близким: даже когда они рядом, я в это время не с ними.

• У меня практически нет времени на любимые занятия.

• Я нечасто выражаю благодарность людям и не в полной мере наслаждаюсь своими достижениями и благами.

Разум

• Мне сложно сосредоточиться на одном занятии. Я легко отвлекаюсь от работы, особенно из-за электронных писем.

• Большую часть дня я провожу за решением неотложных проблем, а не важных долгосрочных задач.

• Я уделяю недостаточно времени размышлениям, выработке стратегий и креативному мышлению.

• Часто я работаю по вечерам и на выходных и практически никогда не отдыхаю от электронных сообщений.

Дух

• Я недостаточно времени уделяю работе, которая получается у меня лучше всего и приносит максимальное удовлетворение.

• Я трачу свое время и силы совсем не на то, что, по моим словам, для меня действительно важно.

• Мои решения на работе часто вызваны сиюминутными потребностями, а не четким видением цели.

• Я вкладываю недостаточно времени и энергии в то, чтобы изменить к лучшему жизнь других людей и принести пользу миру.

Общий уровень ваших энергетических запасов

Посчитайте общее количество баллов.

Результаты умения управлять энергией

0–3 – отлично;

4–6 – удовлетворительно;

7–10 – плохо;

11–16 – очень плохо.

Над чем нужно работать

Количество баллов в каждой категории

• Тело

• Разум

• Эмоции

• Дух

Результаты по категориям

0 – отлично;

1 – удовлетворительно;

2 – не слишком хорошо;

3 – плохо;

4 – очень плохо.

 

Почему по мере роста наших потребностей мы готовы пожертвовать сном? Мы продолжаем жить, веря в расхожий миф: если спать на час меньше, останется на час больше времени на работу. На самом деле даже незначительное сокращение периода сна сильно сказывается на нашем здоровье, настроении, когнитивных способностях и производительности.

 

Сколько часов сна вам необходимо?

Исследователи поместили нескольких участников эксперимента в комнату без окон и часов, предложив им спать столько, сколько потребуется в зависимости от степени их усталости. 95 процентов испытуемых спали в сутки от семи до восьми часов. Еще 2,5 процента тратили на сон более восьми часов. Следовательно, остается всего 2,5 процента людей, которым требуется меньше семи часов сна в сутки, чтобы чувствовать себя полностью отдохнувшими. Это один из сорока человек.

Когда на своих лекциях я спрашиваю, кто на прошлой неделе несколько ночей спал менее семи часов, большинство поднимают руки. Так происходит в любой аудитории, будь там руководители корпораций, учителя, полицейские или государственные служащие.

Успешные люди представляют собой исключение. Как правило, они спят значительно больше других. В ходе знаменитого исследования скрипачей, проведенного Андерсом Эрикссоном, настоящие таланты спали в среднем по восемь с половиной часов в сутки, кроме того, еще и дремали 20–30 минут днем, а это на два часа больше, чем тратит на сон средний американец. Сами скрипачи отмечали, что после репетиций сон был важнейшим фактором совершенствования их навыков.

Я ознакомился с множеством работ по изучению сна и с тех пор придаю ему больше значения и в своей жизни. Теперь, чтобы спать не менее восьми часов каждую ночь, а в идеале от восьми с половиной до девяти часов, даже когда я путешествую, я готов пожертвовать многим.

Я сплю в самолетах по пути из Калифорнии в Нью-Йорк, даже если для этого мне приходится принимать снотворное. Возвращаясь домой в шесть-семь утра, я иду в кровать, чтобы наверстать потерянные часы. Для себя я понял, что лучше работать по 5–6 часов со стопроцентной отдачей, чем по 8–9, выкладываясь лишь на 60 процентов.

Выспавшись, я прекрасно себя чувствую, работаю более сосредоточенно и лучше управляю своими эмоциями, что положительно сказывается на окружающих. Мне не нравится чувствовать себя невыспавшимся даже один день, потому что недостаток сна неизбежно мгновенно сказывается на моем самочувствии и деятельности. В те редкие дни, когда я не могу достаточно поспать ночью, я стараюсь восполнить этот недостаток получасовым сном днем. Это очень помогает.

Что говорят посетители сайта Harvard Business Review

Комментарий Джона:

Попробуйте подремать после кофе. В Lifehacker была отличная статья о коротком дневном сне. Я фельдшер, и пользуюсь этой хитростью. Возьмите такую чашку кофе, которую сможете быстро выпить. Выберите место, где будете спать, а потом выпейте кофе. Установите таймер на 20 минут и убедитесь, что встанете строго по истечении этого времени. Больше вы не будете чувствовать себя обессиленным. Я знаю, что это спасло мне жизнь на многих ночных выездах.

 

Как больше спать

Предлагаю три совета, используя которые вы сможете спать больше и лучше.

Прежде чем лечь в постель, запишите свои мысли. Если оставить в голове список дел и нерешенных вопросов, вы будете размышлять о них в течение ночи и не сможете уснуть.

Ложитесь спать раньше, в нужный момент. Совет очевидный, не так ли? Альтернативы ему, увы, нет. Вы и без того встаете поздно. Если не создать для отхода ко сну конкретный ритуал, то всегда найдется причина лечь позже, как вы делаете это сейчас.

Начинайте расслабляться минимум за 45 минут до того, как выключите свет. Вы не сможете уснуть, если будете отвечать на электронные письма или заниматься другой работой. Создайте ритуал для расслабления: выпейте чашку травяного чая, послушайте музыку или почитайте скучную книгу.

 

Если вы уделяете электронной почте больше времени, чем работе, пришло время изменить ситуацию.

 

Очистите входящую почту

Компьютерные разработчики придумали электронную почту по принципу обычной, поэтому воспринимайте свои входящие сообщения как простые письма. Вы же не станете вечно хранить счета и приглашения на вечеринки в честь дня рождения? Отсортируйте письма по отправителю, дате или теме, чтобы было удобно очищать ящик. Затем удалите нежелательную почту, отмените подписку на рассылку новостей, которую никогда не читаете, или на сайты, которые уже не посещаете. Если в основной папке у вас скапливается тысяча сообщений, деловой обозреватель Эми Галло предлагает создать в архиве новую подпапку под названием «Старые входящие письма» и перемещать их туда. У вас будет доступ к ним в случае необходимости, но вы сможете начать работу с новыми письмами без нудного пересмотра старых.

 

Создайте всего три папки

Иногда управление электронной почтой превращается в бесконечный процесс не только из-за огромного числа сообщений, но и из-за сложной системы каталогов. Необходимо упростить входящую почту, создав в ней всего три папки.

1. На контроле – для сообщений, ответ или реакция на которые займут более двух минут. (В список текущих дел внесите соответствующую запись для каждого такого сообщения.)

2. Ожидают уточнения – для писем, на которые вы ожидаете ответного действия. Это может быть пакет документов на отправку или приглашение на мероприятие. (Внесите соответствующую запись в свой календарь для каждого такого сообщения.)

3. Архив – для писем, с которыми вы уже разобрались, но хотите сохранить.

 

Придерживайтесь новой структуры

Как только порядок в электронной почте будет наведен, вы захотите сохранить ее организованную и практичную структуру, поскольку благодаря этому сможете сосредоточиться на самой важной работе. Предлагаем несколько методов поддержания порядка в электронном почтовом ящике.

• Обрабатывайте письма партиями. Большинство из нас проверяют почту в течение всего дня, уделяя внимание срочным уведомлениям и игнорируя остальные. Это способствует накапливанию непросмотренных сообщений в папке «Входящие». Вместо того чтобы заглядывать в почту после каждого звукового оповещения о новом письме, разбирайте их через какое-то определенное время. Можно полностью закрыть почтовую программу или настроить ее таким образом, чтобы ваш телефон проверял поступление сообщений каждые несколько часов. Затем, когда у вас появится время, или в перерыве между делами займитесь проверкой новых сообщений. Александра Сэмюэль, соучредитель компании Social Signal, рекомендует установить конкретное время для обработки электронной почты, например с восьми до десяти утра и с четырех до шести вечера. Следует известить корреспондентов и коллег о вашем графике проверки почты письмом или заметкой в блоге (если необходимо, согласуйте этот вопрос с начальником.) Безусловно, в срочных случаях люди могут позвонить вам, но не прибегайте к данному методу постоянно. Вы ведь не хотите, чтобы на вас обрушился шквал телефонных звонков?

• Используйте правило «двух минут». Поскольку вы проверяете почту партиями, отвечайте на любые сообщения, работа с которыми занимает менее двух минут. Не тяните с ответом и не оставляйте их во входящей почте как прочитанные в надежде вернуться к ним позже. Более того, не стоит перемещать их в папку «На контроле». Разбирайтесь с ними сразу же. Для того чтобы придерживаться правила «двух минут», старайтесь отвечать на все письма тремя предложениями или еще короче, советует Дэйв Керпен, исполнительный директор Likeable Media. Если требуется больше времени, нужно не писать, а звонить корреспонденту. Предложите вашей команде или отделу провести такой групповой эксперимент, и вы тотчас заметите, сколько времени экономится на обработке почты.

• Долой функцию «Ответить всем». Керпен также рекомендует для общения с коллегами пользоваться внутренней социальной сетью, которая способствует более тесному сотрудничеству и избавляет от устрашающих цепочек связи, образующихся при применении функции «Ответить всем». Попробуйте создать приватную закрытую группу в Facebook либо освойте такие специальные инструменты, как Jive и Yammer, которые позволяют организациям открыть приватную платформу в виде социальной сети. Jive отлично подойдет для крупных компаний, а Yammer удобно использовать в разных отделах или мелких организациях. Получайте ответ немедленно, практически не отрываясь от работы.

• Остановите рассылку сообщений. Сэмюэль отмечает, что основной причиной загрузки электронной почты служит широко распространенная привычка отвечать на каждое письмо, даже если оно содержит лишь слово «Хорошо» или «Спасибо». Не нужно этого делать.

Более подробно о контроле над электронным ящиком рассказывается в главе 25 .

 

Данное руководство содержит ряд методов и приемов для повышения эффективности. Ниже мы приводим краткое изложение теорий трех экспертов: Стивена Кови, Джулии Моргенстерн и Дэвида Аллена.

 

«Семь навыков высокоэффективных людей»

[37]

Стивена Кови

Книга представляет собой практическое руководство по следующим вопросам: как изменить свою жизнь; научиться правильно проживать день, управляя своим временем и энергией; сосредотачиваться на поддающихся контролю вещах; придерживаться полученных результатов (как рабочих проектов, так и жизни в целом); улучшать личные и профессиональные связи; совершенствоваться и различать задачи по степени срочности и важности.

Дополнительные источники: franklincovey.com , stephencovey.com , the3rdatternative com .

 

Самоорганизация по принципу «Изнутри наружу» Джулии Моргенстерн

[38]

Эта книга поможет вам эффективно организовать собственное пространство в зависимости от типа личности, потребностей и целей, определить основную причину окружающего вас хаоса (ваша схема работы слишком сложна или по натуре вы Плюшкин?). Расставьте все по местам, применяя подход для детского сада: разделите окружающее пространство на отдельные зоны, в которых разместите все, что нужно для выполнения каждого вида работы. Например, создайте зону для оплаты счетов со всем необходимым, даже если находящиеся в ней предметы будут дублироваться в нескольких зонах (почтовые марки).

Дополнительные источники: juliemorgenstem.com , oprah.com/home/More-with-Organizing-Expert-Julie-Morgenstern , amazon.com/Julie-Morgenstern/e/BooilGQY78

 

«Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена

Эта книга поможет вам осознать и оценить все свои задачи, а также преуспеть в их выполнении. Не полагайтесь на то, что ваш мозг запомнит все необходимое, – лучше ведите ежедневник и списки проектов, последующих действий, возможных дел. Пересмотрите каждую задачу и решите, как с ней быть: выполнять, делегировать или отложить. Чтобы определить, чем вы хотите заняться, задействуйте четыре критерия: контекст, запас времени, запас энергии и приоритетность. Раз в неделю собирайте все свои списки и ежедневник, чтобы еще раз проанализировать схему работы, обновить списки дел и проконтролировать выполнение поставленных задач и графика работы.

Дополнительные источники: davidco.com , gtdtimes.com , youtube.com/watch?v-Q07vUdKTlhk

 

В этой главе приведены приложения и сайты, которые помогут вам наверстать время и восстановить энергию. Ими список ни в коем случае не исчерпывается. Мы отобрали несколько самых продуктивных членов сообщества : Джошуа Ганс, профессор кафедры инноваций и предпринимательства в Школе менеджмента имени Ротмана при Университете Торонто; Хайди Халворсон, доктор наук, автор книги Nine Things Successful People Do Differently («Девять принципов, отличающих успешных людей от всех прочих»); Уитни Джонсон, автор книги «Разреши себе мечтать»; Дэйв Керпен, автор книги «Маркетинг эпохи “Like”»; а также Эндрю Макафи, автор системы веб-технологий «Предприятие 2.0». Поскольку технологии постоянно развиваются, изучим этот вдохновляющий список. Например, если приложение Longer Days больше недоступно, попробуйте ввести в поисковую строку запрос «виртуальный помощник», чтобы увидеть перечень новых активных предложений.

 

Управляйте расписанием

Дэйв Керпен рекомендует

• Longer Days, Brickwork и  – это лишь три из десятков компаний, предлагающих услуги виртуальных помощников. Они предоставляют онлайн-доступ к услугам людей, помогающих в выполнении административных задач, таких как планирование встреч и звонков, сбор информации об образовании и квалификации людей для использования в социальных сетях, маркетинговые исследования (сведения о компании или данные о доходах), и других профессиональных функций, таких как копирайтинг и управление RSVP-мероприятиями, и даже личных задач, например планирование посещения врача. Виртуальные помощники дают нам дополнительные руки, но не требуют увеличения количества персонала.

• Tungle.Me и Doodle помогут покончить с долгими, надоедливыми цепочками электронных писем, которые часто возникают, когда вы пытаетесь назначить встречу с несколькими людьми внутри и вне организации. Tungle.Me дает возможность людям увидеть ваш календарь и легко планировать встречи и звонки; он синхронизируется с большинством веб и мобильных календарных приложений. Doodle позволяет участникам быстро найти друг друга и с помощью опроса назначить удобное для обеих сторон время и дату события.

 

Разбейте свой список

Уитни Джонсон рекомендует

• Workflowy представляет собой интернет-приложение, позволяющее лучше организовать себя; оно имитирует образ вашего мышления. Приложение помогает составить список высокоуровневых идей и задач, а затем разбить их на более мелкие части. Например, я начала с самых важных категорий: «Личное» и «Работа». В разделе «Работа» я создала подсписки: «Консультанты Rose Park», «Презентация книги» и «Блог HBR». Разделять списки можно до бесконечности.

Дэйв Керпен рекомендует

• Remember The Milk представляет собой онлайновый менеджер задач, позволяющий легко отслеживать список дел со смартфона. Вы можете добавлять в этот список элементы; устанавливать теги местонахождения, которые напоминают о необходимости сделать что-либо, когда вы находитесь недалеко от нужного объекта; организовать задачи по степени приоритетности; планировать работу путем интеграции с популярными календарными сервисами (в том числе Outlook, Google Calendar), а также синхронизировать все так, чтобы видеть обновленный список приоритетов, будь вы за рабочим столом или в дороге.

• Evernote хранит заметки, файлы и изображения и предоставляет к ним доступ с планшета, мобильного телефона или компьютера посредством надежной функции поиска. Вы сможете сохранять любимые веб-страницы с заметками о них, фотографировать потенциальное место для будущей презентации в честь выпуска нового продукта, записывать свои мысли и идеи о нем и добавлять к ним что-либо в моменты, когда приходит вдохновение, или сохранять отсканированные маршруты и проездные документы в одном месте. Evernote также позволяет легко обмениваться заметками и документами с друзьями, одноклассниками и коллегами.

 

Управляйте напоминаниями

Джошуа Ганс рекомендует

• Due – приложение для iPhone, призванное неоднократно напоминать о необходимости сделать что-то в определенное время до тех пор, пока вы не отреагируете. Вот как оно работает. Предположим, вы должны написать кому-то письмо, но не можете сделать это прямо сейчас. Поэтому настраиваете приложение таким образом, чтобы оно напомнило вам о необходимости написать письмо в определенное время, например полчаса спустя или в четыре часа дня. Я вынужден был делать заметки или записи на руке. С Due можно сделать то же самое, но с большей точностью. Приложение будет продолжать издавать звуковой сигнал до тех пор, пока я не приму напоминание или не изменю его время.

Дэйв Керпен рекомендует

• Nudge-mail помогает в нужный момент вспомнить, что вы собирались сделать. Если супруга просит вас купить молоко по пути домой или клиент хочет ознакомиться с проектом предложения, Nudge-mail в нужное время напомнит вам о необходимости это сделать. Просто отправьте письмо по адресам, таким как, к примеру, [email protected] или [email protected], и освободите голову, чтобы сосредоточиться на следующей важной задаче.

 

Управляйте файлами

Эндрю Макафи рекомендует

• При использовании нескольких компьютеров, работе над несколькими или одним проектом вместе с коллегами попробуйте Dropbox. Это облачная утилита для хранения данных, устраняющая трудности при работе с файлами. Она помещает файлы в одну папку, чтобы все ваши устройства могли получить к ней доступ, и синхронизирует их в фоновом режиме. Она также позволяет обмениваться различными папками с сотрудниками. Сколько раз вы пытались отправить файл по электронной почте, но не могли, поскольку для сервера он был слишком велик? Просто создайте папку в Dropbox, пригласите пользователя подключиться к ней – и ваши проблемы окажутся в прошлом.

Дэйв Керпен рекомендует

• JotNot – приложение для iPhone, позволяющее cфотографировать любое изображение или документ и мгновенно преобразовать его в формат PDF. Вы можете за считаные секунды, прямо на ходу, подписать и отправить назад по факсу контракт.

 

Управляйте социальными сетями

Хайди Хэлворсон рекомендует

• Не знаю, что бы я делала без HootSuite. Эта приборная панель для социальных сетей позволяет отслеживать и размещать информацию во всех сетях одновременно. Если вы ведете блог или используете социальные сети в своей работе, вам обеспечена огромная экономия времени. Когда я написала что-то новое в своей сети или прочла что-то, чем захотела поделиться, я могу сообщить об этом всем, не заходя в аккаунт каждой сети отдельно. Я использую HootSuite для управления учетными записями в Facebook, Twitter, LinkedIn и Google, также можете обратиться к нему при работе с Tumbir, WordPress и FourSquare.

Дэйв Керпен рекомендует

• Buffer позволяет создавать сообщения в Twitter и Facebook и автоматически размещать их. За пять минут вы можете найти интересные статьи, которыми стоит поделиться с коллегами и потенциальными клиентами, и оставаться в сети, не собираясь, фактически, снова заходить в свой аккаунт.

• Rapportive – браузерная надстройка для Gmail, преобразовывающая скучную боковую панель Gmail в «сберегатель времени». Вместо рекламных объявлений вы увидите информацию из социальных сетей об отправителе электронной почты: его фотографию, ссылки на его профиль, последние записи в Twitter и т. п. Это бесплатное дополнение доступно для браузеров Firefox, Chrome, Safari и легко интегрируется с Gmail. Инструмент устраняет необходимость отдельно искать дополнительную информацию о новых партнерах или клиентах.

• Dragon Dictation – приложение, распознающее голос; позволяет легко надиктовать текст или адрес электронной почты. Просто говорите – и сразу же увидите транскрипцию. Это быстрее и безопаснее, чем печатать, а на ходу вы можете диктовать все – от твитов до больших сообщений для электронной почты.

• NutshellMail устраняет необходимость многократно посещать свои учетные записи в социальных сетях. Это приложение посылает вам ежедневное резюме, включающее в себя только важную информацию, такую как «лайки», комментарии и сообщения в Facebook, а также напоминания, новые подписчики и посты в Twitter.