Данное руководство содержит ряд методов и приемов для повышения эффективности. Ниже мы приводим краткое изложение теорий трех экспертов: Стивена Кови, Джулии Моргенстерн и Дэвида Аллена.

 

«Семь навыков высокоэффективных людей»

[37]

Стивена Кови

Книга представляет собой практическое руководство по следующим вопросам: как изменить свою жизнь; научиться правильно проживать день, управляя своим временем и энергией; сосредотачиваться на поддающихся контролю вещах; придерживаться полученных результатов (как рабочих проектов, так и жизни в целом); улучшать личные и профессиональные связи; совершенствоваться и различать задачи по степени срочности и важности.

Дополнительные источники: franklincovey.com , stephencovey.com , the3rdatternative com .

 

Самоорганизация по принципу «Изнутри наружу» Джулии Моргенстерн

[38]

Эта книга поможет вам эффективно организовать собственное пространство в зависимости от типа личности, потребностей и целей, определить основную причину окружающего вас хаоса (ваша схема работы слишком сложна или по натуре вы Плюшкин?). Расставьте все по местам, применяя подход для детского сада: разделите окружающее пространство на отдельные зоны, в которых разместите все, что нужно для выполнения каждого вида работы. Например, создайте зону для оплаты счетов со всем необходимым, даже если находящиеся в ней предметы будут дублироваться в нескольких зонах (почтовые марки).

Дополнительные источники: juliemorgenstem.com , oprah.com/home/More-with-Organizing-Expert-Julie-Morgenstern , amazon.com/Julie-Morgenstern/e/BooilGQY78

 

«Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена

Эта книга поможет вам осознать и оценить все свои задачи, а также преуспеть в их выполнении. Не полагайтесь на то, что ваш мозг запомнит все необходимое, – лучше ведите ежедневник и списки проектов, последующих действий, возможных дел. Пересмотрите каждую задачу и решите, как с ней быть: выполнять, делегировать или отложить. Чтобы определить, чем вы хотите заняться, задействуйте четыре критерия: контекст, запас времени, запас энергии и приоритетность. Раз в неделю собирайте все свои списки и ежедневник, чтобы еще раз проанализировать схему работы, обновить списки дел и проконтролировать выполнение поставленных задач и графика работы.

Дополнительные источники: davidco.com , gtdtimes.com , youtube.com/watch?v-Q07vUdKTlhk

 

В этой главе приведены приложения и сайты, которые помогут вам наверстать время и восстановить энергию. Ими список ни в коем случае не исчерпывается. Мы отобрали несколько самых продуктивных членов сообщества : Джошуа Ганс, профессор кафедры инноваций и предпринимательства в Школе менеджмента имени Ротмана при Университете Торонто; Хайди Халворсон, доктор наук, автор книги Nine Things Successful People Do Differently («Девять принципов, отличающих успешных людей от всех прочих»); Уитни Джонсон, автор книги «Разреши себе мечтать»; Дэйв Керпен, автор книги «Маркетинг эпохи “Like”»; а также Эндрю Макафи, автор системы веб-технологий «Предприятие 2.0». Поскольку технологии постоянно развиваются, изучим этот вдохновляющий список. Например, если приложение Longer Days больше недоступно, попробуйте ввести в поисковую строку запрос «виртуальный помощник», чтобы увидеть перечень новых активных предложений.

 

Управляйте расписанием

Дэйв Керпен рекомендует

• Longer Days, Brickwork и  – это лишь три из десятков компаний, предлагающих услуги виртуальных помощников. Они предоставляют онлайн-доступ к услугам людей, помогающих в выполнении административных задач, таких как планирование встреч и звонков, сбор информации об образовании и квалификации людей для использования в социальных сетях, маркетинговые исследования (сведения о компании или данные о доходах), и других профессиональных функций, таких как копирайтинг и управление RSVP-мероприятиями, и даже личных задач, например планирование посещения врача. Виртуальные помощники дают нам дополнительные руки, но не требуют увеличения количества персонала.

• Tungle.Me и Doodle помогут покончить с долгими, надоедливыми цепочками электронных писем, которые часто возникают, когда вы пытаетесь назначить встречу с несколькими людьми внутри и вне организации. Tungle.Me дает возможность людям увидеть ваш календарь и легко планировать встречи и звонки; он синхронизируется с большинством веб и мобильных календарных приложений. Doodle позволяет участникам быстро найти друг друга и с помощью опроса назначить удобное для обеих сторон время и дату события.

 

Разбейте свой список

Уитни Джонсон рекомендует

• Workflowy представляет собой интернет-приложение, позволяющее лучше организовать себя; оно имитирует образ вашего мышления. Приложение помогает составить список высокоуровневых идей и задач, а затем разбить их на более мелкие части. Например, я начала с самых важных категорий: «Личное» и «Работа». В разделе «Работа» я создала подсписки: «Консультанты Rose Park», «Презентация книги» и «Блог HBR». Разделять списки можно до бесконечности.

Дэйв Керпен рекомендует

• Remember The Milk представляет собой онлайновый менеджер задач, позволяющий легко отслеживать список дел со смартфона. Вы можете добавлять в этот список элементы; устанавливать теги местонахождения, которые напоминают о необходимости сделать что-либо, когда вы находитесь недалеко от нужного объекта; организовать задачи по степени приоритетности; планировать работу путем интеграции с популярными календарными сервисами (в том числе Outlook, Google Calendar), а также синхронизировать все так, чтобы видеть обновленный список приоритетов, будь вы за рабочим столом или в дороге.

• Evernote хранит заметки, файлы и изображения и предоставляет к ним доступ с планшета, мобильного телефона или компьютера посредством надежной функции поиска. Вы сможете сохранять любимые веб-страницы с заметками о них, фотографировать потенциальное место для будущей презентации в честь выпуска нового продукта, записывать свои мысли и идеи о нем и добавлять к ним что-либо в моменты, когда приходит вдохновение, или сохранять отсканированные маршруты и проездные документы в одном месте. Evernote также позволяет легко обмениваться заметками и документами с друзьями, одноклассниками и коллегами.

 

Управляйте напоминаниями

Джошуа Ганс рекомендует

• Due – приложение для iPhone, призванное неоднократно напоминать о необходимости сделать что-то в определенное время до тех пор, пока вы не отреагируете. Вот как оно работает. Предположим, вы должны написать кому-то письмо, но не можете сделать это прямо сейчас. Поэтому настраиваете приложение таким образом, чтобы оно напомнило вам о необходимости написать письмо в определенное время, например полчаса спустя или в четыре часа дня. Я вынужден был делать заметки или записи на руке. С Due можно сделать то же самое, но с большей точностью. Приложение будет продолжать издавать звуковой сигнал до тех пор, пока я не приму напоминание или не изменю его время.

Дэйв Керпен рекомендует

• Nudge-mail помогает в нужный момент вспомнить, что вы собирались сделать. Если супруга просит вас купить молоко по пути домой или клиент хочет ознакомиться с проектом предложения, Nudge-mail в нужное время напомнит вам о необходимости это сделать. Просто отправьте письмо по адресам, таким как, к примеру, [email protected] или [email protected], и освободите голову, чтобы сосредоточиться на следующей важной задаче.

 

Управляйте файлами

Эндрю Макафи рекомендует

• При использовании нескольких компьютеров, работе над несколькими или одним проектом вместе с коллегами попробуйте Dropbox. Это облачная утилита для хранения данных, устраняющая трудности при работе с файлами. Она помещает файлы в одну папку, чтобы все ваши устройства могли получить к ней доступ, и синхронизирует их в фоновом режиме. Она также позволяет обмениваться различными папками с сотрудниками. Сколько раз вы пытались отправить файл по электронной почте, но не могли, поскольку для сервера он был слишком велик? Просто создайте папку в Dropbox, пригласите пользователя подключиться к ней – и ваши проблемы окажутся в прошлом.

Дэйв Керпен рекомендует

• JotNot – приложение для iPhone, позволяющее cфотографировать любое изображение или документ и мгновенно преобразовать его в формат PDF. Вы можете за считаные секунды, прямо на ходу, подписать и отправить назад по факсу контракт.

 

Управляйте социальными сетями

Хайди Хэлворсон рекомендует

• Не знаю, что бы я делала без HootSuite. Эта приборная панель для социальных сетей позволяет отслеживать и размещать информацию во всех сетях одновременно. Если вы ведете блог или используете социальные сети в своей работе, вам обеспечена огромная экономия времени. Когда я написала что-то новое в своей сети или прочла что-то, чем захотела поделиться, я могу сообщить об этом всем, не заходя в аккаунт каждой сети отдельно. Я использую HootSuite для управления учетными записями в Facebook, Twitter, LinkedIn и Google, также можете обратиться к нему при работе с Tumbir, WordPress и FourSquare.

Дэйв Керпен рекомендует

• Buffer позволяет создавать сообщения в Twitter и Facebook и автоматически размещать их. За пять минут вы можете найти интересные статьи, которыми стоит поделиться с коллегами и потенциальными клиентами, и оставаться в сети, не собираясь, фактически, снова заходить в свой аккаунт.

• Rapportive – браузерная надстройка для Gmail, преобразовывающая скучную боковую панель Gmail в «сберегатель времени». Вместо рекламных объявлений вы увидите информацию из социальных сетей об отправителе электронной почты: его фотографию, ссылки на его профиль, последние записи в Twitter и т. п. Это бесплатное дополнение доступно для браузеров Firefox, Chrome, Safari и легко интегрируется с Gmail. Инструмент устраняет необходимость отдельно искать дополнительную информацию о новых партнерах или клиентах.

• Dragon Dictation – приложение, распознающее голос; позволяет легко надиктовать текст или адрес электронной почты. Просто говорите – и сразу же увидите транскрипцию. Это быстрее и безопаснее, чем печатать, а на ходу вы можете диктовать все – от твитов до больших сообщений для электронной почты.

• NutshellMail устраняет необходимость многократно посещать свои учетные записи в социальных сетях. Это приложение посылает вам ежедневное резюме, включающее в себя только важную информацию, такую как «лайки», комментарии и сообщения в Facebook, а также напоминания, новые подписчики и посты в Twitter.