Пострелизы в СМИ
Стремительно теряющий актуальность формат – размещение в СМИ пострелизов о вашем мероприятии. В том огромном потоке информации, который мы получаем ежедневно, крайне малому числу людей реально интересно читать, что у вас было (если вы, конечно, не ПМЭФ), сколько народу пришло, а вот вам еще фотографии на фоне пресс-волла. А тем временем каждый день проходят сотни мероприятий. Люди же, в свою очередь, старательно избегают нерелевантной для них информации, а точнее – любой, в которой они не нуждаются. Есть ли смысл тогда тратить на написание и рассылку пострелизов ресурсы?
Наше мнение – нет. Хотя мы, безусловно, уделяем большое внимание постпродакшну мероприятия, в который в том числе входят финальные посты организаторов, во встречах ивента, на своих страницах в социальных сетях. Это посты с итогами, с благодарностями, с аналитикой. Но мы их никуда не рассылаем, потому что они могут быть востребованы только целевой аудиторией, которая была на этом ивенте или же узнавала о нем.
Пресс-релизы остаются (пока) форматом для официальных, государственных мероприятий. На них зачастую принимаются решения или озвучиваются сообщения, являющиеся интересными для аудитории тех профильных изданий, в которые эти итоговые материалы рассылаются. Большинство же современных конференций, концертов и массовых мероприятий не ориентированы на создание пострелизов. Единственное, что может сгенерировать статьи в СМИ после мероприятия, – это наличие инфоповода. Для концерта им может явиться объявление музыкантом об окончании карьеры или исполнение звездой совершенно новой песни, для конференции – сообщение важной новости о своих новинках крупной компанией (уровня «Яндекса» или «ВКонтакте»). В таком случае в профильных СМИ выйдут статьи или посты, обрабатывающие этот инфоповод. Но это будут именно статьи, интервью, мнения экспертов, а не пострелиз в классическом понимании этого слова.
Постпродакшн мероприятия
После того как мероприятие закончилось, участники разошлись, зоны партнеров и пресс-воллы демонтированы, а чемоданчик организатора убран на склад, остается только одно желание – полежать в позе звезды недельку, отключив телефон и интернет. Но сделать это нельзя – потому что мероприятие не завершено, пока вы не выполнили все действия по алгоритму, обязательному к реализации после того, как событие состоялось. Итак, что же надо сделать организатору после ивента?
• Раздать участникам их вещи и проконтролировать, чтобы они все забрали. Зачастую партнеры приезжают перед ивентом, привозят свои материалы для пакетов участника или ролл-ап и уезжают, не присутствуя на мероприятии. В финале вы обнаруживаете на площадке массу чужой полиграфии и прочих ценных (не для вас) вещей. Всегда стоит заранее оговаривать, что, например, в 19 часов у вас заканчивается мероприятие, поэтому с 19:30 до 20:00 вы ждете представителя партнера, который увезет то, что осталось. Или же договоритесь с партнером и представителями площадки, что «раздатку», ролл-апы, пресс-воллы можно будет забрать, например, в подсобке в рабочее время по будням. Из личного опыта – настоятельно не рекомендуем брать чужие коробки и ролл-апы «на пару дней» в багажник, чтобы у вас их перехватили где-то в городе. В этом случае вы можете возить их месяцами, а оно вам надо?
• Собрать отзывы – это важный элемент постпродакшна. Как это сделать? Первым делом мы начинаем искать отзывы с помощью внутреннего поиска социальных сетей или поиска в «Яндекс» и Google. Просто по названию. Иногда имеет смысл вбивать близкие тематические ключи: «На конференции», «Обучаюсь», «Сегодня я здесь» и т. д. Второй метод – искать отзывы по официальному хэштегу события (если у вас его вдруг нет – надо обязательно завести). После нахождения информации вы делаете репост отзыва на стену или выкладываете скриншот отзыва со ссылкой на источник.
• Еще вы можете попросить участников оставить отзыв в специальной теме в обсуждениях. Для этого нужно разослать письмо по вашей базе, сделать смс-рассылку, настроить таргетированную рекламу или выложить пост во встрече.
• Поблагодарить партнеров, спикеров, команду – даже если вы лично сделали это непосредственно на мероприятии, совершенно не лишним будет письмо участникам или сообщение в соцсетях спустя пару дней. Благодарность от души, фотографии из первых фотоотчетов, приятные для адресата отзывы по хэштегу мероприятия – все это те незаметные штрихи, те элементы внимания и заботы, которые делают ваше мероприятие уникальным и лучшим и побуждают говорить о нем снова и снова.
• Закрыть все документы контрагентам. Может, конечно, это самое скучное, но тем не менее обязательное дело. Если вы не решите бухгалтерские вопросы, то в будущем, при необходимости поработать с этим подрядчиком, можете столкнуться с таким требованием: «А вы сначала нам закройте старые документы, которые мы вам привозили вместе с полиграфией накануне мероприятия. Ну и что, что вы их найти не можете!» Документы придется держать в порядке, даже если очень лень.
• Подготовить и разослать фото, видео и записи. После окончания мероприятия в работу включается ваша команда, которая монтирует, обрабатывает, заливает фото– и видеоматериалы, монтирует видеозаписи выступлений (если они предусмотрены), собирает их в отчеты. Чем оперативнее вы разошлете обещанные видеозаписи выступлений и презентации, чем полнее и эмоциональнее будут ваши фотоотчеты, тем больше фидбэка и отзывов вы сможете собрать, а это тот социальный капитал, который будет работать на вас при организации следующих мероприятий.
• Сделать пострассылку по договоренностям с партнерами – обычно в нее входят спецпредложения от партнеров, скидки, подарки. Делается она не всегда, и вы можете вообще не предлагать ее как опцию партнерского пакета. Но если она кем-то куплена, то осуществить ее нужно четко в оговоренный срок по полной и актуальной базе с последующим предоставлением отчета (если об этом была предварительная договоренность) по открываемости и кликабельности.
• Сформировать и разослать отчеты для партнеров. Если у вас были реализованы партнерские пакеты, отчеты являются обязательным элементом. Партнеру мало интегрироваться в ваше мероприятие и присутствовать на нем – ему важно получить отчет с фотографиями, количеством упоминаний, отзывами, итогами розыгрышей и акций, если они проводились. Форму, сроки предоставления и содержание отчета обязательно нужно обсуждать при заключении договора с партнером и прописывать в приложении (там же, где перечисляются все предоставляемые вами опции и формы интеграции партнера в ивент). Это поможет избежать недоразумений после мероприятия, и, вероятно, структура и качество вашей работы позволит перевести партнерство из разового в систематическое.
И вот только тогда, когда вы все это сделаете, можно пойти хотя бы в SPA, если лечь в позу звезды на недельку не позволяет следующий проект.
Анализ ошибок и сбор обратной связи
Если вы планируете быть организатором более чем одного мероприятия в своей жизни или если у вас уже есть пул постоянных, регулярно повторяющихся мероприятий, то постоянный анализ ошибок и их устранение являются неотъемлемой частью вашей работы. Как после проведенного ивента, так и непосредственно на нем организатор сталкивается с тем, что удалось далеко не все. Где-то произошла накладка, да и отзывы по хэштегу тоже принесли парочку открытий. Что же делать с тем, что уже случилось, как обрабатывать и отрабатывать?
• Изучайте отзывы по хэштегу (и вы, и ваша команда). Не только после, но и, если можете, в процессе. Вы не Фигаро, чтобы быть и здесь, и там, и везде одновременно. Может быть, в каком-то помещении сломался кондиционер или на входе собралась очередь. Если есть возможность решить вопрос на стадии его зарождения – глупо ее упускать.
• Внимательно читайте отзывы в теме в обсуждениях, которую вы создали. Не надо все брать на веру, в первую очередь факты должны сами говорить за себя.
• Перенимайте чужой опыт, ищите то, что понравилось участникам на мероприятиях ваших коллег или, вероятно, не понравилось у вас и о чем вам пишут, приводя в пример другие ивенты.
• Напишите список того, что вызвало негатив у вас или у участников, и того, что, наоборот, собрало много положительных отзывов. Не хватило вешалок в гардеробе – начиная со следующего раза, всегда уделяйте этому вопросу пристальное внимание. Было мало официантов на кофе-брейке – то же самое. Был удачный ведущий – постарайтесь и дальше сотрудничать с ним. Люди не могли найти залы и путались в коридорах – повесьте больше указателей, поставьте «по дороге» волонтеров, меняйте площадку.
• Если вы назначили кого-то из своей команды отвечать за зону или некий процесс и, судя по отзывам, этот человек не справился – или помогайте ему, чтобы впредь не повторить ошибки, или заменяйте другим членом команды.
• При составлении плана подготовки следующего мероприятия обязательно уделяйте должное внимание анализу ошибок, возникших на предыдущих, и сразу старайтесь устранить возможность их появления.