7.1. Если я хочу работать без кассового аппарата!
Разобравшись с бухгалтерским учетом, нужно определить наше отношение к контрольно-кассовой технике (ККТ). Что значит «определить наше отношение»? «Любит – не любит»? «К сердцу прижмет, к черту пошлет»? На самом деле мы должны определить нужен ли кассовый аппарат в вашем бизнесе.
Опыт применения ККТ в зарубежных странах различен. Так законодательство Финляндии не обязывает предпринимателя применять ККТ и выдавать кассовые чеки. В Австрии не осуществляется постоянный контроль над сделками с использованием наличных денежных средств. А вот в Швеции продавец обязан выдавать покупателю чек, а кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговом органе. Налоговики в Швеции могут проводить контрольные закупки и открытые проверки применения ККТ.
ВАЖНО
Интуитивно мы понимаем, что если работаем по безналичному расчету (т. е. наличных денег не принимаем), то, соответственно, кассовый аппарат и не нужен.
И если есть такая возможность, то работайте по безналичному расчету и вы избавите себя от многих серьезных проблем.
Все вопросы, касающиеся применения контрольно-кассовой техники, четко прописаны в законе 54-ФЗ от 22.05.2003 г. «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». И этот закон должен стать Вашей настольной книгой. Его исполнение позволит Вам быть не только законопослушным предпринимателем, но и позволит спокойнее спать по ночам.
Оказывается, что для некоторых видов бизнеса, которые работают с наличкой, кассовый аппарат абсолютно необязателен.
Организации и индивидуальные предприниматели могут производить наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники при:
√ продаже газет и журналов;
√ продаже ценных бумаг и лотерейных билетов;
√ продаже проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
√ обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ;
√ торговле на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков и т. п.;
√ разносной мелкорозничной торговле продовольственными и непродовольственными товарами;
√ продаже в сельской местности лекарственных препаратов;
√ торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
√ торговле из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;
√ приёме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома.
√ а также некоторых других специфических видах бизнеса (см. закон).
Если Ваш открываемый бизнес входит в эти сферы, то Вам здорово повезло – вам кассовый аппарат не нужен. А вот если Вы принимаете наличные средства и не попали в эти сферы деятельности, то тогда пристально и внимательно читайте дальше.
7.2. Первое испытание: ищем кассовый аппарат
7.2.1. А если Вас нет в заветном списке. Как быть?
Итак, если Вы не вошли в заветный перечень, и если выбранная Вами сфера деятельности связана с приёмом наличных средств от физических или юридических лиц, Вам придётся сделать следующий шаг – приобрести кассовый аппарат и выполнять все процедуры связанные с его применением.
Давайте разбираться в хитросплетениях выбора, покупки, применения, обслуживания и ремонта ККТ.
ВАЖНО
В первую очередь, Вы должны знать, что любая ККТ может применяться только при условии внесения ее в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.
Что же это такое? Государственный реестр – это перечень сведений о моделях контрольно-кассовой техники.
На сегодняшний день к использованию на территории Российской Федерации Государственным реестром допущено более 400 моделей ККТ как отечественного, так и импортного производства.
При этом ККТ, применяемая организациями и индивидуальными предпринимателями, должна:
√ быть зарегистрирована в налоговом органе;
√ быть исправна, обеспечивать печать кассовых чеков, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные законом;
√ эксплуатироваться в фискальном режиме;
√ иметь эксплуатационную документацию.
В качестве вывода можно сделать следующее: если вы не оказались в «золотом» списке, то вывод один – Вам жизненно необходим кассовый аппарат. Хотите Вы этого или не хотите. Поэтому «ищете, Шура, ищите!».
7.2.2. Как избежать ошибок при выборе ККТ
Для начала мы должны знать, что входит в определение «контрольно-кассовая техника». В законе 54-ФЗ указано, что ККТ это:
1. Контрольно-кассовые машины, оснащённые фискальной памятью.
2. Электронно-вычислительные машины, в т. ч. персональные.
3. Программно-технические комплексы.
Также необходимо знать, что применяемая ККТ должна:
√ быть опломбированной маркой-пломбой в установленном порядке;
√ иметь фискальную память;
√ обеспечивать некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
√ обеспечиваться технической поддержкой Центра технического обслуживания (ЦТО) или Поставщика ККТ;
√ иметь паспорт ККТ установленного образца.
При этом можно выделить следующие этапы применения (жизненного цикла ККТ) в вашем бизнесе:
1. Этап выбора ККТ;
2. Покупка ККТ. Заключение договора с ЦТО;
3. Ввод в эксплуатацию, программирование ККТ;
4. Обучение кассиров-операционистов (продавцов);
5. Регистрация ККТ в Инспекции ФНС;
6. Применение ККТ при приёме наличных денежных средств;
7. Выполнение технической поддержки, замена марок-пломб, стыковка ККТ с компьютером (при необходимости) и т. п.;
8. Ежегодная замена электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) и средств визуального контроля (СВК);
9. Ремонт ККТ (в случае необходимости);
10. Снятие с учёта в ИФНС;
11. Списание и утилизация.
ВАЖНО
По опыту применения ККТ обязательно приобретите необходимую документацию и проведите комплекс мероприятий для подготовки к внезапным налоговым проверкам.
Как видим, жизненный цикл применения ККТ в любом бизнесе достаточно продолжителен и непрост. И необходимо понимать и знать Ваши обязанности и что конкретно Вы должны делать на каждом этапе, чтобы любители взыскания штрафов не смогли к Вам придраться ни на йоту.
СОВЕТ!
Выбор конкретной модели ККТ целесообразно производить совместно со специалистом Центра Технического Обслуживания ККТ.
Более того, мы бы рекомендовали приобретать ККТ именно в ЦТО, особенно избегая продажи с рук. Поскольку применение и техническая поддержка ККТ будет осуществляться в тесном взаимодействии с ЦТО, логично прислушаться к рекомендациям их специалистов, да и приобретать у них технику с заключением договора на техническую поддержку, как правило, выгоднее.
При выборе ККТ обязательно необходимо учесть, где будет работать Ваш аппарат: в помещении или на улице. Потребуется ли денежный ящик и аккумулятор, если возможны перебои с электричеством. Рекомендуем обязательно запастись дополнительным источником питания. Помните: «Чубайс не дремлет».
В зависимости от объёма продаж нужно определить, нужен ли аппарат, в котором предусмотрена возможность сопряжения с компьютером и сканером для учета движения товаров и автоматизации расчетов.
Рассмотрим некоторые ККТ, которые мы рекомендуем предпринимателям для применения в своем бизнесе. Данный небольшой перечень составлен на основании нашего 19-летнего опыта как применения ККТ, так и обслуживания и ремонта в качестве ЦТО. Итак:
1. Для торговой палатки, павильона или контейнера с ненадежной сетью питания 220В, предпочтительно приобрести малогабаритный кассовый аппарат, надежно работающий в течение рабочей смены от встроенного аккумулятора в температурном диапазоне от – 20 до + 40 градусов с герметичной клавиатурой.
Этим требованиям полностью удовлетворяет, к примеру, кассовый аппарат ЭЛВЕС-МИКРО-К.
2. Для большого магазина с нормальной электрической сетью, отоплением, со многими отделами вполне подойдет стационарный аппарат с денежным ящиком и набором различных сервисных функций.
Для работы в таких торговых точках идеально подходит кассовый аппарат АМС-100 К.
3. Для ведения учёта товара в магазине и на складе, для того, чтобы вовремя пополнять запасы и ассортимент товара, проверять интенсивность продаж того или иного товара, иметь информацию о работе каждой кассы в торговом зале, процесс продаж и учета необходимо автоматизировать. С этой задачей успешно справляются Фискальные регистраторы, работающие в составе Компьютерно-кассовых систем (ККС).
Фискальный регистратор ШТРИХ-ФР-К успешно работает в составе ККС как в больших торговых центрах, так и в маленьких павильонах, где необходимо автоматизировать процесс продаж.
4. В сфере услуг: парикмахерские, услуги ксерокопирования, станции технического обслуживания автомобилей и т. п. должны использоваться ККТ, предназначенные не только для сферы торговли, но и для сферы услуг, что отражено в технической документации на ККТ. Примером такого кассового аппарата может служить Штрих – Мини – К.
Рассмотрим дальше некоторые этапы жизненного цикла ККТ. Так при вводе в эксплуатацию ККТ производится программирование и подготовка кассовой техники к эксплуатации, завершающиеся проверкой фискального признака на кассовом чеке.
При регистрации ККТ в Инспекции ФНС вносится запись о ККТ и ее пользователе в книгу учета, присваивается регистрационный номер и выдается карточка регистрации ККТ.
Об обучении кассиров-операционистов мы вам расскажем несколько ниже, поскольку это – отдельный значительный и важный вопрос.
7.3. Второе испытание: Регистрируем кассовый аппарат в налоговой инспекции
Для того чтобы зарегистрировать кассовый аппарат, необходимо в обязательном порядке заключить договор на техническую поддержку (по старинке его некоторые называют «Договор на техническое обслуживание»).
ВАЖНО
Что входит в техническую поддержку? Это работа и услуги по вводу в эксплуатацию, проверке исправности, ремонту, техническому обслуживанию и выводу из эксплуатации ККТ.
При вводе в эксплуатацию и проверке исправности наносится марка-пломба, средство визуального контроля (СВК) и заполняется паспорт ККТ. Марка-пломба – это защищенная от подделки полиграфическая продукция, позволяющая выявить факт вскрытия корпуса ККТ.
Паспорт ККТ – это документ, в котором содержатся сведения о ККТ и выполненных работах (услугах по технической поддержке ККТ).
СВК – это знак сервисного обслуживания, который подтверждает, что кассовый аппарат обеспечен технической поддержкой ЦТО или Поставщика ККТ.
В соответствии с законом организации и ИП, применяющие ККТ, обязаны:
√ осуществлять регистрацию применяемой ККТ в налоговых органах;
√ производить при регистрации ККТ введение в фискальную память информации и замену накопителей фискальной памяти (ЭКЛЗ) с участием представителей налоговых органов;
√ предоставлять налоговому органу при регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации ККТ и замене фискальной памяти: паспорт ККТ, договор о ее технической поддержке и фискальные данные, записанные в фискальную память;
√ осуществлять перерегистрацию ККТ в случае изменения сведений, внесенных в книгу учета ККТ и карточку регистрации.
На самом деле обязанностей при применении ККТ гораздо больше, но мы о них более детально остановимся ниже. Сейчас мы рассматриваем именно вопросы регистрации ККТ в налоговой инспекции.
Регистрация ККТ для ИП полностью идентична регистрации для предприятий. Если ИП имеет несколько торговых точек в разных районах, то он на каждую точку устанавливает ККТ, регистрирует ее и заводит журнал кассира-операциониста.
СОВЕТ!
Карточка регистрации должна находиться у кассира-операциониста на месте установки ККТ вместе с журналом кассира-операциониста.
Отказ в регистрации ККТ может произойти в следующих случаях:
√ документы для регистрации представлены не в полном объеме, оформлены ненадлежащим образом или не соответствуют данным дела организации, хранящегося в налоговом органе;
√ представленная к регистрации ККТ исключена из Государственного реестра;
√ ККТ не соответствует техническим требованиям, отсутствует или повреждена марка-пломба или СВК;
√ на чеке неразборчиво или не полностью печатаются реквизиты организации;
√ на ККТ применяются прикладные программы, не допущенные к использованию с конкретной моделью ККТ.
Поэтому будьте бдительны, чтобы не было повторных заходов в налоговую инспекцию при регистрации вашего кассового аппарата.
В настоящее время для регистрации ККТ в налоговых органах, где предприятие состоит на учете, требуются следующие документы:
√ заявление по установленной форме (выдается в налоговом органе). В заявлении должны быть указаны: вид объекта торговли и вид деятельности организации;
√ свидетельство о регистрации предприятия или индивидуального предпринимателя;
√ доверенность на право регистрации ККТ в налоговом органе, оформленную в установленном порядке (ст. 1 185 ГК РФ), если регистрацию ККТ будет осуществлять не руководитель организации, а также документ, удостоверяющий личность;
√ копия и оригинал (для сверки) свидетельства о постановке на учёт в ФНС;
√ копия и оригинал (для сверки) договора с ЦТО;
√ заполненный представителем ЦТО паспорт (формуляр) ККТ;
√ копия и оригинал (для сверки) паспорт версии ККМ;
√ журнал кассира – операциониста по форме № КМ-4 – он должен быть с пронумерованными страницами, прошнурован и заверен печатью организации;
√ журнал вызова специалиста ЦТО по форме № КМ-8 с наклеенными корешками марок – пломб и отметкой представителя ЦТО.
Кроме того, при перерегистрации ККТ в последнее время многие налоговые инспекции требуют копии последнего баланса с отметкой налогового инспектора.
Также если вы регистрируете ККТ, бывшую ранее в эксплуатации, то в налоговых органах наверняка потребуют от вас копию «старой» регистрационной карточки ККТ. Налоговики проверят, есть ли на ней отметка налогового органа о снятии аппарата с учета.
После проверки достоверности данных, указанных в заявлении пользователя ККТ, налоговый орган совместно с представителем ЦТО производит регистрацию и фискализацию ККТ установленным порядком.
7.4. Чем ЦТО может помочь Вам и Вашему бизнесу
Согласно действующему Российскому законодательству, обслуживанием кассовых аппаратов могут заниматься только лицензированные сервисные центры. Поэтому, обратившись в ЦТО, первым делом проверьте наличие данного факта.
Далее ЦТО будет Вам помогать на всех этапах жизненного цикла вашего кассового аппарата в Вашем бизнесе.
Представители ЦТО не только заключат договор на техническую поддержку, проверят исправность ККТ, заполнят необходимую документацию, но и обязательно будут присутствовать при фискализации кассового аппарата в налоговой инспекции. А если Вы выдадите им соответствующую доверенность, то они смогут провести регистрацию ККТ без Вашего присутствия, сэкономив Ваше время и несколько килограммов нервов.
СОВЕТ!
К тому же техническая поддержка ККТ – серьезный кропотливый процесс. Поэтому к выбору ЦТО необходимо отнестись очень ответственно.
Ориентируйтесь на анализ и проверку его сайта, умение менеджеров и диспетчеров отвечать на поставленные вопросы. А самое главное, – на наличие современной ремонтной базы и умелых сервисных инженеров.
Вряд ли Вы будете довольны, если ремонт внезапно отказавшей ККТ очень «хороший левый мастер» начнёт делать только завтра. Полдня простоя сегодня и столько же завтра выливаются вубыток на круглую сумму. Вы же не повезёте свой Ferrari в ремонт к дяде Ване в гараже! Почему же Вы доверяете дядям Ваням другие свои проблемы? Или ваш бизнес, личная жизнь и карьера дешевле Ferrari или кассового аппарата? Будьте бдительны!
Поэтому не ищите сверхдешевых «кулибиных» или «свободных художников», которые берут с вас непонятно почему маленькие деньги и в итоге могут Вас подвести в любой момент. Вы из своего жизненного опыта знаете: качественное дешевым не бывает. А хорошее качество и оперативность всегда стоят соответствующих денег. Помните: скупой платит дважды!!!
Каждый бизнесмен сразу вспоминает плюсы и минусы любого ЦТО после замены ЭКЛЗ. Эксплуатация ККТ с ЭКЛЗ имеет следующие особенности:
√ временной ресурс – 13 месяцев, то есть в первый день 14-го месяца ККТ блокируется. Ловите убытки!
√ использованные ЭКЛЗ должны храниться у вас не менее 5 лет. Подумайте о сейфе для их хранения;
√ по окончании 10 месяцев после активизации ЭКЛЗ при закрытии каждой смены ККТ выдает предупреждение: «ЭКЛЗ заполняется».
Шибко «умные» предприниматели после предупреждения считают: «Ага, у меня еще 3 месяца до замены ЭКЛЗ». Впоследствии в течение этих 3-х месяцев забывают об этом, и в самый неподходящий момент ККТ блокируется.
ВАЖНО
По «закону бутерброда» ККТ блокируется или в пятницу, или в праздники. И у вас наступают веселые 3–5 дней, когда вам необходимо Ваш бизнес временно приостановить. Помните об этом!
Кстати, стоит подумать и о том, чтобы иметь запасную ККТ с другим сроком «жизни» (ЭКЛЗ).
7.5. Третье испытание. Подводные камни применения ККТ
В дополнение к вышеуказанному нужно знать, что организации и ИП, применяющие ККТ, помимо всего прочего, обязаны:
√ применять исправную ККТ, опломбированную маркой-пломбой в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении денежных расчётов;
√ выдавать покупателям при наличных денежных расчетах в момент оплаты выполненные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;
√ обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ;
√ обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющим проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию.
√ не использовать ККТ, на которой отсутствует или повреждена марка-пломба, отсутствует знак сервисного обслуживания, а также при отсутствии отметок в паспорте ККТ, подтверждающих регистрацию или перерегистрацию в налоговом органе, ввод в эксплуатацию, проверку исправности, ремонт, техническое обслуживание и замену программно-аппаратных средств;
√ эксплуатировать ККТ в фискальном режиме;
√ снимать ККТ с регистрации в налоговых органах в случае прекращении эксплуатации.
СОВЕТ!
Жизнь показала, что у каждого предпринимателя, применяющего ККТ, в обязательном порядке должны быть разработаны следующие документы и приказы:
√ должностная инструкция кассира-операциониста;
√ трудовой договор кассира-операциониста с Предприятием;
√ приказ «Об обязательном применении ККТ при осуществлении денежных расчётов с населением»;
√ приказ «Правила эксплуатации контрольно-кассовой техники на Предприятии»;
√ приказ «Об установлении ответственности кассира-операциониста за нарушение правил применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением и за нарушение порядка ведения кассовых операций».
Самая большая проблема – неуверенность людей. Многих пугают количество проверяющих органов и характер проверок, опасаются дальнейших инициатив правительства по изменению налогообложения.
Опытные бизнесмены, которые заботятся о том, чтобы все сотрудники их предприятий были всегда готовы к любым видам проверок, всегда разрабатывают следующие дополнительные документы:
√ «Рекомендации по заполнению бланков форм строгой отчетности КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-6, КМ-8, КМ-9»;
√ методику «Действия руководителя предприятия и кассира-операциониста при проведении проверок проверяющими органами»;
√ перечень «Типовые ошибки кассира-операциониста при осуществлении денежных расчетов с населением при применении ККТ и ошибки при работе с денежной наличностью и ведении кассовых операций».
Приведём примеры содержания отдельных разработанных документов. В частности, в «Правилах эксплуатации контрольно-кассовой техники» имеются следующие разделы:
● общие положения;
● правила эксплуатации ККТ;
● подготовка ККТ к работе;
● работа кассира-операциониста в течение смены;
● особенности безналичного расчёта;
● окончание работы на ККТ;
● взаимодействие с ЦТО;
● правила техники безопасности и т. д.
А в «Типовых ошибках кассиров-операционистов…» возможны следующие разделы:
● подготовка к работе ККТ;
● начало работы на ККТ;
● работа ККТ в течение смены;
● возврат товара и денег за товар;
● возможные ошибки кассира при работе на ККТ;
● как исправить любую ошибку кассира;
● возможные штрафы за нарушение закона.
ВАЖНО
Таким образом, Вы видите, что в разработанных документах указаны жизненно необходимые инструкции и приведены конкретные примеры из опыта работы передовых бизнесменов при применении ККТ.
В прогрессивных ЦТО имеются практически все вышеуказанные документы, а также дополнительные методики и инструкции, которые всегда помогут Вам для организации процесса применения ККТ, а также для постоянного обучения и аттестации кассиров-операционистов.
СОВЕТ!
Не нужно жадничать. Указанные документы стоят буквально копейки по сравнению с тем вредом и теми убытками, которые могут возникнуть вследствие недобросовестной или некачественной работы Ваших сотрудников.
Заботиться о юридическом благополучии своего бизнеса – всё равно, что заботиться о собственном здоровье: грамм профилактики куда приятнее тонны лечения. Время от времени мы наблюдаем, как предприниматели платят штрафы и проигрывают юридические битвы, которые обходятся им в тысячи и десятки тысяч долларов. А всего этого можно было бы избежать, обратись они за консультацией в ЦТО долларов за 200.
А если обслуживающая Вас организация не сможет разработать или предоставить указанные выше материалы, то ясно, что имеется непорядок в их королевстве, и стоит подумать о целесообразности работы с ними. Или идите в любую юридическую фирму, чтобы они разработали вышеуказанные документы. Но поверьте, это будет гораздо дороже и дольше.
7.6. Почему обязательно нужно обучать кассиров– операционистов. Как это правильно сделать?
7.6.1. Кассир-операционист – ваша визитная карточка
Кассир-операционист, как известно, одна из ключевых фигур любого бизнеса. Именно он является окончательным звеном при расчёте с покупателем, и от его работы во многом зависит точность и быстрота обслуживания клиентов.
ВАЖНО
Являясь своего рода «визиткой», именно кассир формирует у покупателя впечатление о магазине, супермаркете или в целом вашего бизнеса.
Работа кассира напрямую влияет на мнение клиентов и, соответственно, на прибыльность любой торговой точки. Очередь или её отсутствие — также во многом результат работы кассиров. Отсюда и большое значение этой, казалось бы, простой профессии.
Необходимо определить лиц, которых вы допустите к эксплуатации ККТ. Повышение уровня сложности машины влечет за собой необходимость допускать к работе только квалифицированных кассиров-операционистов (контролёр-кассир, официант, продавец и др.). Учитывая постоянное совершенствование и обновление программно-технического оснащения, находящихся в эксплуатации ККТ, требуется также проведение периодической переподготовки кассиров-операционистов.
Проведенный анализ работы кассиров-операционистов показывает, что большое количество выходов из строя и сбоев в работе ККТ связано с тем, что их эксплуатирует неподготовленный или плохо обученный персонал.
Поэтому наличие подготовленных специалистов по обслуживанию покупателей становится весьма актуальным. Где же взять специально обученный персонал?
7.6.2. Обязаны ли Вы учить кассиров– операционистов?
Имеются конкретные требования к квалификации и образованию кассира-операциониста в организации. В частности, он:
√ должен иметь соответствующую специальность начального профессионального образования (кассир торгового зала, контролёр-кассир и т. п.), указанную в Приказе Министерства образования и науки РФ от 14 декабря 2007 г. № 339 «Об утверждении Перечня профессий начального профессионального образования»;
√ или иметь среднее общее образование и при этом пройти специальную подготовку.
Поскольку к работникам торговли предъявляются требования о наличии профессионального образования и подготовки, то работодатель обязан проконтролировать и обеспечить наличие указанного образования в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
СОВЕТ!
В случае, если работодатель принял на работу работника, не имеющего образования, он обязан обучить работника.
Вопрос о том, где проходить обучение работникам, работодатель решает самостоятельно.
Наиболее рациональной и эффективной системой обучения (подготовки) кассиров-операционистов ККТ является система обучения в два этапа.
Первый этап обучения кассиров-операционистов должен проходить в заведениях, имеющих лицензию образовательного учреждения, по окончании которого лицам присваивается квалификация «кассир-операционист».
В стране имеется сеть различных колледжей и курсов, занимающихся подготовкой кассиров-операционистов, в которых готовят и могут провести переподготовку кассиров-операционистов для работы на всех типах ККТ.
На этом этапе обучающиеся должны приобрести тот минимум знаний, который необходим кассирам-операционистам в их повседневной работе.
Второй этап обучения – это практическое обучение на конкретной модели ККТ. Очевидно, что наиболее эффективно кассиров – операционистов подготовят в ЦТО, с которым у потребителя заключён договор на техническую поддержку ККТ.
Никто лучше специалистов ЦТО (не считая, конечно, разработчика и производителя ККТ) не знает всех особенностей эксплуатации той или иной модели ККТ. И ещё одним преимуществом практического обучения работе на ККТ в ЦТО является то, что при возникновении во время эксплуатации пользователем ККТ каких-либо внештатных ситуаций или других затруднений можно оперативно получить квалифицированную консультацию и практическую помощь.
Специалисты ЦТО помогут получить вашим сотрудникам знания по следующим вопросам:
√ особенности эксплуатации данной модели ККТ;
√ технические характеристики ККТ;
√ основные функции и возможности ККТ;
√ ежедневное ТО;
√ возможные сбои и неисправности ККТ и как их исключить;
√ как быть готовым к любой внезапной проверке налоговиков и др.;
√ возможные ошибки кассиров-операционистов;
√ вопросы техники безопасности;
√ учёт и отчётность.
Также они обучат практической работе на ККТ, работе с дополнительными устройствами: считывателями штрих-кодов, считывателями магнитных карт и смарт-карт, весами, контроллерами топливораздаточных колонок и т. д.
Сегодня в связи с усовершенствованием программного обеспечения и торгового оборудования стремительно меняются и требования к кассирам. Современный расчётно-кассовый узел – это не просто аппарат, который «выбивает» чеки. Это целая информационная система, снабженная несколькими устройствами, программным решением.
Хочется ещё раз отметить, что наличие у Вас хорошо обученных кассиров-операционистов способствует бесперебойной работе ККТ и отсутствию очереди у касс, уменьшению числа выходов из строя ККМ, а также позволит избежать конфликтов с налоговыми органами.
7.7. Как избежать нервотрёпки и штрафов при применении ККТ
Представители налоговых органов, Роспотребнадзора и другие должностные лица государственных организаций, увидев наличие кассового аппарата, с большим желанием придут к Вам с требованием на проверку. У них «слюнки бегут», понимая, что они могут неплохо поживиться на Ваших проблемах при применении ККТ. Ведь сладко и безопасно пнуть тех, кто не может дать сдачи.
Имейте ввиду, что контроль за соблюдением организациями и ИП требований Федерального закона осуществляют и органы полиции в пределах их компетенции.
В первую очередь, они будут трясти Вас как грушу, обнаружив малейшие факты неисправности или неприменения ККТ.
Поэтому Вы должны четко понимать, что такое неприменение ККТ:
√ фактическое неиспользование ККТ;
√ использование ККТ, не зарегистрированной в налоговых органах или не включённой в Государственный реестр;
√ использование неисправной ККТ;
√ использование ККТ, не находящейся на технической поддержке;
√ использование ККТ при отсутствии или повреждении марок-пломб, средств визуального контроля;
√ использование ККТ, по которой отсутствует учет по установленным формам первичной учетной документации либо в указанные формы внесены искажённые данные;
√ пробитие чека с указанием суммы, менее уплаченной покупателем.
ВАЖНО
Также с большим удовольствием проверяющие зафиксируют на чеке отклонение текущего времени более чем на 5 минут.
Любят они проверить, сколько денег находится в денежном ящике. После снятия показаний X– и Z-отчетов они сделают запись в книге кассира-операциониста и проверят, чтобы сумма в денежном ящике совпадала с данными отчетов. Излишки денег расцениваются как неприменение ККТ.
А далее в соответствии со ст.14.5 КоАП РФ могут быть наложены административные штрафы в следующих размерах:
√ на граждан – в размере от 15 до 20 МРОТ;
√ на должностных лиц – от 30 до 40 МРОТ;
√ на юридических лиц – от 30 до 40 тыс. рублей.
СОВЕТ!
А поскольку проверять ККТ они могут практически каждый день, то поверьте нам, «веселая жизнь» Вам гарантирована, если Вы в вопросе применения ККТ не наведете железобетонный «пиночетовский» порядок.
Если не заставите своих кассиров-операционистов четко соблюдать абсолютно все правила, указанные в законе 54-ФЗ и в соответствующих требованиях налоговой инспекции, то постоянные стрессы вам гарантированы.
Обычно в крупных фирмах, например в сетевых супермаркетах, очень хорошо поставлено обучение сотрудников. По крайней мере в области продаж и применения ККТ. А малый бизнес часто пренебрегает адекватным обучением. Вам необходимо следить, чтобы ваши сотрудники:
√ всегда понимали и знали ответственность за нарушение правил применения ККТ;
√ всегда были готовы к различным форс-мажорам и проверкам применения ККТ;
√ умели правильно взаимодействовать с проверяющими органами.
7.8. Попробуем заглянуть в будущее…
Эксперименты с бизнесменами по поводу кассовых аппаратов проводятся постоянно. Основные этапы, за последние лет двадцать, очевидно, многие из вас знают или, по крайней мере, слышали. Это – следующие мероприятия:
√ введение фискальной памяти в кассовые аппараты;
√ установка электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ);
√ введение знаков «Сервисное обслуживание», «Государственный реестр», «Идентификационный знак»;
√ введение марок-пломб.
А в ближайшие годы планируется очередное крупномасштабное российское инновационно-внедренческое мероприятие. В чем его суть? Планируется выпуск контрольно-кассовой техники, с которой информация о печати на чеке сразу будет передаваться в налоговую инспекцию.
То есть, контрольно-кассовая техника и иные компьютерные устройства должны выполнять функцию передачи информации. А для того чтобы в налоговой инспекции эта информация принималась, соответственно, все налоговые инспекции России должны быть обеспечены высокоточной, сложной аппаратурой для приема этой информации. А, главное при этом, – никто не должен влезть, подглядеть, подчистить, похитить эту информацию. Круто?
Для того чтобы эта передача происходила, очевидно, будет введен еще один «монстр» (сотни и тысячи «монстриков» по России) под названием «оператор фискальных данных». И этот чрезвычайно грамотный и умный оператор должен:
√ обеспечить бесперебойную обработку и передачу фискальных данных от каждой ККТ в «свою» налоговую инспекцию;
√ обеспечить соблюдение абсолютной конфиденциальности при обработке и передаче фискальных данных.
Оператор фискальных данных должен иметь право на обработку фискальных данных, соответствующее техническое средство и самостоятельно осуществлять обработку и передачу фискальных данных.
В принципе, конечно, все понятно. Денег в бюджете не хватает, пенсионная реформа рушится, вернее, уже рухнула… Да и денег нашим миллиардерам тоже не хватает. Вы же знаете, какие сумасшедшие затраты у них пошли на яхты, футбольные команды, баскетбольные клубы и т. д.
По этому, было принято решение в нашем Правительстве «напрячь» малый и средний бизнес. А то уж больно хорошо и спокойно они живут.
При этом самое интересное, что в случае временного отсутствия связи, ККТ должна (каким-то образом!!!) в момент восстановления связи обеспечить через оператора фискальных данных передачу в налоговую инспекцию в электронном виде информации о прошедших наличных денежных расчетах, осуществленных с момента прекращения связи до момента ее восстановления.
Передача данных от ККТ в адрес налоговых органов по удалённым каналам связи в том или ином виде применяется в Сербии, Южной Корее, Украине, Армении, Азербайджане и ряде других стран.
Дай Бог вам терпения пережить этот очередной эксперимент. Пережили голод, переживём и изобилие.
7.9. Современная торговля – это ККТ + ПО
Поскольку эта книга рассчитана на начинающих предпринимателей, дадим несколько базовых понятий и сконцентрируем Ваше внимание на важных на наш взгляд моментах. Ориентироваться будем на торговлю, поскольку это самый массовый, в наших условиях, вид малого бизнеса.
7.9.1. Что включает в себя программное обеспечение
Всё программное обеспечение можно разделить на:
√ бэк-офис,
√ фронт-офис,
√ специализированные программы и драйвера.
Бэк-офис это собственно учётные программы. Они являются, безусловно, основным программным обеспечением. К ним например относятся товароучетные программы ПО back-office: «Айтида», «Трактиръ», «Штрих-М», Microinvest, «Бит. Отель». Функционал этих программ специально разработан для автоматизации учета и оптимизации процессов на предприятиях розничной торговли, общественного питания, в гостиничных комплексах, салонах красоты и т. д.
Фронт-офис – это программа для кассира или менеджера продаж. Её главными отличительными чертами являются предельно простой интерфейс и возможность работать с различным торговым оборудованием. Фронт-офис является обязательной частью POS-системы. (PO√ —это Point of Sale – т. е. «точка продаж»). К ним относятся профессиональные системы ПО front-office (Frontol, «АТОЛ», «Трактиръ», «Штрих-М»), созданные для решения автоматизации бизнес-процессов в ресторанной и развлекательной индустрии, на предприятиях розничной торговли.
Специализированные программы предназначены для аппаратного обеспечения. Например, терминал сбора данных (ТСД) – чтобы работать с ним, нужно установить на него специальную программу, которая приобретается отдельно, и настроить её для работы с учётной программой.
7.9.2. Комплекс программ системы 1С
Система программ «1С: Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности предприятий и индивидуальных предпринимателей.
Универсальность и гибкость позволяет применять «1С: Предприятие 8» в самых разнообразных областях:
√ в автоматизации производственных и торговых предприятий и т. д.;
√ для поддержки оперативного управления предприятием;
√ в автоматизации организационной и хозяйственной деятельности;
√ в ведении бухгалтерского учета с несколькими планами счетов;
√ в расширении возможностей управленческого учета, построения аналитической отчётности, поддержки многовалютного учета;
√ в решении задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
√ в расчёте зарплаты и управлении персоналом.
Эта платформа была создана с учётом многолетнего опыта применения системы программ «1С: Предприятие 7.7», которую использовали и используют десятки тысяч потребителей.
7.9.3. Новинки для малого бизнеса. Наши рекомендации
В последнее время на рынке программных продуктов для бизнеса появилась интересная бюджетная новинка – отраслевое решение Microinvest Склад Pro, которое является системным для автоматизации розничных структур: магазинов, складов, ресторанных, гостиничных и развлекательных комплексов.
Эта система позволяет полностью покрыть все нужды и потребности по ведению товароучета для предприятий малого и среднего бизнеса:
√ в сфере торговли: магазины, бутики, супермаркеты;
√ в сфере общественного питания: кафе, рестораны, пиццерии;
√ в развлекательном бизнесе: бильярд, боулинг, сауна,
√ в аптеках и
√ на складских предприятиях.
ВАЖНО
Microinvest Склад Pro отвечает всем требованиям к движению товарных ресурсов в самом предприятии или в сети предприятий, связанных по своей коммерческой или производственной деятельности.
Microinvest Склад Pro позволяет автоматизировать рабочие места от товароведа и технолога, до владельца предприятия. Для каждой категории пользователей указывается роль в системе, определяется набор прав и интерфейсов.
Достоинства продукта:
1. Всегда предлагается максимальная конфигурация.
2. Продукты Microinvest коробочные: только установка и настройка, без необходимости в программистах и консультантах.
3. В комплекте идёт много примеров и документации, что делает продукты исключительно доступными, их поддержка может осуществляться обычными пользователями ПК среднего уровня.
4. Продукты вычисляют остаток товара на текущий момент, после каждой операции.
5. Имеется исключительно передовая интегрированная система скидок. Технология „Ценовые правила” позволяет сделать скидку по партнеру, по времени, „накопительные скидки”, скидки по картам, рекламные акции и многое другое.
6. Продукты поддерживают связь с удаленными объектами в реальном времени, без передачи файлов или отправки писем. Связь осуществляется автоматически, без участия оператора.
7. Имеется обширная гибкая система справок и отчетов, предоставляются большие возможности для анализа результатов. Таким образом, руководство может принимать решения, опираясь на реальные факты.
8. Используется технология. Net и поддержка 5 типов баз данных: Access, MSDE, MySQL, MSSQL и ORACLE.
9. Продукт полностью завершён, успешно внедряется во многих странах, среди которых: Россия, Болгария, США, Румыния, Греция, Кипр, Мальта, Казахстан, Кения, Армения, Грузия, Азербайджан, Молдова и др.
Региональным представителем продаж программных продуктов компании Microinvest по г. Москва и Московской области является Группа Компаний «Аккорд-ККМ» (www. «akkordkks.ru», +7(985) 180-53-30;) которая предлагает услуги по внедрению систем автоматизации «под ключ» для предприятий торговли и сферы услуг, подготовке персонала и дальнейшему сопровождению автоматизированных объектов.
СОВЕТ!
В любом случае, мы бы Вам рекомендовали начинать (обязательно!) с презентации, на которой подробно ознакомиться с предлагаемым ПО. Хорошо поиграть с демо-версией. Задавайте как можно больше вопросов.
Не забывайте, что стоимость складывается из разовых платежей (закупки оборудования и ПО) и пролонгированных платежей (поддержка ПО). Считайте!
В любом случае предпочтительнее производить закупку у той же организации, которая и будет Вас обслуживать.
Экономя, не забывайте – может Вы не так богаты, чтобы покупать самое дешёвые, что Вам предложит рынок?
7.10.Основные шаги при приобретении и эксплуатации контрольно-кассовой техники
1. Шаг первый. Определяем виды расчетов в вашем бизнесе («нал» или «безнал»). Если «нал» присутствует, то «с радостью» понимаем, что ККТ нам жизненно необходима.
2. Шаг второй. Оцениваем примерный объем и количество точек продаж, а также количество необходимых кассовых аппаратов. Определяем, нужны ли запасные кассовые аппараты.
3. Шаг третий. Выбираем ЦТО, с которым будем сотрудничать. Консультируемся с ними по вопросу выбора марки ККТ, их количества, необходимой документации, сопутствующих документов и форм отчётности.
4. Шаг четвёртый. Собственно приобретаем ККТ, проверяем правильность программирования ККТ, заполнения документов, наклейки марок-пломб и СВК. Заключаем договор на техническую поддержку ККТ.
5. Шаг пятый. Проводим обучение кассиров-операционистов. По договору с ЦТО проводим их периодическую аттестацию.
6. Шаг шестой. По согласованию с налоговой инспекцией определяем время и проводим фискализацию кассового аппарата. В обязательном порядке перед фискализацией проверяем наличие всех необходимых документов, договариваемся с ЦТО о присутствии сервисного инженера при фискализации.
7. Шаг седьмой. Готовим (обязательно) необходимые приказы и распоряжения об ответственности кассиров-операционистов по правильности применения ККТ и комплекс методических материалов для обеспечения готовности вашего бизнеса к различным проверкам, как плановым, так и неплановым.
8. Шаг восьмой. Ежедневно контролируйте работу кассира-операциониста по соблюдению требований закона и других регламентирующих документов.
Обращаем Ваше внимание, что если в ЦТО Вам не смогут помочь в подготовке всех необходимых документов для фискализации, обеспечении правильности применения ККТ в Вашей организации и, особенно, в подготовке к возможным проверкам, то бегите из этого ЦТО без оглядки! Найдите приличное и работайте с ним.
Успехов Вам на Вашем тернистом пути!