Длинные совещания, лишенные особого смысла, – самая распространенная проблема в любой отрасли экономики. Это одна из худших черт бизнеса, катастрофически снижающая продуктивность. Она приводит к большим потерям времени и ухудшает рабочий настрой. Вместо того чтобы трудиться, целые конференц-залы занятых людей просиживают долгие часы, зачастую без пользы.
Глупо предполагать, что мы можем обойтись без совещаний. Ведь именно синергия мыслей и идей разных людей обеспечивает успех большинству проектов. Но такие совещания и рабочие встречи необходимо проводить эффективно, иначе это пустая трата времени и сил.
Вот как сделать совещания короче и полезнее.
• Проводите меньше совещаний. Много их и не требуется. Вычеркивайте ненужные совещания из календаря.
• Задавайте правильную цель. Если вы ведете совещание, то с самого начала должны четко представлять себе, каких целей необходимо достичь. Чем яснее вы видите актуальную задачу, тем вероятнее будет успех.
• Сокращайте повестку совещаний. Замечено, что на совещания используется все отведенное на них время. Если вы определяете продолжительность совещания в один час, то, скорее всего, именно столько оно и продлится. Если же вы дадите понять присутствующим, что совещание не должно занять больше 15 минут, то высоки шансы, что его участникам удастся добраться до сути гораздо быстрее.
• Планируйте совещания так, чтобы между ними был минимальный временной зазор. Если присутствующим будет известно, что вам надо принимать участие в другом таком же мероприятии, которое следует сразу за этим, они будут понимать, что задержки для вас недопустимы.
• Не гнушайтесь совещаний в общественных местах. Кафе и другие общественные заведения – отличное место для рабочих встреч и совещаний. Там меньше вероятность того, что вас будут отвлекать подчиненные, звонки по служебным телефонам и другие подобные моменты, которые имеют место на работе. Но позаботьтесь о том, чтобы такие места располагались не слишком далеко от вашего офиса. Иначе время, потраченное на поездку туда, превысит время, сэкономленное для работы.
В среднем в день в США проводится 17 млн рабочих совещаний.Дональд Ветмор [18] , Институт производительности
Говорящий о невыполнимости дела не должен мешать тому, кто делает это дело.Бернард Шоу