1. Возможно всё

Часто движение бизнеса напоминает игру в шахматы: знание типичных комбинаций и способность понять поведение противника. В нашем случае знать типичные методы развития бизнеса и понимать поведение рынка. Все остальные препятствия – это борьба человека с самим собой. Самым крупным управленческим заблуждением является то, что руководитель ограничивает себя в возможностях и ресурсах.

Сталкиваясь с задачей, многие руководители ищут для себя препятствия, чтобы их мужественно преодолевать.

Наиболее часто озвучиваются такие препятствия, как отсутствие связей с закупочным комитетом крупных потребителей, недостаток в бюджете средств на развитие, отсутствие людей, которые готовы работать в компании за средние зарплаты, и т. д.

К этому стоит добавить популярное препятствие – экономический кризис, из-за которого компании предпочитают осторожничать как с новыми партнерами, так и с выплатами по кредиту.

Если проанализировать эволюцию успеха отдельных компаний в преодолении различных бизнес-препятствий, все решения так и ли иначе сводятся к двум подходам.

Первый подход – это коммуникация с лицами, принимающими решения, и с агентами влияния, то есть людьми, имеющими выход на нужных людей и возможность протолкнуть запрос управленца.

Второй подход – это финансирование решения возникшей проблемы. То есть либо отказ от материальной выгоды в данной ситуации, либо инвестирование средств в ее изменение.

Если есть человек, с которым можно договариваться, то это вопрос переговоров. Если такая возможность отсутствует – наступает сценарий инвестиций.

Примечательно, что данный принцип применим не только в бизнесе, но и в быту.

Возможно всё – это всего лишь вопрос переговоров или инвестиций.

 

2. Выбор среды обитания

В жизни есть некие истории, которые повторяются из раза в раз, даже если главный герой изначально знаком с финалом.

История знает ряд случаев, когда большая компания, завоевав пьедестал лидерства, заболевает иллюзией, что она всесильна и так будет всегда. Руководители начинают считать себя богами (отчасти они правы) и не хотят ничего менять. А через некоторое время наступает момент, когда бедная и бесславная еще какое-то время назад компания оттесняет их с первых мест, а иногда и выкидывает с рынка.

С вершины хорошо видно небо, но облака закрывают то, что творится внизу.

Победитель часто видит бизнес в прежнем свете, сначала не замечая, потом игнорируя рыночные тренды.

Более дальновидные руководители, зная, что в состоянии эйфорического покоя таится начало конца, пытаются искусственно начать изменения. Но и в этом случае новые решения зачастую имеют привкус старых. Если сгустить краски, то это похоже на то, как если бы при просьбе к провайдеру организовать офисную телефонию тот начнет устанавливать телефоны с тангентой и ручкой вызова оператора, чтобы связаться с дежурным оператором коммутатора и попросить: «Девушка, Смольный, пожалуйста».

Чтобы разрушить мыслительные ограничения, возведенные собственным успехом, нужно найти прежде всего ту коммуникационную среду, которая позволит наблюдать другие успешные модели поведения, другие взгляды и другие решения, пусть даже кажущиеся странными с нашей точки зрения. Бессмысленно заниматься собственным развитием в кругу закостенелых людей, особенно если вы и они – копия друг друга. Нужны те, кто может чему-то научить, или хотя бы возможность научиться, просто подражая лидеру.

Среда обитания всегда является лучшим тренажером для развития компетенций и мозгов. Взять хотя бы изучение иностранного языка – человек, находящийся в иноязычной среде, существенно быстрее получает навык понимания и разговора, чем тот, кто дисциплинированно сидит дома за учебниками.

Профессиональное развитие в среде, требующей повышенной квалификации, или в команде мастеров своего дела позволяет глубже понимать суть и перенимать опыт лучших.

На пути собственного развития два врага – это зона комфорта, в которой на данный момент пребывает человек, и стойкое желание подкармливать чувство собственной важности.

Это нормально.

Развиваться непрерывно крайне тяжело для нашего сознания. В конечном счете это может стать хобби, которое встречается у некоторой категории людей. Они постоянно учатся на курсах, получают все новое и новое образование, утрачивая при этом связь между практическим применением знаний и теорией. Это зона комфорта.

Личностное развитие имеет перерывы на то, чтобы применить новые знания в собственной жизни или в бизнесе. Потом усовершенствовать их и снова приступить к личному и профессиональному развитию.

Когда человек достигает профессиональных высот или значимого для себя уровня жизни, то он нуждается в лучах славы. Ему нужно блистать, ему нужны почитатели. Это естественно, так как потребности эволюционируют вместе с человеком.

Менять естественную среду обитания непросто, поскольку мы уже привыкли в ней жить, здесь все знакомо и мы обладаем статусом, который не хочется терять.

Пожалуй, самые вязкие среды обитания, через которые проходит большинство, – это школа, армия и вуз. Здесь в силу возраста, закона, места проживания и ограниченности финансовых и социальных свобод человек вынужден проходить развитие, а не инициировать его.

Неудивительно, что в большинстве случаев одноклассники или сокурсники достигают очень разных высот в своей жизни и когда-то дружные компании рассыпаются на касты. Одни выбирают похожую среду обитания и вязнут в ней, другие идут туда, где у них есть перспективы.

Подумайте, где вам стоит поучиться, отбросив комфорт и чувство собственной важности?

Если есть желание поумнеть, то стоит сменить свой круг общения и пойти туда, где по сравнению с остальными вы даже меньше чем ноль.

 

3. Удобное кресло

Организация рабочего пространства помогает делать бизнес удобнее. Там, куда легко добраться, легко работать и легко принимать решения, дела идут успешнее.

Работа начинается с местоположения. Офис должен быть удобен не только для бизнеса, но и для людей, которые работают в нем. Если сотрудник тратит много времени на поездки из дома на работу и с работы домой, то энергии на решение текущих задач у него остается меньше. Опоздания, в том числе непреднамеренные, вынуждают руководство реагировать, иначе это будет провоцировать снижение трудовой дисциплины. Ну а реакция руководства на опоздание является демотивирующим фактором.

Есть компании, у которых офис и, например, производство или склад разнесены. Если есть возможность минимизировать расстояние между этими объектами, то надо это сделать. Так вся компания будет действовать как единое целое лучше, чем отдельно взятые подразделения. Перемещения сотрудников в рабочих целях и доступ клиентов в офис или на склад тоже должны быть рациональными.

Организация рабочего места сотрудников, несомненно, влияет на производительность труда. Офисное рабочее место лучше разделить на три зоны.

Первая – зона работы. Там должно быть шесть – девять объектов, не больше, так как наше внимание одновременно может удерживать именно такое количество. Если их становится больше, то сознание проводит кластеризацию объектов и внимание рассеивается. Обычно в рабочей зоне находятся монитор, клавиатура, мышь, телефон, ручка, документ. Есть и другие варианты. На компьютере открыто не более трех окон, чтобы не рассеивать внимание и не перегружать систему. В поле зрения нет других объектов, нет стикеров с задачами на мониторе, коробки с печеньем и т. д.

Вторая зона – зона отдыха. Здесь можно поставить кружку с дымящимся чаем, фотографию семьи, положить открытку с поздравлением, конфеты и т. д. В этой зоне находится все, что повышает настроение сотруднику.

Третья зона – зона ожидания принятия решения. Здесь обычно находится несколько лотков для бумаг. Сюда складываются документы на подпись, документы для ознакомления, документы, которые поступят в работу позднее. Задача зоны: аккумулировать хаос задач, чтобы они не отвлекали сотрудника от работы. Разумеется, в течение рабочего дня или недели запланировано время, чтобы сотрудник смог разобрать все накопленные документы.

Для подразделения лучше задачи визуализировать, например с помощью визуальных досок, это помогает видеть положение вещей и обращать внимание на главное. Можно красным выделять проблемы, зеленым – достижения. Так информация воспринимается более наглядно.

Ожидая воплощения целей, сначала настрой пространство.

 

4. О добровольном рабстве и о личностных метамоделях

Бывает, что если задуматься, то в собственной жизни можно найти уверенную закономерность взлетов и падений, которая тесно связана и с бизнесом.

Когда строится бизнес, заключаются договоры и выбирается вроде бы перспективное направление, то не всегда на выходе мы получаем то, на что рассчитывали.

Если взять для анализа продолжительный период собственной рабочей деятельности или деятельности подчиненного, то несложно найти четкие закономерности. Например, человек начинает много дел одновременно и никогда не доводит начатое до конца. Нигде, даже в нерабочей деятельности. Работает с раннего утра и до позднего вечера – зарабатывает копейки. Ждет всю жизнь удобного момента, а мрачные тучи лишь сгущаются.

Наши сотрудники, да и сами руководители, часто вместе со своими фобиями, неврозами и суевериями делают наш бизнес невротичным. Причина тому метамодель… некий ржавый механизм мышления наших подчиненных.

Первые описание метамодели появились в середине семидесятых годов прошлого века. Это явление описали основатели НЛП, но придали ему лишь лингвистическое значение. Позже понятие метамодели было расширено и получило несколько трактовок, одну из них мы рассмотрим.

Итак, метамодель – это персональные механизмы мышления и сценарии поведения, которые были сформированы в результате либо тренировок, либо воздействия внешней среды на личность человека. При этом чаще всего метамодель формируется под воздействием внешней среды и, к сожалению, не всегда позитивно.

Как же исправить злую судьбу?

Как правило, у руководителя есть две-три метамодели, опираясь на которые он подсознательно выбирает главную стратегию собственной жизни. И разумеется, не всегда самую эффективную.

Первое, что нужно сделать, чтобы оковы слетели, – это задать себе вопрос: почему результат, который необходим, не достигнут?!

Когда появляется привычный ответ, он обычно бывает социально ожидаемым. Тогда задайте себе еще один вопрос: а какова настоящая причина? Что заставляет вас поступать так, а не иначе?

Важно найти истинную причину, именно она является ключом метамодели.

Зачастую люди избегают искать истинные причины своих неудач, потому что боятся признаться себе в собственной слабости. Слабость – это продолжение генерирования неудачи.

Когда образно причина будет определена, то нужно ее формализовать, то есть описать в виде схемы: условия внешней среды – причина – модель мышления.

И третье, эта схема должна быть постоянно перед глазами. В виде простого рисунка или напоминания: будь лучше или… зарабатывай деньги.

Каждый человек сам выбирает свои ограничения.

 

5. Вирус успешности

Личная эффективность руководителя строится не только на умении принимать решения, но и на личной дисциплине в отношении запланированных дел.

На многих предприятиях в какой-то момент были предприняты шаги по планированию развития и управлению рисками. К сожалению, чаще всего такие мероприятия заканчивались бумажными планами. Благодатная почва не всегда дает росток следующей важной части – управлению исполнением. Чаще всего под управлением исполнением подразумевается контроль. Контроль – одна из важных частей в процессе достижения результатов, но есть еще и постановка конкретных задач, обеспечение ресурсами, мотивация и, в заключение, корректировка рабочего поведения.

Встречаются такие случаи, когда человек обладает компетенцией и мотивирован на выполнение задачи, но результата нет. Учебники западных бизнес-школ подчеркивают, что, скорее всего, у сотрудника нет ресурсов для достижения цели. Или формально мотивация на достижение цели ниже, чем мотивация на недостижение.

Есть и третий вариант – привычка действовать малоэффективно. Например, курение, тоже привычка, и даже если у курильщика есть все возможности бросить курить и высокая мотивация, то далеко не каждый человек сможет это сделать, хотя искренне этого хочет.

Успешность – это привычка действовать эффективно, и задача управленца создать такую привычку прежде всего у себя, а затем – у своей команды.

Самый простой и действенный способ – это отдельный блокнот.

Зачастую бывает, что в наши планы вмешиваются обстоятельства или мы сами в силу разных причин отменяем то, что хотели получить.

Предлагаемая технология позволяет эффективно получать желаемое, достигать результата.

Выберите любое действие, которое вы сможете выполнить без каких-либо усилий и которое сможете повторять каждый день. Например, выпить утром чашку зеленого чая, придя на работу, включить компьютер, почистить зубы перед сном.

Если разбить на категории сложности все задачи, которые нам встречаются, то нужна задача на один-два балла из десяти. Вам нужна задача, которую вы и так каждый день решаете. Впишите выбранную задачу в свой блокнот, начиная с завтрашнего дня, и записывайте каждый день в течение четырех – шести недель (именно столько времени формируется привычка).

Здесь должно всегда действовать правило: «Сначала запись, потом исполнение». Сразу после решения задачи ее надо вычерк нуть.

Такая технология каждый день тренирует личное намерение, приучая подсознание к формуле: «Все что записано в блокнот, – все сбывается».

В вашем ежедневнике не должно быть задач, вписанных задним числом, переносов выполнения и задач, которые не решили.

Через неделю можно повысить сложность задач и вписывать задачи, которые только что возникли перед вами.

Успешность – это вирус, улучшающий жизнь, но имеющий побочные эффекты.

 

6. Отдых как работа

На работу среднестатистический человек тратит существенную часть своей жизни. И чаще всего это происходит из-за потребности в деньгах, чтобы с их помощью устроить свою жизнь и жизнь близких. Встречаются случаи, когда люди достигли уровня финансовой независимости, прошли эту ступеньку и оказались на следующей. Работа для них – это приятное времяпрепровождение, возможность быть востребованными или повысить свой статус. Как бы то ни было, большинство людей продолжает работать, работать и работать.

Зачем люди работают? Для чего работать, если финансовые потребности закрыты? Каким будет вознаграждение?

Масса книг рассказывает руководителю, как он должен работать, но почти нет изданий или обучающих мероприятий, которые рассказывали бы о том, как ему отдыхать.

Рабочий ритм задает и ритм образа жизни человека, так как одну треть своей жизни он тратит на работу.

Как ни странно, но отдых тоже требует усилий, правда, несколько другого рода.

Когда руководитель планирует свою рабочую неделю, месяц или год, он должен начинать планирование со своего отдыха, подсознание должно знать, что за вознаграждение его ожидает.

Отдых категорически не рекомендуется переносить, отдыхать нужно в запланированное время. Если перенести отдых на прием пищи, то получится такой пример: появилось свободное время – можно перекусить до обеда, если так делать, то обычно это сказывается на стройности человека. Или наоборот, заняться делами, а когда их доделаешь, тогда можно и пообедать, на три-четыре часа позже обеденного времени. Да, прием пищи улучшит тонус, но так как организм уже переутомлен, тонус не восстановится до того уровня, каким он стал бы, если бы обед был съеден вовремя.

Хороший отдых бывает тогда, когда выполняются три условия.

Первое – это смена местонахождения. Работали в городе – отдыхайте на природе.

Второе – это смена вида деятельности. Работали головой – отдыхайте телом.

Третье – это смена типа активности. Работали интенсивно – отдыхайте размеренно.

Три перечисленные составляющие дают возможность подобрать именно ту модель отдыха, которая позволит вам лучше всего набраться сил для работы.

Руководитель, который не отдыхает, подвергает риску не только себя, но и своих коллег и уж точно бизнес.

 

7. Нетворческие методы для творческих задач

В любом бизнесе есть часть, которая требует харизмы и фантазии. Есть работа, которая не зависит от логики и механических действий, как, например, сортировка документов или составление бюджета. Творческая деятельность требует скорее применения личных качеств сотрудника, нежели соблюдения бизнеспроцессов.

Для бизнеса как системы творческие специальности и задачи подобного рода являются хаосом. Единственная ситуация, в которой бизнес развивается, основываясь на деятельности креативной группы, имеет место, если лидер компании тоже креативный человек. Но без творческого подхода бизнес становится серым и затратным.

Любая система стремится все упорядочить и разложить на бизнес-процессы. Но как известно, музы не подчиняются регламентам.

Для того чтобы муза посетила, нужно все подготовить к ее приходу. Нужно настроить пространство. У каждого человека, каким бы он атеистом ни был, есть свои собственные ритуалы, которые он соблюдает, перед тем как начать творить. У кого-то это разваленные документы на рабочем столе. Кому-то достаточно налить чашку горячего кофе. Кто-то полдня раскладывает «косынку».

После ритуала надо настроить мозг на поиск решений и идей. Например, написать за пятнадцать минут сорок методов применения одного метра скотча или двадцать методов выйти из кабинета. При этом писать любой бред, который придет в голову, если нет конструктивных идей или они закончились.

Теперь нужно произвести точную настройку на задачу. Начать писать, рисовать, чертить – творить. Не зачеркивать и не выкидывать, просто следующую мысль начинать с чистого листа. Когда родник пробивается из земли или когда копаешь колодец, то всегда сначала течет мутная вода и только потом вкусная и кристально чистая. Важно дать время, а главное – возможность слить весь мусор из головы.

Решать творческие и нетипичные задачи нужно всегда с подготовки, в процессе которой уже возникает масса идей. И это существенно сокращает время.

Прежде чем рисовать, заточи карандаши.

 

8. Управление исполнением

Зачастую управленцы, научившись точно планировать работы на продолжительный период, сталкиваются с тем, что подчиненные, как и сами руководители, нарушают поставленный срок.

В любом бизнесе есть сезонность, которая одни периоды насыщает задачами, а другие делает настолько разряженными, что политика некоторых компаний строится на искусственном выдумывании дополнительных задач персоналу. В периоды интенсивной нагрузки, такие как, например, конец квартала или конец года, перед компанией чаще всего возникает больше задач, которые, конечно же, должен выполнить персонал.

В некоторых компаниях от сотрудников можно услышать фразы: «Сейчас завал по работе! Я как подумаю, какую гору задач мне надо разгрести, так..» – и дальше идут варианты.

Наши подчиненные, получая список заданий, вырабатывают свое представление о необходимом объеме усилий для исполнения порученного. В большинстве своем это представление носит оттенок неподъемности, а иногда и обреченности на сверхурочную работу. Зачастую такой образ, такое ощущение у персонала вызывают либо объемные задания, либо задания, которые подчиненные не в полной мере понимают, как выполнить.

Есть и третья причина – личностные препятствия – факторы, которые вызывают личную неприязнь к заданию и негативные эмоции. Например, когда задание связано с серией согласований документов, с должностным лицом, с которым у нашего подчиненного конфликт. Наличие подобного рода задания в лучшем случае вызывает острую критику со стороны подчиненного, в худшем – образует продолжительный рабочий стресс, из-за которого вяло выполняются и остальные задания. То есть страдает исполнение.

Как повысить управление исполнением?

Так как задачи есть, то их все равно нужно решать. При этом важна роль руководителя как наставника для своего подчиненного. Прежде всего вместе с подчиненным нужно использовать метод декомпозиции, то есть все сложные и объемные задания разбить на более мелкие, вплоть до примитивных действий.

Вначале это может вызвать недоумение со стороны персонала, и здесь важно подчеркнуть нужность этой процедуры, по крайней мере на начальном этапе. Так огромная задача будет разбита на список мелких простых задачек, которые зачастую могут решаться параллельно с другими.

Здесь важен психологический эффект, который состоит в том, что, во-первых, мы планово приближаемся к ожидаемому результату выполнения задачи и, во-вторых, вычеркивая из огромного списка очередную подзадачу, работник формирует лично у себя привычку ставить задачу – и выполнять ее.

Планировать не всегда легко, но еще сложнее это выполнять.

 

9. Правило Парето

Построение бизнеса в целом, как и его отдельного направления, требует внимания к разным деталям. Как разобраться, с чего начать?

Бизнес-деятельность требует учитывать различные факторы, которых порой бывает множество. Чтобы гарантировать бизнесрезультат, управленцы вынуждены инвестировать свое время и финансы в задачи, порой того не требующие.

При регулярном менеджменте наши сотрудники часто погрязают в массе мелких задач. А вроде бы еще вчера работающие бизнес-процессы перестают работать как часы. Это обычно происходит при смене фазы роста компании или при изменении конъюнктуры рынка. Содержание бизнес-модели начинает требовать больших финансовых вливаний даже в стабильной ситуации и при отсутствии новых проектов.

Менеджмент требует увеличения бюджета на расходные операции, затрат на вспомогательные бизнес-процессы и найма дополнительного персонала.

Процессы, удовлетворяющие эпизодические потребности бизнеса, как строительные леса, окутывают его основное здание. И через какое-то время бизнес-архитектура становится громоздкой и неэстетичной.

Разросшийся штат и дерево бизнес-процессов требуют постоянного вливания ресурсов и непрерывного контроля. Это делает бизнес неудобным. Как определить, что здесь главное, а что второстепенное? Как взглянуть со стороны на бизнесстроение?

Нам поможет правило Парето. Что это и как оно работает?

Итальянский экономист Вильфредо Парето в 1897 г. обнаружил некую закономерность, которая позже была сформулирована так: 20 % причин порождают 80 % следствия.

Двадцать процентов людей обладают 80 % капитала. Двадцать процентов клиентов дают 80 % оборота. Двадцать процентов управленческих решений вызывают недовольство у 80 % персонала. Двадцать процентов операций с клиентами провоцируют 80 % рекламации со стороны клиентов.

20/80

В прикладном действии этого правила мы можем убедиться, даже когда едем утром на работу. Потому что 80 % пробок создаются 20 % перекрестков.

И обратный ход этого правила: 80 % усилий дают 20 % результата. Восемьдесят процентов клиентов интересует 20 % продуктовой линейки компаний. Восемьдесят процентов рабочего времени тратится для выполнения 20 % задач. Восемьдесят процентов ресурсов компании направлено на обеспечение 20 % бизнес-процессов. Восемьдесят процентов факторов влияют лишь на 20 % вашего бизнеса.

Используйте это правило, когда приедете на работу. Начните с оптимизации рабочего дня. Делайте бизнес удобным.

Двадцать процентов причин формируют 80 % следствия.

 

10. Какие задачи можно не выполнять

В любой бизнес системе, у каждого сотрудника есть задачи, над решением которых он должен работать в течение различных периодов. При этом каждый выбирает сам, какие задачи выполнять немедленно, а какие – бесконечное количество раз откладывать на «завтра».

Порядок выполнения задач зачастую состоит из следования по простому списку, который был составлен по мере их поступления. Часто задачам, которые были получены от руководителя на несколько ступеней выше или в эмоционально-окрашенных ситуациях, внимания уделяется больше и приоритет исполнения ставится выше, хотя это могут быть пустяки. При этом управленец часто забывает о главном: какие задачи дадут наибольший бизнес-результат?

Существует около десятка простых методов расстановки приоритетов в решении бизнес-задач. Мы рассмотрим один из них – это метод расстановки приоритетов, разработанный Эйзенхауэром, военным и политическим деятелем, президентом США.

Когда Эйзенхауэр планировал свой рабочий день, то он распределял все задачи по двум критериям – важности и срочности. При этом критерий важности отвечал за влияние состояния решенности задачи на бизнес или бизнес-результат.

Как расставить приоритеты?

Комбинация приоритетов делит все задачи на четыре категории.

«Важно и срочно» – задачи, к которым следует приступить немедленно и выделить для их решения максимум ресурсов, в том числе и времени. Такие задачи еще называют задачами категории «А». От их выполнения существенно зависит бизнес-результат, а остальные задачи, как правило, являются обеспечивающими эти. Практика показывает, что такими задачами управленец должен заниматься лично.

Следующая категория задач – это «важно, но не срочно». Задачи, которые всегда стоят в повестке дня управленца и решение которых чаще всего откладывается до момента перехода их в категорию «А», – «важно и срочно».

Следующая категория задач – «не важно, но срочно». Задачи, которыми чаще всего оперируют управленцы среднего звена. Как правило, это непродолжительные задания, и выполнение их возможно параллельно с заданиями более высокого приоритета.

И задачи низшей категории – «не важно и не срочно». Обычно рабочий день среднестатистического менеджера состоит именно из таких задач. Они не оказывают существенного влияния на основной бизнес-результат и требуют кратковременного внимания. Если не важно и не срочно, то как они вообще появились в списке управленца?

Теперь о том, как выбирать приоритеты. Для этого достаточно представить собственную жизнь в каком-то из этих квадратов. В квадрате «срочно и важно» жизнь будет в аврале. В противоположном квадрате «не важно и не срочно» будет прожигание жизни без какой-то определенной цели. Жизнь в квадрате «не важно, но срочно» будет наполнена суетой и болтанием в чужих жизненных потоках. И только приведение дел в соответствии с квадратом «важно и не срочно» сделает жизнь равномеренной и даст достаточно ресурсов, чтобы добиться своей главной цели.

Расставляя заблаговременно приоритеты, вы прежде всего экономите свои ресурсы… и свое время.

 

11. Куда уходит время

С ростом компании растет и объем задач, которые компания должна успевать решать, чтобы сохранить свою стабильность и динамику развития. Постепенно вместе с задачами возрастает и нагрузка на персонал, достаточно свободный рабочий день постепенно начинает уплотняться. Увеличивается и интенсивность бизнес-активности. Управленцы начинают сталкиваться с ситуациями, когда вроде бы те же самые задачи начинают требовать больших временных и человеческих ресурсов. Эта организационная ситуация чаще всего решается одним из двух популярных способов. Первый ведет к увеличению фонда оплаты труда, так как для того, чтобы успевать выполнить весь объем задач, нужно нанять дополнительный персонал. И второй – к увеличению продолжительности рабочего дня, которая, даже с оплатой сверхурочных, приводит к общей утомляемости персонала, а интенсивность работы все равно продолжает падать.

Некоторые управленцы стараются наладить логистику взаимодействия внутри компании, пытаются найти решения для облегчения рабочего дня своих подчиненных. В определенных случаях это дает возможность увеличить рабочий потенциал, но не всегда приводит к реальной разгрузке персонала. И подчиненным не хватает времени на выполнение текущих задач.

На что уходит рабочее время? В большинстве случаев выполнение любой задачи состоит из набора процессов. И наоборот, временной промежуток между двумя задачами состоит из процессов, но только чуть иного характера.

Эти процессы называют поглотителями времени, то есть факторами, которые заставляют менеджера отвлекаться от выполнения рабочих задач. Наибольший поглотитель времени, с которым сталкивается большинство компаний, – это социальные сетевые сайты, точнее, навязчивое ожидание нашим менеджером сообщений и новостных обновлений от других пользователей. Когда на странице появляется пометка о сообщении или конвертик почтового клиента в нижнем правом уголке экрана, то это часто отключает мозг и с непреодолимой силой заставляет наших подчиненных отложить все дела и смотреть: что же там пришло?!

Особенность национальной коммуникации состоит в том, что есть определенные ритуалы, которые совершает большинство сотрудников в течение рабочего дня. Например, в пик рабочего дня устраивать негласный технический перерыв на распитие чая или устанавливать график перекуров, особенно в офисах, где курить запрещено. Так, в одной из федеральных сетевых компаний при оптимизации рабочего дня сотрудников бэк-офиса замеряли время, которое тратит на перекуры среднестатистический курильщик, и обнаружили, что один перекур занимает около тридцати минут, так как, чтобы дойти до зоны курения, нужно пройти по длинному коридору, дождаться лифта, выйти из здания, перекурить и повторить все снова, чтобы вернуться на свое рабочее место. В результате была изменена система оплаты рабочего дня, компания начала экономить на курильщиках и… приняла участие в оздоровлении нации.

На поглотителях времени можно не только терять, но и зарабатывать.

 

12. Усталость компаний

После достижения значительных успехов всегда наступает усталость компании, которая обусловлена спадом рабочего тонуса ее сотрудников в том числе. У людей, которые работают в компании, есть свои взлеты интенсивности и упадка рабочих сил.

Обычный рабочий график подразумевает работу с девяти-десяти утра с обедом в середине дня и окончанием в восемнадцать-девятнадцать часов. У большинства сотрудников высокий индекс работоспособности наступает с утра, примерно в девять часов, и достигает своего пика к одиннадцати-двенадцати часам. В это время лучше всего привлекать сотрудников к решению наиболее трудных задач, в том числе и неприятных, если такие есть.

Затем наступает спад, который достигает своего апогея примерно в период с четырнадцати до шестнадцати часов. Это особенно заметно, если плотно пообедать – наш организм поддается инстинкту: поел – задачу выживания выполнил, теперь можно и отдохнуть. В этот период лучше заниматься неважными задачами, требующими немного времени для их решения.

Ближе к шестнадцати часам тонус организма возрастает и готов к новой рабочей интенсивности. Это время длится примерно до восемнадцати-девятнадцати часов и в отличие от первой фазы сила тонуса меньше примерно на 30–50 %, поэтому в этот период лучше решать задачи, требующие много времени, и в не слишком интенсивном темпе.

В ряде компаний психофизиологические ресурсы персонала используются нерационально. В период высокой интенсивности, до одиннадцати-двенадцати часов, проводятся многочасовые информационные совещания, устраиваются технические перерывы на распитие чая и т. д., что не прибавляет компании производительности.

Конечно, периоды интенсивности есть и в течение недели. Например, большинству государственных организаций присущи высокая нагрузка по понедельникам и почти полное отсутствие дел по пятницам. Отсюда и поговорка, что в России понедельник – день тяжелый. Есть и противоположный график, например в сфере ресторанного обслуживания, бутиков, торговых центров и т. д.: апогей наступает в пятницу вечером и длится всю субботу.

График недельной интенсивности задает клиентский спрос, но там, где это зависит от руководителя, нужно стараться распределять нагрузку равномерно, что полезно и для бизнеса, и для сотрудников.

 

13. Временные наркоманы

Вы знаете живых успешных наркоманов? Нет?! Их не существует.

Наркоман планирует свою жизнь в среднем на шесть – восемь часов вперед. От дозы до дозы. И никогда не задумывается о своем будущем и о людях вокруг.

На какой период составляете планы вы и ваши сотрудники?

Как минимум одну треть свой жизни мы проводим на работе. Мы общаемся с людьми. Они вовлекают нас в свои планы. И мы вынуждены участвовать в них.

В нашей повседневной жизни есть ряд факторов, заставляющих нас ждать или совершать дополнительные действия, выполнение которых мы не планировали. Нам приходится тратить время на пробки, стоять в очередях, ждать ответа от бюрократической системы.

Бизнес зависит от людей, которые иногда имеют свойство забывать, перекладывать проблемы на других, вносить неопределенность в рабочую деятельность. Люди – это самый сильный и слабоконтролируемый поглотитель времени.

Наши сотрудники строят свою деятельность, исходя из личных приоритетов, привычек и планов разной протяженности. От понедельника и до субботы. От квартала до квартала. От отпуска до отпуска. Некоторые живут, как наркоманы: от начала рабочего дня и до его конца или… даже до обеда.

У них постоянный завал, им не хватает рабочего дня. Действия их хаотичны. А вечером они шумно выдыхают: «Фу… Закончился еще один день…» Они смутно представляют себе, что они будут делать завтра. Они постоянно говорят: «Мне не хватает времени…» Они назначают встречи или совещания с формулировкой «Надо встретиться…». Они долго раздумывают в ответ на вопрос: зачем?

Они говорят вам: «Давайте позднее созвонимся…» И звонят вам в понедельник вечером, чтобы созвониться во вторник с утра. А во вторник утром уточняют время, чтобы согласовать встречу после обеда. Они заставляют вас менять планы. Они крадут ваше время.

Как их ссадить с временной иглы? Чаще задавайте таким людям вопрос «зачем?» Зачем надо еще раз созваниваться? Зачем завтра уточнять то, что известно уже сегодня? Зачем встречаться, если вопрос решается с помощью электронной почты или по телефону? Старайтесь спрашивать настойчиво, чтобы сотрудник сам для себя смог сформулировать цели и организационную ситуацию. Если вам отвечают туманной формулировкой, то задайте дополнительные вопросы, проясняющие детали.

Постепенно приучайте менеджеров к расширению периода планирования. Начните с категорий, которыми мыслят такие люди. Задавайте вопросы: «Какие задачи стоят перед вами в первой половине дня? Над какими проектами вы работаете во второй половине недели?» Тем самым вы формируете у менеджера образ планирования, и он вынужден заглядывать чуть дальше, чем привык. Сделайте акцент на управление исполнением. Спрашивайте менеджеров об этапах выполнения задачи и сроках. Задавайте вопросы: «Зачем надо выполнять это действие или этап? Почему поставлены именно такие сроки?»

Таким образом, ваши менеджеры будут выходить из образноинтуитивного представления о времени в рациональное представление.

Не будьте наркоманами, планируйте.

 

14. Как найти причины, чтобы не выполнять задачу

Когда управленец ставит задачу перед своим подчиненным или даже перед самим собой, то через какое-то время обнаруживается, что решение этой задачи упирается в какой-то барьер.

Какие стены перекрывают путь к результату?

Любой из руководителей хотя бы раз задумывался о том, почему, поручая задание одному подчиненному, знаешь, что он его выполнит быстро и до конца, а на другого постоянно сыплются какие-то проблемы, которые втягивают управленца в их разбор и устранение.

Все факторы, которые влияют на эффективность выполнения задачи или достижения цели, делятся на две категории: внешние и внутренние. Наши подчиненные почти всегда определяют факторы как независимые от себя, то есть как внешние.

Тем не менее к внутренним факторам относятся те, которые зависят лично от вас. Ваше настроение, ваши навыки и знания – это то, как к вам относятся в коллективе, то, как вы умеете договариваться, это то, сколько вы стоите на работе. К внутренним факторам относится в том числе и взаимодействие со смежными подразделениями, а также с клиентами. Лично от вас зависит успешность продаж. Это не у вас не купили, это вы не продали.

Так какие же они, внешние факторы?

К внешним факторам относятся те, которые лично от вас не зависят, или ваши усилия, приложенные для преодоления этих факторов, принесли низкорентабельный результат. Например, осенью можно убедить всех сотрудников офиса, чтобы те купили по тепловентилятору и, придя домой в пятницу вечером, открыли окно и включили эти приборы для обогрева улицы. Чтобы в субботу – в выходной – погода была теплее. Существенное потепление вряд ли это принесет.

К внешним факторам относятся только шесть пунктов:

• Природные явления и погода.

• Закон. Хотя для некоторых компаний закон относится к внутренним факторам.

• Политическая ситуация в стране. Для некоторых некоммерческих организаций она тоже входит в число внутренних факторов.

• Общеэкономическая ситуация.

• Форс-мажор, то есть обстоятельства непреодолимой силы, например задержка вылета самолета на сутки из-за погодных условий, когда вы летите на переговоры. Или авария на электростанции, которая на весь день лишает электричества ваш офис. Хотя в последнем случае можно принять управленческое решение, распустив сотрудников по домам, чтобы они доделали свою работу на личных компьютерах.

• Время… как физический показатель.

Личный вклад эффективен тогда, когда в вашем списке… не больше шести внешних факторов. В противном случае у вас есть поводы отложить работу.

 

15. О потерянном времени

Саморазвитие чем-то похоже на диету. Нужно найти оптимальный вариант, изменить свой образ жизни и следовать правилам даже тогда, когда очень хочется все бросить.

Люди склонны навешивать ярлыки на методы и решения, которые им не нравятся, особенно на те, которые заставляют меняться или показывают слабость их характера. Бессмысленно тратить свою жизнь на то, что не будет доведено до логического конца. Наверное, большинству людей стоит оставить все, как есть, и плыть по течению. Хотя при двух возможностях всегда лучше пробовать новую.

Иногда улучшает бизнес-результаты уже само решение попробовать. При этом получение бонуса в виде дома, яхты, прислуги, общественного признании и т. д. чаще всего происходит, когда человек совершает хотя бы небольшие, но регулярные шаги в направлении своих целей. Если проигрывать результаты в голове, то и результаты будут только в голове.

Руководители много времени тратят на ерунду, бесконечные совещания, бесполезные встречи в ресторане, поглощение литров кофе, посещение социальных сетей и т. д. Мало кто способен побороть ложные искушения в вопросе статуса или «деловых» привычек. Время – тоже актив, который должен приводить или к капитализации, или к улучшению психофизиологического тонуса руководителя, повышая его предприимчивость не только на работе, но и в жизни.

Призывая свою команду к развитию, руководитель может услышать гордое возражение: «Мы все это знаем!» Тогда стоит задать циничный вопрос: «Если вы такие умные, то почему не такие богатые?»

При рассмотрении одних и тех же ситуации и управленческих решений с разных сторон у пытливого ума всегда появляется простор для действий. При этом большинство людей предпочитает упираться, упорно отстаивая свое мнение, как будто оно – единственно возможное.

Так ничего нового и не узнали?! Тогда чему научились?