Убеждайте, договаривайтесь, эффективно готовьтесь к встречам и плодотворно их проводите. Бизнесхаки в этом разделе – вам в помощь!
49. Повестка в Google Docs
Сделайте в Google Документах текстовый файл с повесткой встречи и откройте доступ всем участникам.
Так накануне встречи каждый сможет занести свои вопросы и идеи и ознакомиться с общим планом мероприятия.
Когда все заранее представляют в деталях, о чем пойдет речь, и готовятся соответственно – встреча проходит гораздо эффективнее.
50. Жесткий тайминг на встречах
Обязательно запланируйте время на все вопросы, включенные в повестку. Так вы сможете понять, насколько велика вероятность успеть обсудить все, и, возможно, сразу решите разделить встречу на две или отказаться от неприоритетных вопросов.
После каждой встречи анализируйте обратную связь: насколько все соответствовало таймингу, на какие вопросы нужно закладывать больше времени, а на какие меньше.
Обязательно предусмотрите в расписании встречи перерыв, особенно если она длится более полутора часов. Никто не может концентрироваться на протяжении нескольких часов. А с перерывом даже длинные встречи и совещания пройдут максимально продуктивно.
Чтобы жестко соблюдать тайминг, можно сделать так, как уже поступают в некоторых компаниях: повесить в переговорной табло или поставить на стол часы с обратным отсчетом. Все участники встречи будут видеть, как уходит время, отведенное на обсуждение, и сколько его еще осталось.
51. Повторяющееся собрание: Анализируем отдачу
Классический цикл Деминга (Plan-Do-Check-Act, PDCA) отлично работает в случае с регулярными встречами и совещаниями. Просите участников после каждой встречи поделиться впечатлениями, рассказать, что им понравилось, а что нет и что можно улучшить (Check) и запланируйте соответствующие корректировки на следующий раз.
Так вы встанете на путь постоянных улучшений и сделаете вашу встречу гораздо более продуктивной уже через несколько итераций. Проверено в МИФе.
52. Называйте причину
Если вы читали известную книгу Роберта Чалдини «Психология убеждения», то наверняка помните об эксперименте с ксероксом. А если нет – сейчас узнаете о нем (книгу Чалдини мы горячо рекомендуем в таком случае прочитать – в ней еще много интересных экспериментов и методов убеждения).
Эксперимент проводила бихевиорист Эллен Лангер и ее коллеги.
К очереди на ксерокс подходил человек и спрашивал: «Простите, можно мне пройти без очереди? У меня всего пять страниц». На такую просьбу откликались 60 % людей. А когда добавилась причина («…потому что я очень спешу») откликнулось уже 94 % людей.
Забавно, что при бессмысленной, тавтологической причине – «…потому что мне нужно сделать копии» (ведь всем в очереди нужно было делать копии!) откликались почти те же 93 % стоявших в очереди.
Так что у слов «потому что» есть сила. Пользуйтесь ею.
53. Никогда не опаздывать
Чтобы стать пунктуальным, не опаздывать на внутренние и внешние встречи, можно делать так: пообещать всем, что если вы опоздаете, то заплатите за еду/напитки (если встреча внешняя, в кафе или ресторане) или за то время, что вас ждали (например, одна минута вашего опоздания делает каждого, кто вас ждал, богаче на 50 рублей).
Такой подход очень стимулирует приходить вовремя или даже заранее.
Помните: лучше прийти раньше на десять минут, чем опоздать на одну.
54. Ультракороткие совещания
Бич компаний – длинные совещания, рабочие встречи, митинги.
Попробуйте проводить их стоя – как проводил рабочие встречи со своим кабинетом Берлускони (в бытность премьер-министром Италии).
Вряд ли такое совещание продлится больше получаса.
И для экстремалов: в одной компании совещания проводят в положении «планка» (если вы не знаете, что это такое, загляните в интернет).
Две-три минуты – и совещание заканчивается ☺.
55. Совещания в «неровное» время
Назначайте встречи и совещания на необычное, «неровное» время: не на 10:00 или 7:30, а на 8:23 или 7:56.
Во-первых, это стимулирует людей не опаздывать – более «точное» время повышает и точность участников.
Во-вторых, участники встречи априори ожидают чего-то необычного, так как первая же «точка контакта» – назначенное время – оказывается нестандартной.
56. Изопраксия (Подражание жестам партнера)
Лайфхак от спецслужб: подражательные невербальные действия, то есть повторение жестов собеседника, создают благоприятное впечатление и позволяют эффективнее налаживать дружеские отношения.
Игорь Манн:
Кстати, известно, что «отзеркаливание» собеседника увеличивает вероятность успешного закрытия сделки на 50 %.
57. Поза сотрудничества
На переговорах и встречах старайтесь садиться не напротив собеседника, а по одну сторону стола. Такая поза больше располагает к сотрудничеству и взаимопониманию, чем так называемая поза конфронтации, когда вы сидите друг напротив друга.
P. S. Даже если вы садитесь друг против друга, разверните свой стул под углом 45 градусов.
58. Жесткое и мягкое кресло
Бизнесхак, который пригодится, если переговоры или встреча проходят на вашей территории.
То, на какие кресла вы посадите своих гостей, может повлиять на степень их сговорчивости. Чем жестче кресло – тем менее сговорчивым будет собеседник, и наоборот.
59. «Чаю? Кофе? Воды?»
Никогда не отказывайтесь от предложенного напитка, приходя на переговоры в чужой офис.
Исследования, проведенные в США, показали, что принятие/одобрение гостеприимства хозяев повышает вероятность заключения сделки.
Пусть и на 2,5 % – но и они лишними не будут.
Запоминаем. На вопрос «Чай? Кофе? Воды?» – всегда говорим: «Да, спасибо, пожалуй, …»
А если вы – принимающая сторона? Исследования показывают, что теплая чашка чая/кофе в руках собеседника также располагает его к вам.
60. Подарок в начале встречи
Приходите на встречу с небольшим подарком и вручайте его в самом начале. Доказано, что после получения презента – даже скромного – люди чувствуют себя «обязанными» и неосознанно стремятся к тому, чтобы сделать ответный шаг, «отдать долг», пойти вам навстречу.
Подробнее о принципе взаимности вы можете прочитать в уже упоминавшейся выше книге Чалдини «Психология убеждения». В ней он приводит несколько примеров и экспериментов, подтверждающих, что помощь или подарок устанавливают очень значимое социальное обязательство, и получатель в большинстве случаев будет чувствовать благодарность и желание ответить взаимностью.
61. Приходите с чем-то необычным
Возьмите на встречу необычный девайс, устройство, аксессуар. Скорее всего, это заинтересует вашего собеседника и инициирует вопрос с его стороны. Ответ на этот вопрос станет началом разговора, позволит сделать атмосферу менее формальной и растопить лед.
Пример от Игоря Манна – iRing, удобное и необычное крепление для смартфона.
62. Дома и стены помогают
Если есть такая возможность, проводите переговоры и деловые встречи на своей территории – в своем офисе, там, где вам все знакомо и где вы будете чувствовать себя более комфортно. Если вы встречаете гостей, а не наоборот, то получаете психологическое преимущество, чувствуете себя увереннее.
63. Особым гостям – особое внимание
Если у вас запланирована встреча в ресторане с важными гостями, заранее договоритесь с администратором или официантом, чтобы на ваш столик обратили повышенное внимание. Конечно, будет проще, если это ресторан, в котором вы постоянный гость и где у вас есть знакомые администраторы или официанты. Но и в новом заведении вы можете заранее договориться с персоналом, обсудив соответствующие чаевые.
64. Разведка и «досье»
Благодарим Виталия Говорухина за этот бизнесхак.
Все знают, что к переговорам и встречам стоит готовиться. Одна из важнейших составляющих подготовки – понять, что собой представляет ваш будущий визави. Для подготовки к типовым встречам удобно использовать чек-лист сбора информации.
Чем серьезнее переговоры, тем тщательнее стоит изучать потенциального контрагента. Это позволит повысить вероятность успеха.
Что именно изучать?
• Биографию и карьерный путь.
• Социальные сети (Facebook, LinkedIn, «ВКонтакте», «Одноклассники»). О чем он пишет (что интересно/ радует/ раздражает), с кем состоит в друзьях. Если есть общие друзья, возможно, получится узнать больше подробностей.
• YouTube. Ищем интервью, выступления. Оцениваем энергетику, стиль общения, образ мышления. Да-да, по видео можно это частично оценить.
• Текстовые интервью. Ищем в сети и узнаем больше о самом человеке и его компании.
• Бизнес-сайты. , и т. д. Ищем публикации и комментарии в обсуждениях. Изучаем позицию и картину мира.
• Ищем статьи. Например, по тегу «Имя + статья», «Имя + сфера деятельности».
• Поиск по e-mail. Если есть визитка, то по e-mail находим контентные следы: поиск сотрудников, объявления, статьи.
Обладая расширенной информацией о человеке, мы можем более эффективно управлять переговорами и избежать ситуации «я его/ее представлял совсем по-другому». Хотя, безусловно, личное общение – важнее и показательнее всего.
В настоящее время мы оставляем в сети много следов. Будьте внимательны и используйте это, чтобы повысить собственную эффективность.
65. Моментально считывайте информацию с визиток
Программа Business Card Reader Plus от ABBYY позволяет моментально считать данные с визитной карточки, использовав камеру смартфона, и перенести их в телефонную книгу. С ее помощью вы сможете:
• переносить данные с визиток в контакты на телефоне;
• хранить визитки в самой программе и искать необходимую информацию в базе;
• получать доступ к своей базе с визитками с любого устройства (база синхронизируется).
У программы есть версии для всех платформ – Windows, Apple и Android.
Сайт программы .
66. Сканер в телефоне
Scannable от Evernote – удобное приложение, которое самостоятельно определяет границы листа и делает качественные контрастные сканы. Его можно использовать не только для визиток, но и для бумажных документов.
67. Встреча – а визитки нет
Бывает такое – пришли на встречу, а визитной карточки нет: забыли или они закончились.
Есть четыре способа выйти из этой непростой ситуации.
1. Используйте заранее приложение up5 – и, если вы не забыли свой смартфон, проблема с визиткой будет решена.
2. Создайте профиль в LinkedIn и/или Facebook – и, извинившись за отсутствие визитной карточки, скажите: «Найдите меня в …»
3. Попросите еще одну визитку вашего собеседника и напишите свои контакты на ней (самый неправильный способ).
4. Возьмите любую купюру из кошелька (просить у собеседника не надо ☺) и напишите свою почту и мобильный телефон на ней.
Последнее быстро учит не забывать визитки и носить достаточное их количество с собой.
68. Список вопросов в Evernote
Создавайте одну заметку к каждой запланированной встрече в программе Evernote. Каждый раз, когда у вас возникнет вопрос к участникам встречи или придет в голову идея, которую на этой самой встрече стоит обсудить, – занесите информацию в эту заметку, не пытаясь запомнить.
У вас будет разгружена память, а к встрече вы сможете просмотреть все вопросы – и никогда ничего не забудете.
69. Язык жестов
Освойте язык жестов (начните с книг Алана и Барбары Пиз). Это пригодится вам, во-первых, чтобы считывать мысли других – понимать, что люди думают, но не говорят или недоговаривают.
А во-вторых, чтобы манипулировать ими, управлять разговором.
Наиполезнейший навык для делового человека – на любом уровне, на любой позиции.
70. «Вы на самом деле так думаете?»
Это одна из техник, предложенных Марком Гоулстоном, автором бестселлера «Я слышу вас насквозь».
Она помогает в тех случаях, когда ваш собеседник находится в возбужденном или паническом состоянии и его нужно успокоить.
Если вам говорят, что все пропало, дело катится к чертям и как-то иначе преувеличивают не столь серьезные проблемы, тихо и ровно, без пренебрежения и грубости, задайте вопрос: «Вы в самом деле так думаете?»
Этот вопрос, заданный в спокойной и вежливой манере, заставляет многих людей пересмотреть свое гиперболизированное отношение к проблеме или какому-то вопросу.
71. Предложите заполнить пропуски
Еще одна эффективная техника от опытного переговорщика Марка Гоулстона. Она позволяет избежать прямых вопросов, заставляющих обычно уходить в глухую оборону, и втянуть собеседника в разговор. Позвольте ему самому высказаться и почувствовать, что его понимают и что он полноправный участник диалога.
Сравните эту технику с обычным вопросом: «Что вы хотите узнать из книги о переговорах?» и «Вы хотите купить книгу о переговорах, потому что вам нужно научиться ________?» (в момент паузы можно сделать приглашающий жест).
Этот метод хорошо работает в продажах. Во-первых, он ломает барьеры и нетипичен для большинства продавцов, во-вторых, вы не пытаетесь делать предположения о потребностях клиента, а позволяете ему высказаться самостоятельно.
72. Запоминаем имена
Неловкая ситуация, знакомая многим: вы забыли имя нового партнера, знакомого, коллеги…
Есть несколько приемов для запоминания имен.
1. Самый простой способ: произнесите имя человека про себя хотя бы три раза подряд, глядя на него. «Николай. Николай. Николай».
2. Способ более эффективный: произнесите имя вслух, желательно несколько раз. Не говорите просто «Привет», а скажите: «Рад познакомиться, Мария». А затем, через короткий промежуток, произнесите имя еще хотя бы в одной фразе, например: «Мария, расскажите, вы первый раз участвуете в этой конференции?»
3. Если есть возможность (и это уместно и этично), обсудите нюансы произношения имени – так вы запомните его еще лучше. Например: «Простите, через “и” или через “е”?»
4. Артур Думчев – эксперт в области развития памяти – рекомендует использовать ассоциации для запоминания имен. Познакомились с Сергеем – вспомните лучшего друга Сергея, представьте, что он неожиданно влетел в комнату и дал пощечину вашему новому знакомому! Чем абсурднее, эмоционально ярче вымышленная ситуация – тем она лучше запоминается. А связь с реальным товарищем и его именем не даст забыть имя нового знакомого. В момент прощания Артур рекомендует еще раз прокрутить ситуацию в голове, а в идеале – и на следующий день, и через неделю.
73. В центре событий
Исследование старой телевизионной игры «Слабое звено» привело к интересному выводу, который потом подтвердился в дополнительных исследованиях, уже не связанных с этим шоу: участник (или организатор) игры, переговоров или других мероприятий, находящийся ближе к центру, имеет большее влияние на остальных. Кроме того, на его ошибки другие участники обращают меньше внимания.
74. Язык тела
Выступление Эми Кадди на TED на тему «Язык вашего тела показывает, кто вы есть на самом деле» собрало более 37 миллионов просмотров. Ее основной тезис состоит в том, что «тело определяет сознание»: принимая сильную позу (прямая спина и плечи, грудь чуть вперед, руки не скрещены, голова приподнята), вы становитесь увереннее в себе – вплоть до изменения уровня гормонов. Достаточно занять сильную позу в лифте перед переговорами или важной встречей, чтобы они прошли увереннее.
Как говорит Эми, «притворяйтесь, пока не получится». Запустите цикл положительных изменений – занимайте уверенные позы искусственно, пока не почувствуете себя по-настоящему увереннее.
75. Моменты силы
Как еще можно почувствовать себя увереннее перед ответственной встречей или мероприятием помимо «сильных поз»? Подумайте о том моменте жизни, когда вы чувствовали себя сильным и уверенным.
В одном научном исследовании-эксперименте участников просили либо сосредоточиться на каком-то моменте своей слабости из прошлого и описать его, либо проделать то же самое с моментом «силы». Участники эксперимента проходили собеседование в школу бизнеса – и у группы, сосредоточившейся на своей силе, вероятность принятия была выше на 162 % по сравнению с другой группой (и на 81 % выше, чем у контрольной группы).