Электронная почта может быть удобным инструментом, а может стать чудовищным пожирателем вашего времени. От нее никуда не деться – это инструмент делового общения № 1, – и лучше пусть работа с ней будет удобной и приятной. Приемы из этого раздела помогут вам тратить на почту минимум времени – и оставлять больше часов на более важные задачи.
89. Сохраняйте историю переписки
Цитируйте всю историю переписки с конкретным адресатом, потому что у многих людей сотни писем в день и им может быть очень сложно вспомнить, о чем шла речь раньше. Недаром многие деловые люди в своей подписи просят: «Пожалуйста, цитируйте всю переписку со мной».
90. Избегайте относительных дат в письмах
В электронных письмах лучше писать «13.11.2015», а не «послезавтра». Это все-таки не звонок – ваш адресат может прочитать письмо следующим утром или вообще через несколько дней.
91. Меняйте тему с «RE: RE: RE: FW: ТЕМА» на актуальную
В результате долгой переписки тема письма может стать такой: «RE: RE: RE: RE: RE: FW: FW: RE: FW: Отчет по продажам».
При этом суть обсуждения уже изменилась и речь идет не о первоначальном вопросе.
В таких случаях меняйте тему на актуальную, даже если продолжаете старую переписку, – адресатам будет проще понять, о чем речь.
92. Проверяйте письмо «на деньги»
Если у вас в почте накопилось очень много писем, начинайте с тех, где вопросы «стоят дороже всего» с точки зрения вашего бизнеса.
Это могут быть письма:
• от крупных клиентов;
• связанные с большими потенциальными выгодами;
• или потенциальными потерями вашего бизнеса.
Игорь Манн:
Я отмечаю «денежные письма» зелеными флажками (напоминающими доллары).
93. Офлайн-работа с почтой и эффект Зейгарник
Советский психолог Блюма Зейгарник – одна из основательниц психологического факультета МГУ – сделала в своей известной дипломной работе следующее открытие: незавершенные дела запоминаются гораздо лучше завершенных.
Как не получится не думать о желтом пингвине, если вас попросят о нем не думать, так и невозможно не обращать внимания на иконку, оповещающую о новом письме в Outlook, или на изменившийся заголовок в браузере. Даже если вы не будете открывать и читать письмо, все равно прерветесь и потеряете концентрацию на текущей задаче.
Ренат Шагабутдинов:
Под онлайн-режимом я понимаю не только работу с интерфейсом почты (когда у вас ящик на одном из почтовых сервисов, например на Gmail, и вы просматриваете почту прямо во вкладке браузера), но и работу с почтовым клиентом (The Bat, Outlook) с автоматической загрузкой писем.
В книге The Organized Mind Дэниела Левитина описывается эксперимент, показывающий, что один лишь взгляд в почтовую программу, в которой есть новые непрочитанные сообщения, в среднем на 10 баллов снижает результат последующего теста на IQ.
Именно поэтому проверка почты должна быть отдельной задачей, которая производится несколько раз в день. (Глеб Архангельский рекомендует проверять почту два – четыре раза в день, другие авторы – от четырех до шести раз. Наш личный опыт: ближе к шести сеансам в день. Ваш показатель будет зависеть от того, насколько срочно вам нужно отвечать на письма и какова значимость электронной почты в вашей деятельности. Если вы, например, PR-менеджер, то вам придется проверять почту гораздо чаще. Но это не значит, что нужно работать с ней в онлайн-режиме.)
Существенный минус веб-интерфейсов – у них меньше возможностей по сравнению с почтовыми клиентами (нет автозамены, правил автоматической обработки писем, условного форматирования – оформления писем в соответствии с их темой, отправителем или содержанием, возможности проводить автоматические массовые рассылки с разными параметрами).
94. Входящие по расписанию
Воспользуйтесь сервисом для Gmail, который подгружает входящие письма три раза в день: .
Вы будете меньше отвлекаться, испытывать меньше стресса и более продуктивно обрабатывать почту.
95. Избавляемся от всех ненужных рассылок в несколько кликов – unroll.me
Сервис позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались – умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.
Кроме того, у вас появится возможность настроить опцию The Rollup и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное вами время.
Сервис можно найти по адресу .
96. Напоминания об отправленных письмах – followup.cc
Сервис позволяет получать напоминания о письмах, на которые вам не ответили.
Он очень удобен: при отправке письма вам достаточно поставить в скрытую копию адрес , и через пять дней (конечно, вы можете настроить любой удобный интервал и даже сделать повторяющееся напоминание, если вам нужно выходить на связь с каким-то человеком периодически) вам придет напоминание с копией вашего письма. Если вы поставите такой адрес в обычную копию – напоминание придет и вашему адресату.
Сервис можно найти по адресу .
97. Google Inbox
Есть отличный сервис Google Inbox. Он присылает те же самые уведомления и намного удобнее в использовании – не нужно уходить на сторонний сервис, родной интерфейс Google Почты. Одни удовольствия.
Адрес сервиса .
Добавим, что в новый интерфейс вы можете попасть прямо из своей почты по ссылке в правом нижнем углу.
Среди преимуществ Inbox:
• отложенная отправка;
• удобная группировка писем, покупок, оповещений;
• напоминания;
• дайджесты из рассылок.
98. Несколько подписей в электронной почте
В Outlook вы можете настроить несколько подписей, сделать одну из них подписью по умолчанию, а другую (другие) использовать в отдельных случаях. Между ними можно моментально переключаться.
Например, это могут быть подписи на разных языках (на русском для внутренней переписки и на английском для переписки с иностранными партнерами) или подписи для аудиторий/сегментов (например, подпись для учеников и слушателей, подпись для коллег и подпись для потенциальных слушателей).
Настроить подписи в Outlook можно так: Файл → Параметры → Почта → Подписи.
Кстати, чтобы научиться навыкам деловой переписки на английском, прочитайте отличную книгу Kind Regards, вышедшую в издательстве «Альпина Паблишер».
99. Как очистить почту Gmail от тяжелых вложений
У почтовых ящиков Gmail есть ограничения по объему дискового пространства. Это самое пространство может быстро закончиться из-за нескольких десятков-сотен ненужных или неактуальных писем с большими вложениями.
Их можно быстро найти. Для этого введите в строку поиска size: ###, где ### – размер вложения в байтах. Так, например, оператор size: 20971520 позволит получить выдачу писем с вложениями от 20 мегабайт.
100. *&^#@*&%$, или Непонятная кодировка
Для прочтения писем с непонятной кодировкой воспользуйтесь сервисом «Декодер» от Студии Артемия Лебедева. Интерфейс – проще некуда: просто вставьте текст и нажмите кнопку.
Сервис можно найти по адресу .
101. Почта с фильтром Эйзенхауэра
Создайте в своем рабочем почтовом ящике несколько папок, соответствующих разделам таблицы Эйзенхауэра. Напомним, что он предложил разделять все входящие дела на четыре категории по критериям их важности и срочности: «важные и срочные», «важные и не срочные», «не важные и срочные», «не важные и не срочные». При первичном ознакомлении с письмом можно вручную переносить его в подходящую категорию. Но лучше автоматизировать этот процесс. Настройте почтовые фильтры таким образом, чтобы письма от начальства автоматически попадали в папку «важные и срочные», а от подчиненных и коллег – в «важные и не срочные». Информационные рассылки и письма от людей, не влияющих на рабочий процесс, можно автоматически переносить в папку «не важные и не срочные». После этого, проверяя рабочую переписку, вы в первую очередь сможете заняться двумя первыми папками, и только потом, при наличии свободного времени, перейти к письмам, не требующим особого внимания.
102. Контроль и закрытие всех сессий в Gmail
Если вы заходили в свой почтовый ящик с нескольких устройств и не помните, вышли ли из аккаунта, зайдите в раздел «Дополнительная информация» (небольшая ссылка в правом нижнем углу основного окна почты Gmail). В появившемся окне вы сможете увидеть, с каких устройств и когда вы заходили в почтовый ящик и – при необходимости – выйти из всех сеансов (кроме текущего), нажав соответствующую кнопку.
103. Цитировать выбранный фрагмент
В Gmail есть возможность цитировать небольшой фрагмент из письма при ответе.
Активировать эту опцию можно при помощи следующего алгоритма: Настройки → Лаборатория → Цитировать выбранный текст.
После ее активации достаточно будет в любом письме выделить фрагмент и нажать «Ответить», чтобы этот фрагмент был процитирован во вновь созданном письме.
104. Цепочкам праздных писем – нет!
Итак, вы попали в копию групповой переписки – в масштабах отдела или компании… Идет обсуждение какого-то нерабочего вопроса или празднование успеха – так или иначе, письма «не по делу» и множатся с каждой секундой.
Такие цепочки можно игнорировать, и сделать это несложно.
• В Gmail нужно нажать на кнопку «Еще» (More) в верхней части окна и выбрать в выпадающем меню «Игнорировать». Теперь письма сразу будут отмечаться как прочитанные.
• В Outlook нужно нажать на кнопку «Пропустить» (Ignore) на вкладке «Главная» (Home). Можно пользоваться и сочетанием клавиш Ctrl + Del.
В обоих случаях можно изменить свое решение, если вы захотите вновь читать цепочку.
105. Шаблоны
Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, в которых одинаковые адресаты, тема и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.
В Outlook
Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, который не будет меняться.
Далее нажмите Файл → Сохранить как → Шаблон Outlook и придумайте название для шаблона.
Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:
Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму → Шаблоны в файловой системе → В списке файлов выбираете нужный шаблон.
В Gmail
Сначала нужно активировать следующую опцию:
Настройки → Лаборатория → Шаблоны ответов.
В правом нижнем углу в окне с новым письмом нажмите на кнопку со стрелкой – в выпадающем списке появится пункт «Шаблоны».
Подготовьте шаблонный ответ и сохраните его с помощью этой опции – и в будущем вы сможете вставлять его в сообщения одним щелчком.
106. Задержка отправки в Outlook
Письмо можно отправлять не сразу, а отложить отправку до указанного срока.
Для этого нужно нажать на кнопку «Задержка доставки» в разделе «Параметры» на ленте инструментов во время редактирования письма.
Когда это нужно?
1. Если мгновенный ответ нежелателен.
2. Если необходимо распределение вашей рабочей нагрузки (разобрать всю почту за один раз, но не получать все ответы одновременно) или нагрузки руководителя/коллеги (например, вы можете отложить отправку на один-два дня, чтобы коллега не получал письмо в первый день после отпуска, если оно не срочное).
3. Могут быть и другие частные случаи.
107. Автозамена в Outlook
Автозамена сэкономит очень много времени. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же выражения и фразы («Коллеги, добрый день», «Спасибо за ваше письмо», «Всего доброго» и т. д.), то стоит настроить для них автозамену. Пусть при вводе первых букв выражения в теле письма Outlook будет автоматически заменять их полным выражением:
• вд → Всего доброго!
• *Отв → Я обязательно отвечу на ваше письмо в течение двух дней;
• Eml →
Естественно, вы можете настроить любые сочетания – это не обязательно должны быть первые буквы слов из выражения.
Для того чтобы настроить автозамену, откройте параметры Outlook, выберите раздел «Почта», нажмите на кнопку «Орфография и автозамена»:
В появившемся окне нажмите на кнопку «Параметры автозамены» и далее в пункте «Заменять при вводе» укажите краткие версии выражений и их расшифровки.
После ввода каждого нового сочетания нажимайте кнопку «Добавить».
Теперь при вводе кратких сочетаний в теле письма у вас будут автоматически появляться полные выражения.
108. Быстрые блоки Outlook
Быстрые блоки напоминают автозамену, но в отличие от нее позволяют вставлять сразу целые абзацы (блоки) текста в письмо. А от шаблонов они отличаются тем, что вызываются гораздо быстрее – не нужно совершать лишних кликов.
Выделите в теле любого письма абзац (или несколько абзацев), который вам приходится часто вставлять в свои сообщения. Можно для этого создать новое письмо, если под рукой нет подходящего.
Перейдите в раздел «Вставка» на ленте инструментов, нажмите на кнопку «Экспресс-блоки» и нажмите в выпадающем меню кнопку «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».
После этого в диалоговом окне введите имя нового экспресс-блока.
Отныне при вводе этого имени у вас будет всплывать подсказка, после появления которой достаточно нажать Enter, чтобы ввести весь сохраненный текст целиком и не печатать его вручную.