В этой главе мы поговорим о том, как организована ваша собственная жизнь. Мы уже знаем, что наша жизнь – это совокупность систем. Поэтому имеет смысл посмотреть на свою жизнь тоже как на систему.
Жизнь большинства людей непродуманна и неорганизованна. Если взять обычный день обычного человека, то выглядит он приблизительно так. С утра человек идет на работу, и дальше его ждут:
• приказы начальника, которые нужно выполнить;
• звонки, на которые нужно ответить;
• письма, которые нужно прочитать;
• бумаги, которые нужно оформить;
• договоры, которые нужно подписать;
• люди, с которыми нужно встретиться;
• совещания, которые нужно провести.
Все это каждый раз делается по наитию. Сегодня так, завтра эдак. В голове мешанина из-за постоянных переключений. За день человек берется за множество дел, но завершаются из них очень мало.
К концу дня этот человек идет домой с ощущением загнанности и с чувством, что он многое не сделал. Это похоже на поведение белки в колесе: много усилий, но никакого продвижения вперед.
Если спросить человека, в чем причина столь низкой эффективности его усилий, то он тут же переведет все на внешние обстоятельства: «Глупый начальник, глупые сотрудники, глупые клиенты».
Хотя на самом деле эта болезнь загнанности появляется из-за того, что человек не продумал, как организовать свою жизнь.
Большинство его действий – это лишь ответная реакция на внешние или внутренние раздражители. Человек и хотел бы что-то для себя сделать и достичь каких-то целей – но не достигает. Почему? Потому что есть внешние раздражители, и он вынужден на них реагировать.
Самоорганизация – это специальная система раздражителей, которая вас все время подталкивает в нужную вам сторону. Пример такого раздражителя – обычный будильник. Вы заводите будильник, чтобы он в свое время вас разбудил. Так и самоорганизация. Вы так организуете ваше окружение, что оно помогает вам достигать ваших целей.
Тут есть несколько неочевидных моментов, о которых мы сейчас поговорим.
Удовольствие или скорость
Первый неочевидный момент состоит в том, что, занимаясь некоторым делом, вы, не отдавая себе в этом отчета, все время выбираете один из двух подходов: «Удовольствие или скорость».
Представьте себе, что вы пришли в парк, чтобы прогуляться. Вы можете выбрать две различные стратегии прогулки.
• Можно прогуливаться очень быстро. Вы пришли в парк и быстро-быстро пробежали по всем дорожкам. Через десять минут прогулка кончилась. Чисто теоретически это была прогулка. Вы обежали весь парк, вы увидели все красивые места парка: клумбы, фонтан, беседки. Вроде все правильно, но в чем смысл?
• Можно поставить вопрос совершенно по-другому – прогуляться с удовольствием. При этом вы фактически пройдетесь по тому же маршруту. Может быть, вы не обойдете весь парк, но при этом получите удовольствие.
Более того, если вы начнете идти быстро, подгонять себя, то сможете пройти не так много – быстро выдохнетесь. А вот если вы идете с удовольствием, прогулка может быть очень долгой.
Многие исследования показывают интересный результат. По какому-то странному недоразумению считается, что, когда человек взрослеет, он должен непрерывно торопиться, постоянно делать дела в каком-то совершенно не свойственном людям темпе и заставлять себя работать, что называется, на износ. При этом взрослый человек должен отказаться от удовольствий. Например, если он ест, он должен есть быстро. Проглотил – и опять работать. А еще лучше, чтобы он ел и одновременно решал какие-то вопросы.
Дальше он должен отказаться от игр. Взрослые люди играют в игры, но при этом испытывают чувство неловкости, хотя игра – это один из прекрасных способов развития интеллекта, то есть очень хорошая вещь. Для взрослого человека игра просто обязательна.
Кроме того, считается, что, когда человек просто отдыхает – гуляет в парке или лежит на пляже, – это не очень хорошо. В данный момент с этим как бы мирятся, но все-таки такие занятия считаются праздными.
Это болезнь современного мира. В современном японском языке даже появилось новое слово «кароши», что означает смерть от переутомления на работе. Иными словами, дело уже доходит до самоубийственного маразма.
Но тут надо разобраться, что первично. И вообще-то для нас первично удовольствие от жизни – нет никакого смысла загонять себя. Почему? Потому что, какой бы эффект вы ни получили, чего бы вы ни достигли, это будет лишено всякого смысла, если вы не получаете удовольствие от жизни.
Более того, исследователи проблем долголетия и здоровья утверждают, что люди, которые являются здоровыми долгожителями, прекрасно умеют жить в свое удовольствие. У них в равновесии находится и работа, и игра. Запомните: люди, которые проживают долгую и здоровую жизнь, играют. Это важно.
Отсюда первый важный момент:
В вашей жизни главный приоритет – это удовольствие.
Чем бы вы ни занимались: работой, отдыхом, общением, – вы должны делать это с удовольствием. Спешка – это глупо.
Еще один важный момент. У каждого человека есть ограниченный запас времени и ограниченный запас энергии. Поэтому даже если чисто теоретически можно выделить на работу 16 часов в сутки, то энергии на 16 часов работы у нас уже не хватит. И все лозунги о том, что нужно «больше работать», приводят только к синдрому хронической усталости, когда человек загоняет себя так, что даже отдых уже не позволяет восстановить силы.
Тратить львиную долю своей жизни и львиную долю своей энергии за копейки да еще не получать удовольствия – это, честно говоря, полнейший маразм.
Но есть еще больший маразм. Можно заняться тайм-менеджментом с целью нагрузить себя еще больше, впихнуть какие-то дополнительные задания в различные временные промежутки. Это маразм в квадрате. Строго говоря, все эти лозунги: «Больше работать, вкалывать, стараться, победа достигается упорным и напряженным трудом», – полный, стопроцентный бред.
Победа достигается продуманной организацией и устранением себя из процесса работы. Вместо вас работают отлаженные процедуры и шаблоны.
Фокус внимания
Второй неочевидный момент: куда направлено ваше внимание?
Существует интересный психологический феномен: если вы регулярно смотрите на какой-то показатель, то он сам собой начинает изменяться в желаемую сторону. Например, если вы каждый день начнете взвешиваться, то через некоторое время вес начнет меняться в ту сторону, в которую вам хочется. Если вы хотите похудеть, вы будете худеть; если вы хотите набрать вес, вы будете набирать вес.
То же самое – если вы проверяете количество денег на вашем счету ежедневно, то сумма будет увеличиваться. Здесь нет никакой мистики – банальная психология. Вы на это смотрите, вы этому уделяете внимание, мозг считает, что это важно, и начинает сам искать пути достижения нужного результата.
В Голландии, в окрестностях Амстердама, есть жилой район с одинаковыми домами. И вдруг выяснилось, что у половины домов потребление электроэнергии на треть меньше. Проведенное расследование выявило разницу. Она заключалась только в том, что в одних домах электрические счетчики были установлены в прихожей, а в других – в подвале.
Люди заходили в прихожую, видели счетчик и тратили меньше электричества.
Но здесь есть парадокс. Если вы будете смотреть на важный показатель с ужасом, он также будет меняться, но меняться в нежелательную сторону. Потому что мозг переключится в режим опасности. Как говорится, у страха глаза велики. Мозг начнет выискивать мнимую опасность и мыслить в сторону ее подтверждения. В этом заключается причина того факта, что мнительные люди заболевают гораздо чаще.
Большинство людей вообще не ценят свое внимание. В результате они совершенно случайно получают и ценную информацию, и всякий информационный мусор. Ценной информации они радуются, а мусор погружает их в негодование, причем бессмысленное, поскольку сделать с этим они ничего не могут.
Поэтому если какой-то показатель для вас важен, сделайте так, чтобы вы видели его ежедневно и чтобы вы смотрели на него с позиции желаемого результата.
Информационный шум
Переходим к следующему моменту, о котором тоже мало кто задумывается. Возможно, вы часто думаете:
• «У меня нет времени»;
• «У меня очень плотный график»;
• «У меня постоянно идут совещания»;
• «Мне некогда выкроить время даже для своей семьи»;
• «Я знаю, что мне нужно последить за своим здоровьем, но у меня совершенно нет времени».
Если такие мысли приходят к вам часто, я вас удивлю. По результатам исследований, нехватка времени у людей связана не с делами, которые нужно сделать, а с информацией, которую нужно воспринять. Люди захлебываются в потоке информации, который обрушивается на них.
Если посмотреть на жизнь обычного человека, то выяснится, что он:
• постоянно смотрит телевизор;
• слушает новости, читает форумы, читает ленты сообщений в соцсетях;
• разговаривает по телефону;
• пишет sms или сообщения в скайпе;
• проверяет входящую почту;
• слушает радио и т. д.
Этот колоссальный поток информации захлестывает с головой. Мозг для этого не приспособлен. Здесь полная аналогия с едой: мы должны есть в определенном ритме, чтобы пища переваривалась, потому что иначе, если мы начнем заглатывать все подряд, через некоторое время все пойдет наружу.
То же самое происходит с мышлением. Так как мышление не успевает перерабатывать входящий поток, все, что приходит, превращается в бесформенную кашу и человек не может реально думать. Чтобы думать, чтобы иметь ясное мышление, голова должна быть свободна.
Но когда в голове каша, мышление невозможно.
Поэтому как только вы чувствуете признаки утомления, нужно как можно сильнее ограничить информационный поток. Если вы считаете, что устали, в первую очередь попытайтесь отключить внешние источники информации – то есть выключите телевизор, компьютер, мобильный. Уходите от этого потока, просто идите на природу и слушайте шум ветра, листвы или воды. Это самые прекрасные звуки, которые только есть в этом мире.
Масштабируемость
Теперь рассмотрим ключевой момент самоорганизации, который называется масштабируемость.
Сначала ответим на вопрос: «А почему, собственно, человек в таких бешеных количествах поглощает информацию?»
Ответ: потому что он хочет увеличить свою производительность, но на самом деле идет совершенно не тем путем.
Что такое масштабируемость? Масштабируемость – это способность существенно увеличить производительность того, что вы делаете. То есть каждый ваш шаг будет приводить к принципиально новому результату. Например, если вы вскапываете огород лопатой, у вас одна производительность. Если у вас в руках культиватор, производительность выше. Если вы в кабине трактора, производительность еще выше.
Поэтому в любой работе, которую вы делаете, ищите возможности для ее масштабирования.
Масштабируемость – это возможность увеличить производительность без потери качества.
Например, вы делаете стулья и умеете делать один стул в сутки. Теперь вам говорят: «Делай десять стульев в сутки». Конечно, вы можете начать работать быстрее. Но в десять раз быстрее работать вы все равно не сможете, да и качество резко упадет. Однако если купить деревообрабатывающий станок, вы можете выпускать десять стульев в сутки без потери качества. Это значит, что вы сумели масштабировать вашу работу. Если вы наймете сотрудников, то можете еще увеличить производительность.
Пытаться масштабироваться физическим увеличением времени работы – глупо. Вы устанете, и качество вашей работы упадет. Аналогично, если вы пытаетесь поглотить все больше и больше информации, чтобы выдать результат, это опять же глупо – ваша голова забивается мусором, и качество вашего мышления падает.
Как же научиться правильно масштабировать? Ведь, масштабируя себя, вы можете достигать абсолютно любых успехов. В частности, успех таких личностей, как Билл Гейтс, основатель Microsoft, или Сергей Брин, основатель Google, основан не просто на том, что они сделали нечто полезное, а на том, что они сумели довести масштаб своей работы до всего земного шара. Миллиарды человек пользуются плодами их работы, и поэтому они столь богаты.
Масштабируемость требует двух вещей.
1. Инструкции – это то, о чем мы говорили в предыдущих главах.
2. Наем и обучение сотрудников.
Речь идет о масштабировании вашей работы, поэтому вы должны сами задокументировать ее. Что из того, что вы делаете сейчас, можно поручить другому?
В простых делах проблемы не возникает. Если вы тратите время на уборку, нужно нанять уборщицу.
А вот если работа творческая, ее масштабировать сложнее. Требуется передача ваших знаний, обучение им. Как только вы пропишете, что и как нужно делать, вы сможете нанимать помощников на простые операции, а сами начнете заниматься более сложными. Постепенно ваш уровень растет и производительность тоже.
Почему плох постоянный информационный поток, когда постоянно в чате кто-то пишет, в скайпе кто-то звонит, sms приходят? Потому что эти кратковременные сообщения требуют вашей непосредственной реакции, то есть вы должны сконцентрироваться и что-то ответить. Но у вас сейчас голова занята другим – вы переключаетесь и теряете время и концентрацию.
Лучше всего входящий поток информации перевести на помощника. Тогда он на многое будет отвечать сам, а к вам будут попадать только самые важные звонки и письма.
По мере того как вы будете нанимать помощников и передавать им свои задачи, вы столкнетесь с тем, что помощники не всегда будут делать то, что нужно.
Поэтому нужно соблюдать правило:
Вы должны делегировать задачу вместе с шаблоном ее выполнения.
Когда вы что-то поручаете сотруднику, вы говорите: «Сделай вот это», – и дальше даете ссылку на шаблон, как это сделать. При этом, если вы проверяете его работу и видите, что что-то сделано неправильно, вы не устраиваете разборку с подчиненным, а начинаете выяснять, что не так с шаблоном.
Еще один важный аспект делегирования: если вы даете человеку все больше поручений, так что он уже начинает не справляться, – снимайте задачи. Почему? Потому что если сотрудник не успевает выполнять ваши поручения, у него в голове возникает та же самая информационная каша – он пытается сделать слишком много, не успевает, начинает нервничать, и качество работы резко падает.
А сейчас мы рассмотрим совершенно поразительный, парадоксальный прием. Попробуйте его применить и увидите, насколько он эффективен. Чтобы действовать стратегически, вам нужно уменьшить количество собственно рабочего времени в течение дня. Если у вас сейчас восьмичасовой рабочий день, уменьшите его до шести часов, а идеально до четырех. Эти четыре часа вы реально работаете: делаете звонки, отправляете e-mail, ведете переговоры и т. д. А что же вы делаете в оставшееся время? Его вы как раз выделяете для того, чтобы работать на будущее. В это время вы только собираете информацию и анализируете ее, то есть узнаете какие-то приемы и фишки и обдумываете, как эти фишки применить. Парадоксальный совет. Но он действительно работает.
Глупые потери времени
Как только вы начинаете делегировать обязанности, выясняется следующая вещь, о которой тоже многие не подозревают, – то, что называется стоимостью вашего времени. Когда вы нанимаете сотрудника и поручаете ему что-то сделать, вы платите этому сотруднику деньги. Соответственно, вам самим имеет смысл делать только то, что по ценности времени выше. То есть вы передаете более простые и дешевые виды работ сотрудникам, а сами занимаетесь только более серьезными, более дорогими, более ценными работами.
На самом деле, как только вы начинаете оценивать свое время, вы сразу понимаете, что такими вещами, как, например, отправка факса, не стоит заниматься начальнику. Что, если факс не проходит, что, если на том конце не снимают трубку? Вроде бы простая вещь, можно было бы сделать и самому, но на самом деле она может съесть много времени. Или, например, общение с каким-нибудь жутко требовательным и въедливым покупателем. Если им будет заниматься лично руководитель, вполне возможно, что он и продаст ему что-то, однако доход от сделки может оказаться меньше оплаты рабочего времени самого руководителя.
Как только вы начнете это отслеживать, подобные глупые потери времени у вас пропадут. Вы больше не будете заниматься неважными, ненужными и малоценными вещами.
Переделывание работы
На что стоит обратить внимание, если произошел сбой и работа сделана неверно? В первую очередь проверяем инструкцию. Здесь нужно понимать, что такое правильная инструкция. Эдвардс Деминг приводит такой пример. Вы сказали сотруднику, что он должен убрать стол, чтобы стол был чистый, и думаете, что инструкция достаточно ясна. Что тут непонятного? А теперь внимание, вопрос: стол должен быть достаточно чистым для того, чтобы:
• на нем можно было починить велосипед;
• или чтобы на нем можно было поесть;
• или чтобы на нем можно было выполнить хирургическую операцию?
Смотрите – требования к чистоте резко меняются. Потому что исходные инструкции слишком абстрактны, слишком размыты.
А правильная инструкция выглядит, например, так: взять тряпку, взять раствор моющей жидкости с такой-то полки, промыть, смыть водой, проверить чистоту поверхности.
Как только вы начинаете давать такие инструкции, вероятность того, что работа будет сделана качественно, резко повысится.
Убедиться в том, что ваша самоорганизация действительно стала повышаться, поможет полезная привычка, которую можно назвать «Итоги дня». Ее можно совместить с ведением делового дневника, о котором мы уже говорили раньше. В конце каждого дня просто спросите себя, насколько этот день был для вас приятен, насколько комфортно и хорошо вам было заниматься вашими делами? Если ответом на этот вопрос будет: «Я устал, я перенапрягся, я как белка в колесе», – значит, у вас большая проблема с самоорганизацией.
Итоги главы
• У большинства людей собственная жизнь непродуманна и неорганизованна.
• В вашей жизни главный приоритет – удовольствие. Чем бы вы ни занимались: работой, отдыхом, общением, – вы должны делать это с удовольствием. Спешка – это глупо.
• Если какой-то показатель для вас важен, сделайте так, чтобы вы его ежедневно видели и чтобы вы смотрели на него с позиции желательного результата.
• Ограничивайте источники информации.
• Для увеличения производительности вам нужно обеспечить масштабируемость вашей работы. Масштабируемость – это возможность увеличить производительность без потери качества.
• Масштабируемость требует двух вещей:
1) инструкций;
2) обучения сотрудников.
• Вы должны делегировать задачу вместе с шаблоном ее выполнения.
• Вам самим имеет смысл делать только то, что дороже с точки зрения ценности времени.