Переговоры с поставщиками

Теперь, вооружившись знаниями и подготовив фундамент, начинаем наполнять свой будущий интернет-магазин товарами. Я надеюсь, вы уже нашли подходящих поставщиков, так как, к сожалению, за вас этого никто не сделает. И нет универсального рецепта по поиску.

Иногда непросто разыскать настоящего дистрибьютора товара (компанию, которая завозит продукцию в страну или является представителем производителя), когда вокруг столько продавцов, готовых вам его предоставить. Но, даже если вы его нашли, то можете столкнуться с нежеланием работать с интернет-магазином.

Вот такие страхи поставщика вам, возможно, придётся опровергать:

• вы будете покупать мало и по одной штуке;

• вы будете постоянно мучить звонками о наличии товара;

• вы будете пытаться вернуть купленные товары;

• на вас будут жаловаться конкуренты за демпинг.

И здесь вам нужно проявить себя как хорошего переговорщика, даже если эти страхи вполне реальны. А если вы – начинающий бизнесмен, то они еще и, как правило, весьма обоснованы.

Если вы достигли успеха в переговорах, если с вами решили иметь дело, то, вероятно, вам поставят ряд условий. Одним из них будет обязательный оборот для сохранения оговоренной оптовой цены. В противном случае цена увеличивается.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, существует промежуточный вариант: работать не с крупным дистрибьютором, а с небольшой компанией, которая готова продавать «мелким оптом», но при этом не требует от вас значительных оборотов, готова на возвраты и частое уточнение наличия. При этом цена, вполне возможно, будет не очень сильно отличаться. Может быть, она даже будет ниже, чем при работе напрямую с большой компанией.

Крупный дистрибьютор вряд ли сходу даст вам хорошую цену, а компания, давно работающая с этой организацией, уже, скорее всего, имеет минимально возможную цену. В итоге, им выгодно работать с вами и давать вам хороший прайс, так как они увеличат свой оборот, ну и всё-таки заработают что-то. На начальном этапе такой вариант более чем приемлем.

Возможно, это даже будет ваш конкурент. Но стесняться или бояться этого не стоит. Ведь вы не выходите на «убитый рынок»! Ведь у вас есть своя аудитория! Ведь у вас есть УТП, которое отличается от УТП вашего поставщика-конкурента.

Хотя, конечно, работать с прямым конкурентом рискованно. Ведь ему ничего не мешает прекратить вам отгрузки, если вдруг он начнёт замечать, что вы добиваетесь успеха и со временем можете и его подвинуть с насиженного места. Имейте запасной вариант, пусть даже по худшей цене, но который позволит вам не прекратить работу, если вдруг что.

Если же вы договорились с производителем товара в России или за рубежом, строго соблюдайте все договорённости и обещания. Ведь, кроме вас, наверняка есть еще желающие продавать. Особенно если это совершенно новый товар или ниша.

В своё время «Аудиомания» начала работать с достаточно известным и крупным брендом, о котором в России никто и не слышал. Конечно же, эксклюзивный договор такая компания подписать не согласилась. Поэтому, спустя небольшой промежуток времени, когда «Аудиомания» вложила в продвижение товаров под этой маркой значительные силы и средства, появился альтернативный дистрибьютор, который тут же раздал товар по всем крупным сетям. Конкурировать стало непросто. Но очень интересно. В отличие от сетей, мы покупали товар напрямую, а, следовательно, были всегда на шаг впереди. Нам даже удалось вынудить один очень крупный интернет-магазин, ранее позиционировавший себя как №1 на рынке, отказаться от продажи товаров этого бренда.

И дело было даже не в ценах. Причина нашего успеха была в том, что мы продавали товар со знанием дела и нашей целевой аудитории. В отличие от больших сетей, которые просто выставили товар на свои полки.

Еще один пример – виниловые проигрыватели. Сейчас это растущий тренд. Мода на винил возвращается. И совершенно не удивительно, что крупные сети также добавили виниловые проигрыватели в свой ассортимент. Казалось бы, как можем мы – сравнительно небольшая компания – тягаться с федеральными сетями? Но когда один из представителей оных представил цифры, мы очень обрадовались. Продажи данной категории товаров в нашей достаточно небольшой, но специализированной компании оказались значительно выше, чем во всей огромной федеральной сети.

 

Склад vs. поездки к поставщику

Я часто слышу разговоры о том, что начинающие интернет-магазинщики ездят за каждым товаром к поставщику, когда получают заказ. И меня это всегда расстраивает и удивляет. Вы, как мне кажется, настроены заработать на своём проекте? А если так, то нужно сразу планировать работу пусть с небольшим, но всё-таки складом.

Посчитайте, сколько стоит одна поездка. И не важно, к поставщику или нет. Ведь за нее, так или иначе, нужно платить курьеру или курьерской компании. А теперь в масштабах месяца. И пусть вам кажется, что это временно, что это только на начальном этапе, что потом всё будет хорошо. Не будет. Количество заказов вырастет, необходимость бегать за каждым товаром никуда не денется. Нужна будет прибыль, чтобы что-либо закупить на склад, а её не будет, так как операционные расходы её будут съедать мгновенно, жадно причмокивая и требуя добавки.

Вдобавок не забывайте про скорость. Если вместо того, чтобы быстро продать товар заинтересованному покупателю, вы побежите искать товар у поставщиков, возможно упустить клиента.

Если вы сразу, на начальном этапе грамотно выстроите закупку, то количество поездок будет в разы меньше, чем могло бы быть. А это значит, что вы сэкономите на транспортных расходах. И не только.

Откуда же взять информацию о том, чего и сколько закупить, если для вас этот товар совершенно новый и статистики нет?

Путей несколько. Во-первых, можно спросить прямо у поставщика. Вряд ли, у сотрудника отдела продаж, который начинает с вами работать, есть желание вас обмануть, ведь сейлзам в оптовых компаниях обычно платят процент с оборота. Хороший совет для него выгоден финансово. Обманув вас в первый же раз, он сделает вам нехорошо, чем поставит под удар увеличение своей же собственной будущей зарплаты.

Получив эту информацию, вы уже можете организовать первую небольшую закупку.

Во-вторых, поскольку вы хорошо знаете свою аудиторию, то можете у неё и спросить – на форумах, в социальных сетях. И это не обязательно должен быть прямой вопрос. Может так случиться, что и спрашивать ничего не надо. Достаточно лишь почитать, о чем они говорят, какие бренды упоминают, как о них отзываются, какие у них есть проблемы и задачи.

В-третьих, можно подключить к исследованию сервис wordstat.yandex.ru. Начните с запроса категории товара. Например, «акустические системы» или «усилители мощности». Результат подскажет вам, в каком направлении двигаться дальше. Вы увидите бренды или характеристики с количеством запросов от посетителей поисковых систем.

Напоминаю вам, что очень большой ассортимент на первых порах совершенно не нужен. Помнится в 2001 году digitalshop.ru начинался всего с десятка товаров.

Так выглядела первая версия Digitalshop.ru

Когда у вас начнутся продажи, нужно будет обязательно следить не просто за отчетом по продажам, а за их динамикой. Сам по себе отчёт по продажам полезен, но пытаться делать выводы, глядя на него, сложно. За исключением ситуаций, когда у вас, условно, десяток товаров. Нужно будет обязательно сделать отдельный инструмент по планированию закупок. Фактически это инструмент, прогнозирующий продажи. Когда мы в «Аудиомании» запустили подобное, количество поездок к поставщикам сразу сократилось более, чем на 25%!

Как же можно прогнозировать продажи в будущем? Конечно же, основываясь на продажах в прошлом плюс на некий поправочный коэффициент. Прежде всего, нужно учитывать динамику и постоянство спроса. Это основа, базис. Кроме самих продаж, нужно учесть количество уникальных клиентов, которые делали покупку, иначе легко совершить ошибку в планировании. Допустим, в какой-то месяц было продано товара Х десять единиц. А в следующем месяце двадцать. Кажется, что рост спроса на этот товар двукратный, но если посмотреть, сколько уникальных оформили заказы, то может выясниться, что кто-то просто сделал большую закупку, приобретя сразу десять штук. Будет наивно полагать, что подобное обязательно повторится и в следующем месяце. Так или иначе, рассчитывать на это не стоит. Считайте не простое среднее арифметическое, а медиану.

Нельзя забывать также про фактор сезонности. Если у вас уже есть информация о продажах какой-либо категории товара в прошлом году, то вы можете составить следующую табличку.

Пример распределения продаж по году

Из этой информации можно сделать вывод, что данная группа товаров имеет ярко выраженную сезонность. Второй квартал – это почти половина годовых продаж (более 45%). Значит, вы должны учесть этот фактор в своей системе прогнозирования. На «горячий» период нужно запастись товаром, чтобы не терять клиентов, готовых к покупке прямо сейчас. Зато ближе к третьему кварталу мы видим значительный спад, что даёт нам команду на снижение закупки. А отделу маркетинга эта информация может быть полезна для своевременного планирования каких-либо акций на данную группу товаров ближе к концу пика сезона, чтобы не допустить затоваривания склада.

Подобная ситуация типична для рынка одежды и обуви. Но и на других рынках сезонность нельзя исключать из планирования. Сезонность есть всегда. Вопрос лишь в её значительности. Даже, казалось бы, продукты в супермаркете, которые мы всегда покупаем, имеют сезонность. Так или иначе, мы корректируем свою корзину в зависимости от времени года и температуры воздуха. Квас, шашлык, мёд, мандарины… вспомните!

Когда у вас будет больше информации, пройдёт второй год или даже третий, вы сможете уточнять данные по сезонности, взяв усреднённые значения доли продаж в конкретном месяце. И не забывайте учитывать различные рекламные акции, которые могли подстегнуть спрос именно в этот момент.

Важно помнить и про аксессуары. Я об этом уже говорил, но не лишним будет напомнить. Аксессуары, на которых, как правило, больше заработок, должны быть на складе всегда. А динамика их продаж по большей части зависит от того, как именно продавцы предлагают покупателям дополнить заказ, и насколько удобно корзина предлагает это сделать.

Еще один важный момент – это информация о наличии товара на вашем складе или на складе поставщика. Бывает так, что некий артикул по статистике хорошо продавался, а потом вдруг отгрузки резко прекратились. Если не учесть наличие товара в тот момент времени, можно сделать ошибочный вывод о снижении спроса, тогда как снижение продаж могло быть связано просто с отсутствием товара.

Если у вас есть отсрочка платежа от какого-либо поставщика, то очень полезно использовать эти данные в планировании. Если отсрочка платежа – месяц, то вы можете планировать закупки на каждые 30 дней. Таким образом, вы не будете расходовать собственные оборотные средства, а будете пользоваться только отсрочкой как беспроцентным кредитом.

Мы в своей системе прогнозирования также учитываем и общий рост компании. И корректируем рекомендации при помощи метода среднеквадратичного отклонения. То есть, не учитываем резкие скачки вверх и вниз. Также коррекция использует соответствие прогноза реальности в прошлых периодах. В итоге, чем больше мы получаем данных, тем точнее строится прогноз на будущее.

А это означает не только экономию средств, но и места на складе. А также людских ресурсов, которые используются в логистическом подразделении. Ведь при излишней закупке людям пришлось бы делать много ненужной в данный момент работы.

 

Фулфилмент самостоятельно vs. аутсорсинг

Если начать копать историю самостоятельного технического обеспечения склада и сопутствующих процессов, то может выясниться, что это – весьма накладная вещь. Компании, которые занимаются комплексным внедрением складских систем, просят очень немаленькие деньги. Собственно, сами эти системы тоже недёшевы. А если еще посчитать аппаратное обеспечение – складские терминалы и всю обвязку, то возникнет желание и вовсе отказаться от собственного склада. Или, как минимум, от его автоматизации «стандартными путями».

В своё время я назвал склад главной головной болью руководителя интернет-магазина. Так как практически все беды начинаются отсюда.

Какие могут быть проблемы на складе?

а) Долгий поиск товара

Где лежит товар, знает только тот, кто его туда положил, остальные вынуждены искать. С увеличением склада и количества сотрудников проблема увеличивается экспоненциально.

Помните историю про сталкивающихся лбами кладовщиков на складе очень крупного интернет-магазина, где было плохо с автоматизацией? Тот склад работал каждый день без выходных, а руководство пыталось внедрить хоть какую-то автоматизацию. Было забавно наблюдать за руководителем проекта, который был раза в два ниже кладовщиков ростом. И примерно такой же разницы в комплекции. Он пробовал хоть на секунду остановить процесс и предложить сотрудникам воспользоваться новыми средствами автоматизации, но неизбежно получал рекомендацию отправиться во всем известном трёхбуквенном направлении. И неудивительно. У кладовщиков есть план. Им нужно работать, а не обучаться технологическим нововведениям. Сейчас этого интернет-магазина уже нет.

б) Пересортица

Идентификация товара при сборе осуществляется на глаз. Если на складе не огромные запасы, то, отправив не тот товар, можно обидеть сразу двух клиентов. Ведь вы послали нужный одному клиенту товар по адресу другого покупателя. Теперь понадобится вернуть товар или закупить его еще раз. И я уже молчу про дополнительные расходы по пересылке туда-обратно. А успокаивать придётся обоих.

Возможно, вам кажется, что ваши-то кладовщики товары знают хорошо. А у меня есть забавный пример, когда на склад тогда еще достаточно молодой «Аудиомании» поступила партия наушников от нового производителя. Все уже привыкли к буквенным обозначениям цветов. W – white (белый), R – red (красный) и так далее. И как-то раз наушники с буквенным обозначением B (обычно это black – чёрный) были отправлены клиенту, заказавшему как раз чёрный вариант. Вот тогда и выяснилось, что во время приходования товара на склад была совершена грубая ошибка. Данный поставщик маркировал чёрные наушники иначе – двумя буквами «BL». А «B» – это были blue (синие).

Конечно, ошибок на 100% избежать невозможно, но нужно стремиться к этому.

в) Новые сотрудники долго входят в курс

В процесс обучения сотрудника входит показ мест хранения основных товаров, а также телефоны ключевых сотрудников, которых можно спросить, если что… хорошо, если у нового сотрудника отменная память. К сожалению, так бывает не всегда.

Поэтому, даже если сейчас у вас пока еще небольшой склад, готовьтесь к тому, что все места хранения должны иметь идентификатор – номер, по которому легко понять, где что лежит. Собственно, в этом и есть ключевой элемент автоматизации склада – знать, куда положил, чтобы потом легко и быстро найти.

Прежде, чем идти дальше, я расскажу про то, что стоит за страшным словом «фулфилмент». Еще одно заимствованное из английского языка понятие-неологизм. Собственно, для англоговорящего слово практически ясно и без объяснения. А на русский прямого перевода не существует.

Итак, фулфилмент – это комплекс операций по приёму, хранению, упаковке и отгрузке товаров и заказов. А также обработке возвратов.

Конечно же, фулфилмент невозможен без склада, но также нужно понимать, что фулфилмент – это не столько склад, сколько процессы, происходящие на нём и вокруг него. Несколько лет назад в России это слово произносили только эксперты по логистике, но сейчас оно широко употребляется различными специалистами сферы электронной коммерции. А компаний, предлагающих услуги фулфилмента, уже не одна-две, а множество. Вместо организации собственного склада и всех сопутствующих ему процессов вы можете отдать все эти проблемы на аутсорсинг.

Компания фулфилмент-оператор примет товар от вашего поставщика, разместит на складе, по вашей команде возьмёт его, упакует, снабдит необходимыми документами и отправит в транспортную компанию или курьерскую службу. Ваш клиент, возможно, даже не догадается, что отправкой товаров вы занимаетесь не сами. Коробка даже может быть обклеена вашим фирменным скотчем.

Ключевые сложности, с которыми вы столкнётесь при работе с фулфилмент-оператором, это, во-первых, необходимость тесной информационной интеграции, если количество заказов в вашем интернет-магазине превысило тот уровень, который может обработать один человек. Что такое обработать? Зайти в специальный интерфейс фулфилмент-оператора и заполнить нужные формы по каждому заказу. Включая данные клиента – его ФИО, адрес и прочие подробности, информацию о товарах из заказа, их количестве и так далее. Причем, без ошибок. Иначе – те же «грабли», о которых я писал раньше.

Поэтому я рекомендую информационную интеграцию делать в любом случае. Рано или поздно вы дорастёте до такого уровня, когда один человек перестанет справляться, и тогда вы завалитесь. Процент ошибок станет очень велик, отправки будут осуществляться со значительной задержкой. Клиенты будут недовольны. А сам сотрудник, занимающийся всем этим, демотивирован. Кроме того, тот самый один человек может заняться чем-то более полезным, чем тупое перебивание данных из одной формы в другую. Вообще, планирование бизнес-процессов и людских ресурсов – это безумно важная часть работы. И, согласно моему опыту, наибольшая часть этой работы находится именно там, где осуществляется фулфилмент. Конечно, не менее важно планирование процессов в закупке и продажах, но именно физическая работа с товарами и отправка заказов обычно самая ответственная и непростая.

Возможно, вам покажется это странным, особенно если вы находитесь в самом начале пути под названием «электронная коммерция». Что может быть проще, чем взять с полки товар, положить в коробку, наклеить нужную наклейку, распечатать документы и отправить на доставку? Да, всё элементарно, когда информация сосредоточена в одной голове, а заказов – единицы. Самый страшный зверь в нашей теме – это «масштабируемость». Как только к процессу начнут подключаться другие люди, а счёт операциям пойдёт хотя бы на десятки в день, включая приход товара от поставщиков и обработку возвратов, всё сразу станет иначе. Вашей головной болью станет организация труда этих людей и автоматизация рутинных процессов.

По опыту «Аудиомании» могу сказать, что потраченные на разработку и внедрение автоматизации складских и сопутствующих процессов годы вместо обновления устаревшего на тот момент сайта дали свои плоды. Мы ни разу не завалились даже в пиковые моменты нагрузки – под Новый год. А оглядка на масштабируемость, то есть планирование в четырёх измерениях с учётом прогнозируемого роста компании, позволила значительно сэкономить ресурсы в будущем, ведь во все процессы уже заложен троекратный рост.

Вернёмся к фулфилмент-операторам. Вторая ключевая сложность работы с ними – взаимодействие с поставщиками. К сожалению, далеко не все они готовы привозить свои товары к вам (или вашему фулфилмент-оператору) на склад. Особенно если у вас небольшие объёмы. Сам фулфилмент-оператор обычно не имеет собственных транспортных возможностей – он заказывает курьеров по вашей просьбе на стороне. Но транспортные компании или курьерские службы совершенно не горят желанием ездить к поставщикам за товаром. Причины разные, но их можно свести к непредсказуемости поставщиков. У них могут быть нетипичные правила выдачи товара, могут быть большие очереди на выдачу, кроме того, иногда офис находится в одном месте, а склад – совершенно в другом и так далее. Всё это сводится к тому, что, отправившись за товаром к вашему поставщику, курьер или экспедитор может потратить в несколько раз больше времени, чем должен на один «стоп» по плану. Эту проблему решать только вам. Как именно? Всё слишком индивидуально, чтобы давать какие-то советы. Скорее всего, вам придётся использовать собственных сотрудников для организации процесса закупок.

Да, кстати, иногда в фулфилмент также включают и контакт-центр. Таким образом, некая компания целиком закрывает почти все ваши задачи по работе с клиентами и товарами. О работе с клиентами мы говорим отдельно, я считаю, что фулфилмент – это про другое. Просто будем иметь в виду, что у некоторых подобных компаний есть такая дополнительная услуга, напрямую не связанная с основной деятельностью.

Теперь про деньги. Когда вы на старте, то посчитать расходы на собственный фулфилмент, а именно хранение и обработку заказов своими руками, сложно. Вот он товар, вот коробка, в которую его нужно положить, вот скотч, а где документы? А, сейчас напечатаем. Сколько это всё стоит? Да нисколько. Разве что, бумага, скотч да коробка. Ну, еще картридж для принтера – раз в полгода.

Именно поэтому ценник на фулфилмент для начинающего предпринимателя – это шок. А вот средним и крупным компаниям уже легче всё посчитать. У них есть помещение под склад, за которое нужно платить аренду, есть кладовщики, которым нужно платить зарплату, есть складское оборудование и так далее. Всё это в сумме, разделённое на количество заказов, даёт вполне конкретную цифру, которую и можно сравнить со стоимостью услуг фулфилмент-оператора. При этом вам не нужно будет заботиться о найме и подготовке персонала, ремонте оборудования, компенсировать складские потери по разным причинам – от банальных краж и повреждений до пересортицы и ошибок кладовщиков. Фулфилмент-оператор отвечает за ваш товар деньгами.

По данным одного из крупнейших фулфимент-операторов в России «Бета Продакшн», стоимость собственного фулфилмента для средних компаний – это 40—60% от валовой прибыли! Правда, это включая контакт-центр. И, на мой взгляд, это еще не так много, как может быть.

Теперь просуммируем:

При всех плюсах аутсорсинга фулфилмента есть и минусы. Сторонняя компания не всегда сможет работать с вашим товаром. Главная проблема – идентификация и маркировка. Замечательно, если у вас понятный товар в фабричной упаковке с индивидуальным штрих-кодом, который, если и меняется, то не слишком часто. И очень важно, чтобы этот штрих-код был в вашей базе данных, и вы легко могли бы передать эту информацию вашему партнёру.

Снова пример из практики «Аудиомании» – радиодетали. Вот посмотрите на эти резисторы:

На них не то, что маркировки. Нет ни единого слова ни на каком языке. Конечно, наши кладовщики-старожилы идентифицируют такое на раз. А как быть с неподготовленными к подобному сотрудникам фулфилмент-оператора? Практически никак. Стоимость работы с такими товарами, включая помещение его в индивидуальную упаковку и наклейку со штрих-кодом, может «съесть» всю маржу. А иногда даже превысить стоимость самого товара. В переводе на русский это означает, что работать с таким товаром придётся самостоятельно, как бы нам, возможно, ни хотелось отдать этот процесс на аутсорсинг.

Есть и другие причины работать самостоятельно без привлечения фулфилмент-операторов. Первая группа причин – под общим девизом «Нестандартные ситуации». А вторая – очень высокая эффективность инхаус-решений, если вы действительно можете этим похвастаться. Есть и третья. Если вы – мультиканальная компания (у которой наряду с интернет-магазином есть и оффлайновые каналы продаж) или всеканальная (то есть, не не только имеющая магазины, но и не разделяющая клиентов на оффлайновых и онлайновых), а ресурсов затоварить собственный склад вкупе со складом аутсорсинговой компании нет. Сложность здесь в том, что, как правило, нельзя просто приехать на склад к своему партнёру и сказать: «Выдай-ка мне товар под артикулом 12345!» Успешность бизнеса фулфилмент-оператора – в планировании процессов и ресурсов. Как только вы создаёте нестандартную ситуацию, все планы летят коту под хвост. Поэтому внезапная выдача со склада какого-то товара практически невозможна. Нужно делать такую же заявку, как и при отправке товара клиенту. И ждать столько времени, сколько прописано в договоре. И это накладывает определённые ограничения на возможности движения вашего же товара. Если у вас и вовсе эксклюзивный товар, имеющийся в единственном экземпляре, то про внешний фулфилмент, скорее всего, придётся забыть.

Чтобы совсем завершить тему про внешний фулфилмент, скажу, что можно потреблять услуги этих организаций порционно. Такие компании оказывают множество сопутствующих услуг. Можно использовать так называемый сервис «консолидации отправлений». Это когда товары вы храните на собственном складе, а для отправки различным транспортным компаниям, курьерским службам и Почте России используете стороннюю компанию. Не секрет, что большое количество отправок почтой может быть сопряжено с массой сложностей. Это розыск потерянных посылок, наложенного платежа, обработка возвратов и так далее. Выдать это всё сторонней компании может быть выгодно с разных точек зрения – как по деньгам (стоимость услуг почты для крупного фулфилмент-оператора и для вас может серьёзно отличаться), так и по времени. А время, как известно, тоже деньги.

 

Нестандартная автоматизация склада

Не пугаясь нестандартных решений, «Аудиомания» частенько применяет собственную разработку инструментов. При правильном подходе это может снизить не только расходы на реализацию и внедрение, но и на дальнейшее обслуживание. Поэтому, изучив доступные рыночные возможности автоматизации складских процессов, мы решили пойти своим путём.

Отказавшись от идеи аутсорсингового фулфилмента, мы поставили перед собой четыре главные задачи, которые было необходимо решить при построении складской системы с нуля. Склад уже существовал, но он вырос и перестал быть управляемым.

Задача №1: ликвидировать пересортицу и ошибки при сборе;

Задача №2: увеличить производительность труда (читай, скорость работы);

Задача №3: обеспечить лёгкую масштабируемость;

Задача №4: ускорить обучение новых сотрудников.

Начали мы с выбора аппаратного обеспечения. Кладовщики должны иметь портативные терминалы со сканерами штрих-кодов, главная задача которых – исключить ошибки. Терминалы же должны по беспроводному каналу связываться с сетью, откуда получать и куда отправлять данные. Поначалу это всё казалось совершенно нереальным. Кроме того, на тот момент все промышленные складские терминалы работали под операционной системой Windows CE. А специалистов по написанию ПО под неё у нас не было.

Решение пришло случайно. Практически любой имеющийся в продаже планшет имеет порт USB, куда можно подключить как флешку, так и клавиатуру. Возможно, для кого-то это покажется странным, но сканер штрих-кодов с точки зрения как планшета, так и компьютера – это… клавиатура. При сканировании штрих-кода устройство как будто набирает нужную числовую последовательность на клавишах. Теперь нужно было лишь найти подходящие портативные сканеры и выбрать планшеты. И то и другое нашлось сразу.

Так выглядел наш кладовщик самой первой версии

Что же касается ПО, то всё просто. Мы решили писать на том, что хорошо знаем. А хорошо мы знаем, как писать для веба. Так что наша складская система стала работать в окне обычного браузера. Как сайт. При этом мы получили побочный эффект. В отличие от многих других систем, мы не привязаны ни к модели «терминала», ни к операционной системе. Ни к чему. Лишь бы был браузер. А где его сейчас нет? На складе повесили пару дополнительных точек доступа Wi-Fi для уверенного приёма. И на этом вопрос с аппаратным обеспечением был решен. Чехлы с креплением на запястье мы заказали в ближайшем ателье. Обошлись они всего-то в 1000 рублей каждый. Благодаря им у кладовщика в любой момент времени могли быть свободны сразу две руки.

Теперь, когда, как нам казалось, с главной проблемой было покончено, мы начали планировать так называемую топологию склада. Обратимся к теории адресного хранения, ведь именно ради него всё и делается, когда у каждого товара есть адрес – место. Если не углубляться в нюансы, то существует всего два способа реализации адресного хранения.

• Статические ячейки (моно-места), где в одной ячейке (месте, адресе) может храниться только один уникальный артикул, но в любом количестве.

• Динамические ячейки (мульти-места), где в одной ячейке может храниться любое количество разных артикулов.

Как вы помните, у нас есть такой товар, который маркировать невыгодно, сложно и долго – множество мелких радиодеталей. Мы решили, что для них будут идеальным решением именно моно-места. Но это не значит, что в конкретной ячейке может храниться только один товар. Когда он кончится, это место будет использоваться для другого. Главное – знать, что в этом ящичке в данный момент времени лежит именно этот товар.

Ящички для мелких деталей

На фото видно, что на ящичках, которые и раньше использовались для хранения радиодеталей, сохранились старые цветовые обозначения. Правда, мы их быстро ликвидировали. Поскольку ящичков этих было очень много, то для ускорения поиска нужного мы использовали нумерацию по горизонтали и вертикали. В этой системе координат место 4233 – это 42 по горизонтали и 33 по вертикали. При сборке заказа кладовщик находит место, которое ему подсказывает информация с экрана планшета, сканирует этикетку и это означает, что он взял отсюда один товар. Если ячейка не та, планшет сообщает об ошибке. Таким образом, данные товары прекрасно прижились в новой системе без собственных штрих-кодов.

Товары чуть большего размера хранятся в лотках, которые кладовщики в шутку называют «кошачьими» из-за схожести по размерам и форме с лотками-туалетами для пушистых любимцев. Логика их функционирования точно такая же.

«Кошачьи» лотки

Что касается товаров большего размера, то они «проживают» на стеллажах, где применяется метод «мульти-мест», когда на одной полке (месте) может лежать сколько угодно разных товаров. Главное, чтобы их можно было обозреть и найти. Мы решили в данном ключе полностью отказаться от автоматики – куда и что положить, решает кладовщик.

При этом полки могут быть разного размера – в соответствии с потребностями. Где-то – больше, где-то – поменьше. Каждая полка имеет свой штрих-код с идентификатором номера стеллажа и номера места на этом стеллаже. А товары, при необходимости, обклеиваются нашими собственными этикетками, ведь часто бывает так, что товар своего фабричного штрих-кода не имеет. Да-да, в 21 веке.

Стеллажи для остальных товаров

При сборке товара с мульти-места кладовщик сначала сканирует ячейку, ведь один и тот же товар может лежать в разных местах, а мы должны быть уверены, что взят он именно оттуда, откуда сказала система. Если отсканировано не то место, планшет сигнализирует об ошибке. Некоторые кладовщики поначалу не поняли, почему важно брать товар именно с того места, с которого просит планшет, но со временем адаптировались. Больше не нужно товары искать. Достаточно просто следовать инструкциям на экране.

Кроме того, система знает расположение стеллажей на складе и стремится сократить путь сотрудника, отправляя его кратчайшим маршрутом.

Следом за местом сканируется этикетка товара. Точно также, проверяя её правильность. Соответственно, мы уверены, что взят нужный товар с нужного места.

Человеческий фактор на 100% исключить невозможно, так что иногда бывают ситуации, когда сканируется одна ячейка, а товар берётся с соседней. Это – редкость, но иногда случается. Поскольку каждое действие любого сотрудника сохраняется в системе, то в итоге не составляет труда разобраться и найти как товар, так и виновника происшествия, и провести с ним беседу.

Процесс сборки товара

Плотность заполнения товаров на полках, как мы видим, зачастую вполне оптимальная. Отказавшись от полной автоматизации этого вопроса, мы сэкономили время и деньги. Ведь в случае с алгоритмическим распределением товаров нам пришлось бы закладывать в базу размеры всех коробок. А это потребовало бы значительных усилий сотрудников либо недешевого оборудования.

Плотность раскладки

Следующий важный этап – это приоритеты. До внедрения складской системы использовались бумажные накладные, которые просто складывали на стол, а кладовщики брали их по очереди и собирали заказы. Если какой-то заказ нужно было собрать побыстрее, накладную перекладывали наверх пачки. Новая система сама знает, какие заказы нужно собирать срочно, а какие могут и подождать. Если заказ поедет к клиенту послезавтра, то собирать его сегодня можно, только если больше нечем заняться. КПД сотрудников увеличился сильно. А вечная беготня прекратилась полностью. Термин «поиск товара» канул в лету, так как больше ничего не нужно было искать. Пересортицы не стало. А обучать новых сотрудников практически не нужно. Лишь бери терминал и делай то, что он тебе говорит. Номера стеллажей крупно напечатаны и видны издалека в главном проходе, а места пронумерованы логично и понятно.

Кроме того, побочным эффектом стала полная ликвидация распечаток. Они теперь просто не нужны. Но были и проблемы. Разъёмы проводных сканеров начали выходить из строя, ведь они не предназначены для такого активного физического движения. Вот они – недостатки непрофессионального решения. Кроме того, пару планшетов уронили и разбили экраны.

Но даже с учётом этих потерь разница в цене с «профессиональным» оборудованием была колоссальна. А мы продолжили изыскания, и пришли вот к такому решению.

Портативный беспроводной сканер штрих-кодов + смартфон

Нашлась модель миниатюрного беспроводного Bluetooth-сканера. А на экраны наклеили защитные плёнки. Кстати, недавно несколько именитых компаний анонсировали профессиональные складские терминалы на базе планшетов на Android со встроенными сканерами.

На всё про всё – от задумки до внедрения – потребовалось лишь четыре месяца. И основное время заняло именно внедрение. Нужно было обклеить весь склад этикетками и привязать товары к местам. Особенно следует учитывать тот факт, что мы не могли себе позволить остановить работу компании. Кладовщики продолжали выполнять свои обязанности, а мы с коллегами им «мешали». Но в итоге всё получилось.

Возвращаясь с небес на землю, стоит подумать о том, что же делать, когда денег на подобные проекты нет совсем. Меня часто спрашивают об этом. И на этот счёт у меня тоже есть совет. Поставьте на склад старенький компьютер или ноутбук, на котором может запуститься программа типа «Экселя». Теперь, разметив места на складе, то есть, выдав каждой полке свой идентификатор, вы можете внести в таблицу информацию о том, что и где лежит. Вуаля! У вас действует система адресного хранения. Теперь главная проблема – своевременно вносить изменения в эту таблицу. Если удастся это сделать, то подобная «автоматизация» точно решит множество проблем на складе практически с нулевыми затратами.

Вот такой может быть подобная таблица

 

Информационное взаимодействие с поставщиком

Как показывает практика, одна из самых больших проблем при работе с поставщиками – это не цены и не сроки поставки товаров под заказ. Самая большая проблема – это инфообмен. Ведь, помните, один из страхов поставщиков – частое требование вами информации о наличии? Логично, что данный процесс должен быть автоматизирован настолько, насколько это вообще возможно.

Вам необходимо иметь возможность получать остатки товаров от поставщиков и корректировать отображаемые на сайте товары, исходя из возможности их продать. Сам по себе этот процесс непрост, однако, если поставщик не предоставляет никакой информации, это становится совсем невозможно. В результате возникает проблема доверия вашего клиента к вашему магазину, ведь он не знает, есть товар или нет. Лишняя нагрузка на продавцов, которые не могут сходу ответить на вопрос о наличии и вынуждены перезванивать клиенту лишний раз. Лишняя нагрузка на закупщиков, которые должны тратить время на выяснение наличия товара.

Поставщиков можно и нужно воспитывать. Мы в «Аудиомании» отработали такой метод. Приезжаем к поставщику с информацией о динамике продаж товаров другого поставщика. Два графика – до начала инфообмена и после. После налаживания обмена информацией о наличии товара продажи начинают расти. И это очевидно. Если вам удалось продемонстрировать эту информацию лицу, принимающему решения, считайте, что «дело в шляпе». Скорее всего, инфообмен у вас будет. Как минимум, вы начнёте регулярно получать остатки в формате Excel.

Многие компании полагают, что наличие товара и его количество на складе – большой секрет. Поэтому, возможно, вы не будете получать файл с количеством, а только с самим фактом наличия или отсутствия того или иного артикула. Но и это уже немало!

Что теперь делать с этим файлом? Если у вас нет ресурсов на написание модуля импорта прайсов поставщиков (собственного программиста или денег на заказ данного модуля у сторонних разработчиков), то начать вы можете с того, чтобы сделать общую папку на сервере и складывать туда прайс-листы, приходящие от поставщиков. Старые удаляйте, оставляйте только актуальные. Тогда можно будет в любой момент времени уточнить информацию, и она будет более-менее актуальна. Хотя на рынке уже появляются инструменты автоматизации именно этих процессов.

Мы реализовали импорт следующим образом. «Эксельный» файл от поставщика загружается в систему. Каждая колонка файла получает информацию о том, чем является. Есть столбец с артикулом, с наименованием товара, ценой, наличием на складе и т. д. Далее артикулы поставщика совмещаются с нашими артикулами. Это делается в полуавтоматическом режиме. Система пытается искать в названии товара в нашей базе содержимое поля «Название товара» импортируемого файла. В результате может обнаружиться несколько вариантов, а может не найтись ничего. Дальше уже только ручной контроль. Либо оператор выбирает подходящий товар из списка, и они связываются (теперь мы будем знать, какова цена в прайсе поставщика, а также наличие). Если же ничего не нашлось, то предпринимается попытка изменить условия поиска, ведь товар в нашей базе может называться немного иначе. Если товара в нашей базе нет, а мы решили его продавать, он создаётся и привязывается. Теперь его нужно описать и сфотографировать.

 

Отсрочки платежа и товарный кредит

Конечно, на начальном этапе вам никто не будет отгружать товар без оплаты. Но, спустя пару-тройку месяцев, можно об этом заикнуться. Мотивировать поставщика можно так.

Мы будем покупать больше в целом.

Мы будем делать больше крупных покупок. Вместо нескольких по одной-две штуки – одну сразу на большой объём.

Как правило, этого достаточно. Крупный поставщик, как минимум, потребует подписать дополнительное соглашение. А как максимум – попросит предоставить пакет документов, сравнимый с открытием счета в банке. Небольшой поставщик, скорее всего, будет довольствоваться обещанием вовремя платить и «перекроет кислород», если вы просрочите платёж.

Товарный кредит или товар на реализацию – это крайне редкие истории в наших часовых поясах, ведь поставщику нужно иметь план продаж, план движения денег, а когда у него весь товар разобрали другие компании, то у него ни денег, ни товара, ни плана, когда этот товар превратится в деньги. Если превратится.

Отсрочкой платежа нужно уметь пользоваться.

К сожалению, есть множество компаний, которые разоряются именно благодаря отсрочке платежа. Абсурд? Вовсе нет. В тот момент, когда компания получает первую поставку с отсроченной оплатой, у неё значительно увеличиваются в моменте оборотные средства. И товар есть, и деньги. При продаже деньги, как бы, берутся «из воздуха», и есть огромный соблазн потратить их на что-то незапланированное.

Что в результате? К назначенному сроку платежа денег может не хватить. Как следствие – испорченные отношения с поставщиком, возможно, приводящие к отмене отсрочки, а, может быть, вообще к отказу работать с вами до погашения задолженности.

Как избежать подобных проблем? Планируйте движение денег. Хотя бы в «Экселе». Нужно создать файл с датами и суммами к оплате, чтобы не держать это в голове, и смотреть в него каждый день, сверяясь с приходами денег и другими тратами. В идеале на ежедневной основе, внося туда выручку по итогам дня.

Я советую относиться к отсрочке платежа как к краткосрочному кредиту. Подумайте, куда вы инвестируете данную сумму, когда товар начнёт продаваться.

Но если неприятная ситуация уже произошла, и вы просрочили платёж, не прячьтесь, не избегайте контактов с представителем поставщика! Наоборот, скажите прямо и честно, «посыпьте голову пеплом» и предоставьте чёткий план погашения задолженности.

Существует также и противоположная ситуация, когда деньги, полученные от товаров, взятых в отсрочку, складываются «в тумбочку» и не тратятся. В этом случае вы также ограничиваете свои возможности, ведь приходы денег от продажи товаров – вещь постоянная, которая также может анализироваться и планироваться, поэтому деньги не должны быть в тумбочке, они должны работать!

Много лет назад, когда я только запустил свой первый Интернет-магазин, у нас очень было плохо с оборотными средствами. Их постоянно не хватало. Но нам повезло. Мы как раз доросли до найма бухгалтера на постоянную работу, она-то и сунула свой нос в наши финансы. Да-да, бухгалтерский учёт и финансовое планирование – это две совершенно разные вселенные, несмотря на расхожее заблуждение. Тем не менее, после перекраивания нашей структуры движения денег только что нанятым бухгалтером, у нас появилось огромное количество свободных денег, которые мы тут же инвестировали в товарные запасы. Мы просто не умели грамотно распределять финансовые потоки, в том числе бессмысленно откладывая деньги «в тумбочку» для гарантии важных платежей.