Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как:

1. 

Работа с документами

. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения документов;

2. 

Работа со средствами связи

. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности;

3. 

Работа с посетителями

. Включает в себя прием и помощь, как обратившихся к секретарю сотрудников предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю);

4. 

Подготовка и проведение совещаний

. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол;

Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Документ

– это материальный носитель информации о событиях, фактах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Таким образом,

общая функция всех документов

– способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние. Документная информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Многие формы управленческой деятельности предприятия выражаются посредством соответствующих документов: планирование – подготовка различных планов, учет – составление и обработка статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации. Инструктирование – издание инструкций, методических указаний и т. д. Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности предприятия, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средств реализации возложенных на него функций.

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по телефаксу и т. д.

Документы, функционирующие в сфере управления, называются организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

• юридическую силу;

• оперативное и качественное составление и исполнение;

• организацию быстрого поиска;

• компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Реквизиты –

обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты, судебные, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие документы, к ним можно отнести практически любой документ, наделяются юридической функцией в случаях использования их как документа в суде, прокуратуре, нотариате, арбитраже и др.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.

Документ имеет юридическую силу при наличии: даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

Язык деловой документации требует

логичности, краткости, точности

изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительным словарным составом литературного языка, простым порядком слов в предложениях, употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения таких часто возникающих ситуаций, как

предупреждение

(«Предупреждаем, что в случае невыполнения…», «Невыполнение условий договора ведет к…» и т. д.),

мотивация

действий и др. Выражением гарантийных обязательств служит стандартная фраза: «Оплату гарантируем», выражением предупреждения – «… В противном случае дело будет передано в арбитраж».

Бланком документа

называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

1) 20 мм – левое;