Эта продолжение развития методологии Getting Things Done, рассмотренная в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
В своей книге «Готовность ко всему. 52 принципа продуктивности для работы и жизни» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как повысить личную организованность, как экономить время.
Вступление: упростите путь к спокойствию
Отличительной особенностью максимальной продуктивности любой деятельности является достижение цели с приложением минимально возможных усилий, будь то производство мебели, строительство автострад, или просто весёлое времяпрепровождение. Факт того, что вообще прикладываются какие-то «усилия», подразумевает, что мы противостоим сопротивлению и препятствиям, возникающим при любой деятельности. Имеется множество вещей, которые способны улучшить продуктивность путём увеличения эффективности взаимодействия с помехами, барьерами и отвлечениями, которые возникают на нашем пути — со всем тем, что противостоит нам или ослабляет наше движение вперёд. В мире, полностью лишённом сопротивления, всё появлялось бы сразу, как только представлялось — не было бы никакой потребности в обучении достижению большей гибкости и концентрации, а также во всяческих хороших системах и подходах. Однако, в мире, в котором и вы, и я обитаем, чтобы реально получить то, что мы хотим, да ещё и с наибольшей эффективностью, мы должны быть готовы ко всему. И всегда
есть
вещи, которые мы можем сделать для облегчения стремительного достижения целей и сохранения этого темпа и дальше.
Я потратил больше двух десятилетий, исследуя лучшие методы достижения более спокойного, позитивного и жизнеспособного образа жизни и работы. И как консультант по управлению и достижению максимальной продуктивности, я помог тысячам профессионалов внедрить то, что я обнаружил, чтобы они смогли работать более продуктивно и получать от этого ещё большее удовольствие. Когда люди получают в своё распоряжение метод достижения того самого баланса ежедневно прикладываемых усилий, независимо от того, что происходит, они становятся способными к проявлению большей интуиции и творческого потенциала. Они становятся более продвинутыми в обработке информации, управлении своими мыслями и чувствами, сосредоточенности на результатах, и доверии самому себе в суждениях о том, что надо делать дальше. У них есть
систематический подход
к самим себе и своей работе, который намного более полезен, чем простая надежда на возможность быстро разрулить давящие кризисы окружающего мира. Когда люди знают, что у них для любой ситуации имеется соответствующая случаю модель поведения, они более спокойны. А когда они спокойны, всё улучшается. Выполняется больше работы с меньшим количеством усилий, и проявляется ещё куча других замечательных побочных эффектов, которые являются приятным дополнением к желаемым результатам и общему качеству жизни.
Происхождение методов, которые я преподаю, восходит к тем системам и моделям поведения, которые, как я обнаружил, способны поддерживать нас в нашей лучшей форме. С начала 1980-х, они показали себя очень эффективными независимо от уровня применения — и для отдельных людей и для организаций. Этапы данной методики и всего процесса были описаны в моей первой книге
В то время, когда я разрабатывал и внедрял элементы своего метода — что, когда, и как делать, которые и составляют основу всей методики, я начал делать кое-что ещё: я стал записывать, что скрывается за этими действиями. Почему они сработали так хорошо? Почему они помогли достичь максимальной степени производительности в какой-либо деятельности и заставили почувствовать себя лучше? Был ли какой-то глубокий смысл в этой работе? Какой фундамент скрывается за этим успехом? В основе, как оказалось, лежали основные принципы, из которых и состоит вся методология — факторы, которые оставались действенными независимо от того, когда, где или кем они были применены.
Кто-то может быть превосходным водителем гоночного автомобиля, не зная ничего о гравитации, даже притом, что гравитация является основной силой, влияющей на всё, что делается за рулевым колесом. Чтобы выиграть гонки, водитель должен только справиться с управлением, скоростью на прямых участках и техникой поворотов, а также не забывать всегда держать автомобиль под контролем. Вы делаете свою работу, а гравитация делает свою. Управляйте собой, и автомобиль будет прекрасно управляем. Но что, если уверенное вождение через некоторое время станет для вас не достаточным? Что, если вы захотите знать больше о том, почему ваши навыки работают так хорошо, и как они препятствуют возникновению аварий? Что, если вы захотите стать ближе к секретам, скрывающимся за вашими собственными успехами? И что, если понимание этих секретов приведёт к увеличению продуктивности и даже ещё большим достижениям?
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ
ОСВОБОДИТЕ СВОЙ РАЗУМ ДЛЯ ТВОРЧЕСТВА
или
Заставьте «подвисшие» дела оставить Вас в покое
Это сумасшествие. У нас нет времени завершить свою работу из-за того объёма, который мы должны сделать. И мы бы значительно лучше себя чувствовали, если бы у нас не было того количества мелочей, с которыми приходится иметь дело. Москиты могут сорвать охоту на крупную дичь. Свет в конце этого туннеля есть, но для того, чтобы из него выйти, по нему придётся пройти. Иногда наибольший рост продуктивной энергии наблюдается тогда, когда избавляешься от паутины старых дел и «расчищаешь палубу» — когда отбрасываешь затерявшиеся осколки, препятствующие продвижению вперёд.
1. Процесс расчистки создаёт новые направления
Завершение открытых вопросов, будь это основные проекты или просто коробки с барахлом, которые мы должны разобрать, подготавливает почву для возникновения более чистой, ясной и полной энергии, для выполнения чего-то нового. Мы часто не уверены, чем следует заняться в следующую очередь. В этом случае просто проясните или выполните что-то для вас очевидное и находящееся поблизости. И скоро у вас появится энергия и ясность понимания, что же является следующим. Вы расчистите палубу для более эффективной работы на всех направлениях. Обработайте свою корзинку входящих материалов, свою электронную почту, или прибиритесь в основном ящике своего стола. Вам всё-равно это придётся когда-нибудь сделать.
Всегда что-то надвигается — возможно, это проявится через несколько дней — и это «что-то» собирается изменить ваш мир. Вы ещё этого не видите, вы ничего про это не знаете, но оно — там, и непреклонно приближается, чтобы, как предначертано судьбой, развернуть всё неожиданным для вас образом. Это могло случиться рано или поздно, но это произойдёт. Поверьте мне.
Сделайте такую запись в своём ежедневнике на будущую дату, отстоящую точно на четыре недели от сегодняшнего числа: «Дэвид Аллен месяц назад сказал, что кое-что надвигается, что я не могу предвидеть, и что это значительно на мне скажется». Докажите, что я ошибаюсь.
Вы готовы? Нанесёт ли это неожиданное событие ущерб вашему чувству контроля над ситуацией? Или вы увидите в этом только ещё одну возможность проявления творчества, которое выведет вас на новый уровень самовыражения? Как вы готовитесь к неожиданностям, которые непременно последуют на пути получения нового опыта?
2. Вы можете быть спокойны насчёт того, что вы не делаете, только когда вы знаете, ЧТО вы не делаете
Стресс возникает от того, что нарушаются соглашения с самим собой. Вы сможете уменьшить его, только если будете эти соглашения соблюдать, отмените их, или перезаключите на новых условиях. Но вам не удастся перезаключить те соглашения, о которых вы позабыли. Поскольку память человека, своеобразная RAM, не делает различий между прошлым, настоящим и будущим, все вещи, которые необходимо сделать, размещённые там, начинают всё время на вас давить. Они должны быть осознаны вами, и сохранены так, чтобы облегчить давление на вас.
На днях у меня было ещё одно озарение. У многих людей аллергия на «самоорганизацию» возникла только потому, что они уже испытали полнейшую неудачу при попытке использования списков дел. Эти списки не сработали, потому что они были попыткой объединить очень разные вещи и функции в одно событие и контекст. Если вы пытаетесь сделать что-то слишком простым, то это заставит всё казаться более сложным и трудным. Да, мы все сталкивались с рядом вещей, кричащих внутри нас на нас же, и мы получили временное облегчение с помощью «составления списка». Но эта первая помощь не работает в качестве постоянно используемой стратегии.
Когда большинство людей принимается писать список, они фактически пробуют объединить все пять фаз, которые мы определили в качестве этапов управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию, обзор и выполнение. Они одновременно пытаются «выцепить» вещи из своего сознания, решить, что они означают, устроить их некоторым логическим или значащим способом, тут же немедленно перескакивают на их сравнительную оценку друг с другом, а затем выбирают «самую важную» вещь, чтобы приступить к её выполнению. Люди, которые так поступают, обычно вознаграждаются краткосрочным уменьшением беспорядка, но они всё ещё остаются очень уязвимы по отношению к тому, что ещё не собрано, не обработано, не организовано и недооценено.
3. Знание своих текущих обязательств способствует правильному выбору новых
Если вам неизвестен
полный
актуальный перечень своих дел по работе, то вы не сможете полностью осознавать то, что вы не можете сделать. Добросовестность будет вести вас к бесконечному количеству всё новых и новых дел. А когда вы сознательно отслеживаете все свои обязательства, то та же самая добросовестность вынудит вас быть более разборчивым и более часто говорить «нет», потому что вы будете более точно знать свои возможности и способности. Например, если вы разложите материалы для чтения и тут, и там, вам будет трудно разобраться с ними сразу. Храните их все вместе, и вы за пару минут разделаетесь с большинством из них.
Люди, обучающиеся боевому искусству выполнения работы, постоянно поднимают вопрос: каково оптимальное соотношение свободы и структурированности? Когда процесс организации и контроля заходит слишком далеко? И, с другой стороны, когда в проигрыше неточность и высокая степень количества открытых вопросов, или когда беспечность становится халатностью?
4. Чтобы попасть туда, куда вы собираетесь, требуется знать, где вы находитесь
До тех пор, пока вы не знаете, где находитесь, карта для вас будет бесполезна. Определение собственного местонахождения в пространстве и времени обеспечивает необходимую информацию: сколько, и в каком направлении требуется двигаться. Объективный обзор своего текущего положения вещей всегда сокращает замешательство и дезориентацию. Для поддержки стабильного продвижения вперёд, очень важно определиться с самим собой и с другими насчёт истин сегодняшнего дня (относительно положения вещей в вашей организации, ваших проектах и вашей жизни).
Относительно процесса личного развития и роста есть одна старая поговорка: «Чего вы избегаете, в том и завязаете». В последнее время я заметил, насколько это верно для многих людей и их работы. Если вы не уверены, в чём сейчас состоит ваша работа, и вы избегаете делать полный и объективный список всех дел, то вам будет сложно изменить вашу работу к лучшему.
Меня часто спрашивают: «Как мне устанавливать приоритеты?» Я на это всегда отвечаю вопросом: «А в чём состоит ваша работа?» Чтобы всегда знать, какие действия более важны относительно других, у вас должно иметься начальное понятие относительно того, чего вы хотите достичь, что сохранить, а что попробовать или испытать — одним словом, вы должны знать, в чём же на самом деле заключается ваша работа. Но каковы реалии вашей «работы» прямо сейчас? Это редко настолько же очевидно, насколько большинству людей хотелось бы думать.
