В книге даются практические рекомендации по составлению наиболее распространенных видов деловых писем, включая переписку с религиозными и дипломатическими ведомствами.
Издание рассчитано на молодых специалистов и начинающих менеджеров в области международного сотрудничества, студентов факультетов международных отношений, учащихся специальных курсов, а также на широкий круг читателей, интересующихся данной тематикой.
Предисловие
От издателя
В наши дни традиционная система деловой переписки претерпела радикальные изменения. Благодаря современным средствам связи и темпам жизни письма доходят до адресата почти молниеносно. Более того, зачастую они становятся неотъемлемой частью бизнес-процессов. Однако недостаток времени на чтение длинных и путаных посланий на интенсивно работающем производстве, а, тем более, в сфере международных отношений часто исключает возможность в полной мере учитывать предложения их авторов.
В связи с этим у каждого руководителя и его протокольной или PR-службы возникает острая необходимость в совершенствовании культуры делового письма: нужно уметь выбрать подходящий к конкретной ситуации тип письма или ответа, применять соответствующие языковые формулы, уметь редактировать собственные тексты, выполнять функции дизайнера и корректора, с тем чтобы отправленное письмо принесло желаемый эффект. Ведь от того, насколько текст послания точен, грамотен и вдобавок «политкорректен», на какой бумаге написан, в каком конверте и каким образом отправлен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит не только успех работы предприятий, учреждений и учебных заведений, но и взаимоотношений между странами.
Поэтому мы поставили перед собой цель – издать книгу в стиле современного «Письмовника», которая бы ежедневно и ежечасно помогала всем вовлеченным в орбиту международных связей грамотно и оперативно составлять деловые письма и соответствующим образом отправлять свои послания как по России, так и за ее пределы.
Надеемся, что наше очередное издание из серии «Библиотека дипломата» сможет принести читателям практическую пользу.
Генеральный директор ГУП «Инпредсервис»
От автора
Эпистолярный жанр существует с глубокой древности. С течением времени менялся лишь материал, на котором писали знаки, рисунки и буквы. К примеру, на Руси часто использовалась березовая кора, а также дощечки, на которых делали записи-зарубки. Их называли «нос», откуда и пошло выражение «заруби себе на носу». Кстати, дощечку с зарубками можно было спускать по воде, как своеобразное почтовое отправление.
На бересте и дощечках писали путем выдавливания и вырезания букв-знаков с помощью деревянных, костяных и железных палочек, которые назывались «писало». Не исключено, что такая «технология» была изобретена в помощь неграмотным торговцам, которые должны были как-то фиксировать свои финансовые операции, нанося зарубки. Их расшифровка производилась с помощью подсчета числа зарубок – «палочек». Подобные приспособления были широко распространены не только на Руси, но и в средневековой Европе, где также было полно неграмотных.
Глава I
Классификация деловых писем
Деловые письма – это официальные документы, которые используются для разрешения разнообразных проблем, возникающих в процессе делового общения, а также многочисленных оперативных вопросов. Кроме того, в формате деловых писем могут направляться или вручаться поздравления и благодарности от имени руководства предприятий, учреждений, организаций, в том числе от дипломатических и консульских представительств. При этом грамоты и благодарственные письма от руководителей органов государственной власти приравниваются к наградам.
Многие справочные пособия разделяют деловые письма по их функциональному признаку на две группы:
